LILLESAND KOMMUNE Rammeavtale II

Transkript

1 LILLESAND KOMMUNE VAR-enheten Rammeavtale II KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE II VA-ANLEGG: BISTAND I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV NETTMODELLER FOR VANN OG AVLØP, UTARBEIDELSE AV INTERNKONTROLLSYSTEMER, KVALITETSSYSTEMER, NORMER, DRIFTSINSTRUKSER, ROS ANALYSER OG BEREDSKAPSPLANER, BISTAND I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV HOVEDPLAN FOR VANN OG AVLØP, SAMT ADMINISTRATIV BISTAND I KOMMUNEN. LILLESAND KOMMUNE 2012

2 1 Tilbudsinnbydelse Lillesand kommune ønsker å invitere rådgivende ingeniørfirmaer til å inngi tilbud på rammeavtale i 2 + opsjon år. Lillesand kommune ønsker å inngå rammeavtale over en 2 års periode med ett rådgivende ingeniørfirma, med opsjon på år fra det tidspunkt kontrakt er signert. Tjenestene vil bestå av bistand i forbindelse med utarbeidelse av nettmodeller for vann og avløp, utarbeidelse av internkontrollsystemer, kvalitetssystemer, normer, driftsinstrukser, ROS analyser og beredskapsplaner. Tjenesten omfatter bistand i forbindelse med utarbeidelse av hovedplan for vann og avløp samt administrativ bistand herunder saksbehandling i kommunen. Kommunen har 2 andre rammeavtaler for andre leveranser av konsulenttjenester innenfor VA-området: Den ene rammeavtalen omfatter: Parallelle rammeavtaler for bygging, ombygging og sanering av kommunale høydebasseng, ventilhus, avløpspumpestasjoner, trykkøkningsstasjoner inkl. styringssystemer, kummer og ledningsanlegg på land og i sjøen og No-Digløsninger. Den andre rammeavtalen omfatter: Prosjekteringsbistand og byggeledelse i forbindelse med ombygging, modifisering og optimalisering av eksisterende kommunale avløpsrenseanlegg og vannbehandlingsanlegg. Tjenestekjøpet har en anslått samlet totalverdi på ca kr (pr. år). Ved avrop skal leverandøren kunne starte opp prosjektet ila. 14 dager fra henvendelsen er sendt. Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet i egen organisasjon. Det skal i tilbudet defineres reservepersonell som om nødvendig kan tre inn ved ferieavvikling og sykdom for tilbudte ressurser. Oppdragsleder skal være ansatt hos tilbyder. Oppdragsleder skal minimum være kontaktpunkt og kvalitetssikre prosjekteringen. Det skal bekreftes at firmaet skal utnevne eller har utnevnt HMS koordinator for prosjektering og byggeledelse. 2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen konkurranse om rammeavtaler i hht. regelverket for offentlige anskaffelser, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 15-2 Kontaktpunkt for denne anskaffelsen er Gunnar Grana Tlf: E-post: gunnar.grana@faveoprosjektledelse.no

3 Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene. Tilbudet leveres i lukket konvolutt merket: TILBUD LILLESAND KOMMUNE, RAMMEAVTALE VA-ANLEGG og skal være Faveo Prosjektledelse AS Vestre Strandgate Kristiansand i hende senest: Tilbudet skal være undertegnet. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende som nevnt over innen innleveringsfristen. Tilbyder bærer selv risiko for forsinkelse i postgang og lignende. Ett eksemplar skal leveres i elektronisk versjon sammen med papirversjonene. Ved uoverensstemmelser mellom elektronisk- og papirversjon, vil papirversjonen være gjeldende. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktpunkt som fremgår overfor. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfristens utløp. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. Tilbudet skal leveres på norsk og norsk skal benyttes under gjennomføringen av kontrakten. Tilbud som er innlevert/mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i FOA. Det vil ikke finne sted åpen tilbudsåpning Lillesand, (sign.) Roger Edvardsen Rådgiver VAR-Enheten

4 3 Ytelsesspesifikasjon for VA faglig bistand: Eksempler på tjenester som skal leveres under rammeavtalen, er som følger: Prosjektmøter Utarbeidelse og tolking av nettmodellberegninger for vann og avløp Analyse og vurdering eksisterende anlegg herunder rørinspeksjon, rapporter og kartgrunnlag Administrasjon og samordning egne arbeider Kvalitetssikring egne arbeider inkl. uavhengig kontroll Utarbeidelse av internkontrollsystemer, kvalitetssystemer, normer, prosedyrer, driftsinstrukser, ROS analyser og beredskapsplaner Utarbeidelse av hovedplan for vann og avløp (kommunedelplan) Lokale forskrifter og handlingsplaner Administrativ bistand som for eksempel saksbehandling etter lovverk, ajourhold av kartsystemer (Gemini VA) 4 Kvalifikasjonskrav Firma som ønsker å delta i konkurranse om rammeavtale skal generelt inneha tekniske, økonomiske og personalmessige ressurser gode nok til å gjennomføre teknisk bistand innenfor VA-faget, herunder inngående kjennskap til utvikling og bruk av nettmodeller og kartsystemer (Gemini VA). Vi ber om at det innleveres følgende dokumentasjon for kvalifikasjonskravene i forbindelse med tilbud om rammeavtaler: Følgende kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon gjelder: Krav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som den ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor)

5 Krav: Tilbyder skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Fremlagte attester skal ikke være eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Det stilles krav om at tilbyder har erfaring med tilsvarende oppgaver Det stilles krav om at tilbyder innehar tilstrekkelig kapasitet for å gjennomføre oppgaven. Det stilles krav om nødvendige faglige godkjenninger for å kunne påta seg oppdraget. Referanseliste på firmanivå over relevante VA - prosjekt med omfangsbeskrivelse for de siste 5 år. Kompetansematrise på firmanivå ifht oppgaven. System for internkontroll og kvalitetssikring Tilbyder skal dokumentere at en har eller kan få sentral/lokal godkjenning for følgende godkjenningsområder i henhold til plan- og bygningslovens godkjenningsregler 13-5 for: Ansvarlig prosjekterende tiltaksklasse 3 vannforsynings-, avløps- og fjernvarmeanlegg. Bekreftelse på at tilbyder har et innarbeidet styringssystem innen sitt arbeidsområde.

6 5 Tildelingskriterier rammeavtale: Kontrakt om rammeavtale vil bli tildelt inntil 1 tilbyder som oppfyller kvalifikasjonskravene, ihht følgende tildelingskriterier: Pris 50%: Kompetanse, erfaring og tilgjengelighet 50%: Tildelingskriteriet pris: Timepris oppgis for følgende kategorier: Timepris eks Vekting mva. Firmaansvarlig 5% Nettmodellberegninger 40% Hovedplanarbeid 20% Internkontrollsystemer, 30% kvalitetssystemer, normer, prosedyrer, driftsinstrukser, ROS analyser, beredskapsplaner Kartsystem Gemini - 5% VA Vektet gjennomsnitt Vektet timepris Den vektede timeprisen av disse vil være grunnlaget for vurderingen av kriteriet pris Tilbudte timepriser skal inkludere reisetid og alle andre kostnader i fbm. utføring av tjenester for Lillesand kommune. Timepriser kan ikke reguleres innenfor avtaleperioden på 2 to år. Timepriser kan første gang reguleres ved prolongering i hht. siste gjeldende RIF-statistikk på reguleringstidspunktet. Følgende vektlegges under tildelingskriteriet Kompetanse og erfaring 1) Tilbudt personell relevant for disse tjenestene med dokumentert erfaring og formalkompetanse. Tilbudt personell skal kunne dokumentere minimum fem års erfaring med bistand i henhold til ytelsesbeskrivelsen. Det legges vekt på erfaring fra samarbeid med offentlige og private aktører. Vi ber om at det innleveres følgende dokumentasjon: o Oversikt over tilbudt personell som dekker relevante funksjoner. o CV for tilbudt personell med oversikt over kompetanse innenfor aktuelle fag og erfaring fra relevante prosjekt

7 6 Evaluering Evalueringen av de enkelte kriterier skjer etter en karakterskala fra 1 til 6, hvor karakter 1 er dårligst og 6 er best. Tildeling skjer til den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Evalueringen av de enkelte kriterier skjer etter en karakterskala fra 1 til 6, der karakter 1 er dårligst og 6 er best. Evalueringen vil være relativ, ikke absolutt, og angitt score for hvert kriterium normaliseres rundt middelverdien i en evalueringsmodell. Normalisert score for hvert kriterium summeres og vektes og danner grunnlag for rangering av leverandørene.