Kurs for personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

Transkript

1 Kurs for personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

2 Formålet Formålet med dette kurset er: A. å gi kjennskap til hvilke oppgaver og ansvar som tilligger BDM innenfor tilsettinger, anskaffelser, utgifter og dokumentkrav B. å gi kjennskap til hvilke systemer som understøtter de nevnte områdene C. å orientere om aktuelle lover, regler, retningslinjer og rutiner innen lønn, faktura, anskaffelser og arkiv 3

3 Leseveiledning Hele presentasjonen tar ca. 20 minutter Mange av foilene har henvisning til nettsider med mer informasjon/kontaktinformasjon om det aktuelle tema. Disse er merket med dette symbolet: Helt til slutt finnes en lenke til evaluering av kurset. Vi er takknemlig om du setter av 2-3 minutter til å evaluere kurset! 4

4 Leseveiledning forts. Presentasjonen er delt i følgende kapitler: 1. Gjeldende regelverk, praktisk informasjon om system, kontostreng, merverdiavgift og lignende 2. BDMs oppgaver og ansvar innenfor 2.1. Arkiv 2.2. Lønn 2.3. Anskaffelser 2.4. Faktura 5

5 Kapittel 1 Gjeldende regelverk, informasjon om relevante elektroniske system, kontostreng og merverdiavgift 6

6 Først noen tall UiO har: et samlet lønnsbudsjett på NOK 4,3 mrd. et samlet anskaffelsesbeløp på NOK 1,9 mrd. ca 7000 ansatte 7

7 Økonomireglementet i staten - Alle midler som håndteres via UiO, uansett finansiør og kriterier for tildeling, er underlagt økonomiregelverket i staten - Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) forvalter lovverket satt av Finansdepartementet, ved hjelp av veiledere og retningslinjer. - UiO er underlagt økonomireglementet i staten og følger veilederne og retningslinjene til DFØ. 8

8 Etisk regelverk for statstjenesten Det etiske regelverket for statstjenesten gjelder for alle UiOs anskaffelser, uavhengig av finansieringskilde: 9

9 Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten 10

10 BDM-rollen: Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet BDM skal påse at: disposisjonen er i henhold til regelverket det er budsjettmessig dekning for disposisjonen disposisjonen er økonomisk forsvarlig 11

11 En BDM benytter følgende elektroniske system: e-phorte = Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem. Eksempel: Bekreftelse på arbeidsavtale HR-portalen = Elektronisk løsning for personaladministrasjon Eksempel: Godkjennelse av reise/overtid Bestillingssystemet Eksempel: Godkjennelse av bestillinger Fakturasystemet IP Eksempel: Fakturaer som skal godkjennes 12

12 Kontostreng Kontostrengen, også kalt økonomimodell, består av 7 segmenter som sammen forteller hva slags inntekt/kostnad det er og hvem som har fått/betaler for denne. Kontostrengen er et viktig grunnlag for styring på alle nivåer i organisasjonen, og benyttes i prognoser, ved bestilling av varer, utbetaling av lønn og ved føring av regnskapet. 13

13 Kontostreng: De viktigste segmentene for BDM BDM må ha fokus på: Sted (Fakultet/Institutt/Senter) Det er viktig at det er riktig sted som belastes. Prosjekt Art NB! Hvis prosjektkoden benyttes, belastes utgiften basisvirksomheten på enheten, og ikke et spesifikt prosjekt. Beskriver det som kjøpes inn/betales ut, og bidrar til korrekt momsbruk (f.eks. bøker 6848) Tiltak Dekker enhetens behov for intern styring. Tiltak kan deles på tvers av enheter (f.eks Masterutdanning, vitenskapsteori, forskningsmetode) 14

14 Kontostreng: Viktig med korrekt bruk Bruk av korrekt kontostreng er en betingelse for å få UiOs regnskap, budsjett og tilhørende rapporter til å gi et mest mulig korrekt bilde av UiO, samt at lønn belastes riktig sted. Konsekvenser ved feilkonteringer: Vanskeliggjør styring Øker risikoen for feil beslutninger Gir mye arbeid knyttet til retting/ompostering 15

15 Merverdiavgift (MVA) ved UiO UiO har plikt til å beregne MVA på varer og tjenester som faller innenfor MVA-loven. UiO har ikke fradragsrett for inngående MVA på anskaffelse av varer og tjenester til egen virksomhet. Infoside om MVA ved UiO: Spørsmål om MVA kan rettes til epostgruppa: 16

16 Oppsummering Du har nå vært gjennom overordnet informasjon om regelverk, aktuelle system, kontostreng og merverdiavgift Videre skal vi se på BDMs oppgaver og ansvar 17

17 Kapittel 2: BDMs oppgaver og ansvar 2.1. BDMs oppgaver og ansvar innenfor arkivområdet 18

18 Arkivområdet De neste foilene tar for seg lover og plikter i forhold til arkivering i ephorte. All arkivering skal skje i ephorte Det er BDMs ansvar å godkjenne alle dokumenter som har med ansettelser å gjøre: Tilbudsbrev Arbeidsavtaler Anmodning om tilsetting med kunngjøring Anmodning om tilsetting uten kunngjøring En anskaffelsesprosess er også arkivverdig. Dette håndteres av innkjøpere sentralt eller på den enkelte enhet 19

19 For BDM er det viktig å vite følgende om arkivering: Det er BDMs ansvar å påse at arkivering er gjort i henhold til gjeldende lover og plikter: Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2 Forvaltningslovens 13 Offentleglova

20 BDM og praktisk info om ephorte: 2 minutter er nok Har du noe i din innboks? Har du fått noe til informasjon? Min innboks: Her finner du mottatte brev og notater hvor du står som saksbehandler. Dette er brev og notater som du MÅ besvare eller avskrive. Til informasjon: Her finner du brev og notater hvor du står som kopimottaker eller X-notater som er sendt deg til orientering. Du er ikke pliktig til å besvare disse. De er tilgjengelige i 60 dager. 21

21 2 minutter er nok Er det noe du skal fordele som leder? Er det noe du skal godkjenne som leder? Ufordelte brev: mottatte brev til din enhet Ufordelte notater: mottatte N- og X-notater til din enhet Ufordelte kopier: mottatte kopier til din enhet av brev og notater Til godkjenning: journalposter sendt til deg for godkjenning. Om du velger 'godkjenn' blir journalposten ferdigstilt, om du velger 'ikke godkjenn' sendes journalposten tilbake til saksbehandler for videre arbeid. 22

22 2 minutter er nok Er det noe du skal godkjenne med sekvensiell godkjenning? Nye oppgaver: Alle oppgaver du har ansvar for å utføre. Inneholder både dokumentflyter der du er satt som mottaker og dokumentflyter du selv har sendt ut som du skal avslutte når de har gått runden. Ufordelte oppgaver: Oppgaver som er fordelt til enhet men er ufordelt på saksbehandler. Du må fordele til riktig saksbehandler. Dette er lite brukt. Fordelt til saksbehandler: Oppgaver som er gitt til saksbehandlere. De saksbehandlerne som har fått oppgaven finner dem i søket Nye oppgaver. 23

23 Restanser Oversikt over enhetens restanser Restanser er dokumenter som ikke er ferdigbehandlet av saksbehandler. Disse må ferdigbehandles og avskrives for at restansen skal opphøre. 24

24 Tilganger til ephorte Man får automatisk en saksbehandlerrolle ved enheten når man blir tilsatt Ledere må melde inn via skjema for andre roller enn Saksbehandler, det vil si som Arkivar eller Leder Leder melder på samme skjema behovet for tilgangskoder i ephorte Det er overordnet leder som må melde inn ledere på lavere nivå 25

25 Praktisk opplæring i og tilgangsbestilling for ephorte Bestilling av roller og tilgangskoder samt brukerveiledning i ephorte for ledere: 26

26 Oppsummering Du har nå vært gjennom en innføring i arkivområdet Videre skal vi ta for oss lønnsområdet 27

27 2.2. BDMs oppgaver og ansvar innenfor lønnsområdet 28

28 Lønnsområdet De neste foilene tar for seg lover og plikter innenfor lønnsområdet, og hvordan BDM skal behandle lønn, sykefravær, reiseregninger, utgiftsrefusjoner m.m. 29

29 Ved UiO er lønns- og personalsystemet SAP det autoritative systemet for alle ansatte som skal ha tilgang til UiOs infrastruktur Den ansatte registrerer selv fravær, tilstedeværelse, reiser, overtid, adresse-endringer, bankinformasjon direkte i SAP via HR-portalen 30

30 Lover og plikter innen lønnsområdet Det er BDMs ansvar å påse at attestering og utbetalinger er i henhold til lover og plikter knyttet til: Lønn via ephorte Sykefravær og annet fravær - via HR-portal Reiseregninger og utgiftsrefusjoner - via HR-portal Overtid via HR-portal Statens personalhåndbok pkt. 3.2 (sph.dep.no) Hovedtariffavtalen 13 (sph.dep.no) 31

31 Ved ansettelser: FØRST ephorte så til Seksjon for lønn 1. BDM må godkjenne arbeidsavtale i ephorte som grunnlag for utbetaling av månedslønn. Det er viktig at personalkonsulenten har satt dokumentet på «flyt» til Seksjon for lønn. 2. Etter at BDM har godkjent dokumentet i ephorte vil Seksjon for lønn registrere den nytilsatte i SAP. 3. Først når den nytilsatte er registrert av Seksjon for lønn får personen tilgang til UiOs infrastruktur. 32

32 Fravær sykdom, permisjoner m.m. 1. Ansatte skal registrere sykemelding i HR-portalen og sende ferdig utfylt sykemelding i papirform til sin leder. 2. Det er BDMs ansvar å sørge for at papirversjonen av sykemeldingen sendes til Seksjon for lønn ved Fraværsgruppen. Dette er viktig for å få refusjon fra NAV. 3. Det er BDMs ansvar å godkjenne sykemeldingen i HR portalen forløpende iht foreliggende dokumentasjon (ferdig utfylt sykemelding. 4. Det er BDMs ansvar å godkjenne egenmeldinger fortløpende i HR-portalen. Egenmelding kan påvirke refusjons krav hos NAV. BDM bør ha kjennskap til reglene for egenmelding. 5. Det er BDMs ansvar å godkjenne søknad om ferie fra ansatte i HR-portalen. 6. BDM mottar e-post når det ligger saker til behandling i HR-portalen 33

33 Utleggsrefusjon Alle innkjøp ved UiO skal foretas via UiOs bestillingssystem Unntatt er: Reiser Abonnement hvor fakturabeløp varierer fra gang til gang Kjøp hvor faktura skal innom Lønningsseksjonen for innrapportering til skattemyndighetene (f.eks. undervisningstjenester fra enkeltmannsforetak) Kun i helt spesielle tilfeller kan utleggsrefusjon brukes ut over dette. I disse tilfellene er det samme prosedyre som ved dekning av reiseregning; godkjenning skjer i HR-portal 34

34 Hvordan godkjenne i HR-portalen Det er BDMs ansvar å kvalitetssikre: Navn på den som skal ha utbetalingen At beløpet er realistisk Valgt stedkode/enhet Prosjektkode NB! Hvis prosjektkoden er belastes basis 35

35 Praktisk opplæring i HR-portalen Du kan gjennomgå en egenopplæring som viser deg godkjenningsprosessene: Spørsmål om lønn, sykmelding og fravær kan rettes til: 36

36 Oppsummering Du har nå vært gjennom lover, regler og noe praktisk informasjon innenfor lønnsområdet. Videre skal vi gå inn på nærmere informasjon om anskaffelsesområdet. 37

37 2.3. BDMs oppgaver og ansvar innenfor anskaffelsesområdet 38

38 Anskaffelsesområdet De neste foilene tar for seg anskaffelsesområdet generelt, og BDMs ansvar og oppgaver innenfor anskaffelsesområdet spesielt 39

39 Anskaffelsesreglementet Alle som gjør innkjøp på vegne av UiO er underlagt Lov om offentlige anskaffelser: Styrende dokumenter: Prinsipper for anskaffelser perioden Serviceerklæring for innkjøpsfunksjonen Slik jobber vi i Seksjon for innkjøp (internt dokument) Interne retningslinjer for kontraktsinngåelse av konsernovergripende rammeavtaler Føringer for vurdering av sponsormidler og gaver til Universitetet i Oslo Alle styrende dokumenter (eksl. Internt dok.) finner du her: 40

40 Om rammeavtaler Rammeavtale er en avtale som fastsetter vilkårene for kontrakter og kjøp i en gitt periode Rammeavtaler inngås på bakgrunn av konkurranse i markedet og kan være inngått med en enkelt leverandør eller flere UiOs rammeavtaler skal benyttes ved alle innkjøp Eneste unntak er om du har et behov som ikke dekkes av en av de eksisterende rammeavtalene Det er BDMs ansvar å følge opp at alle ansatte forholder seg til rammeavtalene En oppdatert oversikt over rammeavtalene ved UiO finner du under «Avtalekatalog» her: 41

41 Anskaffelser utenfor rammeavtale grunnleggende regler Alle anskaffelser < NOK ex mva: skal konkurranseutsettes tilbud innhentet skal legges ved/knyttes til bestillingen i bestillingssystemet utføres av enhetenes innkjøpere 42

42 Anskaffelser utenfor rammeavtale hvem gjør hva? Alle anskaffelser > NOK ex mva: Utføres av Seksjon for innkjøp Unntatt for Eiendomsavdelingen og MatNat Alle anskaffelser > NOK ex mva: Utføres av Seksjon for innkjøp, bortsett fra for Eiendomsavdelingen, MatNat, OD, KHM og MEDFAK (har egne innkjøpere) Skal konkurranseutsettes Dokumenteres ved Forenklet anbudsprotokoll FØR bestilling sendes Du kan lese mer om gjeldende rutiner for anskaffelsesprosessene i linken under: 43

43 Hvilke kjøp skal gjøres i Bestillingssystemet? Alle innkjøp hvor en leverandør kommer til å sende en faktura til UiO skal utføres i bestillingssystemet Unntatt er: Reiser Fly og hotell bestilles via HRG Reiseoppgjør gjøres via HR-portalen Abonnement hvor fakturabeløp varierer fra gang til gang Kjøp hvor faktura skal innom Lønningsseksjonen for innrapportering til skattemyndighetene (f.eks. undervisningstjenester fra enkeltmannsforetak) Det er BDMs ansvar at bestillingssystemet benyttes ved egen enhet Din enhets rekvirent/innkjøper skal sørge for at riktig prosess for kjøpet gjennomføres (jfr tidligere foil) 44

44 Planer og plankjøp Det finnes en mulighet for delegering av budsjett til navngitte personer i Bestillingssystemet. Et slikt budsjett kalles en plan Planer er særlig praktisk i forhold til prosjektkjøp eller varekategorier med hyppige kjøp som for eksempel kontorrekvisita, bevertning, blomster etc. Det er personer med rollen «Innkjøper» i Bestillingssystemet som oppretter planer på vegne av BDM 45

45 BDMs oppgaver i Bestillingssystemet BDM skal godkjenne anmodninger. I dette ligger det å: Kvalitetssikre kontostreng Sjekke at bestillingsbeløp er realistisk Sjekke at kontrakt er knyttet til anmodningen 46

46 Det er BDM s ansvar å påse at det er hjemmel for disposisjonen det er budsjettmessig dekning for disposisjonen disposisjonen er økonomisk forsvarlig 47

47 Praktisk opplæring i Bestillingssystemet Du kan gjennomgå en egenopplæring som viser deg en godkjenningsprosess steg for steg Der kan du også se hvordan du godkjenner en plan 48

48 Oppsummering Du har nå fått en gjennomgang av det viktigste for en BDM innenfor anskaffelsesområdet. Til slutt i dette kurset skal vi ta for oss fakturabehandling. 49

49 2.4. BDMs oppgaver og ansvar innenfor fakturering 50

50 Fakturering Dersom bestilling samsvarer med faktura, vil fakturaen gå direkte til utbetaling etter at rekvirent/innkjøper har foretatt varemottak. I disse tilfellene vil det altså ikke komme faktura til godkjenning hos BDM. Faktura kommer til godkjenning hos BDM i disse tilfellene: Ved anleggs- eller utstyrsregistrering (eks: PC, kontormøbler) Ved kostnadssplitt (eks: der to institutt skal spleise på en vare) Ved avvik på mer enn kr. 300,- mellom bestilling og faktura Dersom faktura ikke er basert på en bestilling i bestillingssystemet BDM er ansvarlig for å følge opp fakturaer i fakturasystemet. 51

51 Praktisk For å få tilgang til bestillings- og fakturasystemet må du sende inn brukerskjema: Det finnes et e-læringsprogram for opplæring i godkjenning av fakturaer i fakturasystemet: 52

52 Kontaktpunkt: Spørsmål om lønn: Spørsmål om anskaffelser: Spørsmål om bestillingssystemet: Spørsmål om fakturasystemet: 53

53 Evaluering av kurset Vi vil gjerne ha dine innspill på hvordan vi kan forbedre oss, og ville satt pris på om du kunne fylle ut evalueringsskjema i linken: 54

54 Gratulerer! Du har nå gjennomført introduksjonskurs med en innføring i oppgaver og ansvar som tilligger BDM innenfor tilsettinger, anskaffelser, utgifter og dokumentkrav. Kurstilbudet for BDM er under utvikling, og det jobbes med å utarbeide kurs innenfor de ulike fagområdene til en BDM. Dette vil komme i tillegg til denne egenopplæringen. Ha en fin dag! 55