Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet

Transkript

1 Hvordan organisere en kommunesammenslåing på dokumentasjonsfeltet v/eirin Farmen Ass.rådmann Andebu kommune Påtroppende leder av enhet «strategi og samfunn» i Nye Sandefjord kommune

2 Litt bakgrunn Samtaler om kommunesammenslåingen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord starter høsten Forhandlingsutvalget starter sitt arbeid i juni Forhandlingsutvalgets utredning ferdigstilles Politiske vedtak om kommunesammenslåing fattes i de tre kommuners kommunestyrer den 2., 3., og 5. februar Fellesnemnda etableres.

3 Vedtak/mandat nr. 1 ( ) 1. «I nært samarbeid md rådmennene får koordinator fullmakt til å starte kartleggingsarbeidet i de 3 kommunene innen områdene:» a) Ikt b) Personal/HR c) Interkommunalt samarbeid og interkommunalt eierskap d) Arkiv 2. «Innenfor hvert kartleggingsområde opprettes det arbeidsgrupper med representanter fra hver kommune»

4 Leder 2 Representanter fra Stokke og Sandefjord 1 tillitsvalgt 1 IKA Kongsberg Arbeidsgruppe arkiv

5 Vedtak/mandat nr. 2 ( ) 1. «Rapport status kartlegging tas til orientering. Rapporten benyttes som et arbeidsdokument i det videre arbeidet for ny prosjektleder/rådmann» 2. «Arbeidsgruppe IKT får mandat til å igangsette anskaffelse av nytt sak- og arkiv system. Det nedsettes en egen arbeidsgruppe med medlemmer fra arbeidsgruppe IKT og Arkiv, og medlemmer med innkjøpsfaglig kompetanse. Arbeidsgruppen legger frem forslag til kravspek for ny prosjektleder/rådmann.»

6 Prosess høst 2015/ vår 2016 Anskaffelsesprosess nytt sak- og arkiv system Ass.rådmann i Nye Sandefjord ansettes Hovedprosjektgruppe opprettes Delprosjektgrupper opprettes Prosjektverktøy gjøres tilgjengelig Felles plattform for prosjektarbeid -Office 365 Depotordning utredes og vedtas Effektmål utarbeides Gevinster defineres

7 Vi bygger noe nytt! Løsningen er ikke gitt på forhånd

8 Prosjektorganisering og mandat pr Hovedprosjekt Sikre dokumentforvaltningen for nye Sandefjord Delprosjekt 1 Delprosjekt 2 Delprosjekt 3 Delprosjekt 4 Delprosjekt 5 Delprosjekt 6 Delprosjekt 7 Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning Beslutte ny depotløsning Utarbeide ny arkivplan Organisering av politisk sekretariat Organisering av postarkiv/dokumentsenter og arkivleder Kartlegge arkivrelevante avtaler (ikke igangsatt) Kartlegge og avslutte aktive arkiver Mandat: Mandat: Forestå anskaffelse av nytt sak og arkivsystem, forberede implementering og nytt system tas i bruk til KST møte Mandat: Utarbeide beslutningsgrunnlag for valg av ny depotløsning. Mandat: Utarbeide utkast til ny arkivplan basert på verktøyet arkivplan.no Mandat: Gi forslag til struktur, funksjoner og innhold. Foreslå organisering (desentralisert sentralisert) Vurdere ressursbehov, behov for digitalisering i tråd med effektmålene, spesielle krav til lokalisering og vurdere det organisatoriske forholdet til dokumentsenter/arkivleder. Leveranse: midten av april Gi forslag til struktur, funksjoner og innhold. Vurdere arkivleders rolle. Foreslå organisering desentralisert sentralisert/dokumentsenter. Vurdere ressursbehov, behov for digitalisering i tråd med effektmålene. Utarbeide kravspek og stillingsbeskrivelse arkivleder. Vurdere spesielle krav til lokalisering og det organisatoriske forholdet til politisk sekretariat. Leveranse: midten av april AKTIVITETER, feks - - Kartlegging av avtaler, herunder oppsigelsestid - Forhåndsvarsle der mulig - Samhandlende fag - Pix-edit - BEST/EDU - Andre «sikre» løsninger - Kobling hjemmesider og intranett Mandat: Kartlegging og bidra til avslutning av aktive arkiver i eksisterende kommuner.

9 Prosjektorganisering Var og er det mulig å følge den tradisjonelle oppskriften på organisering av prosjekter? Forprosjekt Hovedprosjekt Målstruktur(effektmål, prosjektmål, resultatmål) Gevinstrealisering Beslutningspunkter og milepæler Aktiviteter Tids og ressursplaner Økonomi Rapportering

10 En prosjektleders hverdag Driver prosessen fremover mot de mål og tidsfrister som er satt Tett dialog med oppdragsgiver, sikrer forankring Sørge for riktig sammensetning av ansatte i prosjektgrupper Ha et «overordnet blikk» og bevisst på suksesskriteriene for endringsprosesser: Tydelige mål Klare ambisjoner Vilje og engasjement Knappe tidsfrister Ofte mye skrivearbeid Planlegging, innkalling og møtereferater Sikre medvirkning fra tillitsvalgte i prosessen Delegerer, beslutter og begeistrer «3 skritt frem to tilbake» Men fantastisk morsomt og meningsfylt å få lov til å bidra!

11 Målene med reformen Styrke lokaldemokratiet Gode og likeverdige tjenester Økonomisk bærekraftige og robuste kommuner Helhetlig og samordnet utviklingsperspektiv

12 Effektmålene-fagområder Vår dokumentforvaltning er profesjonalisert, digitalisert og utføres i henhold til lovpålagte krav Vi har en dokumentforvaltning som gir mulighet for åpenhet og innsyn der alle målgrupper knyttet til dokumentforvaltningen får løst sine behov gjennom hensiktsmessige løsninger

13

14 Oppdraget Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn Sandefjord. Ca innbyggere 5000 ansatte

15 Status nå Leder for dokumentsenter innplassert Delprosjekter avsluttet nye er i gang 4 store kartlegginger gjennomført IKA Kongsberg valgt Nytt sak/arkiv system kjøpt inn Effektmål definert og vedtatt Innplasseringsprosess ansatte har startet (ivaretas av leder dokumentsenter og Ass.rådmann) Prosjektleder for hovedprosjektet byttes ut leder dokumentsenter overtar

16

17 Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Det beste fra de tre Krav om effektiviseringsgevinst Takk for meg!