Åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag. Rammeavtale for anskaffelse av stillas. Tilbudsfrist: Mandag 22.februar kl 1100

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Rammeavtale for anskaffelse av stillas Tilbudsfrist: Mandag 22.februar kl 1100

2 Innholdsfortegnelse: OPPDRAGET Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsen gjelder Kontraktens varighet Kontraktens omfang Forbehold fra oppdragsgiver... 5 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER Generelt om kravene Dokumentasjonen Lovpålagte krav Andre krav... 6 LEVERANSEBESKRIVELSE Generelt om leveransebeskrivelsen Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Prisformat kommersielle betingelser... 7 TILDELINGSKRITERIER Generelt om tildelingskriterier Hovedkriteriet for valg av tilbud... 8 ANSKAFFELSESPROSEDYREN OG REGLER FOR KONKURRANSEN Regelverk Konkurranseform Endring av konkurransegrunnlaget Avklaringer Forbehold Tilbakekalling og endring av tilbud Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Avlysing av konkurransen Kostnad med deltakelse i konkurransen Språk Innstilling på kontraktstildeling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Lønns- og arbeidsvilkår KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING Generelt om tilbudet Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudets form Tilbudsfrist og leveringssted Tilbudets vedståelsesfrist VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Kontaktperson hos oppdragsgiver Side 2 av

3 Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsforside Vedlegg 2: Standard skjema for HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: Generelle avtalevilkår Akasia Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Tilbudsfrist Evaluering av tilbud Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Karensperiode / klagefrist 10 virkedager Kontraktsinngåelse 9. mars 2016 Vedståelsesfrist 1. april 2016 Side 3 av

4 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia Kirke og Gravplass as på vegne av Bergen kirkelige fellesråd (BKF). Avtale skal inngås med BKF. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Akasia er barnehageaktør og -utvikler og eiendomsforvalter og -utvikler primært av kirkebygg og gravplasser. I tillegg driver Akasia et regnskapskontor. Vi ivaretar viktige samfunnsoppgaver og bringer kulturarven videre, gjennom komplette og profesjonelle fagmiljø med fokus på kvalitet og service. Eiendomsseksjonen hos Akasia har gjennom sine nærmere 130 medarbeidere et komplett fagmiljø innenfor nybygg, nyanlegg, rehabilitering, vedlikehold og drift. Våre 15 avdelinger omfatter ulike fagområder innen eiendomsforvaltning, prosjektering, prosjekt- og byggeledelse, renhold og drift samt de viktigste bygg- og anleggsfagene. Vi har drift og vedlikeholdsansvar for 27 gravplasser og 70 bygg, herav 34 kirker, 5 kapell og 20 barnehager. I tillegg reiser vi nye bygg og opparbeider nye anlegg. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst i DOFFIN ( 1.3 Anskaffelsen gjelder Konkurransen er utlyst å dekke BKF og derunder Akasia Kirke og Gravplass sitt behov for innleide stillas, byggegjerder, letthus og tilhørende produkt for eiendomsseksjonens eget arbeid. Til dette arbeidet vil vi trenge varierende mengde stillas, med tilhørende nevnte produkter som vil leies over varierende lengde, alt etter vedlikeholdsoppgavenes omfang. Det vil i noen tilfelle med behov for stillas over lengre tidsrom bli lyst ut egne kjøpsavtaler for disse prosjektene. Det enkelte prosjekt innenfor denne rammeavtalen vil foreta avrop i henhold til denne utlysingen, og påfølgende kontrakt. Det vil være av stor betydning for oss å velge firma som kan dokumentere komplekse stillasoppdrag, og som er i stand til å levere utstyr i forbindelse med anleggsvirksomhet. Det er en forutsetning at leverandør utfører arbeidet i henhold til enhver tids gjeldende lover og regler. Leverandør skal ha HMS ansvar for egne arbeider, men samtidig rette seg etter de regler som gjelder på byggeplass. Mange av våre kirkebygg er automatisk fredet (Kulturminneloven 4), det samme gjelder kirkegården rundt kirken. Det er ikke gitt tillatelse til inngrep i grunnen i forbindelse med rigg og stillas. Alle endringer eller inngripen i eksisterende bygningsmasse, eller inngrep i grunnen krever dispensasjon fra Kulturminnelovens bestemmelser. Riksantikvaren har fattet vedtak om dispensasjon for de arbeider som er beskrevet i dette anbudsdokumentet, men innfesting av stillaset ligger det særlige restriksjoner på. Entreprenøren plikter å sette seg inn i Kulturminnelovens bestemmelser, og se til at arbeider ikke kommer i strid med lovverk og beskrivelse. Bygget og grunnen rundt bygget er altså beskyttet av kulturminneloven, og det blir derfor stilt strenge restriksjoner fra riksantikvaren for arbeidene som skal utføres. Alle entreprenører pålegges derfor ansvar i h.t. kulturminneloven. Side 4 av

5 Avrop etter denne utlysningen blir kun bestilt med beskrivelse av funksjon og behov, det er derfor opp til entreprenøren å tilby hensiktsmessige og gode løsninger som tar vare på de krav som stilles både fra tiltakshaver, lover og forskrifter. Entreprenøren har således ansvaret for detaljutforming og dimensjonering av stillaset basert på det stillassystemet han velger å benytte og måten han planlegger å gjennomføre arbeidene. Generelle offentlige regler og krav og normer for slike konstruksjoner fra arbeidstilsynet skal gjelde og etterkommes. Entreprenør skal stå som ansvarlig prosjekterende og utførende for stillaset. Et hvert avrop skal prises separat, men med utgangspunkt i prisskjema vedlegg 3 Lovpålagt opplæring av brukere av stillas skal være inkludert i leieprisen. Det samme skal befaring og prosjektering av stillasløsninger være. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 2 år. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Opsjon vil automatisk bli benyttet dersom oppdragsgiver ikke varsler leverandør 30 dager før utløpet av avtaleperioden/opsjonsperioden. Dersom oppdragsgiver utøver opsjon skal avtalen forlenges på de samme vilkår og betingelser som følger av nærværende avtale. 1.5 Kontraktens omfang Behovene vil variere i takt med vedlikeholdsbehovene, og vedlikeholdsplaner. Vi anslår årlig kostnader til å være mellom kr ,- og ,- eks mva. 1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, Akasia og Bergen kirkelige fellesråd sine aktiviteter og/eller organisasjon. Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 1.7 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Side 5 av

6 1.9 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt og mva Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg 02) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 1.10 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Dokumentasjon: Årsregnskap siste 2 år Inkl. styrets beretning Inkl. revisorerklæring Evt. annen relevant dokumentasjon Gjennomføringsevne, Kompetanse og erfaring Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov Lønns- og arbeidsvilkår På forespørsel må valgte leverandør kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Leverandør skal legge ved en referanse oversikt, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert verdi. Bekreftelse på at lønns- og arbeidsvilkår følger gjeldene tariffavtale. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. Side 6 av

7 Leveransebeskrivelse 1.11 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Avtalen omfatter rullestillas, lettstillas og tungstillas. Her vil det i pristabellen angis en kvadratmeterpris på korttids- og langtidsleie. Dette fordi stillas ofte blir stående med hensikt å tørke ut bygningsdeler uten at det pågår arbeider i stillasene. Vi forutsetter at dette vil påvirker leieprisen. Prisen vil bli en avregningspris med basis i det enkelte prosjekt. Inn i leiebeløpet skal det inngå befaring og prosjektering av stillas. Opplæring av brukere av stillas skal inngå i leiepris, det samme skal periodisk kontroll av stillas. I prisskjema skal det også oppgis kostnad med montering og demontering av en gitt mengde kvadratmeter, som skal danne grunnlag for avregningspris på det enkelte avrop. Transport til og fra byggeplass skal inngå i disse prisene. I tillegg skal det angis en timepris for arbeid med ombygginger, endringer osb. Til slutt vil avtalen omfatte tak over tak løsninger, presenninger og sikringer. Her skal det angis en % sats på rabatt i forhold til gjeldende prismatriser hos leverandøren på montasje og leie. For noen prosjekt sin del vil BKF/Akasia ha eget stillas. Det skal oppgis en timepris på prosjektering, montasje, kontroll og oppfølging av disse Prisformat kommersielle betingelser Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje med grunnlag i avtalt indeks for Side 7 av

8 Tildelingskriterier 1.14 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget Hovedkriteriet for valg av tilbud Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet Her vektlegges beskrivelse av: 20% Oppgaveforståelse for arbeid med stillas i tilknytning til kirkebygg, avgitt i tilbudsbrevet Vurdering av beskrivelse av det mest relevante referanseprosjektet oppgitt av leverandør. Beskrivelse av brukeropplæring Pris Følgende vil bli vektlagt: Pris oppgitt i tilbudsskjema 60% Service Følgende vil bli vektlagt: Tilbudt responstid fra avrop til befaring Tilbudt leveringstid fra bestilling til oppstart montasje 20% SUM 100 % Oppdragsgiver kan bare evaluere levert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at levert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. Side 8 av

9 Anskaffelsesprosedyren og regler for konkurransen 1.16 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1) Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2) Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA (1) Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA (2). Side 9 av

10 1.24 Avlysing av konkurransen Rammeavtale stillas Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være 10 dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter. For områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. De ovennevnte lønns- og arbeidsvilkårene skal gjelde for ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Daglig leder hos leverandøren er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Leverandøren skal på forespørsel legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). Krav til tilbudets form og innlevering 1.30 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. I tillegg er det ønskelig at det vedlegges en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Side 10 av

11 1.31 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Rammeavtale stillas Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg 01) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til kravspesifikasjon og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA (1) b. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: «Rammeavtale for anskaffelse av stillas» 1.33 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: Mandag 22.februar kl 1100 Dokumentene skal enten leveres eller sendes til oppdragsgivers adresse: Akasia v/bjarne Skarestad Bjørns gate Bergen (Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Side 11 av

12 Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til1. April 2016 Viktig praktisk informasjon 1.35 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Akasia vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedrørende produktet/tjenesten og konkurransen: Kontaktperson: Bjarne Skarestad Telefon: E-postadresse: Side 12 av