Rammeavtale smedarbeider og gjerdereparasjon. Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden.

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 26/08 Rammeavtale smedarbeider og gjerdereparasjon - Valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE Hva saken gjelder: Saken gjelder valg av leverandører for levering av tjenester innen smedfaget og gjerdereparasjon til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. juli 2008 til 30. juni 2010 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Solheim Gjerdenett AS Nattland Hage og Anlegg AS Nils J. Hansen & Sønn AS Rammeavtale smedarbeider og gjerdereparasjon Rammeavtale smedarbeider og gjerdereparasjon Rammeavtale smedarbeider og gjerdereparasjon Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 6

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for smedarbeider og gjerderparasjon. Rammeavtalen innbærer hovedsakelig større og mindre reparasjoner av gjerder, porter, rekkverk og lignende. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV- koden for hovedytelsen er , Oppsetting av gjerder, rekkverk og sikkerhetsutstyr. Derfor defineres det som en bygg- og anleggsanskaffelse. Varedelen av anskaffelsen er Gjerder, CPV-kode og sikkerhetsrekkverk CPV-kode Den totale verdien av kontrakter innenfor fagfeltet er beregnet til ca kr eks. mva per år. Varigheten ble satt til 2 år med opsjon for forlengelse årlig i ytterligere to år (1+1), altså potensielt fire år totalt. Total kontraktsverdi inklusiv opsjoner beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Det ble angitt som ønskelig å inngå rammeavtale med inntil tre leverandører. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi på 43,5 millioner for bygg- og anleggskontrakter, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble første gang utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 10 desember 2007 (BKB ). Ved fristens utløp 9. januar 2008 kl. 14:00, forelå det to tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll, side 1 (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1. Nattland Hage og Anlegg AS 2. Nils J. Hansen & Sønn AS Begge leverandørene manglet kvalifikasjonsdokumenter, bl.a. fagbrev for smed som er etterspurt. Ingen av leverandørene har personell med dette fagbrevet. Dermed måtte begge leverandørene avvises, og konkurransen totalforkastes. 31. mars 2008 ble konkurransen lyst ut på nytt, med kun små endringer i konkurransedokumentene. Ved fristens utløp 30. april 2008 kl. 14:00, forelå det denne gangen fire tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll, side 2 (Vedlegg 2) Side 2 av 6

3 Følgende leverandører leverte tilbud i andre runde: 1 Nattland Hage og Anlegg 2 Nils J. Hansen & Sønn 3 Solheim Gjerdenett AS 4 Staal & Smed AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB. Solheim Gjerdenett AS og Nils J. Hansen & Sønn AS manglet en skatteattest hver, og fikk en kort tilleggsfrist for å ettersende disse, i tråd med FoA Begge ettersendte de manglende attestene innen fristen, og ble dermed godkjente. Staal & Smed AS manglet alle kvalifiseringsdokumentene, og leverandøren ble dermed avvist, se BKSAK Nr Navn A B C D E F Godkjent? 1 Nattland Hage og Anlegg OK OK OK OK OK OK Ja 2 Nils J. Hansen & Sønn OK OK OK OK OK OK- Ja 3 Solheim Gjerdenett AS OK OK OK OK OK--- OK Ja 4 Staal & Smed AS Nei Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Vekting med Tildelingskriterier utslag +/-10 % Pris 45 % Kvalitet 20 % Servicegrad 20 % Miljø 15 % Tabell 2: Tildelingskriterier med vekting Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Poeng på alle underpunkter ble satt slik det fremgår av tabell 3 på neste side. Side 3 av 6

4 Maks Dokumentasjon p. PRIS 45 Timepriser 30 Ordinær 15 50% overtid 8 100% overtid 5 Prisliste Kjøring 2 Materiell 15 Påslag materiell 10 Påslag innleide 5 KVALITET 20 Kompetanse CV 20 SERVICEGRAD 20 Responstid Beskrivelse av 15 Prioritet rutiner 5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Underkriterier med poeng Tilbudenes enhetspriser/påslagsprosenter samt kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Side 4 av 6

5 Solheim gjerdenett AS Nils J. Hansen & Sønn AS Nattland Hage og Anlegg AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Timepriser Ordinær % overtid Ikke oppgitt , % overtid Ikke oppgitt Kjøring 4,2 2 Ikke oppgitt Materiell Påslag materiell 20 % 5 10 % % 10 Påslag innleide 20 % 3 Ikke oppgitt 0 10 % 5 KVALITET Kompetanse Ikke oppgitt 0 Lang erfaring innen bransjen, kurs CV, anleggsgartnere. I tillegg sveiser/platearbeider, erfaring fra aluminium 20 SERVICEGRAD Responstid Ikke oppgitt 0 Ikke oppgitt 0 Kort varsel, døgnservice 15 Prioritet Ikke oppgitt 0 Ikke oppgitt 0 Prioritert 5 MILJØ Miljøstyring Ikke oppgitt 0 Kildesortering, behandling av spesialavfall 12 Kildesortering, spesialavfall. Miljøbensin, organiske oljer. Policy. 15 SUM Tabell 4: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 3) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1) Nattland Hage og Anlegg AS (97 p.) 2) Nils J. Hansen & Sønn AS (63 p.) 3) Solheim Gjerdenett AS (21 p.) Det ble vurdert som optimalt å ha tre leverandører. Den lave poengsummen til Solheim Gjerdenett AS er hovedsakelig på grunn av et mangelfullt tilbud der mye dokumentasjon på tildelingskriteriene mangler, ikke fordi de oppfattes som svært dårlige på noen av punktene. På Side 5 av 6

6 grunn av et ønske om tre leverandører, anbefales det derfor å inngå kontrakter med Nils J. Hansen og Sønn AS, Nattland Hage og Anlegg AS og Solheim Gjerdenett AS. Bergen, 20. mai 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Eivind Fjelltveit Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 6 av 6