KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING. Vannmålere og vannmåler utstyr Rammeavtale BERGEN VANN KF

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING Vannmålere og vannmåler utstyr Rammeavtale BERGEN VANN KF Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse: 1 Oppdraget OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen REGELVERK KONKURRANSEFORM AVKLARINGER/FORHANDLINGER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN SPRÅK KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD: OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER Krav til leverandørenes kvalifikasjoner GENERELT OM KRAVENE DOKUMENTASJONEN LOVPÅLAGTE KRAV ANDRE KRAV Leveransebeskrivelse GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN KRAVSPESIFIKASJON FAKTURERING LEVERINGSBETINGELSER GARANTI Tildelingskriterier GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN UNDERKRITERIER VED ØKONOMISK MEST FORDELAKTIG TILBUD Krav til tilbudets form og innlevering GENERELT OM TILBUDET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER Tilbudsforside Tilbudsbrev Tilbudsdokumentene Brosjyremateriell etc...9 Side 2 av 11

3 6.3 TILBUDETS FORM TILBUDSFRIST LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE): TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Kontaktinformasjon INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEN...10 Vedlegg: Vedlegg I : Tilbudsforside Vedlegg II : Prisskjema Side 3 av 11

4 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Vann KF. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den ( 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen Vann KF drifter de kommunal vann- og avløpsanleggene i Bergen Kommune. Virksomheten skal sørge for en god og tilstrekkelig vannforsyning og en god og miljømessig riktig avløpshåndtering. Anskaffelsen gjelder vannmålere og vannmålerutstyr til bruk på avløpsanlegg. Det tas sikte på å kjøpe 10 vannmålere i Rammeavtalens varighet vil være 2 år med 1 år ensidig opsjon på forlengelse for oppdragsgiver. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. 2.2 Konkurranseform Konkurranseformen er konkurranse med forhandling, ref. foa I henhold til foa 2-1 (8) kan Bergen Vann KF benytte konkurranse med forhandling uten at dette må hjemles i foa 14-3 Lov og forskrift er tilgjengelig under regelverk på internettadresse. Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.4 b) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. Det forutsettes derfor at det gis inn det beste tilbudet innen fristen i pkt 7.4. c) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene som beskrives i FOA 11-8 (3). d) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med de(n) leverandøren(e) som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA e) En bør påregne minst 2 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagefrist. Side 4 av 11

5 2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene, gjennom forhandlinger, jf. FOA Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom disse ikke er vesentlige. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2) Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (2) Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet skal skrives på norsk Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet under innholdsfortegnelsen. Side 5 av 11

6 2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valg av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. FOA Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.4 Andre krav Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet. Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister. (Firmaattest for norske leverandører). 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt Side 6 av 11

7 4.2 Kravspesifikasjon Vannmåler med tilhørende utstyr skal i hovedsak benyttes i avløpspumpestasjoner og på avløpsrenseanlegg. Vannmåler - målerør må være overflatebehandlet og klar for nedgraving og ha en kapslingsgrad IP68. Det skal være skjermet signalkabel mellom målerør og forsterker. Kabel mellom forsterker og styreskap skal ikke være inkludert. Pris skal være inkl vannmåler, levert på oppdragsgiversadresse og klar for idriftsetting. Sammen med pris skal det også forligge data for målenøyaktighet, begrensninger, installasjonskrav og - veiledning, sertifikat og annen relevant informasjonsmateriell for tilbudt vannmåler. 4.3 Fakturering Faktura skal sendes til: Bergen kommune, LRS Pb Bergen 4.4 Leveringsbetingelser Utstyret skal være fritt levert Bergen Vann KF, Spelhaugen 22. Kortest mulig leveringstid vil bli tillagt poeng i tildelingskriteriene. Tilbyder skal i tilbudsbeskrivelsen oppgi antall uker leveringstid etter bestilling fra Bergen Vann KF. 4.5 Garanti Garantitid på vannmålerne og tilhørende utstyr skal oppgis. Innholdet i garantien må presiseres. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver 5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert. Side 7 av 11

8 Pris (vekt 60 %). Prisen som vurderes er investeringskost inkl alle leveringsomkostninger frakt med mer og driftskostnader. Driftskostnadene som energi/miljø og garantikostnader presiseres. Poengene under denne posten fordeler seg med 70 % på anskaffelsekostnad, 10 % på energi/miljø og 20 % på garanti. Laveste pris vil bli vurdert som summen av investeringskostnader og driftskostnader over perioden. Laveste pris vil bli gi 60 poeng. De øvrige prisene vil bli gitt poeng lineært i forhold til laveste pris. Anskaffelseskostnad I tilbud gitt på vannmålere skal det inngå målerør og nødvendig utstyr for å tilfredsstille monteringsanvisning fra leverandør, signalenhet/display, kabel mellom enhetene og anbefaling og separat prising på kabel mellom signalenhet og PLS Miljø og energi Medgått effekt til måling. Leverandør må oppgi effektforbruk for målere i et 24 timers perspektiv. Forbruket blir summert etter en total midlere levetid for produktene lik 10 år. Garanti Kriteriet vektlegger garantitiden, omfanget og eventuelle kostnader og begrensninger knyttet til dette, så som feilsøking osv... Det vektlegges og hvilke systemer leverandør har for garantiutløpsjekk og hvordan dette tenkes utført. Pris oppgis vedlagte skjema. Det presiseres hva som er pris ferdig montert og hva som er driftskostnader. Montering - krav til rettstrekk, installasjonsretning og signaloverføring, vektes med 25 poeng Det blir vurdert krav til installasjon. Pumpestasjoner har ofte lite plass tilgjengelig og produktets krav til retningsmontering, rettstrekk, signalskjerming og andre tekniske krav vil bli vurdert. Det gis beskrivelse av overnevnte forhold i tilbudsbrevet. Kvalitet og service vektes med totalt 15 poeng. Produktkvalitet mhp målenøyaktighet (sertifikat) vil bli vektlagt med bakgrunn i fremtidige krav om nøyaktighet av vannføringsmålinger i pumpestasjoner på ledningsnettet. Kriteriet vektlegger også tilgjengelighet på service. Det vektlegges og hvilke intervall leverandør anbefaler for sine produkter, hva gjelder vedlikehold, kalibrering og signalsjekk. Det forventes at tilbyder beskriver praktiske sider ved beliggenhet, tilgjengelighet og responstid som for oppdragsgiver er avgjørende i daglig drift og ved kritiske situasjoner. Det må legges ved referanser på produktet. Det gis beskrivelse av overnevnte forhold i tilbudsbrevet. Liste over referanser siste 3 år. 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i from av en usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Side 8 av 11

9 Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 2 kopier av tilbudet. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.15). 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforsiden vedlegg I må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt Tilbudsforside, jf. pkt og vedlegg II. 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester. b. Dokumenter beskrevet i pkt Dokumentasjon knyttet til leveransekrav og tildelingskriterier a. Pris og presisering av driftskostnader. b. Montering c. Beskrivelse av kvalitet og service. Prisskjemaet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på følgende måte (ref også pkt ); (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: BV Vannmålere Side 9 av 11

10 Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: BV Vannmålere 6.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: 1.september kl 12:00 Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 7.5, før utløpet av fristen. 6.5 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen vann KF Spelhaugen Fyllingsdalen ATT : Jarl-Helmer Svanberg 6.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.7 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil Kontaktinformasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen Kontaktperson: Otto Kaurin Nilsen Mobiltelefon : E-postadresse: otto.nilsen@bergen.kommune.no Bergen, 12.august 2011 med vennlig hilsen Jarl-Helmer Svanberg Ass direktør Side 10 av 11

11 Bergen Vann KF Side 11 av 11