Åpen anbudskonkurranse konkurransegrunnlag

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: Fredag 21. februar 2014 kl.12.00

2 Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsen gjelder Kontraktens varighet Kontraktens omfang Forbehold fra oppdragsgiver KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER Generelt om kravene Dokumentasjonen Lovpålagte krav Andre krav LEVERANSEBESKRIVELSE Generelt om leveransebeskrivelsen Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Indeksregulering Leveringsbetingelser TILDELINGSKRITERIER Generelt om tildelingskriterier Hovedkriteriet for valg av tilbud ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN Regelverk Konkurranseform Endring av konkurransegrunnlaget Avklaringer Forbehold Alternative tilbud Tilbakekalling og endring av tilbud Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Avlysing av konkurransen Kostnad med deltakelse i konkurransen Språk Innstilling på kontraktstildeling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING Generelt om tilbudet Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudets form Tilbudsfrist og leveringssted Tilbudets vedståelsesfrist VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Kontaktperson hos oppdragsgiver... 9 Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsforside Vedlegg 2: Kravspek. del 1 Tjenestenivå Vedlegg 3: Kravspek. del 2 Tekniske krav Vedlegg 4: Standard skjema for HMS-egenerklæring Vedlegg 5: Egenmeldingserklæring for etterlevelse av ILO-konvensjon Vedlegg 6: Generelle avtalevilkår BKF Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 4 Tilbudsfrist Onsdag 21. februar 2014 kl Evaluering av tilbud Uke 9-11 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. uke 12 Karensperiode / klagefrist virkedager Kontraktsinngåelse Ca. 15. april 2014 Vedståelsesfrist 30. juni 2014 Side 2 av

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kirkelige fellesråd (BKF), med unntak av Akasia og Akasia Barnehagene. BKF skal være et tilgjengelig og profesjonelt serviceorgan for menighetene i Bergen og en god arbeidsgiver for sine ansatte. BKF skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomheten i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst i DOFFIN ( Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder BKF ønsker tilbud på leie av multifunksjonsskrivere, som inkludere service og en klikkpris. Oppdragsgiver har valgt å benytte tre ulike produkter for å dekke sine behov for utskrift og skann av dokumenter: Produkt 1: ca. antall 5 - A4. Produkt 2: ca. antall 27 A3 MFP. Produkt 3: 1 stk. - A3 MFP m/ høyt volum. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 2 år. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Opsjon vil automatisk bli benyttet dersom oppdragsgiver ikke varsler leverandør 30 dager før utløpet av avtaleperioden/opsjonsperioden. Dersom oppdragsgiver utøver opsjon skal avtalen forlenges på de samme vilkår og betingelser som følger av nærværende avtale. 1.5 Kontraktens omfang For BKF vil omfanget være ca ,- i året. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca ,-. Samtidig med denne kontrakten lyses det ut konkurranse MFP for Akasia (som også er under Bergen kirkelige fellesråd). Total kontraktsverdi inkl. opsjoner er ca ,- Tallene er basert på de siste 2 årene, og er kun veiledende. 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, Akasia og Bergen kirkelige fellesråd sine aktiviteter og/eller organisasjon. Side 3 av

4 2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg 4) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 2.4 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter Kompetanse og erfaring Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Kredittrating fra et anerkjent selskap, f.eks. Dun & Bradstreet. Referanseskjema Leverandør skal legge ved en referanse oversikt, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert verdi, Side 4 av

5 tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser fra de siste tre år, både referanser tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjon Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILOkjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden. Egenerklæring ILO-kjernekonvensjon (vedlegg 5) Leverandørenes status innen dette emnet kan bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Rutiner for miljøstyring Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport, kjemikaliehåndtering og innkjøp. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. 3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. 3.2 Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Se vedlegg, Kravspek del 1 Tjenestenivå og Kravspek del 2 Tekniske krav. 3.3 Indeksregulering Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje med grunnlag i avtalt indeks for november Side 5 av

6 3.4 Leveringsbetingelser Leveres fritt Bergen, incoterms DDP. Leveringssted avtales nærmere ved bestilling. 4 Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av tilbud Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet og service 60 % Pris 40 % SUM 100 % Kvalitet og service Her vil vi vurdere leverandørs besvarelser for tjenestenivå og tekniske krav, og eventuell egen beskrivelse. Dokumentasjon: Beskrivelse oppgitt i dokumentene kravspek. 1 og 2 og evt. annet innlevert materiell Eksempel Pris Dokumentasjon: Priser oppgitt i Excel ark kravspek del 2 tekniske krav. Oppdragsgiver kan bare evaluere levert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at levert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Side 6 av

7 Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 5.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA (1) Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA (2) Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være dager fra dato for Side 7 av

8 kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. I tillegg er det ønskelig at det vedlegges en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Av miljøhensyn kan dokumentasjonen av kvalifikasjonskravene leveres kun på en minnepenn. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til kravspesifikasjon og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. Side 8 av

9 6.3 Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: BKF - Rammeavtale MFP Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA (1) b. 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: Fredag 21. februar 2014 kl Dokumentene skal enten leveres eller sendes til: Akasia v/joy Frantzen Bjørns gate Bergen (Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til 30. juni Viktig praktisk informasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Akasia vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedrørende produktet/tjenesten: Kontaktperson: Svein Olav Hannisdal Telefon: / E-postadresse: SveinOlav.Hannisdal@bergen.kirken.no Vedrørende konkurransen: Kontaktperson: Joy Frantzen Telefon: / E-postadresse: Joy.Frantzen@akasia.no Side 9 av