kl Tilbudsfrist kl Vedståelsesfrist kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for Vektertjenester for kommunale boliger For levering til Bergen kommune v/ Bergen Bolig og Byfornyelse KF. Anskaffelsesnr. NOR Viktige frister Tilbudskonferanse kl Tilbudsfrist kl Vedståelsesfrist kl Side 1 av 12

2 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING /ANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM PLANLAGT FREMDRIFT ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVKLARINGER AVVISNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN SPRÅK INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER UNDERLEVERANDØRER KRAVSPESIFIKASJON GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSKRITERIER... 9 Side 2 av 12

3 6 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Vedlegg: Vedlegg 1: Kontrakt m/bilag (Liste over bilag, se kontraktens pkt. 2.1) Vedlegg 2: Tilbudsforside Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Referanseskjema. 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Bolig og Byfornyelse KF. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er sendt til kunngjøring i DOFFIN ( den Konkurransedokumentene er tilgjengelig på sammen med kunngjøringen. Konkurransen vil bli administrert gjennom doffin.no 1.3 Anskaffelsen gjelder BBB forvalter ca 5300 boliger i hele Bergen Kommune, boligene fordeler seg på både ordinære utleieboliger og boliger for personer med spesielle behov. I denne avtalen skal ca 4150 boliger inngå i avtale om vektertjenester. Ca boliger skal ha vektertjenester i form av fast frekvensbasert tilsyn Alle de ca 4150 boligene skal inngå i en beredskapsavtale Side 3 av 12

4 Formålet med tjenesten er å gi beboerne trygghet og trivsel, samtidig som det skal aksjoneres ifht. brudd på husordensregler. Tjenesten skal også ha en forebyggende effekt i forhold til innbrudd, husokkupasjon, tyveri og hærverk etc.. Leverandøren skal ha betjent vaktordning alle dager, også søn- / helligdager, og skal i tillegg kunne rykke ut når huseier ønsker assistanse. Utkommanderingstillegg skal være inkl. i rammeavtalen, og overtidstilleggene for fast timepris skal være inkl i avtalen. Vaktholdet skal uføres fra uniformert bil med uniformert personell. Vaktholdet skal utføres både dag og natt alle dager iht avtale. BBB har i de fleste av sine bygg montert brannvarslingsanlegg. På en del av disse byggene, pr. i dag ca. 80 stk, vil alarm fra brannvarslingsanlegg bli vurdert overført vaktselskap. Det skal i denne konkurransen gis tilbud på mottak og utrykning ved brannalarm. For nærmere beskrivelse av oppdraget vises det til bilag 1 til vedlegg 1 som er vedlagt konkurransegrunnlaget. 1.4 Kontraktens omfang Kontraktens verdi er estimert til ca. kr. 2 mill. pr.år Total kontraktsverdi ca. 8 mill NOK eks mva. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten skal ha en varighet på 2 år, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Avtalen vil gjelde fra Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfang er estimater basert på enkelte statistikker og tidligere års omsetning. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1 (1), jf 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 12-1 (1). Side 4 av 12

5 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og tilbudsfrist. Planlagte milepæler Dato Tilbudskonferanse , kl Siste frist innsending av spørsmål til konkurransen Tilbudsfrist , kl Evaluering av tilbud Uke 35 Innstilling og orientering om tildeling Uke 36 Kontraktsinngåelse /signering Uke Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2 (1). 2.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. FOA Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet blir avvist. 2.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.8 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA (2) Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA (2). Side 5 av 12

6 2.11 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Språk Tilbudet skal skrives på norsk Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til konkurransedokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål er Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt konkurransegrunnlaget. Tillegginformasjon skal leveres tilbyderne senest 4 dager før tilbudsfristens utløp, jf. FOA Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: Sverre Seth E-post: sverre.seth@bergen.kommune.no Alle spørsmål om konkurransen skal være skriftlig Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers innstilling på kontraktstildeling meddeles i rimelig tid før kontrakt inngås, jf. FOA Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. Side 6 av 12

7 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Skatteattest, utstedt av Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244B). Skatteattesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av Skattkontoret eller Skatteoppkreverkontoret (skjema RF-1244)) som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 7 av 12

8 Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Vedlegg HMS-Egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav: Selskapets soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Det kreves minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Bergen kommune vil innhente ovenstående informasjon via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret, vil være registrert gjennom Proff Forvalt.). Hvis ovennevnte informasjon ikke ligger hos nevnte kredittinformasjonsselskap, bes det vedlagt rating-rapport fra kredittvurderingsselskap (Dun & Bradstreet, Lindorff Decision, Creditinform eller lignende). 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Gjennomføringsevne - personell Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves derfor at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Oversikt over firmaets totale bemanning aktuelt for dette oppdraget, inndelt i operativt vaktpersonell, ledelse og administrasjon. Det er ikke nødvendig å oppgi navnene til personellet. Krav: Erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har god erfaring fra lignende oppdrag. Leverandør må fylle ut vedlegg - referanseskjema, vedrørende de 3 viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. Krav til kvalitetsstyring Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon (skal gis på én av følgende måter): 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring og kontinuerlig analyse og forbedring. Side 8 av 12

9 2. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, vil en kopi av sertifikatet erstatte beskrivelsen nevnt under pkt Underleverandører Det vil for denne kontrakten ikke tillates bruk av underleverandører. 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare eller tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudsbrevet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende kriterier for valg av leverandør: Tildelingskriterium : Pris I vurderingen av laveste pris vil følgende underkriterier bli vurdert: Laveste pris vil bli vurdert med poeng : Beskrivelse Enhet Vekting Sum tilsyn og beredskap (vedlegg 4.1 prisskjema Tot sum pr år 90 % del A+B) Ekstrabestillinger (vedlegg 4.1 prisskjema del C) Pr. mnd 5 % Mottak og utrykning ved brannalarm, pr.anlegg stk. 5 % SUM 100 % Time- og enhetspriser skal være inklusive administrasjonskostnader og kjøregodtgjørelse til og fra eiendommene. Vurdering: Laveste pristilbud totalt på kriteriene får 10 poeng, øvrige tilbydere får poeng forholdsmessig etter tilbyder med lavest pristilbud etter følgende formel: (((Tilbyder med laveste tilbud)dividert på (tilbyder nn))multiplisert med 10. Tilbyder med flest poeng vil være tilbyder med lavest pris. Side 9 av 12

10 Dokumentasjonskrav: Priser og % satser skal oppgis ekskl. mva i vedlegg 4.1 prisskjema. Tilbyderen har ansvar for at hans tilbud innholder relevant dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og levering Konkurransedokumentene består av selve konkurransegrunnlaget med de vedlegg som fremgår av vedleggslisten. Vedleggslisten er tatt inn rett under innholdsfortegnelsen. BBB har utarbeidet vedlagt kontrakt som standard for alle anskaffelser, jf. vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder må gjøre seg kjent med de vilkår som framgår av kontrakten m/bilag og vedlegg. De vedlagte kontraktsdokumentene, dvs. kontrakt med bilag og eventuelle vedlegg til kontraktens bilag, vil bli lagt til grunn ved en eventuell kontraktinngåelse med tilbyder. Deler av tilbudsbesvarelsen gjøres ved utfylling av vedleggene til konkurransegrunnlaget, for eksempel utfylling av tilbudsforside. Det å dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt er også en viktig del av tilbudsbesvarelsen. Leverandør er selv ansvarlig for at hans tilbud svarer på alle krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget samt vedlegg. Det fremgår ovenfor at tilbudet vil bestå av flere elementer som skal føyes sammen. For at tilbudet skal være forståelig og oversiktlig bes om at det har følgende struktur og innhold: Navn: Tilbudsforside Tilbudsbrev Tilbud Kvalifikasjonskrav Innhold/besvarelse: Tilbudsforsiden skal være datert, undertegnet av person med fullmakt å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren, og etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. - NB: eventuelle forbehold til kontraktsteksten m/bilag skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. - Utfylt tilbud. - Tilbudet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt å binde leverandøren. Påbudt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav oppgitt i konkurransegrunnlaget. All dokumentasjon/attester skal legges i samme mappe: Side 10 av 12

11 Navn: Dokumentasjon for oppfyllelse av oppdragsgivers spesifikasjon og for tildelingskriterier Tildelingskriterier Innhold/besvarelse: - Skatteattest for skatt. - Skatteattest for mva. - HMS egenerklæring (utfylt) - Dokumentasjon på selskapets soliditet, der selskapet ikke er registrert i Proff Forvalt, eller der tilbyder av grunner som angitt under kravet finner det ønskelig å levere egen dokumentasjon. - Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (Firmaattest for norske leverandører) - Gjennomføringsevne - personell - Erfaring fra lignende oppdrag (Referanseliste, vedlegg til konkurransegrunnlaget) - Nødvendige offentlige godkjennelser for vektertjenester - Kvalitetsstyring generelt - Benytt kontraktens bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse- for å dokumentere oppfyllelse av oppdragsgivers spesifikasjon. Benytt samme bilag for å dokumentere tilfredsstillelse av alle tildelingskriteriene med unntak av pris. - Fyll ut kontraktens vedlegg 4.1 prisskjema, Tabellene skal leveres i redigerbart regnearkformat Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Bergen Bolig og Byfornyelse KF Allehelgensgt Bergen 7. Etg [Åpningstid: kl ] Post adresse: Bergen Bolig og Byfornyelse KF Postboks 1011, Sentrum 5808 Bergen Tilbudet skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal leveres en kopi av tilbudet. Prisskjemaet skal signeres av person som har fullmakt til å binde selskapet, med initialer på hver side. Dokumentene skal leveres innsatt i ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt etter den struktur som er angitt ovenfor. Side 11 av 12

12 Tilbudet (permene) skal merkes på forside med leverandørens navn og følgende betegnelse: Tilbud vektertjenester kommunale boliger for BBB Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen skal være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF- format. Den elektroniske versjonen skal ha samme (fil)struktur som papirversjonen. Tilbyder har ansvar for at papirversjonen og elektronisk versjon er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge hvilken versjon som legges til grunn for evaluering av tilbudet. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: Tilbud vektertjenester kommunale boliger for BBB 6.2 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: kl Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. 6.3 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.4 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil utløp av vedståelsesfristen som fremgår av forsiden til dette dokument. Bergen den Bergen Bolig og Byfornyelse KF (BBB) Sverre Seth vedlikeholdssjef Side 12 av 12