Fullmaktssak 42/08 HVA SAKEN GJELDER

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 42/08 Rammeavtale renhold Torget - valg av leverandør Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandører for rammeavtale for diverse renholdstjenester i forbindelse med Torget i Bergen. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. oktober 2008 til 30. september 2010 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. ISS Facility Services AS Rammeavtale, renhold Torget Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 7

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Anskaffelsen består av følgende deler: 1. Kosting av torgplassen 2. Høytrykkspyling av torgplassen 3. Salting av torgplassen 4. Brøyting av torgplassen 5. Daglig renhold av toaletter og garderober 6. Daglig renhold av kjølelager 7. Daglig renhold av kontorlokaler 8. Tømming /renhold av avfallscontainere. Det ble åpnet for å innlevere tilbud på en eller flere vare/tjenestegrupper. Del 1 og 2, samt 3 og 4 knyttes tett sammen, og det ble derfor ønsket en samlet pris for del 1+2 og 3+4. Dette ble indikert i prisskjema. Anskaffelsen betegnes som et tjenestekjøp. CPV-koden for hovedanskaffelsen er , Rengjøringstjenester. Dette tilhører tjenestekategori 14, Bygningsrengjøring og eiendomsforvaltning. Dermed er det en prioritert tjeneste. Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere år, altså potensielt fire år totalt. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag kr eks. mva. Total kontraktsverdi inklusiv opsjonen beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006/2007. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er over EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og III. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 21. juli 2008, og EØS-utlysning i TED 22. juli Ved fristens utløp 1. september 2008 kl. 14:00, forelå det to tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1 AB Service Systemer AS 2 ISS Facility Services AS Side 2 av 7

3 Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB. ISS Facility Services manglet gyldig skatteattest for mva, da den som var vedlagt tilbudet var eldre enn 6 måneder. Med bakgrunn i 12-3 ble de gitt en kort frist for å ettersende en nyere versjon av attesten. Den ble sendt via e-post svært raskt, og etter dette ble begge leverandørene ble godkjent, se Tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Regnskap C HMS F Bemanning G Utstyr og kapasitet H Referanse I Ren utvikling/godkjent renholdsbedrift Nr Navn A B C D E F G H I Godkjent? Merknader 1 AB Service System AS OK OK OK OK OK OK OK OK- OK Ja 2 ISS Facility Services AS OK OK OK OK OK OK OK OK OK Ja Skatteattest mva for gammel. Epost sendt , ettersendt samme dag Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter uten utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2 under. Det ble skilt mellom to hovedgrupper basert på renholdsmetoder. Del 1-4 innebærer ikke bruk av renholdsmidler, i motsetning til del 5-8. Ved bruk av renholdsmidler er miljø et viktig hensyn, og leverandører som besvarte disse delene ble bedt om å fylle ut en miljøerklæring som dannet grunnlaget for bedømming på dette kriteriet. For leverandører som kun ønsket å levere innenfor del 1-4, ville ikke denne erklæringen være relevant. De øvrige kriteriene var like for alle deler av anskaffelsen. Tildelingskriterier Vekting del 1-4 Vekting del 5-8 Pris 60 % 50 % Servicegrad 40 % 30 % Miljø 0 % 20 % Tabell 2: Tildelingskriterier i konkurransegrunnlag Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng, se tabell 3. Side 3 av 7

4 Del 1-4 Dokumentasjon Maks p. PRIS 60 Årspris del Årspris del Timepriser del Timepris %/100% 2 Prisskjema Timepriser del Timepris %/100% 2 Utrykning 2 Kjøring 1 SERVICE 40 Responstid Beregnet responstid 20 Beskrivelse av disponibelt personale 20 SUM 100 Del 5-8 Dokumentasjon Maks p. PRIS 50 Årspris del 5 8 Årspris del 6 8 Årspris del 7 7 Årspris del 8 7 Timepriser del 5 5 Prisskjema Timepriser del 6 5 Timepriser del 7 5 Timepriser del 8 2 Utrykning 2 Kjøring 1 SERVICE 30 Responstid Beregnet 15 Beskrivelse av disponibelt personale 15 MILJØ 20 Miljøvennlighet Miljøerklæring 20 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med maksimal poengsum Begge leverandørene leverte inn tilbud på alle deler av anskaffelsen. Det ble derfor sett som hensiktsmessig å bedømme del 1-4 samlet, og del 5-8 samlet. Side 4 av 7

5 Tilbudenes enhetspriser og kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4 og 5. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud. For kvantitative kriterier, hovedsaklig pris, vil dette si et prosentvis nedtrekk i poeng som tilsvarer avviket fra beste pris. For kvalitative kriterier settes nedtrekk i poeng etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Leverandør Del 1-4 Kosting/spyling og brøyting/salting av Torgplassen ISS AB Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Årspris del Årspris del Timepriser del Timepris %/100% 1330/ /880 2 Timepriser del Timepris %/100% 950/ /880 2 Utrykning Kjøring ,5 1 SERVICE Responstid Ofte umiddelbart, maks 2 t 20 Ikke oppgitt 0 Meget god godt organisert bemanning ("lag") 20 God litt tynnere bemannet 18 SUM Tabell 4: Evalueringsskjema del 1-4 Årsprisene for det beskrevne arbeidet ligger på noenlunde samme nivå, og leverandørene er best på hver sin del. Når det gjelder timepriser ligger ISS derimot generelt på et høyere nivå, noen ganger betydelig høyere. Totalt skårer AB 54 poeng på pris, mens ISS skårer 47 poeng. Begge leverandører beskriver en god men ISS er marginalt bedre pga. en imponerende bemanning på døgnservice. Beregnet responstid ved hast er også svært god fra ISS, mens AB ikke besvarer dette punktet. Totalt blir det dermed en relativt klar avgjørelse i favør ISS for anskaffelsens del 1-4. Side 5 av 7

6 Leverandør Del 5-8 Daglig renhold kontorer og lagerlokaler, samt containerrengj. ISS AB Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Årspris del Årspris del Årspris del Årspris del Timepriser del 5 Ikke oppgitt 0 275/275/450 5 Timepriser del 6 Ikke oppgitt 0 275/275/450 5 Timepriser del 7 Ikke oppgitt 0 275/275/450 5 Timepriser del 8 440/590/ /500/500 2 Utrykning Kjøring 5,5 1 3,5 1 SERVICE Responstid Ofte umiddelbart, maks 2 t 15 Ikke oppgitt 0 Meget god godt organisert bemanning ("lag") 15 God litt tynnere bemannet 13 MILJØ Miljøvennlighet ,4 20 SUM Tabell 5: Evalueringsskjema del 5-8 Når det gjelder del 5-8 er det betraktelig mer likt mellom leverandørene. Dette er hovedsakelig fordi ISS ikke har oppgitt timepriser for del 5-8 i tilbudet, usikkert av hvilken grunn. Totalt sett fremstår ISS likevel som marginalt bedre. Også her varierer det fra del til del hvilken av leverandørene som er billigst. Forskjellen er spesielt bemerkelsesverdig på del 8, spyling av containere. KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 4 og 5) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: Del 1-4: 1. ISS Facility Services AS (87 p.) 2. AB Service Systemer AV (72 p.) Side 6 av 7

7 Del 5-8: 1. ISS Facility Services AS (77 p.) 2. AB Service Systemer AV (76 p.) Det anbefales derfor å inngå kontrakt for alle delene av anskaffelsen med ISS Service Systemer AS. Bergen, 4. september 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Marit Vik Fagkonsulent renhold VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 7 av 7