KONKURRANSEGRUNNLAG. åpen anbudskonkurranse. Rammeavtale. Planter til gravplassene i Bergen

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG åpen anbudskonkurranse Rammeavtale Planter til gravplassene i Bergen Tilbudsfrist: Tirsdag 7. januar 2014 kl.12.00

2 Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsen gjelder Kontraktens varighet Kontraktens omfang Antall leverandører Forbehold fra oppdragsgiver KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER Generelt om kravene Dokumentasjonen Lovpålagte krav Andre krav LEVERANSEBESKRIVELSE Generelt om leveransebeskrivelsen Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Prisformat kommersielle betingelser Leveringsbetingelser TILDELINGSKRITERIER Generelt om tildelingskriterier Hovedkriteriet for valg av tilbud ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN Regelverk Konkurranseform Endring av konkurransegrunnlaget Avklaringer Forbehold Alternative tilbud Tilbakekalling og endring av tilbud Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Avlysing av konkurransen Kostnad med deltakelse i konkurransen Språk Innstilling på kontraktstildeling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING Generelt om tilbudet Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudets form Tilbudsfrist og leveringssted Tilbudets vedståelsesfrist VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Tilbudsforside Standard skjema for HMS-egenerklæring Prisskjema Generelle avtalevilkår for Akasia Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / TED Uke 46 Tilbudsfrist Tirsdag 7. januar 2014 kl Evaluering av tilbud Uke 2-3 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. uke 3 Karensperiode / klagefrist virkedager Kontraktsinngåelse Ca. uke 5 Vedståelsesfrist 31. mars 2014 Side 2 av

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Vi er en del av Bergen kirkelige fellesråd, og skal ivareta noen av områdene som i henhold til Kirkelov og Gravferdslov er lagt til fellesrådet. Våre primæroppgaver er utvikling, bygging, drift, vedlikehold og forvaltning innenfor områdene eiendom, barnehage og gravferd. Vi skal være en profesjonell forvalter og en dyktig utbygger av kirker og gravplasser og en kompetent eier og drifter av våre barnehager. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst i DOFFIN ( og TED ( Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Akasia har som overordnet mål at gravplassene i kommunen skal være velstelte funksjonelle og vakre. De som er ansvarlig for graven, har rett og plikt til å vedlikeholde dem. For å nå vårt mål, tilbyr vi avtale om stell av graver til pårørende som ikke evner eller har anledning til å stelle gravene selv. I den forbindelse ønsker Akasia å anskaffe vår/sommerblomster til gravene, og gran og mosekrans for dekke og pynt om vinteren. I tillegg ønsker vi tilbud på p-jord og gjødsel. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 2 år. I tillegg skal Akasia ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Opsjon vil automatisk bli benyttet dersom Akasia ikke varsler leverandør 30 dager før utløpet av avtaleperioden/opsjonsperioden. Dersom oppdragsgiver utøver opsjon skal avtalen forlenges på de samme vilkår og betingelser som følger av nærværende avtale. 1.5 Kontraktens omfang Leveransen omfatter i alt ca. kr 1,4 mill. eks mva. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca. 5,6 mill. eks. mva. 1.6 Antall leverandører Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale med en leverandør for hele anskaffelsen. Side 3 av

4 1.7 Forbehold fra oppdragsgiver Planter til gravplassene i Bergen Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, Akasia og Bergen kirkelige fellesråd sine aktiviteter og/eller organisasjon. Deler av bestilling av produktene til vårplantingen 2014 er tatt ut av anskaffelsen. Dette på grunn av at kontrakten tidligst vil bli tildelt i medio januar, som kan bli for sent for bestilling/planlegging av vårplanting. 2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg 2) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon Side 4 av

5 2.4 Andre krav Krav Soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter Kompetanse og erfaring Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon: Kredittrating fra et anerkjent firma, f.eks. Dun & Bradstreet Referanseoversikt Leverandør skal legge ved en referanse oversikt, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser, både referanser som tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Rutiner for miljøstyring Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Rutiner for kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport, kjemikaliehåndtering og innkjøp. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, kan dette vedlegges. Side 5 av

6 3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. 3.2 Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Kvalitet Et av Akasia sine mål er at graver som vi har stellavtale på skal skille seg ut med blomsters prakt og frodighet. Vi ønsker derfor planter av topp kvalitet som gir grunnlag for å oppnå dette målet. Plantene skal leveres i minimum 8 cm (firkant), alternativ 9 cm (rund) rotemballasje som gir god beskyttelse mot uttørking og lys. Plantene skal ved levering: Være i god rotvekst For sorten ha en normal størrelse og utvikling Være fri for sykdommer og skadedyr Være i blomstring / begynnende blomstring, med åpne blomster. Ha gjennomrotet jordklump Være godt gjennomfuktig Kvantum: Det ønskes pristilbud på følgende sorter og kvantum. Oppgitt kvantum er ca. tall. Stemor (småblomstra) stk. Knollbegonia stk. Isbegonia stk. Lobelia 280 stk. Fuchsia 200 stk. Sølvkrans stk. Påskeliljer (tete a tete) stk. Lyng (Garden Girl) stk. Mosekranser 900 stk. Edel gran 20 tonn P jord sekker à 80 liter Akasia forbeholder seg retten til å justere mengden med +/- 10 %. Sorter og fargevalg: Stemor - Utav totalen må 60 stk. være rød (disse skal leveres til Nygård krg. før 1. mai) ellers assorterte farger. Knollbegonia assorterte farger. Isbegonia assorterte farger. Lobelia blå. Mosekransene ferdig pyntet. Fin topp mose (reinlav). Gran edelgran lite ved med tett og fint granbar. Side 6 av

7 Kvalitetskontroll: Oppdragsgiver skal kunne besiktige produksjonene ca. 2 uker før levering i april og i juni av sommerblomster Kvalitetskontroll vil bli foretatt ved levering. Vare som eventuelt ikke oppfyller kvalitetskrav gitt i beskrivelse og ellers holder anerkjent standard vil bli avvist og returnert. Leverandør som ikke er produsent er forpliktet til å følge opp kvalitet i produksjon. Varen er først levert når den er, etter øyesyn og stikkprøver, godkjent ved teamleder/ avd. leder ved signatur. Av praktiske grunner vil oppdragsgiver likevel forholde seg retten til å senere å reklamere på leveransen dersom det viser seg at den inneholder avvik som er vanskelig å oppdage ved mottakskontrollen. 3.3 Prisformat kommersielle betingelser Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje med grunnlag i avtalt indeks for november Den pris som tilbys skal være fast pris fritt levert gravplassene i Bergen. Prisen skal også innbefatte : Lossing av varer på gravplassen Rotemballasje og anna emballasje Henting / retur av traller (CC Container) 3.4 Leveringsbetingelser Varene skal leveres i de sorter, størrelser, som det fremkommer i tilbudet. Leveransen skal merkes med gravplassens navn. Pakksedler skal følge hver levering. Levering til 27 gravplasser i Bergen Kommune. Plantene skal være mottatt leveringsstedet mellom kl og hverdager. Blomstertraller hentes av leverandør senest 1 uke etter levering eller etter nærmere avtale med den enkelte bestiller. Det skal leveres planter i lik størrelse i brettene, ulik høyde på planter i samme brett skal ikke forekomme. Emballasje Alle potteplanter leveres i plastbrett med eller uten dreneringshull. Papp emballasje godtas ikke. Varen skal leveres: I egnet rotemballasje I kasser/ brett Feil og mangelfull leveranse Ved feil levering, samt ved levering av planter som ikke tilfredsstiller kvalitetskravene, kan oppdragsgiver forlange retur av planter og at leverandør leverer opprinnelig bestilt kvalitet og mengde innenfor ny frist, angitt av oppdragsgiver. Feil ved produksjon. Ved eventuelt feil/skader i produksjonene skal leverandør omgående gi beskjed til oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver kan kreve varen anskaffet fra annen leverandør. Dersom ikke beskjed gis, kan oppdragsgiver kreve erstatning for merkostnader i forbindelse med å anskaffe varen fra en annen leverandør. Størrelse på kjøretøy Ved transport av planter/varer til gravplassen skal det benyttes varebiler med størrelse tilpasset gravplassene for å hindre ødeleggelser på vegetasjon og gressbakker. Det forutsettes at leverandør har gjort seg kjent med de stedlige forholdene på leveringsstedene. Side 7 av

8 Leveringen skal til gravplasser i Bergen Kommune. Leveransen av edelgran og p-jord må leveres i bil med lift. Om det må til en omlessing av varen er det leverandør som må stå for den utgiften. Leveringstidspunkt Leveringstidspunkt kan variere noe fra år til år. Endelig antall og tidspunkt sendes leverandør ca. 1 uke før levering. P jord februar /mars Påskeliljer ca. uke Småblomstra stemor ca. uke Sommerblomster ca. uke Lyng ca. uke 37 Vinterdekking ca. uke Kranser ca. uke Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av tilbud Lavest pris Oppdragsgiver kan bare evaluere innlevert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at innlevert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og III. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 14 1 (1). Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). Side 8 av

9 5.4 Avklaringer Planter til gravplassene i Bergen Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne, vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2). 5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA (2) Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått. Side 9 av

10 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Planter til gravplassene i Bergen I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat i ett eksemplar og med originale signaturer. I tillegg er det ønskelig at det vedlegges en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal: Være signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Inneholde nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til leveransebeskrivelse og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. Side 10 av

11 6.3 Tilbudets form Planter til gravplassene i Bergen Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: Planter til gravplassene. 6.1 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for innlevering av tilbud er satt til: Tirsdag 7. januar 2014 kl Dokumentene skal enten leveres eller sendes til oppdragsgivers adresse: Akasia v/joy Frantzen Bjørns gate Bergen (Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). 6.2 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til 31. mars Viktig praktisk informasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedrørende produktet/tjenesten: Kontaktperson: Gro Hauge Telefon: / E-postadresse: Gro.Hauge@akasia.no Vedrørende konkurransegrunnlaget: Kontaktperson: Joy Frantzen Telefon: / E-postadresse: Joy.Frantzen@akasia.no Side 11 av