Brukerhå ndbok TrProd for Trånsportører

Transkript

1 Brukerhå ndbok TrProd for Trånsportører Innhold INNLEDNING... 2 GENERELT... 2 VARSEL... 2 VISNING AV DATA NYE AKTIVITETER... 3 Godkjenne ordrebok... 3 NYE AKTIVITETER: ORDREBOK... 3 Avvise ordrebok ORDREBØKER UTEN KART I ARBEID... 7 REGISTRERE FRAKTBREV... 7 REGISTRERE AVVIK AVSLUTTET OVERSIKT AVSLUTTEDE ORDREBØKER AKTIVISERING AV ORDREBOK ENDRING AV INFORMASJON PÅ AVSLUTTET ORDREBOK/FRAKTBREV MELDINGER OPPRETT NY MELDING MOTTATTE MELDINGER AVVIK AKTIVITETSVARSEL SENDTE MELDINGER SØK RAPPORTER

2 Innledning TrProd gir brukeren mulighet for å motta Ordrebøker og Transportklartvirke fra eksterne systemer. Begrepsendringer: - Ordrebok er det nye begrepet som tilsvarer det som het Kjøreordre. - Fraktbrev er det nye begrepet som tilsvarer det som het Lasskvittering. Transportklartvirke kan mottas flere ganger mot ei Ordrebok, og gir beskjed hvor mye som er klart for transport. Generelt Varsel Bruker vil få beskjed gjennom systemet om de handlinger der bruker har lagret eller avbrutt en handling. Denne meldingen vil komme til syne over hovedarbeidsområdet: I visse områder vil bruker få beskjed fra systemet om at det er foretatt endringer, og om bruker vil navigere bort fra siden uten å lagre. Visning av data Når man står inne på de forskjellige skjermbildene, vil det visse steder være mulighet for ekspander: 2

3 1. Nye aktiviteter Nye aktiviteter er første siden som bruker kommer til ved innlogging inn i løsningen. Nye aktiviteter er delt opp i 2 visninger: - Ordrebøker (inkl. kart) som kun inneholder nye ordrebøker, dvs ordrebøker hvor du som transportør ikke har godkjent eller avvist ordreboka. Obs.: inntil du godkjenner ordreboka kan den forsvinne hvis transportlederen kansellerer ordreboka i forhold til deg. - Ordrebøker uten kart hvor kartet er skjult (kan dras fram med knapp som ligger helt til høyre). Denne visningen vises etter pålogging. Visningen gir egentlig oversikt over alle ordrebøker som du har fått og filtreres på status som kan være Ikke påbegynt, Påbegynt eller Avsluttet. Dermed har flikene Nye aktiviteter, I Arbeid og Avsluttet egentlig blitt overflødig. Arbeidsmetodikk i Nye aktiviteter er: Oversikt over nye ordrebøker. Godkjenne nye ordrebøker. Avvise nye ordrebøker. Godkjenne ordrebok Ved å godkjenne en ordrebok, vil dette gi beskjed til transportledelsen at bruker har godtatt å ta på seg en ordrebok. Det er ikke mulig å avvise en ordrebok i etterkant av at denne er godkjent Valget Godkjenn ordreboken er satt som standard hver gang man åpner en ordrebok fra Nye aktiviteter. Etter at en ordrebok er godkjent, vil valgene Godkjenn ordreboken og Avvis ordreboken ikke lenger være mulig å endre på. Nye Aktiviteter: Ordrebok Alle ordrebøker som ikke er godkjent eller avvist, vil legges under Nye Aktiviteter Ordrebøker. Det vil være opp til en bruker å gå inn på hver enkelt ordrebok for å avgjøre om den skal godkjennes eller avvises. Bruker kan ved å trykke på ordrebokens nummer, komme inn i skjermbildet som viser innholdet av ordreboken. En ordrebok som ikke er godkjent består av følgende deler: 1. Ordrebokens ID nummer. 2. Hodeopplysning. 3. Sortiment. 3

4 4. Transportører som er tilknyttet ordreboken. 5. Oppgjørsgrunnlag (Ruteberegning, fastpris, Km, BK, etc.). 6. Informasjon (Merknader, hentested og kontaktinformasjon). 7. Historikk på ordreboken. 8. Valg om ordreboken er returkjøring og om den skal transportberegnes. 9. Godkjenningsvalg. 10. Valg for Lagre, Lagre og lukk, Avbryt, Skriv ut Avvise ordrebok Hvis man ikke vil ta på seg en ordrebok, vil bruker ha mulighet for å avvise denne. Avviste ordrebøker ligger under menypunktet Avsluttet. 4

5 2. Ordrebøker uten kart Slik som TrProd opprinnelig var måtte man, etter å ha godkjent ei ordrebok, over til menypunktet I Arbeid og plukke ordreboka opp der for å registrere fraktbrev. Nå kan du fortsatt ta den veien, men du må ikke. Du kan gå tilbake til Ordrebøker uten kart under Nye aktiviteter, trykke på oppdaterings-knappen, du ser at ordreboka forsvinner fordi den er godkjent og dermed faller under «påbegynt». Bytt status-filteret fra «ikke påbegynt» til «påbegynt», trykk oppdater og finn fram ordreboka du nettopp har godkjent. Da vil du se at Legg til-knappen i siste kolonnen har blitt aktiv. Trykker du på den kommer fraktbrev-registreringsbildet opp, akkurat som når du registrerer fraktbrev fra I Arbeid (kapittel 3). Her må du angi lassets størrelse, dette kalles Volum og ligger bak sortiment, måleoppdrag, enhet. I tillegg må du oppgi antall kilometer og BK, med mindre transportlederen allerede har satt antall kilometer og BK før ordreboka ble oversendt. Obs: hvis transportlederen har satt antall kilometer og BK da vil dette gjelde for oppgjøret, transportøren får ikke gjort noe med det, men transportlederen kan endre opplysningene som er satt. Eneste unntaket er hvis fastpris er satt, det overstyrer bruken av antall kilometer og BK. Du kan angi kippekode, lossekode, om det er snakk om retur-kjøring, om oppgjøret skal ta med evt. tilleggspris (bom/ferge), hvis brukeren din har tilgang til flere transportmiddel registreringsnumre kan du velge en av dem og du kan skrive merknadstekst. Etter at fraktbrevet har blitt registrert vises de i nederste delen av skjermbildet når man trykker på vedkommende ordrebok-linje. Man ser når fraktbrevet ble registrert (Dato), hvor mye volum som ble registrert per fraktbrev, og fraktbrevets status. 5

6 Status er: Fraktbrev = fraktbrevet er ikke koblet til måledokument og kan endres og slettes (for sletting må du innom selve ordreboka) inntil statusen endres. Lasskvittering (/ trdok) lastet = fraktbrevet har blitt koblet til måledokument, men er ikke beregnet Lasskvittering (/ trdok) beregnet = fraktbrevet har blitt koblet til måledokument og har blitt beregnet. I skjermbildet ser du at den med status «Lasskvittering beregnet» ikke lenger kan endres, at den har fått beregnings dato, du ser total volumet fra måledokumentet (inkl. vrak) og du kan trykke på selve måledokumentnummeret for å gjøre oppslag på måledokumentet (forutsetter at det er lastet eller beregnet og at brukeren din har full tilgang til alle funksjoner i TrProd, tilgang type 2). Obs: hvis statusen er Lasskvittering (/ trdok) beregnet og Ber.dato mangler da tyder dette på endring etter at selve oppgjørsberegningen ble utført og da kommer måledokumentet enten på transportbrukerensfeilliste eller det kommer igjen i førstkommende beregning. Trdok er egen funksjon (transportlederen bestemmer om fraktbrev behandles som trdok) som gjør at måling blir overflødig. Dette betyr at hvis transportlederen har huket av for trdok på ordreboka da blir transport-oppgjør-grunnlag registrert med en gang når fraktbrevet er registrert (volumet/ lass størrelse er da basert på tallet fra fraktbrevet). 6

7 3. I arbeid Alle godkjente ordrebøker vil ligge under I arbeid -fliken. Her vil man få oversikt over ordrebøker som inneholder fraktbrev, tilgjengelig TransportKlartVirke, eller de som mangler TransportKlartVirke. Ordrebøker vil ligge i denne oversikten så lenge den ikke er avsluttet. Arbeidsmetodikken i I arbeid er: Oversikt over godkjente ordrebøker, tilgjengelig TransportKlartVirke og registrerte fraktbrev på godkjente ordrebøker. Registrere avvik. Registrere fraktbrev. Avslutte ordrebøker. Registrere fraktbrev Som transportør kan man registrere fraktbrev på en ordrebok så lenge denne har tilgjengelig TransportKlartVirke. Når man registrerer fraktbrev, spiser man av tilgjengelig TransportKlartVirke volum. For å registrere fraktbrev på en ordrebok, åpner man avsnittet Fraktbrev i en ordrebok og trykker på + Legg til fraktbrev. Når man trykker på + Legg til fraktbrev, får man opp et eget skjermbilde for registreringen av fraktbrevet. Som transportør kan man registrere følgende opplysninger på fraktbrev: 1. Tr. Middel regnr. Dette er kun en informasjon som er tilknyttet et transportørnummer som igjen kan brukes i forbindelse med rapportering. Hvis et transportørnummer har tilknyttet flere biler til seg, kan man velge hvilken bil som fraktbrevet er registrert på. 2. Man kan fylle inn km, BK, og Kippekode, Lossekode, retur. Transportør kan fylle inn egne verdier, men hvis dette er angitt på ordreboken fra transportledelsen, vil det være disse verdiene som er gjeldende på oppgjøret. Er det satt retur på ordreboken, kan ikke transportør endre dette ved registrering av fraktbrev. 3. Ved kjøring av delte lass, kan man fjerne avhukning av på feltet Med tilleggspris. 4. Det er opp til transportør å fylle inn volum. Systemet tillater at man registrer fulle lass selv om det er for lite TransportKlartVirke på ordreboken. Eks: på en ordrebok er det 10 m3 tilgjengelig TransportKlartVirke. Ved registrering av fraktbrev, kan man registrere for eksempel 40 m3. 5. Merknader følger fraktbrevet og er opp til transportør om man må/vil fylle inn. 7

8 Se forrige side for forklaring på pilene: Registrere avvik Man kan enten registrere avvik via ordrebok eller via registrering av fraktbrevet. Ordrebok: 8

9 Fraktbrev: For å registrere et avvik, må man trykke på +Registrere avvik. Man får da opp en liste der man velger hvilke avvik som skal registreres, samt mulighet for å skrive en merknad. Avvik sendes inn ved å lagre ordreboken, eller fraktbrevet, avhengig av hvor man registrerer avviket. Registrerte avvik er tilgjengelig enten via ordreboken man registrerte avviket på/mot, eller via menypunkt Meldinger. Ved å trykke på datofeltet på avviket, får man opp selve avviket i et eget skjermbilde. 9

10 Alle avvik som registreres blir synlig for transportleder ved at han/hun får melding om at avvik er registrert. 4. Avsluttet Fliken Avsluttet viser alle ordrebøker som er avsluttet. I menyen får man beskjed om hvor mange ordrebøker som er avsluttet i inneværende dag. Oversikt avsluttede ordrebøker En ordrebok som ligger under menypunktet Avsluttet, vil kunne ligge der på grunn av følgende statuser: Avvist. Transportør har avvist en ordrebok. Avsluttet. Transportør/Transportleder har avsluttet en ordrebok. Avsluttet med merknad. Transportør har avsluttet en ordrebok grunnet feil. 10

11 Ved å klikke på ordrebok ID, vil bruker komme inn på selve oppdraget. Aktivisering av ordrebok Når transportør har avsluttet en ordrebok, vil den settes til Avsluttet. Transportleder kan aktivisere ordreboken igjen. En aktivisert ordrebok vil da flytte seg fra Avsluttet til I arbeid. Endring av informasjon på avsluttet ordrebok/fraktbrev Når en ordrebok er avsluttet, vil de fraktbrev som er registrert på ordreboken være grunnlag for en oppgjørsberegning. Hvis noe av informasjonen på et fraktbrev/ordrebok må endres, så kan transportleder gjøre dette enten ved å endre ett og ett fraktbrev, eller endre i ordreboken og velge hvilke fraktbrev på ordreboken som skal få endringene gjort på ordrebok. Når man lagrer endringene vil fraktbrev som har gått til oppgjør, krediteres og beregnes på nytt. 5. Meldinger Under fanen Meldinger, vil bruker kunne: 1. Opprette meldinger til transportleder(e). 2. Få oversikt, samt lese sendte meldinger til og fra transportledere. 3. Se avvik som er meldt inn av transportører. 4. Se aktivitetsvarsel på ordrebøker som systemet generer automatisk. 5. Se sendte meldinger

12 Opprett ny melding Når man trykker på Opprett ny melding, vil bruker få opp skjermbildet: Det er opp til bruker å bestemme hvem og hvor mange som skal motta meldingen. De transportledere man vil sende melding til, vil ligge i Valgte brukere kolonnen. Etter at man har lagt til transportledere som skal motta meldingen, samt at man har skrevet en fritekst i meldingsfeltet, trykker man på Send. Trykker man på Tøm vil transportledere beholdes, men teksten vil fjernes. 12

13 Mottatte meldinger Mottatte meldinger vil vises under menyvalget Meldinger under kategori Mottatte meldinger. Bruker kan her få tilgang til nye meldinger, samt tidligere mottatte meldinger. For å få tilgang til tidligere mottatte meldinger, huker man av i boksen Vis alle meldinger og velger fra hvilken måned man vil se meldinger. For å få åpnet en melding, trykker man på den blå teksten. Meldingen vil da komme opp som eget skjermbilde hvor man får beskjed fra hvem meldingen er, selve meldingsteksten og mulighet for å svare på meldingen. For å svare på meldingen, klikker man på + Svar på melding. 13

14 Ved å klikke på + Til, så vil man kunne legge til flere transportledere. Ved å trykke på Send, vil meldingen sendes til de angitte mottagere. Avvik Registrerte avvik vil vises under menyvalget Meldinger underkategori Avvik. For å få tilgang til å se et avvik, trykker man på den blå teksten. Avviket vil da komme opp som eget skjermbilde. 14

15 Aktivitetsvarsel Aktivitetsvarsel vil gi bruker beskjed om ordrebøker hvor det er noe som bruker må ta hensyn til. De testene som kjøres er: *Ordreboken har ikke blitt godkjent/avslått av transportør. Dvs. at det ligger en ordrebok under Nye Aktiviteter som sjåfør ikke har godkjent og har ligget der 5 dager eller lengre. Sendte meldinger Som bruker av systemet vil man få oversikt over hvilke meldinger som man har sendt til transportledere inneværende dag. Hvis man vil se eldre meldinger, så huker man av i boksen Vis alle meldinger og velger måned. 15

16 Hvis man trykker på den blå teksten, vil man få opp selve meldingen som er sendt. 16

17 6. Søk Under Søk vil hver bruker ha mulighet for å søke på alle sine data. Inngang til søk er lagt til meny linjen i høyre hjørne på skjermbildet. Når bruker kommer inn i søk vinduet, vil bruker ha mulighet til å søke på følgende måte: Spesifikt søk. o Må fylle inn hele, eller deler av, verdien for Ordrebok ID eller fraktbrev ID. o Angi hvilket element man vil søke på (Ordrebok eller fraktbrev). Utvidet søk o Trenger ikke fylle inn verdi i søkefelt, så lenge det foreligger en avgrensning på dato, status, etc. o Angi hvilket element man vil søke på (Ordrebok eller fraktbrev). o Angi avgrensinger i form av status, kommune, etc. 17

18 7. Rapporter Hvis du har type 2 TrProd-tilgang har du tre rapport-kategorier: Kategorien Fraktbrev og Ordrebøker inneholder lister over ordrebøker og fraktbrev. Begge lister er delt i aktive ordrebøker og avsluttede ordrebøker (også fraktbrev lista begynner med fraktbrevene som ble registrert på ordrebøker som ikke er avsluttet, deretter kommer fraktbrevene på ordrebøker som er avsluttet). Fraktbrev-lista gir informasjon som baserer seg på om fraktbrevet har blitt målt eller ikke (om noen måledokument ble koblet til fraktbrevet), men sier ingenting om fraktbrevet har kommet til transport-oppgjør-beregning. Under rapport-bestilling kan man avgrense på kjøpere, selgere, leverandører (=skogeiere) og i tillegg kan ordreboks-listen avgrenses på kommuner og sortimenter. Input til begge lister baseres på registreringsdato som du må sette når du bestiller (startdato og sluttdato). Transportfaktura inneholder bare en rapport. Rapporten erstatter oppgjørs-rapporten til transportør fra transport-web. Dette betyr at oppgjørs- og beregnings-dato må settes når denne rapporten bestilles (kombinasjonen av oppgjørsdato og beregningsdato definerer en viss oppgjørsberegning). Hver bileier bør ha muligheten til å ta ut transportfakturarapporten. En bileier som har én bil har kanskje nok med kun transportfakturarapporten (TrProd-tilgang type 1). En som har flere biler vil sikker dra nytte av den dyrere type 2 tilgang, som i tillegg har oppfølgingsrapporter. Oppfølgingsrapporter, er 3 rapporter: 1. Beregnede fraktbrev, lister ut fraktbrev som er transportberegnet. 2. Fraktbrev som venter på beregning, lister ut fraktbrev som ikke er transportberegnet men ligger klar til oppgjør. 3. Fraktbrev uten måledokument, lister ut fraktbrev som ikke er knyttet mot et måledokument. Bestillingsskjermbildet er likt for alle 3 rapportene. Rapporten kommer ut i Excel. Så det forutsettes at det er Excel installert på den PC som man kjører TrProd på. Innhold i rapportene Beregnede Fraktbrev og Fraktbrev, venter på beregning Innhold i rapportene Fraktbrev uten måledokumenter 18

19 Rapportene inneholder 2 fliker. En med selve rapporten og en med rapportfilter. Rapportfilter viser hvilke avgrensinger som er gjort i rapporten. Når det står (Optional) så betyr det at det ikke har vært avgrenset på dette. 19