KONKURRANSEGRUNNLAG. Bedriftshelsetjeneste for Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle kommuner

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Bedriftshelsetjeneste for Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle kommuner INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER STRUKTURERING AV TILBUD BISTÅ MED FAGLIGE RÅD OG VEILEDNING TIL LEDERE, ANSATTE, VERNEOMBUD/TILLITSVALGTE BISTÅ VED UTVIKLING AV OG DELTAKELSE I OPPLÆRINGSTILTAK BISTÅ ENHETENE VED RISIKOANALYSER, KARTLEGGING OG MÅLING AV ARBEIDSMILJØET DELTAGELSE I ARBEIDSMILJØUTVALG AVDEKKE BEHOV FOR OG GJENNOMFØRE LOVPÅLAGT HELSEOVERVÅKING UTFØRELSE RAPPORTERING EVALUERING, PLANLEGGING OG SAMARBEID PRIS UTARBEIDELSE AV TILBUD EVALUERINGSKRITERIER KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER... 7 VEDLEGG: KONTRAKT

2 1. Innledning Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle kommuner (heretter kalt kommunene) ønsker tilbud på levering av bedriftshelsetjenester. Tilbud skal baseres på dette konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlagte kontrakt, inklusive vedlegget - kravspesifikasjon. Vedlegg - kravspesifikasjon beskriver type leveranse, rammebetingelser, omfang, kompetansekrav og en beskrivelse av oppgaven. 2. Administrative opplysninger Administrative opplysninger i forbindelse med utarbeidelse av tilbud er som følger; Anskaffelsesprosedyre: Konkurranse med forhandling Hovedkontakt i tilbudsperioden: Fredrik Hafredal Aust Agder fylkeskommune Telefon; / e-post; fredrik.hafredal@austagderfk.no Adresse for fremsendelse av tilbud: Aust Agder Fylkeskommune v /Fredrik Hafredal postboks 788, Stoa 4809 ARENDAL Tilbud skal merkes: Tilbud Bedriftshelsetjeneste Setesdal Endelig frist for fremsendelse av tilbud: Mottatt innen kl Vedståelsesfrist: 180 dager fra tilbudsdato Tilbud skal utarbeides på: Norsk Anbudsåpning: Det vil bli lukket anbudsåpning Side 2 av 9

3 3. Strukturering av tilbud Tilbudet skal struktureres som følger: 3.1 Bistå med, og gi faglige råd og veiledning til ledere, ansatte, vernetjenesten og tillitsvalgte Det henvises til vedlegg 1, pkt Faglig kompetanse - bredde i kompetanse Bruk av ulike tilnærmingsmåter og metoder Erfaring 3.2 Bistå ved utvikling av, og deltakelse i, opplæringstiltak Det henvises til vedlegg 1, pkt Faglig og pedagogisk kompetanse Formidlingsevne Evne til å utvikle opplæringskonsepter Erfaring 3.3 Bistå enhetene ved risikoanalyser, kartlegging og måling av både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Det henvises til vedlegg 1, pkt Kompetanse og erfaring på hvordan risikoanalyser gjennomføres og følges opp Kompetanse og erfaring på kartleggingsteknikker og målemetoder og hvordan de følges opp 3.4 Deltagelse i arbeidsmiljøutvalg og vernerunder Det henvises til vedlegg 1, pkt Sikre at alle aktuelle enheter/ ansatte får tilbud om deltagelse fra BHT Praktisk organisering Tanker om hvilken rolle BHT inntar i AMU og under vernerunder Side 3 av 9

4 3.5 Avdekke behov for, og gjennomføre lovpålagt helseovervåking Det henvises til vedlegg 1, pkt Systematikk i arbeidet Sikre oppfølging av ansatte i risikogrupper Sikre oppfølging av resultater som tilsier det 3.6 Utførelse Det henvises til vedlegg 1, pkt. 2.3 Organisering av arbeidet Responstid ved særskilte hendelser som kan oppstå, samt forventet responstid på henvendelser fra oppdragsgiver under normal drift. Med henvendelser menes e-post, telefoner, brev og liknende. 3.7 Rapportering Det henvises til vedlegg 1, pkt 2.5 Rapporteringsrutiner Rapporteringsverktøy Struktur og ryddighet 3.8 Evaluering, planlegging og samarbeid Det henvises til vedlegg 1, pkt 2.6 Struktur og ryddighet Organisering av arbeidet, tilbyders kontaktperson Side 4 av 9

5 4. Pris Pris på tilbudt tjeneste skal presenteres på følgende format: Evje og Hornnes kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eksl Tjeneste ref pkt 3.1 til og med pkt 3.8. Timepris tilleggstjenester; Timepris Dagspris Ukepris Bygland kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eksl Tjeneste ref pkt 3.1 til og med pkt 3.8. Timepris tilleggstjenester; Timepris Dagspris Ukepris Valle kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eksl Tjeneste ref pkt 3.1 til og med pkt 3.8. Timepris tilleggstjenester; Timepris Dagspris Ukepris Bykle kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eksl Tjeneste ref pkt 3.1 til og med pkt 3.8. Timepris tilleggstjenester; Timepris Dagspris Ukepris Side 5 av 9

6 Ved kalkyle for utarbeidelse av priser ovenfor skal følgende legges til grunn med hensyn til reisekostnader; Reisekostnader for oppdrag skal være inkludert i prisen for tjenestene som presentert i matrisen ovenfor. Kommunene ønsker å holde mulighetene åpne for å velge forskjellige tilbydere. Tilbyder har derfor risiko for å kun bli leverandør til en av kommunene. Dersom dette har betydning for timeprisene, bes det om at dette presiseres på eget skjema, ref Kontraktsdelens vedlegg Utarbeidelse av tilbud I tilbudet skal følgende inkluderes; Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.1 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.2 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.3 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.4 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.5 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.6 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.7 over. Beskrivelse av løsning av oppgaven ref. pkt 3.8 over. En utdyping av tilbyders kvalifikasjoner relatert til oppdragene. Beskrivelse av tilbyders organisasjon. Beskrivelse av tilgjengelighet, stabilitet og prioritet på den personalressurs som er tilbudt. I tilbudet skal følgende vedlegges: Godkjenning i henhold til «forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste" fastsatt av Arbeids- og inkluderingsdepartementet 10. september 2009 gjeldende fra 1. januar Referanseliste over relevante oppdrag, minimum viktigste leveranser de siste 3 år. Selskapets totale bemanning CV for de personer som forutsettes å gjennomføre oppdraget. Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 mnd. Egenerklæring ifm HMS ref. vedlegg. 6. Evalueringskriterier Kommunene vil ved kontrakttildeling velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud (hvilket betyr at andre kriterier enn pris vil bli lagt til grunn). Kriterier som vil bli lagt til grunn ved evalueringen er: Side 6 av 9

7 6.1 Kvalifikasjonskrav Basert på følgende kvalifikasjonskrav vil tilbydere bli vurdert i forhold til om de er kvalifiserte for å kunne levere tilbudt tjeneste: Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal være godkjent Bedriftshelsetjeneste i henhold til 7 i Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. Tilbyder skal ha sitt forhold i orden, det vil si ingen restanser av betydning, i forhold til betalt skatt og merverdiavgift Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem Dokumentasjon Attest/godkjenning fra Arbeidstilsynet Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder HMS erklæring (vedlegg X) 6.2 Utvelgelseskriterier Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med minimum 3 tilbydere, og maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere med hensyn til hvem det vil bli gjennomført forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som etter en helhetlig vurdering har best forutsetninger for å løse oppdraget i henhold til oppgaveforståelse og kompetanse. Utvelgelse i henhold til dette kriteriet er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbyder overskrider det antall på minimum 3 tilbydere, og maksimum 5 tilbydere som det vil gjennomføres forhandlinger med. 6.3 Tildelingskriterier Totalkostnader. Presenterte løsninger. Faglig kompetanse. Erfaring. Totalkostnader vil i evalueringen bli beregnet som følger: Basert på priser gitt iht. pkt 4 ovenfor vil følgende beregning gjøres for de respektive tilbud: Side 7 av 9

8 Evje og Hornnes kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eks Alle tjenester ref. pkt pkt 3.8; tilleggstjenester; Faktor Sum Timepris X Delsum Timepris X Delsum Dagspris X Delsum Ukepris X Delsum TOTALSUM Totalkostnad A Bygland kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eks Faktor Sum Alle tjenester ref. pkt pkt 3.8; Timepris X Delsum tilleggstjenester; Timepris X Delsum Dagspris X Delsum Ukepris X Delsum TOTALSUM Totalkostnad B Valle kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eks Faktor Sum Alle tjenester ref. pkt pkt 3.8; Timepris X Delsum tilleggstjenester; Timepris X Delsum Dagspris X Delsum Ukepris X Delsum TOTALSUM Totalkostnad C Side 8 av 9

9 Bykle kommune: Tjeneste Kommentar Pris (eks Faktor Sum Alle tjenester ref. pkt pkt 3.8; Timepris X Delsum tilleggstjenester; Timepris X Delsum Dagspris X Delsum Ukepris X Delsum TOTALSUM Totalkostnad D Dersom kommunene velger å inngå kontrakt samlet, vil Totalsum A, B, C, og D legges sammen for å komme frem til endelig Totalkostnad for hver tilbyder. Dersom kommunene velger å inngå kontrakt hver for seg, vil det være den respektive kommunes Totalkostnad som legges til grunn i evalueringen. Laveste totalkostnad gis 5,00 poeng. Totalkostnad + 50% eller mer vil gi en poengsum på 0,00 poeng. For tilbud med en kostnad innenfor 50% dyrere enn laveste tilbudte kostnad gis en lineær reduksjon mellom 5,00 og 0,00 poeng. Poengsum vil bli oppgitt med 2 desimaler. Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for hvert av de tre tildelingskriteriene (presentert løsning, faglig kompetanse og erfaring). Den tilbyderen som scorer høyest gis poengsummen 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt, multiplisert med kriteriets vekting. Tildelingskriteriene ovenfor står i prioritert rekkefølge. Side 9 av 9