Planer og plankjøp i bestillingssystemet. Seksjon for innkjøp

Transkript

1 Planer og plankjøp i bestillingssystemet Seksjon for innkjøp torinl 15/01/2018

2 Innhold Planer - delegering av godkjenningsrett i form av et budsjett... 3 Opprette plan... 3 Godkjenne plan... 5 Bruke plan... 5 Eksempler på bruk av planer:... 6 Miks av fritekst og katalogvarer i en plan (kun for innkjøpere)... 7 Begrensninger ved plan per i dag (under utbedring)... 9 Revision Date By Remarks TORINL torinl Opprettet Revidert 2

3 Planer - delegering av godkjenningsrett i form av et budsjett En normal innkjøpsprosess i det elektroniske bestillingssystemet er at en anmodning må innom en godkjenner/budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) før den kan sendes til innkjøper og ut til leverandør. For å få fart på bestillingsprosesser av varer og tjenester som naturlig ligger til en stilling å gjennomføre, men hvor godkjenning i hvert enkelt tilfelle egentlig ikke tilfører noen verdi, gis det en systemmulighet til å opprette Plankjøp. Med planer kan man opprette et budsjett som man tildeler navngitte brukere. Denne planen godkjennes først av den vanlige godkjenneren/bdm. Deretter kan rekvirent/innkjøper opprette rekvisisjoner mot planen og slippe prosess-steget innom godkjenner/bdm. Planer er ikke et forpliktelsesregnskap. Det vil si at budsjettene i planen IKKE oppdateres i forhold til faktisk pengebruk. Lages det en rekvisisjon på kr. 1500,- i planen, vil det være brukt kr. 1500,- i planen selv om fakturaen på varen ble på kr. 1800,-. Oversikt og kontroll over økonomien ved enhetene må derfor fortsatt holdes ved jevnlige rapporteringer fra økonomissystemet. Planer i elektronisk bestillingssystem er: et hjelpemiddel til å ha oversikt over hvilke varer og mengder man kjøper inn en hjelp til å ha oversikt over budsjett en raskere måte å handle på enn om anmodningen må innom godkjenner/bdm en arbeidsbesparelse for godkjenner/bdm som kan godkjenne i forkant Planer er godt beskrevet i e-læringen som er utarbeidet og som ligger på kursområdet til Seksjon for innkjøp sine hjemmesider: Under følger informasjon om hvordan man oppretter og benytter planer i elektronisk innkjøpssystem Opprette plan Det er kun de med innkjøperrolle som kan opprette planer. Dette betyr at de godkjennere/bdm ene som ikke har innkjøperrolle i systemet, må be innkjøperen opprette denne. Man styres gjennom planopprettelsesprosessen via enkle steg: Generell info Definere brukere av planen Definere eventuelle begrensninger mht fritekstkjøp og kjøp fra eksterne kataloger Definere budsjett(er) Lage konteringsforslag Sende til godkjenning Via menyen finner du Planer Ny plan. Du lager et navn og en beskrivelse av planen som hjelper brukerne av planen til å benytte planen til de rette anmodningene. Du kan avgrense planens gyldighetsperiode og om den skal kunne brukes til både fritekstbestilling og katalogkjøp eller til en av delene. Hvis man ikke tillater hverken fritekst eller bestilling fra eksterne kataloger, er det kun katalogkjøp som er tillatt. I dette bildet skal du også definere hvem som skal være brukere av planen. 3

4 Deretter oppretter du de budsjettene som du finner naturlig å samle i planen. I eksemplet har vi en plan for kontrorrekvisitalageret og vi ønsker å skille på et budsjett til Tonere og et budsjett til Kontorrekvisita. Budsjettet Kontorrekvisita er begrenset til leverandøren Lyreco. Det kan være lurt å sjekke i avtaleoversikten hvor lenge avtalen for valgt leverandør gjelder. Settes planens gyldighet til lenger enn avtalens gyldighet, vil ikke planen fungere når valgt leverandør er byttet ut med en annen leverandør. I slike tilfeller må planen endres av godkjenner/bdm før den kan benyttes. Det er også mulig å begrense kjøp i planen til kun å gjelde for enkelte produktgrupper, men dette er ikke gjort i eksemplet. Da må man vite nøyaktig hvilken produktgruppe varene som skal bestilles tilhører, og velge produktgruppe på riktig nivå (dvs den som varene er knyttet til). Systemet vil hensynta alle eventuelle begrensninger når rekvirenten oppretter en rekvisisjon mot planen. Under fanen Kontering på samme side, kan du legge inn hvilken art, kostnadssted, prosjekt og tiltak som skal legges på default ved kjøp på planen. Denne kontostrengen vil da dukke opp på hver bestilling du gjør mot planen, men kan overstyres. Til slutt definerer man hvem som skal godkjenne planen (hvilken godkjenner/bdm): 4

5 Godkjenne plan Godkjenner/BDM får et e-postvarsel om at det ligger en plan til godkjenning. Godkjenner/BDM kan se detaljene i planen, gjøre eventuelle endringer og godkjenne denne. Planen er klar for bruk når godkjenner/bdm har godkjent planen. Bruke plan Bruker åpner planen fra hovedmenyen Planer. Når planen er åpnet velger man hvilket av budsjettene man vil lage en anmodning mot og trykker på knappen Start innkjøp i hht til budsjettet : Det åpnes da et kontrollpanel for planen som legger seg nederst i menyen til venstre der du ser hvilken plan som er åpen, planbudsjett og gjenstående. Alt du nå foretar deg av opprettelse av anmodninger vil spise av denne planen, og du slipper å sende anmodningen til godkjenning. Opprettelse av anmodninger og prosess-stegene til ferdig anmodning er akkurat de samme som ellers i systemet. Du kan hele tiden se at du handler fra den åpnede planen, ved at det er informasjon om planen nede til venstre på skjermen. 5

6 Når du trykker på Stopp bruk av planen går systemet over i normal modus og anmodningene du nå lager må sendes godkjenner/bdm som før. Alle kjøp som gjøres mot en plan blir liggende i planens historikk. Der vil du kunne se ikke bare hva som er gjenstående, men også hver eneste varelinje som er kjøpt mot budsjettene i denne planen. Slik kan godkjenner/bdm og bruker følge med på hva som kjøpes over budsjettene i planen. Når budsjettene i planen er brukt opp lager man bare en ny plan med nye budsjett hvis nødvendig. Hvis man vil inndra en plan benytter man funksjonen Innaktiver plan for godt og planen blir ikke lenger mulig å benytte. Det vil da kun være mulig å gjøre oppslag i den. Eksempler på bruk av planer: Planens navn Beskrivelsesfelt Gyldighetsperiode Antall budsjetter Brukere Rekvisita til fakultetssekr. Til enkeltkjøp av kontorrekvisita, papir, konvolutter (rekvisita som mottas innenfor lagerfyllingsavtalen går ikke i innkjøpssystemet) Ett budsjettår Ett (kr ) Per Persen Anne Andersen David Davidsen Datarekvisita til Institutt for statsvitenskap Til kjøp av toner og datarekvisita Ett budsjettår Ett (kr ) Mette Martinsen Jarle Jå Blomster og bevertning i forbindelse med disputaser Til kjøp av blomster og bevertning i forbindelse med disputaser Halvår To (kr ,- blomster + kr bevertning) Bente Bårli 6

7 Miks av fritekst og katalogvarer i en plan (kun for innkjøpere) Planen fungerer ikke dersom man benytter det såkalte innkjøpsverktøyet. Dette vil si at dersom du starter en anmodning i plan for å lage f.eks et katalogkjøp, og siden beveger deg over til innkjøpsverktøy, eksempelvis hvis du skal mikse fritekst og katalogkjøp, må du gå ut av planmodus for å legge til fritekstlinjen. Du må så åpne planen igjen for å fullføre anmodningen. Måten dette gjøres på er slik: 1. Åpne den aktuelle plan og start det aktuelle budsjett 2. Hent katalogvarene du skal ha og opprett anmodningen 3. Lagre anmodningen og åpne den igjen i innkjøpsverktøy. Du vil da få spørsmål om du er sikker på at du skal stoppe å bruke planen, og dette svarer du OK til: 7

8 4. Legg inn friteksten, under fliken Bestillingslinjer: 5. Lagre 6. Åpne plan og start budsjettet igjen 7. Åpne anmodningen fra Mine Oppgaver - Utkast/Returnert (ikke åpne den fra Innkjøpsverktøy!): 8. Fullfør anmodningen og send den til innkjøper for bestilling (kan også være deg selv om du har rettighet som innkjøper til å sende bestillingen). 8

9 Redigering på etablerte planer Det er mulig å endre på en plan etter at den er godkjent og i bruk. Det er kun godkjenner/bdm som kan redigere på en godkjent plan. Dette gjøres ved å trykke på «Rediger» oppe i høyre hjørne når planen er åpnet: Når endringen er gjort, velger man «Lagre» og planen er klar til bruk med endringene som er gjort. Begrensninger ved plan per i dag (under utbedring) Planene har visse begrensninger slik de er i dag: I utgangspunktet er planene ekslusiv moms. Men når det gjelder katalogkjøp, ser systemet på bruttobeløpet, mens det ser på nettobeløpet ved fritekstkjøp. Dette er en feil i systemet som er meldt systemleverandøren. Vi har meldt ønske om at både netto- og bruttobeløp skal vises i planen. Dersom du lukker en bestilling som er gjort mot en plan uten at alle varene er mottatt, frigjøres ikke beløpet for varene du ikke har mottatt fra planen. Dette er også meldt som feil til systemleverandøren. 9