Bestillingssystemet og planer

Transkript

1 SEKSJON FOR INNKJØP, UIO Bestillingssystemet og planer Bruk av planer i bestillingssystemet torinl 16/09/2015 Dokumentet inneholder en beskrivelse av planer, hvordan de opprettes og brukes.

2 Innhold 1. Beskrivelse av planer i bestillingssystemet Hvordan opprette planer Hvordan bruke planer... 7 Eksempler på planer Miks fritekst- og katalogvarelinjer på et plankjøp... 8 Revision Date By Remarks TORINL Opprettet 2 2

3 1. Beskrivelse av planer i bestillingssystemet En normal innkjøpsprosess i bestillingssystemet er at en rekvisisjon må innom en godkjenner før bestillingen kan sendes til innkjøper og ut til leverandør. For å effektivisere bestillingsprosesser av varer og tjenester som naturlig ligger til en rolle eller stilling å gjennomføre, men hvor godkjenning i hvert enkelt tilfelle egentlig ikke tilfører noen verdi, gis det en systemmulighet til å opprette Plankjøp. Med planer kan man opprette et budsjett som man tildeler navngitte brukere. Denne planen godkjennes først av enhetens ordinære godkjenner (BDM). Deretter kan rekvirent/innkjøper opprette rekvisisjoner mot planen og slippe prosess-steget innom godkjenner. Planer er ikke et forpliktelsesregnskap. Det vil si at budsjettene i planen IKKE oppdateres i forhold til faktisk pengebruk. Lages det en rekvisisjon på kr. 1500,- i planen, vil det være brukt kr. 1500,- i planen selv om fakturaen på varen ble på kr. 1800,-. Oversikt og kontroll over økonomien ved enhetene må derfor fortsatt holdes ved jevnlige rapporteringer fra økonomisystemet. Planer i bestillingssystemet er: et hjelpemiddel til å ha oversikt over hvilke varer og mengder man kjøper inn en hjelp til å ha oversikt over budsjett en raskere måte å handle på enn om anmodningen må innom BDM/godkjenner en arbeidsbesparelse for BDM som kan godkjenne i forkant 3

4 2. Hvordan opprette planer Det er kun de med innkjøperrolle som kan opprette planer. Dette betyr at de BDM ene som ikke har innkjøperrolle i systemet, må be en innkjøper opprette dette. Man styres gjennom planopprettelsesprosessen via enkle steg: Generell info Definere brukere av planen Definere eventuelle begrensninger mht fritekstkjøp og kjøp fra eksterne kataloger Definere budsjett(er) Lage konteringsforslag Sende til godkjenning Via menyen finner du Planer Ny plan. Du lager et navn og en beskrivelse av planen som hjelper brukerne av planen til å benytte planen til de rette rekvisisjonene. Du kan avgrense planens gyldighetsperiode og om den skal kunne brukes til både fritekstbestilling og katalogkjøp eller til en av delene. Hvis man ikke tillater verken fritekst eller bestilling fra eksterne kataloger, er det kun katalogkjøp som er tillatt. I dette bildet skal du også definere hvem som skal være brukere av planen. Deretter oppretter du de budsjettene som du finner naturlig å samle i planen. I eksemplet har vi en plan for kontorrekvisita-lageret og vi ønsker å skille på et budsjett til Tonere og et budsjett til Kontorrekvisita. Budsjettet Kontorrekvisita er begrenset til leverandøren Lyreco. Det kan være lurt å sjekke i avtaleoversikten hvor lenge avtalen for valgt leverandør gjelder. Settes planens gyldighet til lenger enn avtalens gyldighet, vil ikke planen fungere når valgt leverandør er byttet ut med en annen leverandør. I slike tilfeller må planen stenges, og det må opprettes ny plan på resterende budsjett mot den nye leverandøren. Planer kan kun ha gyldighet til 31.desember, da en plan må følge regnskapsåret. Et regnskapsmessig budsjett vil kun gjelde for ett år. Det er også mulig å begrense kjøp i planen til kun å gjelde for enkelte produktgrupper, men dette er ikke gjort i eksemplet. Da må man vite nøyaktig hvilken produktgruppe varene som skal bestilles tilhører, og velge produktgruppe på riktig nivå (dvs den som varene er knyttet til). Systemet vil hensynta alle eventuelle begrensninger når rekvirenten oppretter en rekvisisjon mot planen. 4

5 Under fanen Kontering på samme side, kan du legge inn hvilken art, kostnadssted, prosjekt og tiltak som skal dukke opp på rekvisisjoner som lages på planen. Denne kontostrengen vil da dukke opp på hver bestilling du gjør mot planen, men kan overstyres. 5

6 Til slutt definerer man hvem som skal godkjenne planen (hvilken BDM): 6

7 3. Hvordan bruke planer Bruker åpner planen fra hovedmenyen Planer. Når planen er åpnet velger man hvilket av budsjettene man vil lage en rekvisisjon mot og trykker på knappen Start innkjøp i henhold til budsjettet. Det åpnes da et kontrollpanel for planen som legger seg nederst i menyen til venstre der du ser hvilken plan som er åpen, planbudsjett og gjenstående. Alt du nå foretar deg av opprettelse av rekvisisjoner vil spise av denne planen, og du slipper å sende rekvisisjonen til godkjenning. Opprettelse av rekvisisjoner og prosess-stegene til ferdig rekvisisjon er akkurat de samme som ellers i systemet. Du kan hele tiden se at du handler fra den åpnede planen, ved at det er informasjon om planen nede til venstre på skjermen. Når du trykker på Stopp bruk av planen går systemet over i normal modus og rekvisisjonene du nå lager må sendes godkjenner som før. Alle kjøp som gjøres mot en plan blir liggende i planens historikk. Der vil du kunne se ikke bare hva som er gjenstående, men også hver eneste varelinje som er kjøpt mot budsjettene i denne planen. Slik kan godkjenner og bruker følge med på hva som kjøpes over budsjettene i planen. Når budsjettene i planen er brukt opp lager man bare en ny plan med nye budsjett hvis nødvendig. Hvis man vil inndra en plan benytter man funksjonen Inaktiver planen for godt og planen blir ikke lenger mulig å benytte. Det vil da kun være mulig å gjøre oppslag i den. 7

8 Eksempler på planer Planens navn Beskrivelsesfelt Gyldighetsperiode Antall budsjett Brukere Rekvisita til fakultetssekr. Til enkeltkjøp av kontorrekvisita, papir, konvolutter (rekvisita som mottas innenfor lagerfyllingsavtalen går ikke i innkjøpssystemet) Ett budsjettår Ett (kr ) Per Persen Anne Andersen David Davidsen Datarekvisita til Institutt for statsvitenskap Til kjøp av toner og datarekvisita Ett budsjettår Ett (kr ) Mette Martinsen Jarle Jå Blomster og bevertning i forbindelse med disputaser Til kjøp av blomster og bevertning i forbindelse med disputaser Halvår To (kr ,- blomster + kr bevertning) Bente Bårli 4. Miks fritekst- og katalogvarelinjer på et plankjøp Planen fungerer ikke dersom man benytter det såkalte innkjøpsverktøyet. Dette vil si at dersom du starter en rekvisisjon i plan for å lage f.eks et katalogkjøp, og siden beveger deg over til innkjøpsverktøy, eksempelvis hvis du skal mikse fritekst og katalogkjøp, må du gå ut av planmodus for å legge til fritekstlinjen. Under er oppskrift på hvordan du mikser fritekst- og kataloglinjer på et plankjøp: 1. Hent katalogvarene du skal ha og opprett anmodningen 8

9 2. Lagre anmodningen og åpne den igjen i innkjøpsverktøy. 3. Legg inn friteksten, under fliken Bestillingslinjer: 4. Legg inn konteringsinformasjon 5. Lagre 6. Åpne plan og start budsjettet igjen 7. Åpne anmodningen fra Mine Oppgaver - Utkast/Returnert (ikke åpne den fra Innkjøpsverktøy!): 9