Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende:

Transkript

1 Dato: Fullmaktsak 02 /08 Valg av leverandør - rammeavtale hoved- og spesialrenhold Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandør for levering av tjenester innen hoved- og spesialrenhold til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktor i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 20. januar 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Toma AS Rammeavtale hoved- og spesialrenhold Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Dagfinn Øvrebotten Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for utførelse av hoved- og spesialrenhold, samt gulvbehandling. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien, og det ble dermed vurdert som en tjenesteanskaffelse. CPV-kode er Rengjøringstjenester, og dermed er anskaffelsen klassifisert som en prioritert tjeneste av kategori 14 (Bygningsrengjøring og eiendomsforvaltning). Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere 1+1 år, altså potensielt fire år totalt.årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er under , dekkes anskaffelsen kun av FoA del I. Bergen kommunes utlysningsplikt for anskaffelser over gjelder. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom frivillig kunngjøring i Doffin 19.november 2007 (BKB ). Ved fristens utløp 18. desember 2007 kl. 14:00, forelå det tre tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1. Toma AS 2. Renhold-Skade-Sentralen AS 3. AB Servicesystemer AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB og alle leverandører ble godkjent, se Tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Bemanningsoversikt C HMS F Ren utvikling eller godkjent renholdsbedrift Nr Navn A B C D E F Godkjent? 1 AB Service Systemer AS OK OK OK OK OK OK Ja 2 TOMA AS OK OK OK OK OK OK Ja Side 2 av 5

3 3 Renhold-skade-sentralen AS OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt uten vekter i konkurransegrunnlaget. Vektene ble i etterkant satt slik det fremgår av tabell 2 under. Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Dokumentasjon Maks p. PRIS 55 Timepriser, ordinært hoved 15 Spesial 10 Gulv 10 Timepriser, døgnservice hoved 6 Prisskjema Spesial 3 Gulv 3 Forbehold Utrykning 8 SERVICEGRAD 20 Tilgjengelighet, responstid o.l. Beskrivelse av rutiner 20 KVALITET 25 Erfaring Referanseliste 15 Renholdskjemi Aksept/forbeh. 10 SUM 100 Tabell 2: Tildelingskriterier med vekting Tilbudenes timepriser samt dokumentasjon på øvrige tildelingskriterier er listet i tabell 3. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. AB Service Systemer Toma Renhold-skade-sentr. Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Timepriser, ordinært hoved 315/305/295/ /280/275/ /355/345/ Spesial 335/328/315/ /310/305/ /355/345/340 8 Gulv 600/575/550/ /280/275/ /355/345/340 8 Timepriser, døgnservice hoved 415/405/395/ ,25/406/398,75/391, /452/440/433 5 Spesial 435/425/415/ ,75/449,5/442,25/ /452/440/433 2 Gulv 700/675/650/ ,25/406/398,75/391, /452/440/433 2 Side 3 av 5

4 Forbehold E Utrykning A 7 B 8 F 7 SERVICEGRAD Tilgjengelighet, responstid o.l. Ikke oppgitt 0 C 20 G 15 KVALITET Erfaring Ikke oppgitt 0 D 15 H 15 Renholdskjemi Ikke oppgitt 0 Ikke oppgitt 0 Akseptert 10 SUM Noter: A 1000, utrykningsgebyr B mann i 2 timer C Kontakt serviceleder mob/ Elektronisk sporing Oppfølging av serviceleder D Oppgitt 5 ref, 200' - 10,5 mill E Døgnservice priser før 21. Etter 21: 547/537/517/510 F kun utrykning? G Har døgnservice H Oppgitt 6 ref, 700' - 3 mill Tabell 3: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (Tabell 3) fremstår tilbudet fra Toma AS som det totalt mest fordelaktige. Det anbefales derfor å inngå kontrakt med denne leverandøren. Bergen, 3. januar 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent BKB Marit Vik Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 4 av 5

5 Side 5 av 5