Kongsvinger kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse under nasjonalterskelverdi på kjøp og levering av innfordringstjenester.

Transkript

1 1 TILBUDSINNBYDELSE - INNFORDRINGSTJENESTER Kongsvinger kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse under nasjonalterskelverdi på kjøp og levering av innfordringstjenester. Kongsvinger kommune har ca innbyggere og 8200 arbeidsplasser. Kommuneadministrasjonen holder til i rådhuset. Kommunen har 982 årsverk fordelt på ca ansatte, et driftsbudsjett på ca kr og et fireårig investeringsbudsjett på kr. Anskaffelsen skal gi Kongsvinger kommune (heretter kalt oppdragsgiver) den mest prisgunstige avtalen og på samme tid en hensiktsmessig og moderne innfordringstjeneste. For mer informasjon om kommunen, se Oppdragsgivers kontaktperson Gry Rambøl Kongsvinger kommune Postmottak 2226 Kongsvinger gry.rambol@kongsvinger.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av Rammeavtale for kjøp av Innfordringstjenester 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Kongsvinger kommunes hjemmesider 2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. inkassobevilling, skatte- og merverdiinnbetaling og skal ha et fungerende HMS-system.

2 Skatteattest, merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring kreves vedlagt tilbudet. 3 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekting: Kvalitet, leveranse og IT-løsninger 45 Service og kompetanse 45 Pris Vektingsmodell Alle tildelingskriterier blir vurdert etter en poengskala fra 1-10, hvor 10 poeng gis til beste leverandør. 3.2 Kvalitet, leveranse og IT-løsninger Det vil bli lagt særlig vekt på: 1. Løsning av arbeidsprosesser 2. Valg av innfordringsløyper 3. Avvikshåndtering 4. Løsningsgrad 5. Leverandørens tekniske løsninger 6. Mulighet for å overta oppdragsgivers eksisterende portefølje 3.3 Service og kompetanse Følgende områder vil ha betydning: 1. Samhandling mellom leverandør og oppdragsgiver 2. Samhandling mellom leverandør og debitor 3. Rapportering 4. Løsninger med hensyn til oppgjør og overføring av innkasserte midler 5. Kompetanseutvikling og opplæring for ansatte hos oppdragsgiver (opplæring i innfordringstjenester, deltagelse på fagdager, brukerseminarer o.l.) 3.4 Pris 1. Alle priser og kostnader for oppdragsgiver skal oppgis og spesifiseres. 2. Leverandøren skal spesifisere kostnader og inntekter, og på hvilket tidspunkt i innfordringsprosessen de påløper og når de kommer til inntekt for kommunen. 3. Leverandøren skal beskrive oppdragsgivers muligheter for tilbakekalling av sak uten begrunnelse og på hvilket tidspunkt eventuelle kostnader inntreffer. 4. Leverandøren skal spesifisere eventuelle kostnader for rapportering og statistikkopplysninger ut over standard.

3 5. Leverandøren skal beskrive sine rutiner for behandling av gebyr, i de tilfeller der kommunen har tillagt gebyr ved egen innfordring på et tidligere tidspunkt. 6. Leverandøren skal oppgi priser for kompetanseutvikling og opplæring 7. Leverandøren skal oppgi pris for kredittopplysningstjenester. Alle priser oppgis i NOK eks. mva. 4 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Tilbudet skal leveres/sendes til: Kongsvinger kommune økonomiavdelingen innkjøpsansvarlig postmottak 2226 Kongsvinger Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Innfordringstjenester v/trond Sommer. Åpnes kun av adressat Frist for å komme med tilbud er satt til:

4 5 Anbudets omfang og innhold Oppdragsgivers fakturaproduksjon er samlet ca stk pr år. fordelt på følgende områder: Tall for 2012 Type krav Årsbasis (ca antall) Hyppighet Standard Månedlig Barnehage/kulturskole/SFO Månedlig Kommunale avgifter Halvårlig Bibliotek 100 Månedlig Kirkelig Fellesråd 680 Månedlig Glåmdal Brannvesen IKS Månedlig Parkering 310 Månedlig Sum Alle fakturaene er formuerettslige pengekrav i kategorien vederlagskrav. Innfordring overfor mindreårige (personer under 18 år) faktureres foresatte. I 2012 ble det oversendt ca 850 nye saker til inkasso. Oppdragsgiver har i tillegg ansvar for å administrere sosiallån. Sosiallån 32 Månedlig Omfang og volum er kun et estimat og ikke forpliktende for Kongsvinger kommune.

5 Unntatt offentlighet, off.lovens 13, jfr. forvaltningslovens 13 Utkast til RAMMEAVTALE Denne rammeavtale er inngått mellom Kongsvinger kommune økonomienheten, postmottak 2226 Kongsvinger og Avtalen gjelder kjøp og levering av innfordringstjenester Avtaleperiode 3 år med mulighet til forlengelse 1+1 år For Kongsvinger kommune For leverandøren

6 For denne rammeavtalen gjelder Standard avtalevilkår for Kongsvinger kommune (heretter kalt standardvilkår) med de endringer og suppleringer som følger av denne rammeavtalen. 1 Avtalen 1.1. Avtalen består av følgende dokumenter: a) Rammeavtale (dette dokument) b) Konkurransegrunnlag c) Standard avtalevilkår e) Leverandørens tilbud Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. 2. Avtalens omfang 2.1. Avtalen gjelder kjøp og levering av: Innfordringstjenester Avtaleperiode: 3 år 2.2. Kongsvinger kommune har ensidig rett til å prolongere avtalen med inntil 1+1 år. Utløsing av opsjonen skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp og for ett år av gangen. 3. Produktendringer 3.1. Hvis produkter som omfattes av kontrakten skal endres eller utgå av produksjon, skal Kongsvinger kommune informeres umiddelbart. Ved lansering av ny produkter i avtaleperioden, skal tilbud sendes Kongsvinger kommune. Prisstrukturen på nye produkter skal ikke være dårligere enn på de produktene som allerede omfattes av avtalen. Kongsvinger kommune vil ta stillingtil om de tilbudte produkter skal omfattes av gjeldende avtale Om nye produkter lanseres eller erstatter andre i avtaleperioden, skal de leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prisstruktur / kalkyle. 4. Prisendring 4.1. Prisene skal være faste i hele avtaleperioden Krav om prisendringer i avtaleperioden kan framsettes dersom de skyldes eksterne forhold, herunder offentlige avgifter, regelverk mv Eventuelle krav om prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kongsvinger kommune har godkjent prisendringen Eventuelle prisøkninger skal ivareta de rabatter Kongsvinger kommune er innrømmet i forhold til offisielle prislister Hvis prisene på avtalte produkter faller i perioden, skal leverandøren uoppfordret gjøre de reduserte prisene gjeldende for Kongsvinger kommune.