SAS forum Oslo Omstillingsprosjekt anskaffelser: Innkjøpsanalyse for offentlig sektor. Helge Askildsen

Transkript

1 SAS forum Oslo 2013 Omstillingsprosjekt anskaffelser: Innkjøpsanalyse for offentlig sektor Helge Askildsen

2 Stavanger Stavanger er en by og en kommune i Rogaland fylke. Kommunen og byen er Norges fjerde største, og nærmer seg innbyggere. Tredje største tettstedet i Norge med tilsammen ca innbyggere

3 Om kommunen Driftsbudsjett: 8,5 mrd. Årlige investeringer: ca. 1 mrd. Ca ansatte Ca. 180 virksomheter Eierskap i ca. 35 foretak, selskap og samarbeid

4 Innkjøpsorganisasjonen Ca. 1,8 mrd. drift Ca. 1 mrd. investering Virksomhetene har eget budsjettansvar Innkjøp både sentralisert og desentralisert Bygg- og anleggsanskaffelser/investeringer gjøres av prosjektavdelingen

5 Regnskapsdata Antall aktive leverandører fakturaer, av dette var ca fakturaer knyttet til investeringer. Ca 35 % elektronisk faktura ehandel. Går sakte. Omsetning ca 25 mill kr.

6 Prosjekt omstilling anskaffelser Formålet med prosjektet er å bidra til at kostnadene blir redusert: Gjennom bedre resultat i avtalene Bedre ressursutnyttelse i anskaffelsesprosesser og avtaleoppfølging.

7 Med fokus på: inngå bedre avtaler og avtalebetingelser minimere risiko knyttet til kommunens anskaffelser, bedre oppfølgingen av avtalene og oppnå høy lojalitet til kommunens avtaler slik at vi henter ut de potensielle gevinstene i avtalene.

8 Prosjekt omstilling anskaffelser Intervjurunder på tvers i organisasjonen. Konklusjon: Meget stor og god fokus på konkurransegjennomføringen. Eksempler på utfordringer: Signaler om kjøp uten avtaler. Ikke gode statistikkgrunnlag ved utlysning av konkurranse Manglende kontroll av inngående faktura. God kontroll med mengde, men ikke av pris. Manglende kontroll og tett oppfølging i avtaleperioden på prisendringer. Utfordringer i forhold til avtalelojalitet.

9 Målsetting: Full styring og kontroll. Nødvendige verktøy, verktøy som utfyller hverandre SAS Innkjøpsanalyse ehandel (revitalisering) KGV (Konkurransegjennomføringsverktøy) Avtaleoppfølgingsverktøy.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20 Persontransport Dagsenter X Taxi Distrikt A: Avtalepris per måned kr ,- Fakturert pris per måned kr ,- Differanse per måned på kr ,- x 20 måneder = kr ,- B Taxi Dagsenter B: Avtalepris per måned kr ,- Fakturert pris per måned kr ,- Differanse per måned på kr 7 826,- x 20 måneder = kr ,-

21 Veien videre: Full oversikt over kommunens avtaler. Prislister iht. krav Protokoller Krav til spesifikasjon på inngående faktura. Artikkelnummer Artikkelnavn Pris per enhet/time Antall enheter/timer Total pris (Avtalenummer)

22 Veien videre: Automatisk filoverføring av fakturagrunnlag og regnskapsdata fra Visma til SAS. Rutinebeskrivelse for prisendringer i avtaler/rammeavtaler Rutinebeskrivelser ved funn/avvik Fokus på økt bruk av EHF-faktura

23 Veien videre: Utarbeide KPI er Rapportering hva og hvor? Utnytte potensiale mellom SAS og Mercellløsningene Pilot på leverandører/avdelinger/virksomheter: Avtalelojalitet Prisavvik Innkjøpsmønster Potensielle kostnadsreduksjoner

24 Fordeler med SAS Innkjøpsanalyse: Fra totaloversikt til god innsikt på varelinjenivå. Priskontroll, avtalepris sammenlignet med fakturapris med et «tastetrykk» og ned på virksomhetsnivå Avtalelojalitet. Kjøper vi hos avtaleleverandør eller kjøper vi hos andre leverandører Statistikk ikke kun fra avtaleleverandør kan dermed spisse produktlistene ved ny konkurranse.

25 Takk for meg Helge Askildsen Tlf Mobil