Sist oppdatert (8)

Transkript

1 Sist oppdatert (8) Normtimer Planstatus Dynamisk arbeidstidsplanlegging (Post) 1. Normtimer...1 Generelt...1 Manuelt oppgjør...1 Automatisk oppgjør Planstatus...4 Planlagt til drift... 4 Planlagt/ Drift til realisert...4 Endring av planstatus...4 Hvordan få fram planstatus i arbeidsplan...6 Lukket periode (gjelder fra 21. august 2005) Viktig for de som planlegger dynamisk (Post)...8 Planstatus...8 Ønskevakter / ønskefravær...8 Dynamisk arbeidstidsplanlegging, sletting av vakter og aktiviteter. Feil! Bokmerke er ikke definert. 1. Normtimer Generelt Normtimer er opptelling av normalarbeidstiden på hver enkelt ansatt. Normperioden betyr den perioden som normalarbeidstiden skal gjennomsnitts beregnes over. Dette er utgangspunktet for opptelling av totalene i arbeidsplanen. Det er særlig viktig for de som planlegger dynamisk at alle ansatte i gruppen har samme normperiode (måned) i planleggingsopplysninger. Telleverket i normtimeoppgjøret teller timene for planleggingsmåneden + 4 mnd. tilbake i tid, så det må tas et normtimeoppgjør med jevne mellomrom. Det gis mulighet for automatisk oppgjør, men først må det tas et manuelt oppgjør. Det vil si at det må settes en manuell startdato for telleverket på den enkelte arbeidstaker. Etter dette kan normtimeoppgjøret tas automatisk pr. enhet eller personalgruppe. Manuelt oppgjør Ta opp vinduet Normtimeoppgjør (Kartotek/ Personer/..), Velg Ny for å hente den enkelte medarbeider fra nedtrekksmenyen. Sett startdato Ajour pr. (ddmmåå). Dersom arbeidstakeren har timer fra tidligere normperioder som skal telles med, må disse registreres inn på Timer. Disse timene kan hentes frem via totalen Plantimer pr. periode og under første kolonnen (Balanse).

2 Sist oppdatert (8) Når det manuelle oppgjøret er foretatt vises følgende i totalen (Plantimer pr. periode).

3 Sist oppdatert (8) Automatisk oppgjør Husk at det først må være tatt et manuelt oppgjør på de personene man skal kjøre for. Automatisk oppgjør gjøres via Oppgjør (Fil..). Marker ønsket personalgruppen. Sett inn oppgjørsdato. Når oppgjøret er ferdig, vises følgende melding. Resultatet vises i Normtimeoppgjør (Kartotek/ Personer/Saldo..).

4 Sist oppdatert (8) 2. Planstatus Her finner du en beskrivelse av hva planstatus er. Alle som planlegger dynamisk, finner sin beskrivelse av hvordan planstatusen settes (Se neste kapittel for Post). Hva gjør du før du starter opp. Arbeidsplanene kan ha fem statuser: Ønske, Planlegging, Komme/gå, Drift, Godkjent og Realisert. Den eneste statusen som settes automatisk er Realisert, som settes når perioden er overført til lønn. Utover dette må en ikke benytte planstatus, men det kan være nyttig i flere sammenhenger. Planlagt til drift Når en endrer planstatus fra Planlagt til Drift kopieres alle vaktene i perioden. En kan da se forskjellen på de planlagte vakter, og de faktisk arbeidede vakter. I følge hovedavtalen skal arbeidsplaner drøftes før de settes i drift, senest 14 dager før arbeidet starter. Ved å endre planstatusen, gis det mulighet for kontroll av de opprinnelige planene. Planlagt Drift til realisert Når en periode overføres til lønn endres planstatus automatisk til Realisert. Dette skjer uavhengig av planens status før overføring. Når en plan er realisert kan en ikke endre vakter eller fravær uten at det skapes etterreguleringer. Endring av planstatus Planstatus (Kartotek/ Diverse/..)

5 Sist oppdatert (8) Her angis datoen for planstatus pr. avdeling. Data lagres pr. person på avdelingen så det kan forekomme datokonflikt, hvis to personer i den samme avdeling har forskjellige datoer for planstatusen (f. eks en nyansatt). Teksten Det er en datokonflikt! kommer da frem nederst i høyre hjørne. Datoene legges inn i datofelt, her legges det inn dag, måned og år (ddmmåå). Datoen kan kun enders i Planlegging eller ønske. Når det legges inn en dato for planlegging vil datoen for Drift automatisk endres. Settes Planleggings dato fra som over, så endres til datoen for Drift til dagen før, som over. Første gang en avdeling setter planstatusen vil normalt være oppstartsdatoen. Realisert: Periode som er overført til lønnssystemet Godkjent: Brukes ikke i Posten Drift: Periode som ikke er overført til lønnsystemet, men planene er godkjent. Komme/gå: Brukes ikke i Posten Planlegging: Periode som er under planlegging. Sluttdatoen settes av systemet. Ønsker: Periode som det kan legges inn ønsker i Web

6 Sist oppdatert (8) Hvordan få fram planstatus i arbeidsplan Du kan ha planstatus som en del av bildet i arbeidstidsplanen. Planstatus kan enten være en bakgrunnsfarge eller som en egen linje. Dette settes opp i oppsettsbildet (Arbeidstidsplan/Åpne rute). Alternativt hvis du allerede har en rute oppe Arbeidstidsplan/ Rett rute Her velger du Registreringsstatus Under er eksempler på plan med Planstatus. Planstatus som bakgrunn Planstatus som egen linje Overført til lønn, Realisert. Plan i drift.

7 Sist oppdatert (8) Lukket periode For å bedre kontrollen med gjenberegninger, vil muligheten for etterreguleringer langt tilbake i tid lukkes. Den 15. i hver måned lukkes det for registreringer og korrigeringer tidligere enn inneværende måned + 5 måneder. Det blir da ikke mulig å registrere, eller endre på vakter eller fravær i den Lukkede perioden. Unntak er fravær og tjeneste i annen stilling som starter i lukket periode og går over i realisert- eller driftsperioden. Det er da kun mulig å endre sluttdato. Åpnes en vakt i lukket periode kommer denne meldingen opp: Trykk Fortsett så åpnes vakten som normalt, men kun med lesetilgang. Slik vil Arbeidstidsplanen se ut når en periode er lukket og registreringsstatusen er valgt som bakgrunn.

8 Sist oppdatert (8) 3. Viktig for de som planlegger dynamisk (Post) For å få Automatisk Planlegging og Godkjenning av ønsker i riktig, må følgene gjøres: Planstatus Se forklaring av planstatus ovenfor. Fremgangsmåten under gjelder for de i som planlegger dynamisk. Gå inn på Planstatus (Kartotek/ Diverse..): Du har tre statuser i planstatus, Realisert: Godkjent: Drift: Komme/gå: Planlegging: Ønsker: Data overført til lønn. Brukes ikke i Posten Periode for registrering av avvik. Brukes ikke i Posten Periode for planlegging. Periode som det kan legges inn ønsker på i Web Planlegging Planleggingsstatus må endres hver måned når planleggingen for neste måned er ferdig. Endre datoen under Planlegging til neste måneds startdato for planlegging. Er du for eksempel i mars og skal planlegge for april, vil planleggingsdatoen være Klikk Lagre. Driftsdatoen vil endre seg automatisk. Når planleggingen for april er ferdig, velges f.eks. datoen Datoen må endres hver måned (trenger ikke være en mandag). Ønsker Ønskestatus må endres når de ansatte ikke skal ha mulighet til å kunne legge inn eller endre noe i Web. Endre datoen under Ønsker til neste startdato for innlegging av ønsker. Klikk Lagre. Ønskevakter / ønskefravær Hvis det kommer en feilmelding under godkjenning av ønsker og automatisk planlegging, sjekk følgende punkter i din arbeidstidsplan: Ønsker en medarbeider vetofri (VET) deler av dagen, registreres dette under fravær. Arbeidstiden registreres under registreringer for den del av dagen man ønsker fri, registreres under fravær med årsak VET. Det kan ikke registreres Ønskevakter og Ønskefravær i samme tidsrom. Fastvakt og Ønskevakt kan heller ikke registreres i samme tidsrom. Har en medarbeiderne registrerer ønskevakt og det er lagt inn en fastvakt, vil det komme en melding om at det allerede er registret en vakt på vedkommende