Brukerveiledning TravelLog. Elektronisk Kjørebok

Transkript

1 Brukerveiledning TravelLog Elektronisk Kjørebok

2 Innhold Side 3 1. Introduksjon Side 3 2. Log in Side 4 3. Åpningssiden Side Innstillinger Side 7 5. Kjøreboken Side Månedsoversikt Side Dagsoversikt Side Formål med tur/utlegg Side Endre status Side Redigere/Slette turer Side Slå sammen turer Side Lage rapporter Side Hurtiglinker til rapport Side 2. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

3 1. Introduksjon Elektronisk kjørebok er et nyttig verktøy for deg som ønsker å spare tid på å føre en kjørebok manuelt. Alle som benytter yrkesbil, firmabil eller benytter egen bil i arbeidet er i følge norsk lovverk pliktig til å føre kjørebok. Verdt å merke seg er det at det er den enkelte brukers ansvar at kjøreboken er i samsvar med regelverket. Derfor har du også en del muligheter i den elektroniske kjøreboken til å redigere turer etc. I den elektroniske kjøreboken fra Guard Systems er alle forhold som ligningsmyndighetene krever hensyntatt. 2. Log in For å logge deg inn på den elektroniske kjøreboken benytter du følgende URL: htpp://edb.guardsystems.com/ Logg deg så inn med brukernavn og passord, som du har mottatt fra Guard Systems. Side 3. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

4 3. Åpningssiden Åpningsbildet du kommer til er en oppsummering av statistikk og innstillinger som er knyttet opp mot din bruker. Til høyre på siden finner du en meny du til enhver tid vil ha tilgjengelig på samme sted, uansett hvor du måtte navigere deg rundt i systemet. Statistikk Siden gir deg en oppsummering på - Enhets ID - Hvilket alias som er valgt - Status for tripp teller - Status for privatkjøring - Status for yrkeskjøring - Privat kjøring denne måned - Yrkeskjøring denne måned Side 4. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

5 4. Innstillinger Innstillingene du lagrer vil få konsekvenser for rapportene du senere generer. Fyll inn navn og adresse, samt registreringsnummer på ditt objekt. Alle turer er satt som yrkeskjøring som default. Dette kan her overstyres ved å sette dem til privatkjøring. Du kan i skjemaet også huke av for om du normalt kjører med henger og/eller har verktøy i bilen. Hurtiglink er et nyttig verktøy i forhold til rapportering. Benytter du bilen mest til yrkeskjøring setter krysser du av for Hurtiglink rapporterer yrkeskjøring og vise versa for privatkjøring. Du kan også velge å slå av hurtiglinkene. Vi kommer senere tilbake til bruken av disse. Er bilen eiet av firma krysser du av for dette. Side 5. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

6 Er bilen privat eiet ser krysser du av for dette og du vil nå kunne sette inn gjeldende satser, som vil få konsekvenser for den endelige rapporten. Du står fritt til å sette satsene selv, da noen benytter statens satser, mens andre har egne ordninger. Under fanenen Personlig kan man legge inn tilleggsinformasjon som telefon og E-Post. Man kan her også endre passordet. Husk hele veien å bekrefte dine valg. Side 6. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

7 5. Kjøreboken Åpningsbildet i kjøreboken viser deg en månedsoversikt, samt en dagsoversikt. Herfra kan du velge å utføre en rekke handlinger, som vil være nyttige i forhold til det endelige målet, som er å skape en fullstendig kjørerapport for tidsperioden du har valgt. 5.1 Månedsoversikt Månedsoversikt gir deg en sammenfattet oversikt over dagene i måneden som er valgt. Du får informasjon om start tidspunkt, stopp tidspunkt og distanse for den enkelte dato i måneden. For mer detaljert informasjon om den enkelte dato, klikker du på ønsket dato og informasjonen vil vises i dagsoversikt under. Du kan til høyre i månedsoversikten har en nedtrekkmeny, hvor du kan velge ønsket måned/år. Side 7. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

8 5.2 Dagsoversikt Dagsoversikt gir deg som nevnt detaljert informasjon over hendelser på valgte dag. Alle start/stopplokasjoner for dagen vises komplett med start/stopptidspunkt. Herfra vil vi videre kunne utføre en rekke handlinger, som å angi formålet med den enkelte tur og legge til eventuelle utlegg man har hatt for den enkelte tur Formål med tur/utlegg I dagsoversikt kan man manuelt legge inn formålet for den enkelte tur, samt eventuelle utlegg man har hatt i forbindelse med turen. Klikk en gang i feltet under fanen Formålet med tur eller Utlegg og dette feltet blir editerbart. For å lagre det du har skrevet inn, klikker du et annet sted på siden. Alt du skriver inn her kan senere redigeres. Når du til slutt genererer kjørerapporten vil alt du har skrevet inn komme med i sin helhet Endre status Du kan enkelt endre status på din tur, eksempelvis fra yrkeskjøring til privatkjøring og vise versa. Statusfeltet til høre på dagsoversikt indikerer dine valg. Nederst i dagsoversikt finnes en nedtrekkmeny som gir deg flere valg. - Endre tur fra privatkjøring til yrkeskjøring - Endre tur fra yrkeskjøring til privatkjøring - Slå sammen turer Alle endringer gjort her vil endre status for valgte tur. Side 8. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

9 B Yrkeskjøring P Privatkjøring MC turen har blitt endret manuelt Redigere/Slette turer Du har mulighet til å overstyre systemet ved å endre turene som automatisk legger seg inn. Høyreklikk på turen du vil redigere og du få valgene som vist under Skjema for å redigere tur: På samme måte kan turen slettes Side 9. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

10 5.2.4 Slå sammen turer I enkelte tilfeller kan det være slik at det er fornuftig å slå sammen flere turer til en tur. Du kan ha hatt flere start og stopp hendelser i en og samme tur. For eksempel kan du ha fylt bensin på vei fra A til B og i rapporten vil du da se at det ligger en ekstra tur inne. For å slå sammen turer gjør du følgende: Merk av turene du vil slå sammen til en tur Nederst på siden velger du Slå sammen turer Klikk til slutt på Bekreft Ny dagsoversikt vil da se slik ut: 6. Rapporter Du kan generere rapport etter behov både fra månedsoversikten og dagsoversikten. Ved å høyreklikke på de blå fanene får du opp følgende valg: Merk at hvis alle dine turer står som yrkeskjøring og du velger privatkjøring i rapporten vil denne stå tom. Det er viktig at du er bevisst på dette når du lager en rapport. Du kan raskt se i statusmenyen hva som ligger inne for valgte periode og dersom det ikke er foretatt endringer er det hva du satte opp i innstillingene som gjelder. Når du har valgt periode for din rapport velger du i hvilket format du ønsker rapporten. Side 10. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

11 Velg mellom HTML, Excel, PDF eller send direkte via E-Post. Side 11. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems

12 6.1 Hurtiglinker til rapport Under Innstillinger nevnte vi at hurtiglinker kan være en nyttig funksjon. Hurtiglinkene gir deg mulighet for å generere rapport uten å måtte gå via beskrivelsen over. Men det er viktig å merke seg at hurtiglinkene er basert på hva du har satt i innstillingene. Så om du i innstillingene har satt at hurtiglink skal rapportere yrkeskjøring, så er det nettopp det den gjør og ingenting annet. Side 12. Brukerveiledning Elektronisk Kjørebok Guard Systems