Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende:

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 25/08 Rammeavtale vedlikehold, tilfluktsrom - valg av leverandør Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE Hva saken gjelder: Saken gjelder valg av leverandører for levering av vedlikeholdstjenester i offentlige tilfluktsrom til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. juni 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. AS Bergen Installasjon Rammeavtale vedlikehold, offentlige tilfluktsrom Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for vedlikeholdstjenester i offentlige tilfluktsrom. Kontrakten omfatter en rekke varierte oppgaver. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV- koden for hovedytelsen er Reparasjon og vedlikehold av elektriske og mekaniske bygningsinstallasjoner. Dermed klassifiseres det som en tjenestekontrakt av klasse 1 (Vedlikehold og reparasjon), og som en prioritert tjeneste. Den totale verdien av kontrakter innenfor fagfeltet er beregnet til ca kr eks. mva per år. Varigheten ble satt til i underkant av 2 år med opsjon for forlengelse årlig i ytterligere to år (1+1), altså potensielt nærmere fire år totalt. Total kontraktsverdi inklusiv opsjoner beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 8. april 2008 (BKB ). Ved fristens utløp 8. mai 2008 kl. 14:00, forelå det to tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2). Følgende leverandører leverte tilbud: 1 Klimateknikk AS 2 AS Bergen installasjon Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB, og begge leverandører ble godkjent, se tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Autorisasjon gr. L C HMS F Bemanningsoversikt G Referanseliste Nr Navn A B C D E F G Godkjent? 1 Klimateknikk AS OK OK OK OK OK OK OK Ja 2 AS Bergen installasjon OK OK OK OK OK OK OK Ja Side 2 av 5

3 Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene med utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Vekting med Tildelingskriterier utslag +/-10 % Pris 30 % Kvalitet 30 % Servicegrad 25 % Miljø 15 % Tabell 2: Vekting i konkurransegrunnlaget Vektene på underkriterier ble satt slik det fremgår av tabell 3 under. Maks Dokumentasjon p. PRIS 30 Timepriser 18 Ordinær 9 50% overtid 4 100% overtid Prisliste 3 Utrykning 2 Materiell 12 Enhetspriser 8 Påslag 4 KVALITET 30 Kompetanse CV 30 SERVICEGRAD 25 Responstid Beskrivelse av 20 Prioritet rutiner 5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Tilbudenes enhetspriser/påslagsprosenter samt kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Side 3 av 5

4 Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. PRIS AS Bergen Installasjon Klimateknikk AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Timepriser Ordinær 450/405/ /515/ % overtid 603/542/ /670/ % overtid 756/679/ /805/595 2 Utrykning Materiell Enhetspriser Påslag 10 % 4 30 % 1 KVALITET Kompetanse SERVICEGRAD CV elektromontør, 40 års erfaring. Mekanisk arbeid i fabrikk og anlegg. 20 års erfaring med tilfluktsrom, 10 år nødstrøm. Oversikt over øvrige spesialiteter personell 30 2 CV; fagbrev elektriker, servicetekniker. Hovedvekt på ventilasjon års erfaring 20 Responstid Døgnvakt, ca. 1 time 20 Døgnvakt, hast innen 3 t 15 Prioritet Prioritert 3 1. prioritet 5 MILJØ Miljøstyring Avfallsbehandling, håndtering av PCBholdig avfall. Gjenvinning hos grossist. 10 Avfall deponeres, spesialavfall. Gasser slippes ikke ut i friluft. Innkjøp av produkter fokus på fornybart materiale, jobbe mot sertifisering 15 SUM Tabell 4: Evaluering Side 4 av 5

5 KONKLUSJON Etter en samlet vurdering rangeres tilbudene etter mest fordelaktig slik: 1) AS Bergen Installasjon 2) Klimateknikk AS Det anbefales derfor å inngå kontrakt med AS Bergen Installasjon. Bergen, 15. mai 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Olav Andersen Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5