RAMMEAVTALE PÅ ELEKTROTJENESTER TIL ASKØY KOMMUNE. Tilbudsfrist : Mandag 31. januar 2011 kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE PÅ ELEKTROTJENESTER TIL ASKØY KOMMUNE Tilbudsfrist : Mandag 31. januar 2011 kl Endring i punkt 3.4 Andre krav: merket med gult Side 1 av 13

2 Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS VARIGHET KONTRAKTENS OMFANG FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM AVKLARINGER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN SPRÅK KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD: OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER GENERELT OM KRAVENE DOKUMENTASJONEN LOVPÅLAGTE KRAV ANDRE KRAV LEVERANSEBESKRIVELSE GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN TJENESTEBESKRIVELSE ANDRE YTELSER BESTILLING/ELEKTRONISK HANDEL FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER PRISFORMAT - KOMMERSIELLE BETINGELSER TILDELINGSKRITERIER Side 2 av 13

3 5.1 GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN UNDERKRITERIER VED "ØKONOMISK MEST FORDELAKTIG" TILBUD KONTRAKTSVILKÅR GENERELT OM KONTRAKTSVILKÅR SPESIELLE VILKÅR KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING GENERELT OM TILBUDET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER TILBUDSFORSIDE TILBUDSBREV TILBUDSDOKUMENTENE BROSJYREMATERIELL ETC TILBUDETS FORM TILBUDSFRIST INNLEVERINGSSTED LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE) TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSKONFERANSE KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE FAGLIGE SPØRSMÅL Vedlegg: Vedlegg I: Kravspesifikasjon Vedlegg II: HMS-egenerklæring Vedlegg III: Tilbudsforside Vedlegg IV: Prisskjema Vedlegg V: Utkast kontraktsdokument Vedlegg VI: Standard vilkår håndverkstjenester Side 3 av 13

4 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Askøy kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Eiendomsavdelingen. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 17/ ( Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Rammeavtale på kjøp av elektrotjenester sterk- og svakstrøm, inntil kr ,- pr. bestilling innenfor drift. Oppdragsgiver kan om ønskelig også benytte seg av rammeavtalen for anskaffelser over denne verdien, samt for anskaffelser som er relatert til investering i utbyggingsprosjekt. 1.4 Kontraktens varighet Kontraktens varighet er 2 år. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Dersom oppdragsgiver ikke varsler om oppsigelse senest 6 måneder før utgangen av inneværende avtaleår, løses opsjonen automatisk inn. 1.5 Kontraktens omfang Askøy kommune forvalter samlet ca m2 eiendomsmasse. Eiendomsmassen består hovedsakelig av formålsbygg og boligbygg og kommunaltekniske installasjoner. Oppdragsgiver anskaffer for ca. Kr 2. mill pr. år. Totalt ca. Kr. 8. mill. Dette er basert på regnskapstall som også inkluderer bestillinger over kr , Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og III Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Side 4 av 13

5 Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen gitt i pkt.7.4. b) Oppdragsgiver vurderer først kvalifikasjonskravene. c) Deretter vil de innkomne tilbudene bli vurdert. d) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den leverandøren som har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA e) En bør påregne minst 4 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagetid. 2.2 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 2.4 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.5 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.6 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring (det siste kun ved tjenestekjøp), jf. FOA 11-10(1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). Side 5 av 13

6 2.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11(1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11(2) Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet skal skrives på norsk Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg er beskrevet i innholdsfortegnelsen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert. 3.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 2.3 og pkt. 2.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må i så fall kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til oppfyllelse av HMS Side 6 av 13

7 Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS egenerklæring, se vedlegg III. 3.4 Andre krav Krav til leverandørens virksomhet Leverandører skal være lovlig etablert virksomhet. Norske leverandører som er foretak, skal levere firmaattest. Utenlandske leverandører leverer attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister i sitt hjemland. Krav til selskapets soliditet Leverandør må ha god økonomisk stilling i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Dun & Bradstreet sin rating A, eller tilsvarende Eller Godkjent årsregnskap fra de siste 3 år som viser at leverandøren har en sunn økonomi. Krav til selskapets størrelse og ledelsens erfaring. Det kreves at firmaet har stor nok kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Oversikt over firmaets organisasjonsplan og CV på firmaets ledelse. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Krav til erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har erfaring fra lignende oppdrag Leverandør må oppgi de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Herunder skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse, samt kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Krav til autorisasjon Det kreves at leverandøren eller dennes underleverandør har nødvendige godkjenninger for utføring av reparasjoner og vedlikehold av elektriske anlegg og svakstrømsinstallasjoner. Leverandør må legge ved nødvendige godkjenninger og kvalifikasjoner. Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2008 sertifikat eller tilsvarende, kan dette vedlegges. Side 7 av 13

8 Ivaretakelse av miljø Det kreves systemer og rutiner som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport og farlig avfall. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Krav til miljøstyring. Tilbyder bes beskrive hvilken miljøprofil og holdning de har i forhold til sin virksomhet, for eksempel konkrete tiltak som opprydding, behandling av farlige stoffer osv. Det bes redegjort for eventuelle sertifikater, miljøsertifisering etc. 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare/tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt Tjenestebeskrivelse Det vises til vedlagte kravspesifikasjon, vedlegg I 4.3 Andre ytelser 4.4 Bestilling/elektronisk handel Bestilling fra Askøy kommune (AK): Det tas forbehold om at Askøy kommune vil iverksette elektronisk handel vedr. kjøp av/betaling for varer og tjenester. Dette vil kunne skje på et senere tidspunkt. 4.5 Fakturering Faktura til Askøy kommune (AK): Fakturaer sendes på papir, merket med ressursnummer til felles fakturaadresse: Askøy kommune FAKTURAMOTTAK Postboks Kleppestø Samsvarserklæringer og annen FDV-dokumentasjon skal ikke vedlegges faktura, men sendes direkte til oppdragsgivers representant Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Side 8 av 13

9 Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer). I tråd med det som er beskrevet om elektronisk handel under punkt 4.4, forbeholder Askøy kommune seg rett til å motta alle fakturaer elektronisk og til å kreve efaktura levert på nærmere spesifisert format i løpet av avtaleperioden. 4.6 Betalingsbetingelser Det vises til vedlagte utkast til kontraktsdokument, vedlegg V. 4.7 Prisformat - kommersielle betingelser Det vises til vedlagte utkast til kontraktsdokument, vedlegg V. Side 9 av 13

10 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne (se pkt.2) som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår under i pkt.5.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 5.3 Underkriterier ved "økonomisk mest fordelaktig" tilbud I vurderingen av det "økonomisk mest fordelaktige tilbudet" vil følgende underkriterier bli vurdert: Tildelingskriterier Pris % Kompetanse % Oppgaveforståelse 15 Responstid 15 Nærmere om det enkelte kriterium som må dokumenteres i leveransebesvarelsen: Kompetansen til de av tilbyderens ansatte eller underleverandørenes ansatte som er avsatt til dette oppdraget. (NB! Ikke bruk samme personer som under kvalifikasjonskriteriet). Responstid: Lavere responstid enn maksimumskrav på 90 min. blir premiert. Oppgaveforståelse: Tilbyder sin evne til å tydeliggjøre tjenesten i leveransebeskrivelsen. 6 Kontraktsvilkår 6.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. 6.2 Spesielle vilkår Det vises til kontraktsvilkår som fremkommer i vedlagte kontrakt, vedlegg II, herunder: Side 10 av 13

11 7 Krav til tilbudets form og innlevering 7.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i from av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 1 kopi av tilbudet. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.14). 7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforsiden (ref. vedlegg III) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt Tilbudsforside, jf. pkt og vedlegg III. 3. Kvalifikasjonsdokumenter. a. Skatteattester. b. HMS-egenerklæring, vedlegg II c. Firmaattest d. Andre kvalifiseringsdokumenter, jf. pkt Leveransebesvarelse. 5. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. Side 11 av 13

12 7.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på følgende måte (ref også pkt.7.2.3; (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: Rammeavtale elektrotjenester Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale elektrotjenester 7.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: Mandag 31. januar 2011 kl Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 7.6, før utløpet av fristen. 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen, jf. pkt Leveringsadresse (kontoradresse) Askøy kommune Rådhuset, sentralarkivet v/hovedinngang Klampavikvegen Kleppestø 7.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.8 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 2. mai Viktig praktisk informasjon 8.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Side 12 av 13

13 Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 8.2 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse i Rådhuset på Kleppestø mandag 10. januar 2011 kl Påmelding innen 6/ til: maho@askoy.kommune.no 8.3 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Marianne Holm, Innkjøpsrådgiver Telefon: E-postadresse: maho@askoy.kommune.no 8.4 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende faglige spørsmål Bjørn Olsen, Mobil: E-postadresse: bjorn.olsen@askoy.kommune.no Kleppestø, 17/ Marianne Holm Side 13 av 13