Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse vedrørende konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen

Transkript

1 Til potensielle tilbydere Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato SARK januar 2007 MEBO Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse vedrørende konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen Med henvisning til Lov om offentlige anskaffelser, med tilhørende forskrifter del I og del II, inviterer Bergen kommune til åpen anbudskonkurranse om konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen. Anbudskonkurransen blir gjennomført av Bergen kommune ved byrådsavdeling for oppvekst, seksjon for strategi og utredning. Anbudsformen medfører at det ikke er anledning til forhandlinger underveis med aktuelle leverandører. Det er kun anledning til eventuelle avklaringer av tilbudene. Kontrakt skal som hovedregel baseres på konkurransegrunnlaget, samt akseptert(e) tilbud. Tilbudsfrist er satt til kl Med vennlig hilsen Byrådsavdeling for oppvekst Anne-Marit Presterud Kommunaldirektør Merete Rosvold Bogen Seksjonsleder strategi og utredning

2 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Vedrørende konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen til Bergen kommune, byrådsavdeling for oppvekst (EØS 027/2006 Side 2 av 12

3 Innholdsfortegnelse: 1.0 OPPDRAGET KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER LEVERANSEBESKRIVELSE TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSVILKÅR REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON VEDLEGG: I. Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer II. HMS-erklæring III. Tilbudsforside Side 3 av 12

4 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune v/byrådsavdeling for oppvekst. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den ( og videresendt til TED samme dato ( 1.3 Hva anskaffelsen gjelder Bergen kommune står foran vesentlige utbyggingsoppgaver innenfor skolesektoren. I denne forbindelse ønsker Byrådsavdeling for oppvekst å styrke kapasiteten ved å leie inn konsulentbistand til å lede og koordinere arbeidet med oppfølging av skolebruksplanen som ble behandlet i bystyret Byrådet vedtok prosjektorganisering av skoleutbyggingen i sak 1026/06 prosjektorganisering i barnehage- og skoleutbyggingen. Det er opprettet en prosjektorganisasjon bestående av Styringsgruppe Prosjektadministrativ gruppe Prosjektgrupper for utbyggingsprosjektene Styringsgruppen består av kommunaldirektørene for byrådsavdeling for oppvekst, byrådsavdeling for byutvikling og byrådsavdeling for finans. Prosjektadministrativ gruppe har representanter fra byrådsavdeling for oppvekst, byrådsavdeling for byutvikling, Helsevernetaten og BBE KF 1. Leder i prosjektadministrativ gruppe fremlegger relevant informasjon for styringsgruppen og utarbeider statusrapporter. I tillegg opprettes det prosjektgrupper for de enkelte utbyggingsprosjektene. Innleid konsulent vil få ansvar for å lede prosjektadministrativ gruppe, og fremlegge statusrapporter for styringsgruppen og lede prosjektgrupper. Konkret omfang av engasjement avtales fortløpende med oppdragsgiver. I startfasen vil det være aktuelt å benytte kapasitet tilsvarende 60% engasjement for en person. Dersom tilbyder har kapasitet, vil det senere, etter avtale, kunne bli aktuelt å øke omfanget av innleieforholdet. Det forutsettes at vedkommende konsulent kan delta på møter i Rådhuset og på kommunens skoler. Kontorplassering kan etter nærmere avtale være på Rådhuset i Bergen. 1 BBE KF vil fra opphøre som KF og bli en egen etat under BFKN Side 4 av 12

5 1.4 Kontraktens varighet Varighet er 1 år. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere år. Varsling om innløsning av opsjon skal skje senest 30 dager før utgangen av inneværende avtaleperiode. 1.5 Eventuelle forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte verdien er estimater. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. 1.6 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16 juli 1999 nr.69 (loa) og forskrift om offentlige anskaffelser av 15 juni 2001 (foa). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. Internettadresse hvor lov og forskrift kan finnes: Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse ihht. foa 4-1 (1). Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbudene. 1.7 Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: I. Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer II. HMS-erklæring III. Tilbudsforside 2 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er de krav til leverandørens juridiske stilling, økonomisk/finansielle kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner, som oppdragsgiver fastsetter i denne konkurransen. Kravene er satt for å sikre at den leverandøren som velges har forutsetning for å oppfylle kontrakten. Noen av kravene (skatteattest og HMS erklæring ved tjenestekjøp) er lovpålagte gjennom foa, andre krav er fastsatt etter oppdragsgivers eget ønske. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 2.3 og pkt. 2.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater,men originaldokumentet må i så fall kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Side 5 av 12

6 2.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Dokumentasjon: HMS erklæring, se vedlegg II. 2.4 Andre krav Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet Dokumentasjon: - Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører) Krav til erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har betydelig erfaring fra lignende oppdrag Dokumentasjon: - liste over de viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt eller mottaker 3 LEVERANSEBESKRIVELSE Til toppen 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jfr. pkt Tjeneste Konsulentbistand til å lede og koordinere arbeidet med oppfølging av skolebruksplanen. Arbeidsoppgavene består i: Lede prosjektadministrativ gruppe for skoleutbygging Side 6 av 12

7 Koordinere arbeidet med oppfølging av skolebruksplanen, herunder å styre prosjekter mht. overordnede rammer for økonomi, tid og kvalitet Fremlegge saker for styringsgruppen Utarbeide jevnlige statusrapporter til styringsgruppen og byrådet Forberede saker for politisk behandling Lede lokale prosjektgrupper 3.3 Betalingsbetingelser/prisformat Oppdraget honoreres etter medgått tid, med månedlig fakturering vedlagt timelister. Det vil ikke kunne kreves dekning av reiseutgifter, da det forutsettes at den oppgitte timesprisen skal innbefatte dette. 3.4 Bestilling Bestilling fra Bergen kommune (BK): Bergen kommune bruker økonomistyringssystem, AGRESSO. Dette systemet inneholder en innkjøpsmodul. Hovedtyngden av bestillinger fra BK generes via denne. BK sender de fleste bestillinger elektronisk. I den grad leverandør er i stand til å motta bestillinger elektronisk, vil BK kunne sende sine bestillinger i et XML-format til leverandør. Det vil være leverandør sitt ansvar å integrere denne bestillingen inn i sitt ordresystem. I tillegg kan BK også sende bestillingen til leverandør via e-post. Leverandør må ha én e- postadresse for alle bestillinger fra BK. Alle BK sine bestillinger som går gjennom AGRESSO, vil ha et unikt ordrenummer, som leverandør skal påføre den tilhørende faktura. 3.5 Fakturering Faktura til Bergen kommune (BK): Alle fakturaer som skal til BK skal sendes til én sentral enhet i BK; lønns- og regnskapssentralen (LRS). BK kan motta faktura på to måter; enten i papirformat eller elektronisk. BK ønsker primært å motta alle fakturaer elektronisk, slik at disse kan legges rett inn i økonomisystemet. Leverandør må spesifisere hvilket format de leverer på sine fakturaer. I tillegg kan også BK motta papirfaktura som vil bli skannet ved LRS. Her er det viktig at ordre- eller ressursnummer kommer på fakturaen slik at den kan gjenkjennes av systemet og kobles mot en bestilling. Følgende krav må oppfylles av leverandør ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Skal ikke skrives ut på matriseskriver fast oppsett på fakturaen Endringer i dette skal først godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer i innskanningen av fakturaene. Det er viktig å merke seg at alle fakturaer som ikke inneholder et ressursnummer eller et ordrenummer vil bli returnert til leverandør uten å bli betalt. Side 7 av 12

8 4 TILDELINGSKRITERIER Til toppen 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvilken av de kvalifiserte tilbyderne (se pkt.2) som blir tildelt kontrakt. 4.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår under i pkt.4.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Kriteriene er oppstilt i prioritert rekkefølge. 4.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert: Kompetanse Må ha kompetanse til å lede og koordinere arbeidet med oppfølging av skolebruksplanen jfr punkt 1.3 og 3.2. Følgende punkter vil bli vektlagt: o Erfaring fra ledelsesoppdrag o God kjennskap til skolesektoren i Bergen o Bred erfaring fra utforming av byggeprogram etter intensjonene i K06 o God skriftlig og muntlig formuleringsevne o Gode evner til samarbeid, relasjonsbygging og teamarbeid o Gode IT-kunnskaper Gi en beskrivelse av kompetansen, spesielt innen nevnte områder Kapasitet For å sikre kontinuitet i arbeidet med implentering av skolebruksplanen ønskes det fortrinnsvis at en person utfører oppgavene tilsvarende 60% engasjement av et årsverk, jmf. punkt 1.3. Tidspunkt for oppstart av oppdraget er så raskt som mulig. Bystyret vedtok moderinisering av bergensskolen desember I tillegg behandler bystyret byrådets forslag til økonomiplan desember 2006, og her legges de økonomiske rammene for skolebruksplanen i økonomiplanperioden. Tidspunkt for oppstart og ansvarspersonens kapasitet må beskrives Pris Oppgi timespris eks. mva, inkl. reiseutgifter, jmf pkt Side 8 av 12

9 5 KONTRAKTSVILKÅR Til toppen 5.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringer/tilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 5.2 Generelle vilkår Det vises til de alminnelige innkjøpsvilkårene som fremkommer i vedlegg II. 5.3 Spesielle vilkår Det vises til de spesielle kontraktsvilkår som fremkommer i vedlegg I Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer. 6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Til toppen 6.1 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. 6.2 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold(en)e skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 6.3 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud. 6.4 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring (det siste kun ved tjenestekjøp), jfr. foa Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i foa 8-12 (2). 6.5 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i foa Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i foa 8-10 (2). Side 9 av 12

10 6.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. 6.7 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås. 6.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det. 6.9 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen 7 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING Til toppen 7.1 Generelt om tilbudets form og innlevering Tilbudsbesvarelsen med vedlegg skal leveres i papirform. En elektronisk utgave i form av CD-rom eller lignende, som inneholder minimum pkt , og 7.2.4, skal legges ved papirutgaven. Det må ikke leveres tilbud via eller lignende, som kan leses før tilbudsfristen. 7.2 Komplett tilbudsbesvarelse skal bestå av følgende dokumenter: Tilbudsforside (se konkurransegrunnlagets vedlegg V) som er fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder Tilbudsbrev som, etter behov og relevans, skal inneholde informasjon om følgende momenter: o Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser o Hvilke priskonsekvenser en deling av tilbudet vil ha o Evt dokumentasjon ifht leveransekrav eller tildelingskriterier, jfr pkt 3 (Leveransebeskrivelse) og 4 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Informasjon som natulig hører inn under andre punkter i tilbudet skal ikke tas med (gjentas) i tilbudsbrevet Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner, jfr. punkt 2. Dokumentasjonen skal legges i samme rekkefølge som den er opplistet i punkt Tilbudet Pristilbudet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Side 10 av 12

11 7.2.5 Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett Tilbudsoppsett Dokumentene skal leveres innsatt i ringeperm med skilleblad inndelt som punktene over (se forøvrig pkt 7.3). 7.3 Tilbudets form/språk Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt som skal være merket med følgende betegnelse: EØS 027 /2006 Konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen, samt være merket Byrådsavdeling for oppvekst v/ Merete Rosvold Bogen Tilbudet skal leveres med en original, med originale signaturer og som er merket Original. Originalen skal også inneholde den elektroniske versjonen (se pkt 7.1), som skal være virussikret. I tillegg skal det leveres 1 eksemplarer/kopier av fullstendig papirversjon. Tilbud (mapper, permer eller lignende) skal merkes på forside og rygg med EØS 027/2006 Konsulentbistand for oppfølging av skolebruksplanen. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Dersom komplett tilbud består av flere permer, skal permene påføres nummerering (perm x av y). Tilbudet skal skrives på norsk. 7.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jfr pkt 7.5, før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jfr.foa 8-10 (1) bokstav a. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal enten leveres på oppdragsgivers leveringsadresse eller sendes til oppdragsgivers postadresse. Dersom tilbudet sendes til oppdragsgivers postadresse, har tilbyder risikoen for at tilbudet er kommet frem til leveringsadressen (kontoradressen) innen utløpet av fristen. Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen kommune Byrådsavdeling for oppvekst v/ Merete Rosvold Bogen Rådhusgaten Bergen Side 11 av 12

12 Postadresse: Bergen kommune, Byrådsavdeling for oppvekst v/ Merete Rosvold Bogen Postboks Bergen 7.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.7 Tilbudets vedståelse Tilbudet er bindende for leverandør inntil 15.mars 2007 kl VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON Til toppen 8.1 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransegrunnlaget Kontaktperson er: seksjonsleder strategi og utredning Merete Rosvold Bogen Telefon: Mobiltelefon: E-postadresse: Bergen kommune, Byrådsavdeling for oppvekst 19. desember 2006 kommunaldirektør Anne-Marit Presterud seksjonsleder strategi og utredning Merete Rosvold Bogen Side 12 av 12