Erfaringer elektronisk innkjøpsløsning i DNB

Transkript

1 1 Erfaringer elektronisk innkjøpsløsning i DNB Grethe Fjelly (Systemansvarlig Proceedo) Aleksander Ramnefjell (Systemansvarlig) Lillian Dahl Johansson (Seksjonsleder Supplier Management)

2 2 Kort om DNB som organisasjon Hvordan er anskaffelser og oppfølging av Proceedo organisert Avtalelojalitet mot leverandører Status Proceedo: - Hvor mange brukere - Antall leverandøroppsett - Hvilke produktområder - Hvordan er leverandørene koblet opp - Volum Administrasjon av Proceedo Årsverk og oppgaver Opplæring

3 3 Fordeler ekstern og internt Enhetlig/forenklet prosess for bestilling Forenkler prosessen for oppfølging internt i DNB Enhetlig mottak av bestillinger hos leverandører Effektiviserer sporing av bestillinger Sikrer at korrekt fakturaadresse blir oppgitt til leverandør Sikrer bestillingsreferanse på fakturaene Sikrer at fakturaer ikke kommer på avveie Fakturamatch reduserer manuell behandling av fakturaer Flere fakturaer blir betalt innen forfall

4 Nåsituasjon Behov oppstår Proceedo Elektronisk mottak hos leverandør Faktura med PO-nr betales i tide Full kontroll Proceedorapporter Historikk Behov oppstår Mange kanaler å bestille gjennom Flere kontaktpunkt hos leverandør Faktura i loop Forsinket betaling Dårlig kontroll Svekket omdømme

5 5 Status Proceedo 10 selskaper i DNB benytter Proceedo - derav 2 i Sverige Faktura match- mer enn 75% 1 oppsett er satt opp for eksterne brukere hvor DNB skal betale faktura E-faktura ca. 75% 219 eksterne leverandøroppsett. Av disse er 12 Punchout ansatte i Norge og Sverige har tilgang. ca aktive brukere 3 Fritekstleverandør oppsett hvor bestiller oppgir leverandørnavn og ordreadresse på bestillingstidspunkt Omsetning 2,8 mrd. i 2017 Ca. 1,1 mrd. NOK i mill. Nok i interne leverandøroppsett 200 forskjellige bestillingsskjemaer knyttet til bestillingslinjer

6 Daglig behov Noen produkter og tjenesteområder som er koblet opp i Proceedo - de fleste har vi satt opp selv Interne leveranser Vikarer og konsulenter Profil, event, Bygg og sikkerhet 6 Kontor- og datarekvisita Mobil PC Adgangskort Profil og design Arkiv Vikarer Management Konsulenter IT konsulenter Profilartikler Bannere Event arrangement Entreprenør Vaktselskap Rørlegger Avis og Bøker Rådgivning Transport Snekker Jobbfrukt Blomster Stempler Rekrutteringstjenes ter Juridiske tjenester Kurs og konferanse hoteller Elektriker Møbler Skilt IT Utstyr Flyttebyrå Budbil Pengeskap Renhold

7 1 ÅV dedikert til Proceedo, inkl. back up og support Alle grunndata for Norge og Sverige - automatisk daglig import Auto kontering Tilgangsstyring Leverandøroppsett Importert eller egenhåndtert katalog Statistikker og rapporter Feil- og endringshåndtering Brukere Konteringsdata Adresser Klienter (selskaper) 2 klienter i Sverige, 8 klienter i Norge v/hjelp av UNSPSC kode på bestillingslinjene - korrekt bokføringskonto ved bestilling- sikrer riktig bokføringskonto i fakturasystemet Hvilke bruker som skal ha tilgang til hva (kostnadssteder, leverandøroppsett, selskap, fakturaadresser Vurdere oppkoblingsmuligheter, delta på noen leverandørmøter, test, følge opp PO på fakturaer, lage skjema og bestillingsprosesser Sørge for oppstart på katalog import fra leverandør (over 20 varelinjer) eller sette opp leverandøren selv (under 20 varelinjer) Mest effektivt å legge opp bestillingslinjer hvor det ikke er ofte endringer selv Sørge for opplæring i egen enhet og andre FO i å bruke rapportgeneratoren til å ta ut rapporter selv Koordinering mot DNB IT og Visma Proceedo Brukerhenvendelser Fakturamatch (kun i DNB Bank ASA morbank) Lite support på selve systemet henvendelser går mest på produkter som ønskes bestilt som brukere ikke finner i Proceedo Match på minst 75%, håndterer avvik på pris 7

8 1 ÅV dedikert til Proceedo, inkl. back up og support Alle grunndata for Norge og Sverige - automatisk daglig import Brukere Konteringsdata Adresser Klienter (selskaper) 2 klienter i Sverige, 8 klienter i Norge Auto kontering Tilgangsstyring Leverandøroppsett Importert eller egenhåndtert katalog Statistikker og rapporter Feil- og endringshåndtering v/hjelp av UNSPSC kode på bestillingslinjene - korrekt bokføringskonto ved bestilling- sikrer riktig bokføringskonto i fakturasystemet Hvilke bruker som skal ha tilgang til hva (kostnadssteder, leverandøroppsett, selskap, fakturaadresser Vurdere oppkoblingsmuligheter, delta på noen leverandørmøter, test, følge opp PO på fakturaer, lage skjema og bestillingsprosesser Sørge for oppstart på katalog import fra leverandør (over 20 varelinjer) eller sette opp leverandøren selv (under 20 varelinjer) Mest effektivt å legge opp bestillingslinjer hvor det ikke er ofte endringer selv Sørge for opplæring i egen enhet og andre FO i å bruke rapportgeneratoren til å ta ut rapporter selv Koordinering mot DNB IT og Visma Proceedo Brukerhenvendelser Fakturamatch Lite support på selve systemet henvendelser går mest på produkter som ønskes bestilt som brukere ikke finner i Proceedo Match på minst 75%, håndterer avvik på pris

9 Noen Eksempler på bestillingsskjemaer 9

10 Opplæring i 2018 Brukerveiledning på første side Proceedo Sharepoint side med relevant informasjon og videosnutter Få henvendelser vedr bruk/funksjonalitet av innkjøpsløsningen Ingen supporttelefon Opplæring i 2009 (ved oppstart Proceedo) Brukergruppe testet løsningen uten opplæringsjekket hvor de stoppet opp Tilbakemelding fra brukergruppen var at ingen formell opplæring nødvendig Laget PP med skjermbilde av bestillingsrutinen Link til sharepoint side med relevant informasjon Spørsmål og svar Support telefon betjent mellom

11 11 Egen sharepoint side på DNBs intranett link i Proceedo Egen gruppe i DNB@work hvor vi chatter med brukerne - Internt i DNB kaller vi Proceedo «DNB Bestillingsportal» Internt oppfordrer vi til dette: I DNB Bestillingsportal (Proceedo) kan du bestille de fleste produkter og tjenester.

12