Prosedyrebeskrivelse. Konsulentbistand IKT V1.12

Transkript

1 Konsulentbistand IKT V1.12

2 1 INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER OPPDRAGETS OMFANG LOVANVENDELSE KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING KONTRAKTENS VARIGHET FRISTER FOR ANBUDSGJENNOMFØRING KVALIFIKASJONSKRAV Administrative krav til tilbyder Firmaopplysninger GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål og svar Rettelser av KGL TILBUDETS OPPBYGNING Generelt Tilbudsbrev INNLEVERING AV TILBUD Deltilbud Antall eksemplarer av tilbudet Innsyn Språk Innleveringssted BEHANDLING AV TILBUDET Generelt Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Tildelingskriterier Meddelelse Klagefrist AVVISNING AVLYSNING KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Side 2 av 11

3 1 INNLEDNING inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse om levering av konsulentbistand innenfor seks forskjellige fagområder innenfor IKT. 2 OM OPPDRAGSGIVER er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus fylke og strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner AS, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og statlige tilskudd. Ruters datterselskaper skal kunne benytte avtalen, men har ingen plikt til å benytte den. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til oppdragsgivers hjemmesider: 3 OPPDRAGETS OMFANG Oppdragsgiver har til hensikt å signere kontrakt med 3 til 5 leverandører innenfor hvert fagområde. Fagområde 1: Fagområde 2: Fagområde 3: Fagområde 4: Fagområde 5: Fagområde 6: Strategi og ledelse innen IKT IKT-prosjekter Test og testledelse IKT drift og forvaltning Informasjonssikkerhet Forretningsanalyse og rapportering Hvert enkelt fagområde er nærmere beskrevet i oppdragsbeskrivelsens punkt Kontraktene innenfor hvert fagområde vil være parallelle. Det medfører at oppdragsgiver vil gjennomføre en minikonkurranse for hvert avrop på avtalene, med unntak av anskaffelser med en totalverdi under ,-. Da vil oppdragsgiver fritt kunne tildele bland avtaleleverandørene, innenfor det enkelte fagområde. Antall oppdrag under rammeavtalen er ukjent. Side 3 av 11

4 4 LOVANVENDELSE Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen "Åpent anbud. Det er ikke anledning til å forhandle. 5 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning for hvordan konkurransen vil bli gjennomført. 2. Et utkast til Rammeavtale som angir vilkår for kontraktsforholdet mellom oppdragsgiver og leverandøren med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Oppdragsgivers oppdragsbeskrivelse samt Leverandørens tilbud Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Konfidensialitetserklæring (leverandør) 6 KONTRAKTENS VARIGHET Kontraktene gjelder fra den blir signert og til Oppdragsgiver har en opsjonsrett på inntil ett pluss ett/ 1+1 år, nærmere definert i rammeavtalen. 7 FRISTER FOR ANBUDSGJENNOMFØRING Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Tidsplan Dato Klokkeslett Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) Kl 10:00 Lukket tilbudsåpning Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV Tilbydere og eventuelle underleverandører som leverer tilbud til anbudskonkurransen «Konsulentbistand IKT», skal innlevere følgende dokumentasjon for å bli kvalifisert. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og skille ark mellom hvert hovedpunkt. 8.1 Administrative krav til tilbyder Skatteattest for merverdiavgift ikke eldre en 6 mnd Skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 mnd HMS egenerklæring - utfylt skjema punkt 16 Firmaattest - ikke eldre enn 6 mnd Side 4 av 11

5 8.2 Firmaopplysninger Potensielle tilbyderes erfaring fra tilsvarende arbeider Oversikt over de 5-8 mest relevante oppdrag de siste 3 år. Opplysningene kan gis på eget skjema, med henvisning til dette punkt, eller bruke skjema krav F5, punkt 2.4 i oppdragsbeskrivelsen. Det påhviler enhver tilbyder å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. Mangel på dokumentasjon/ oppfyllelse av punktene over kan føre til avvisning av tilbudet. 9 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 9.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se «Pågående konkurranser». 9.2 Spørsmål og svar Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett adresse se «Pågående konkurranser». Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert på nettsiden i henhold til punkt 7 og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL i henhold til punkt Rettelser av KGL I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e- post. 10 TILBUDETS OPPBYGNING 10.1 Generelt Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett: Tilbudsbrev med vedlegg. Tilbudsbrev Vedlegg 1: Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ref. punkt 8 Vedlegg 2: Tilbyders svar på vedlegg 1 - oppdragsbeskrivelsen Vedlegg 3: Utfylt vedlegg 2 - prisskjema 10.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Side 5 av 11

6 Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 7. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon (e-post og tlf). En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i oppdragsbeskrivelsen. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, ref punkt 12.4 Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 11 INNLEVERING AV TILBUD 11.1 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere fagområder av oppdragsbeskrivelsen. Der er ikke anledning å levere tilbud på deler av et fagområde. Fagområde 1: Fagområde 2: Fagområde 3: Fagområde 4: Fagområde 5: Fagområde 6: Strategi og ledelse innen IKT IKT-prosjekter Test og testledelse IKT drift og forvaltning Informasjonssikkerhet Forretningsanalyse og rapportering Hvert enkelt fagområde er nærmere beskrevet i oppdragsbeskrivelsens punkt Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i en ringperm. I tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne, samt en sladdet versjon ref punkt Innsyn Ruter er f.o.m underlagt den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte minnepinne. Side 6 av 11

7 Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder Språk Tilbudet skal være utformet på norsk og all kommunikasjon med potensielle tilbydere/kontraktspartner(e) skal foregå på norsk Innleveringssted Potensielle tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Eventuelt kan tilbudet sendes som vanlig post til Ruter. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt, hvis tilbudet blir mottatt etter tilbudsfristen. Postadresse Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse 0104 OSLO 0154 OSLO Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte den potensielle tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Potensielle tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf.nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse med tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Tilbudet skal merkes: "Konsulentbistand IKT" 12 BEHANDLING AV TILBUDET 12.1 Generelt Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter. Side 7 av 11

8 12.3 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. Ruter forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist eller som er mangelfulle Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt i tilbudsbrevet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier. Oppdragsgiver har til hensikt å signere kontrakt med 3 til 5 leverandører innenfor hvert fagområde. Tildelingskriterier Vekting Tekniske og faglige kvalifikasjoner og erfaringer, punkt 2.4 krav F5 (90 %)i 60 % oppdragsbeskrivelsen, samt besvarelse på F6 (10%), Pris og merkantile forhold (F1 (90 %), F2 (4%), F3 (3%), F4 (3%)), inkl 30 % utfylt Vedlegg 2 - Prisskjema Leveringssikkerhet og kapasitet (F07 (90%) -F08 (10%)) 10 % Definisjon av tildelingskriteriet Teknisk og faglig kvalifikasjon og erfaring: Oppdragsgiver skal evaluere/vurdere Tilbyders besvarelsene/oppdragsbeskrivelsene til punkt 2.4 krav F5, både i bredde og dybde. Denne vurderingen er en kvalitativ vurdering. Vurderingen er basert på tilbakemeldinger som Tilbyder levere om sine 5 til 8 oppdrag Tilbyder har hatt de siste tre årene (Skjema F5) og beregnes på følgende måte: Bredde-vurdering skal ha 60% vekt og er satt sammen av Tidligere oppdragsgivere 50%, Omfang 30% og kompleksitet 20%. Tidligere oppdragsgivere: oppdragsgivere som er angitt i skjema F5 Omfang: Totalt ca. antall timer som er angitt i skjema F5 Kompleksitet: Ruters vurdering basert på beskrivelse i skjema F5 Bredde vurderingen av Tidligere oppdragsgiver skal ta alle Tidligere oppdragsgivere samlet og legge vekt på en kombinasjon av stor andel oppdrag med Tidligere oppdragsgivere som Side 8 av 11

9 ligner på Oppdragsgiver, i kombinasjon med variasjon i oppdragsgivere som viser Tilbyders evne til å håndtere andre typer oppdragsgivere. Bredde-vurderingen av Omfang og Kompleksitet skal ta alle oppdragene samlet og legge vekt på en kombinasjon av stor andel oppdrag med omfang og kompleksitet som antas å ligne på Oppdragsgivers, i kombinasjon med en variasjon som viser Tilbyders evne til å håndtere andre typer oppdrag eller størrelser på oppdrag. Dybde-vurdering skal ha 40% vekt og er satt sammen av Relevans 80% og Innovasjon 20%. Dybde-vurderingen skal vurdere hvert oppdrag som Tilbyder har beskrevet i skjema F5 individuelt og vil ha hovedvekt på Oppdragsgivers vurdering av relevans og innovasjon i forhold til det enkelte fagområde. Definisjon av tildelingskriteriet Pris og merkantile forhold: Her vil oppdragsgiver vektlegge Stykkpris ved å vektlegge Utdanning og Erfaring. Utdanning og Erfaring vektlegges ulikt innenfor hvert fagområde. Stykk pris regnes ut etter følgende modell: Oppgitt pris delt på ((utdanning x A%) + (erfaring (praksis) x B%)) = Stykkpris Pris = Stk.pris (Utdanning x 80 A % + erfaring x 20 B %) Formatert tabell Definisjon av tildelingskriteriet Leveringssikkerhet og kapasitet: Her vil oppdragsgiver bruke informasjon fra tilbyder i skjema F5 og beregne «turnover» i organisasjonen etter følgende formel: Side 9 av 11

10 Dersom krav med prioritet O ikke er innfridd, kan tilbudet avvises Meddelelse Før kontrakt med valgte tilbydere signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen Klagefrist Klagefristen på kontraktstildeling er 10 kalender dager før Ruter signerer kontrakt med valgte tilbydere. 13 AVVISNING Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 14 AVLYSNING Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 15 KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE Anita Eek Vandsemb er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Mobiltelefon telefon: Sentralbord: Epost: anitaev@ruter.no - anbud@ruter.no Merk: alle spørsmål skal legges inn som spørsmål på nettsiden Side 10 av 11

11 16 EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Ruter as etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 11 av 11