St. Jakob kirke Ny taktekking

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets del 1 Tilbudsinnbydelse og konkurranseregler St. Jakob kirke Ny taktekking NS 8406 NS 8406

2 TILBUDSINNBYDELSE 3 1. INNLEDNING - GENERELT OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD ORIENTERING OM PROSJEKTET FRAMDRIFT I KONKURRANSEN 4 2. KONKURRANSEREGLER REGELVERK KONKURRANSEFORM ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET AVKLARINGER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD DELTILBUD AVLYSING AV KONKURRANSEN KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN SPRÅK INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER 5 3. KONKURRANSEGRUNNLAGET KONKURRANSEGRUNNLAGET OG KUNNGJØRING SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSBEFARING 6 4. KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER GENERELT OM KRAVENE LOVPÅLAGTE KRAV ANDRE KRAV 7 5. TILDELINGSKRITERIER GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØR 9 6. KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING GENERELT OM TILBUDET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER 10 Vedlegg: 1. Oppdragsbeskrivelse 2. Teknisk beskrivelse ISY G-prog beskrivelse 3. SHA - Organisasjonskart 4. SHA-plan 5. Riggplan 6. Tilbudsskjema 7. HMS Erklæring 8. Referanseskjema Firma Side 2 av 10

3 Tilbudsinnbydelse Akasia innbyr herved til åpen anbudskonkurranse for taktekking på St. Jakob kirke. Generelle opplysninger For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser, samt Del II. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)av 19. mai 2006 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. Konkurransen er kunngjort i Doffin ( uke Åpen tilbudsbefaring avholdes: Fredag 15. februar 2013 kl Tilbudsfrist Tilbudet leveres skriftlig i ett eksemplar innen torsdag 7. mars 2013 kl til oppdragsgivers adresse: Akasia v/ Joy Frantzen Bjørns gate Bergen Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00 Tilbudet leveres i lukket, nøytral emballasje merket: St. Jakob kirke Taktekking Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse før utløpet av fristen. Det er også ønskelig at dokumentene legges ved i en elektronisk utgave. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). Tilbudene vil bli åpnet med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. Offentlig åpning av innkomne tilbud vil ikke finne sted. Tilbudet er bindende for tilbyder inntil 31. mai Utforming av kontrakt Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8406:2009 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. Side 3 av 10

4 1. Innledning - generelt 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Vi er en del av Bergen kirkelige fellesråd, og skal ivareta noen av områdene som i henhold til Kirkelov og Gravferdslov er lagt til fellesrådet. Våre primæroppgaver er utvikling, bygging, drift, vedlikehold og forvaltning innenfor områdene eiendom, barnehage og gravferd. Vi skal være en profesjonell forvalter og en dyktig utbygger av kirker og gravplasser og en kompetent eier og drifter av våre barnehager. 1.2 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold vedrørende omfang og oppstart av entreprisen med eller uten opsjoner dersom prisen medfører overskridelse av de bevilgede rammer. Likeledes tar oppdragsgiver forbehold om godkjennelse på byggesøknad. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. 1.3 Orientering om prosjektet St. Jakob kirke i Bergen ble bygget i 1921, og blir av mange også kalt «Småkirken». Akasia holder på med et rehabiliteringsarbeid av kirken, og i den forbindelse ønsker vi å igangsette arbeid med å legge nytt tak i løpet av våren. 1.4 Framdrift i konkurransen Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 6 Tilbudsbefaring 15. februar 2013 kl Tilbudsfrist 7. mars 2013 kl Evaluering av tilbud Ca. uke Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. uke 11 Klagefrist / karensperiode virkedager Kontraktsinngåelse 3. april 2013 Vedståelsesfrist 31. mai Konkurranseregler 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. 2.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. Side 4 av 10

5 2.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 2.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.7 Deltilbud Det er ikke anledning å inngi deltilbud i denne konkurransen. 2.8 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det, Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven 13. Side 5 av 10

6 3. Konkurransegrunnlaget 3.1 Konkurransegrunnlaget og kunngjøring Konkurransegrunnlaget består av denne tilbudsinnbydelsen med konkurranseregler, i tillegg vedlegg/tegninger som er omtalt i dokumentet, se innholdsfortegnelse. Tilbyder plikter å gjøre seg kjent med innholdet i samtlige dokumenter som inngår i konkurransegrunnlaget. Konkurransen er kunngjort i Doffinbasen og konkurransegrunnlaget vil være tilgjengelig på Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, referat fra befaring og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Anskaffelsesrådgiver Joy Frantzen Epost: joy.frantzen@akasia.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, bør den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.3 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring avholdes den: Fredag 15. februar 2013 kl Fremmøte: St. Jakob kirke, St. Jakobs plass 2, 5008 Bergen Det er ønskelig at entreprenør gir beskjed om man kommer på befaring. Formålet med tilbudsbefaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra tilbudsbefaringen som angir tidspunkt for befaring og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Side 6 av 10

7 4. Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 4.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til tilbyderens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at tilbydere har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at tilbyder skal bli kvalifisert. Tilbyderen må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. 4.2 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Merverdiavgifts attest. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg 7) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr ,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 4.3 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Det kreves god soliditet Dokumentasjonskrav Firmaattest for norske leverandører (Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister for andre) Dokumentasjon: 1. Årsregnskap siste 2 år Inkl. styrets beretning Inkl. revisorerklæring 2. Evt. annen relevant dokumentasjon Side 7 av 10

8 Kompetanse og erfaring Leverandøren skal ha faglig kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Referanseskjema Firma Leverandør må fylle ut et referanseskjema (vedlegg 8 eller tilsvarende), vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 5 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse. Oppdragsgiver har rett til å sjekke tilbyders referanser fra de siste fem år, både de som tilbyder oppgir i tilbudet og andre som oppdragsgiver måtte kjenne til. Rutiner for miljøstyring Det kreves systemer og rutiner som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen Krav til kvalitetsstyring generelt Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til avfall, transport, kjemikaliehåndtering og innkjøp. 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges. Side 8 av 10

9 5. Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier Vekting Pris 60 % Kvalitet - kvalifikasjon for nøkkelpersonell 20 % Fremdriftsplan 20 % SUM 100 % Pris Dokumentasjon: Priser i tilbudsskjema Kvalitet Her vektlegges kvalifikasjonene for nøkkelpersonell og hvilke rolle/ansvar den er tenkt i prosjektet Dokumentasjon: CV for nøkkelpersonell og beskrivelse av tiltenkt rolle/ansvar i prosjektet Fremdriftsplan Entreprenør må legge ved enten en bekreftelse på ønsket oppstarts- og ferdigstillelsesdato, eller forslag til ny fremdriftsplan. Dokumentasjon: Forslag til fremdriftsplan. Akasia kan bare evaluere innlevert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at innlevert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. Side 9 av 10

10 6. Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Oppdragsgiver ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg fortrinnsvis utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør oppdragsgiver oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet i lesbart format (pdf eller tilsvarende). Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsskjema Tilbudsskjema (vedlegg 6) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til leveransebeskrivelse og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. BKF har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Side 10 av 10