Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende:

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 24/08 Rammeavtale asfaltreparasjon - valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE Hva saken gjelder: Saken gjelder valg av leverandører for levering av asfaltreparasjoner til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 1. juli 2008 til 30. juni 2010 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Bergen Bydrift KF Nattland Hage og Anlegg AS Hordaland Asfalt AS Rammeavtale asfaltreparasjon Rammeavtale asfaltreparasjon Rammeavtale asfaltreparasjon Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 6

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for asfaltreparasjoner. Rammeavtalen innbærer hovedsakelig større og mindre reparasjoner av asfalt i vei og på skoleplasser. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV- koden for hovedytelsen er , overflatearbeid unntatt veilegging. Derfor defineres det som en bygg- og anleggsanskaffelse. Varedelen av anskaffelsen er asfalt, Den totale verdien av kontrakter innenfor fagfeltet er beregnet til ca kr eks. mva per år. Varigheten ble satt til 2 år med opsjon for forlengelse årlig i ytterligere to år (1+1), altså potensielt fire år totalt. Total kontraktsverdi inklusiv opsjoner beløper seg dermed til NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Det ble angitt som ønskelig å inngå rammeavtale med inntil tre leverandører. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom og EØS-terskelverdi på 43,5 millioner for bygg- og anleggskontrakter, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble første gang utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 12 desember 2007 (BKB ). Ved fristens utløp 16. januar 2008 kl. 14:00, forelå det kun ett tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll, side 1 (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1. Nattland Hage og Anlegg AS Det ble ikke vurdert som tilstrekkelig med kun en leverandør. Konkurransen ble dermed totalforkastet, og leverandøren informert. 1. april 2008 ble konkurransen lyst ut på nytt, med kun små endringer i konkurransedokumentene. Ved fristens utløp 30. april 2008 kl. 14:00, forelå det denne gangen fire tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll, side 2 (Vedlegg 2) Side 2 av 6

3 Følgende leverandører leverte tilbud i andre runde: 1 Nattland Hage og Anlegg AS 2 Arna Asfalt AS 3 Hordaland Asfalt AS 4 Bydrift Bergen KF Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB og alle leverandører ble godkjent, se Tabell 1 under. Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Bemanningsoversikt, utstyr C HMS Nr Navn A B C D E Godkjent? 1 Nattland Hage og Anlegg AS OK OK OK OK OK Ja 2 Arna Asfalt AS OK OK OK OK OK Ja 3 Hordaland Asfalt AS OK OK OK OK OK Ja 4 Bydrift Bergen KF OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Tildelingskriterier Vekting med utslag +/-10 % Pris 45 % Kvalitet 20 % Servicegrad 20 % Miljø 15 % Tabell 2: Tildelingskriterier med vekting Hver prosent blir så omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Poeng på alle underpunkter ble satt slik det fremgår av tabell 3 på neste side. Side 3 av 6

4 Maks Dokumentasjon p. PRIS 45 Timepriser 20 Ordinær 10 50% overtid 5 100% overtid 5 Materiell og utstyr 25 Liming 3 Skjæring Prisliste 2 Varm asfalt 5 Kald Asfalt 5 Leie av lastebil 3 Påslag øvrig mat 4 Innleide tjenester 3 Forbehold/mangler KVALITET 20 Erfaring Referanseliste 20 SERVICEGRAD 20 Responstid Beskrivelse av 15 Prioritet rutiner 5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Underkriterier med poeng Tilbudenes enhetspriser/påslagsprosenter samt kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Side 4 av 6

5 Bydrift KF Nattland Hage og Anlegg As Hordaland Asfalt AS Arna Asfalt AS Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng Tilbud Poeng PRIS Timepriser Ordinær 380/ % overtid 430/ % overtid 480/ Materiell og utstyr Liming Skjæring Varm asfalt 1,56 3 7,92 1 0,65 5 0,48 5 Kald Asfalt 1, ,8 5 0,52 5 Leie av lastebil Påslag øvrig mat Innleide tjenester Forbehold/mangler Priser per tonn KVALITET Samferdsel, statensvegvesen. Lapping/ vedlikehold 20 Lang rekke oppdrag asfaltrep. BK, private barnehager, borettslag' 20 Oppgitt 5 oppdragsgivere, div. asfaltarbeid 10 5 oppdragsgivere oppgitt. Ingen beskrivelse 8 Erfaring SERVICEGRAD Responstid Krav 10 På timen 15 Ikke oppgitt 0 Ikke oppgitt 0 Prioritet Egenerkl. 5 Prioritert 5 Topp prioritet 5 Ikke oppgitt 0 MILJØ Policy. Spesialavfall til godkjent deponi 10 Spesialavfall, deponering av restavfall. Valg av organiske produkter 15 Ikke oppgitt 0 Ikke oppgitt 0 Miljøstyring SUM Tabell 4: Evalueringsskjema KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 3) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1) Bergen Bydrift KF og Nattland Hage og Anlegg (79 p.) 2) Hordaland Asfalt (51 p.) 3) Arna Asfalt (46 p.) Det ble vurdert som optimalt å ha tre leverandører. Det anbefales derfor å inngå kontrakter med Bergen Bydrift KF, Nattland Hage og Anlegg AS og Hordaland Asfalt AS. Side 5 av 6

6 Bergen, 14. mai 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Eivind Fjelltveit Fagkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 6 av 6