Innkjøp v / Elisabeth Lande. Mulighetenes Oppland

Transkript

1 Innkjøp v / Elisabeth Lande

2 Internkontroll innkjøp Månedlige stikkprøvekontroller (jan-mars samlet, deretter per måned) Årlige kontroller Oppfølging overordnet nivå (årsrapport) Elektroniske verktøy, ehandel og konkurransegjennomføringsverktøy Rådgivning og bistand (forebyggende)

3 Månedlige stikkprøvekontroller (jan-mars, deretter månedlig) Uttrekk fra regnskapssystemet, anskaffelser over kr ,- Forespørsel til attestant om hvordan anskaffelsen er foretatt og dokumentnummer for anskaffelsesprotokoll. Tilbakemelding fra attestant. Eventuell tilbakemelding fra innkjøp ved behov.

4 Reskontro nummer: Sjekk Reskontro navn: NINA Næring Kjelstad, Kristin Loe BELØP ,25 Reskontro nummer: Reskontro navn: Konkurranse eiendom VEIDEKKE ENTREPRENØR AS Lillehammer - nybygg og nyanlegg Rønning, Frode , Lillehammer - nybygg og nyanlegg Rønning, Frode ,00 Reskontro nummer: Reskontro navn: SYLJUÅSEN AS Rammeavtale EIENDOM Hoff, Morten Erik ,00 Reskontro nummer: Reskontro navn: VSS SOLUTIONS VALDRES Sjekk Sentraladministrasjonen - Investeringer Wærås, Vegard Brude ,00

5 Leverandør Faktura Beløp ink Attestant Tilbakemelding mva NINA ,25 Kjelstad, Kristin Dokumenter omkring denne anskaffelsen finner dere her: Saksnummer: Regional plan Lågen - forvaltningsplan Gudbrandsdalslågen Dokumentnr: 60 - Konkurransegrunnlag for kjøp av fiskeundersøkelse i Gudbrandsdalslågen Dokumentnr: 70 Åpningsprotokoll Lågen Dokumentnr: 71 Tilbud fiskeundersøkelse i Lågen fra NINA Dokument nr: 72 Avtale mellom NINA og OFK Fiskeundersøkelser i Lågen VSS SOLUTIONS VALDRES ,00 Solbakken, Jon Anskaffelsesprotokoll: Direktekjøp hos lokal leverandør som har utført tilsvarende spesialtilpassede løsninger for universell utforming i forbindelse med etablering av UU tilpasset gangbru mellom bygg 7 og 5.

6 Årlig kontroll Grunnlag: Leverandøroversikt for hver enhet. Forespørsel til hver enhet om hvordan anskaffelsene, med en samlet verdi over kr fra samme leverandør, er foretatt (unntak rammeavtaleleverandører). Forespørsel med tilbakemelding følges opp i dialogmøter.

7 EKSEMPEL Anskaffelse Tilbakemelding Ansk. Protokoll / Vurdering fra innkjøp AF Energi & Miljøteknikk Kr ,70 Anskaffelsesprotokoll mangler. Lillehammer Kommune Rengjøring, leie Kr ,- Opplandbygg ANS Kr ,- Bright Norway AS Kr ,- Ragn Sells Miljøsanering AS Kr ,- Åpen konkurranse med forhandling DOFFIN Åpningsprotokoll: 360prod02/locator.aspx?name=DMS.Document.Details.Simplifie d.2&module=document&subtype=2&recno=984833&verid= &AddBreadCrumb=2 Konkurransedokumenter, evaluering av tilbud og FR-sak finnes. Dette arbeidet defineres som egenregi innenfor EIOFFsamarbeidet. Opplandbygg ANS og Bright Norway AS (tidligere AVAB AS) er leveranser basert på prosjekt/totalentreprisekonkurranse om bygging av Hadeland vgs i 2008/2009. Gjelder riving av Grisfjøs på Storhove. Konkurranse er lyst ut på Doffin. Vurdering fra Innkjøp: Anskaffelsesprotokoll må skrives. Anskaffelsesprotokoll: Dok Vurderinger fra innkjøp: Egenregi i form av 27 samarbeid er uproblematisk ifølge fylkeskommunens jurist. Anskaffelsesprotokoll for totalentreprise Hadeland vgs. Anskaffelsesprotokoll er mottatt.

8 Innhold årsrapport innkjøp Andel kjøpt etter konkurranse innen ulike produktgrupper. «Beregnet» lojalitet til avtaler innen ulike produktgrupper.

9 Elektroniske verktøy, ehandel Bestillingssystem (ehandel) Prosjekt for oppstart av ny løsning (Visma) startet Sikrere rutiner (felles grensesnitt / oversikt over avtaleleverandører / avtalepriser) Godkjenning av bestilling før den sendes leverandøren Bedre mottakskontroll (bestilling / levering) Bedre fakturakontroll (bestilling / levering / faktura / pris) Bedre sporing av bestillinger (skriftlighet) Bedre statistikk / oversikt

10 Elektronisk verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) Sikrer at konkurranser gjennomføres i henhold til vedtatte prosedyrekrav. Obligatoriske dokumenter ( f. eks anskaffelsesprotokoll) blir generert i løsningen. Mulighet til gjenbruk av dokumenter. Gir oversikt over inngåtte avtaler, tilgjengelig for hele organisasjonen. Mulighet til å motta tilbud elektronisk.

11 Rådgivning og bistand Den enkelte enhet kan inngå avtaler for egen virksomhet og rammeavtaler på områder som ikke er inkludert i sentralt inngåtte avtaler. Alle ledere i fylkeskommunen har ansvar for at anskaffelsene på egen enhet følger vedtatt strategi, og at enheten innehar tilstrekkelig kompetanse på området. Innkjøpsteamet oppfordrer enhetene til å ta kontakt ved anskaffelser over kr Vi ønsker å involveres i prosessen.