Rammeavtale konsulenttjenester elektro, miljø og energi - valg av leverandør

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 34/08 Rammeavtale konsulenttjenester elektro, miljø og energi - valg av leverandør Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandører for rammeavtale for konsulenttjenester for fagområdene elektro, miljø og energi. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. august 2008 til 30. juni 2010 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Sweco Norge AS Rammeavtale, konsulenttjenester elektro, miljø og energi Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for konsulenttjenester før løpende prosjekter innen fagområdene elektro, miljø og energi. Tjenestene kan deles inn i følgende grupper: 1) Sterkstrøm i bygninger 2) Brannalarmanlegg 3) Sykesignal 4) IKT-fremlegg 5) Varme- og ventilasjonsanlegg 6) Sentral driftskontroll (SD) -anlegg Det ble oppgitt at det tas sikte på å inngå rammeavtale med en leverandør. Leverandørene måtte derfor kunne tilby tjenester innen alle kategorier oppgitt. Anskaffelsen betegnes som et tjenestekjøp. CPV-koden for hovedanskaffelsen er , - Konsulenttjenester i forbindelse med byggearbeider. Dette tilhører tjenestekategori 12, Arkitektvirksomhet og ingeniørvirksomhet. Dermed er det en prioritert tjeneste. Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere år, altså potensielt fire år totalt. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr eks. mva. Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006/2007. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 19. mai 2008 (BKB ). Ved fristens utløp 18. juni 2008 kl. 14:00, forelå det fire tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1 Rambøll Norge AS 2 Sweco Norge AS 3 Cowi AS 4 Tekno Consult AS Side 2 av 5

3 Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB. Alle leverandørene ble godkjent, se Tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Sentral Godkjenning C HMS F Bemanningsoversikt Nr Navn A B C D E F Godkjent? 1 Rambøll Norge AS OK OK OK OK OK OK Ja 2 Sweco Norge AS OK OK OK OK OK OK Ja 3 Cowi AS OK OK OK OK OK OK Ja 4 Tekno Consult AS OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter uten utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2 under. Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng, se tabell 3. Tildelingskriterier Vekting Pris 30 % Timesatser personell 30 % Servicegrad 15 % Responstid 10 % Prioritet 5 % Kvalitet 55 % Generell erfaring og kompetanse 35 % Spesiell erfaring og kompetanse 20 % SUM 100 % Tabell 2: Tildelingskriterier i konkurransegrunnlag Maks Dokumentasjon p. PRIS 30 3 Timepriser Prisliste 30 Prosjektansvarlig 15 Teknisk tegner 5 Fagkonsulent 10 Side 3 av 5

4 Forbehold/mangler KVALITET 55 Generell komp/erf 35 Spesiell komp/erf CV 20 SERVICE 15 Responstid 10 Prioritet Beskrivelse 5 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med maksimal poengsum Tilbudenes enhetspriser og kvalitetsindikatorer er listet i tabell 3. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. PRIS Sweco Norge AS Rambøll Norge AS COWI AS Tekno consult AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng 3 Timepriser Prosjektansvarlig Teknisk tegner Fagkonsulent / Forbehold/mangler KVALITET Generell komp/erf Prosjektorg.9 CV, Ing., siviling.2-30 års erfaring. Bygge og prosjektledelse. Lang rekke ref. prosjekter 32 Mer detaljert prisliste vedl. Prosjektorg. 6 CV, Ref.prosjekter firma. Ing, siv.ing. Prosjekt/byggeledelse års erf CV, firmareferanser. Ingeniør, siv. ing års erfaring. Prosjektering 35 1 CV, ing. Prosjektering 22 Spesiell komp/erf Energisparing, belysning, fjerning av PCBholdig mat, SD-anlegg, IKT, VVS. Spesialist automasjon. Solid erfaring fra oppdrag 19 PCB, belysning, ENØK, IKT, alarm/signal, vent, varme, kjøl, automatikk, brannal, VVS. Ombygging/rehab el.anlegg. Spesialist helsebygg, datarom 20 Teleteknikk, PCB sanering,brannalarm, oppdragsansvar el.anlegg, veilys, ENØK, SD, VVS, sanitær og vent 15 El.prosjektering, smarthus, lys/varme, brannalarm 10 SERVICE Side 4 av 5

5 Responstid Prioritet 2 dager oppstart, 5 dager full drift 8 2 dager oppstart, oppdragsleder. Avhengig av kompleksitet, normalt prosjektering innen 14 dg 6 Oppstartsmøte om nødv. samme dag, prosjekt org samles etter dette 10 Redusert innsalg, tett kom 2 Blant de 5 høyeste 4 "prioritert" 3 Oppstart innen påfølgende arb.dag 9 "A-kunder" - prioritet 5 SUM Tabell 4: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 3) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1. Sweco Norge AS (87 p.) 2. Rambøll Norge AS og COWI AS (86 p.) 3. Teknoconsult AS (76 p.) De tre øverste firmaene rangeres svært tett. Ettersom leverandør rangert som nr. 2 og 3 har identisk poengsum er de reelle alternativene å velge en eller tre leverandører. Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at man tar sikte på en leverandør. Oppdragsmengden vurderes også mest passende for kun en leverandør. Det anbefales derfor å inngå kontrakt med kun en leverandør, til tross for tett rangering. Anbefalingen blir derfor å inngå kontrakt med Sweco Norge AS. Bergen, 9. juli 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5