Forespørsel under nasjonal terskel ved anskaffelse av: Serviceavtale for sentralt driftskontrollanlegg m.m.

Transkript

1 Forespørsel under nasjonal terskel ved anskaffelse av: Serviceavtale for sentralt driftskontrollanlegg m.m.

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Oppdraget/spesifikasjon Gjennomføring av konkurransen Informasjonsmøte og befaring Spørsmål Språk Konkurranseform Offentlighet Krav til tilbudet Innhold dokumentasjonskrav Innleveringen Tilbudets gyldighet Avgjørelsen Tildelingskriterier Kontraktstype Vedlegg... 6

3 1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Norges Handelshøyskole (NHH) er landets største fagmiljø for forskning og undervisning innen økonomi og administrasjon. NHH er en statlig, vitenskapelig høyskole med 3000 studenter og 400 ansatte. Høyskolen er lokalisert like utenfor Bergen sentrum, i Ytre Sandviken. Hovedbyggene er i Helleveien 30. Her eier NHH to bygninger, høyblokken og servicebygget, oppført i 1963 og 1995 på hhv og m 2. I tillegg leier høyskolen lokaler i Merinobygget i Breiviken, Breiviksveien 40. Et nybygg som vil erstatte lokalene i Merinobygget er for tiden under oppføring like ved våre eksisterende hovedbygg, og vil være klart for innflytting i april Nybygget vil eies av Statsbygg og leies av NHH, og vil være på m 2. For mer informasjon om NHH, se Anskaffelsens formål og omfang NHH skal inngå en serviceavtale for sentralt driftskontrollanlegg (SD-anlegg) / automatikkanlegg for diverse systemer i høyblokken og servicebygget. Anlegg i Merinobygget og nybygget vil ikke være omfattet av avtalen. Formålet med avtalen er å ivareta krav til inneklima, sikkerhet, miljø og helse. Avtalens varighet vil være ett år, med opsjon for forlengelse i ytterligere tre år. Verdien av avtalen inkludert alle opsjoner er anslått til ca. kr Oppdraget/spesifikasjon Avtalen skal omfatte to årlige servicebesøk (fullskala service, forebyggende vedlikehold), ett om våren og ett om høsten. Avtalen skal gjelde ventilasjonsanlegg, varmeanlegg og romregulering, samt deler av kjøleanlegget (kjølekurser for enkelte nærmere angitte systemer; det vil bli etablert en egen serviceavtale som vil dekke det meste av kjøleanlegget). Serviceavtalen skal inngås med fastpris (rundsum) pr. år. Punkter som skal kontrolleres og eventuelt justeres i forbindelse med besøkene, er: Periferiutstyr o Følere o Trykkvakter o Spjeldmotorer og spjeld o Ventiler Automatikktavle Undersentraler Sentral driftskontroll (SD) o PC med utstyr o Konfigurasjon, Metasys Avtalen skal også dekke tilleggsarbeider / avhjelpende vedlikehold fakturert etter medgått tid og kjøp av deler.

4 Det vil bli avholdt et informasjonsmøte med befaring for interesserte leverandører, der NHH blant annet vil gi en grundig gjennomgang av krav til tjenesten, se punkt Gjennomføring av konkurransen 2.1 Informasjonsmøte og befaring Det vil bli avholdt et informasjonsmøte med befaring for interesserte leverandører kl Leverandører som ønsker å gi tilbud oppfordres sterkt til å delta på informasjonsmøtet. På informasjonsmøtet vil NHH gi grundig informasjon om kravene vi stiller til tjenesten og til leverandørene, samt svare på spørsmål. På informasjonsmøtet vil det bli opplyst om detaljerte krav som ikke går fram av dette dokumentet eller kunngjøringen. Leverandører som velger å gi tilbud uten å stille på møtet risikerer at de ikke kjenner alle kravene og at tilbudet dermed ikke blir tilfredsstillende, og avvises. Påmelding til informasjonsmøtet sendes innen kl Spørsmål Eventuelle spørsmål skal enten stilles på informasjonsmøtet eller sendes skriftlig på e- post til følgende kontaktperson innen kl : Navn: Stilling: E-post: Andreas Hjortland Seniorkonsulent innkjøp Det skal ikke være kontakt mellom leverandører og andre personer hos NHH enn nevnte kontaktperson. Brudd på denne bestemmelsen kan medføre at leverandøren blir avvist fra konkurransen. 2.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.4 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. 2.5 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova.

5 3. Krav til tilbudet 3.1 Innhold dokumentasjonskrav Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon, oversiktlig organisert i henhold til listen: 1. Utfylt tilbudsskjema 2. CV for serivcepersonell se nærmere beskrivelse i punkt Løsningsbeskrivelse se nærmere beskrivelse i punkt HMS-egenerklæring bruk gjerne vedlagte mal 5. Skatteattest for mva. og skatteattest for skatt, ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen fås fra Skatteetaten og skatteoppkreveren 3.2 Innleveringen Tilbudet må være kommet fram til oss innen kl Leverandørene bærer selv risikoen for at tilbudet kommer fram i tide. Tilbudet sendes på e-post til andreas.hjortland@nhh.no. Alternativt kan det sendes eller leveres på minnepinne, CD eller DVD til følgende adresse: Norges Handelshøyskole Seksjon for økonomi ved Andreas Hjortland Helleveien Bergen Filformatet skal være PDF. Filene må ha klare og tydelige navn. E-post eller brev/pakke må tydelig merkes «Tilbud 2013/254 Serviceavtale for SDanlegg». 3.3 Tilbudets gyldighet Leverandørene må vedstå seg tilbudet til og med Alle leverandører må prise tilbudet slik det går fram av tilbudsskjemaet. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4. Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene:

6 Tildelingskriterium Pris Leverandørene skal oppgi pris pr. år for serviceavtale i tilbudsskjemaet. Tilbudt kompetanse og erfaring Leverandørene skal sende CV for servicepersonellet som tilbys i forbindelse med oppdraget. NHH vil legge betydelig vekt på kjennskap til utstyr/anlegg fra Johnson Controls, i tillegg til øvrig relevant erfaring og utdanning. Løsningsbeskrivelse Leverandørene skal utarbeide en plan for servicebesøkene som viser hvilke oppgaver som skal utføres, og hvordan dette tenkes gjennomført. Leverandørene skal også beskrive hvilken prioritet NHH vil få som kunde. Vekt 40 % 40 % 20 % 4.2 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagte avtale og NU06 Alminnelige betingelser for vedlikehold, utgitt av Norsk Industri m.fl., tilgjengelig fra Leverandørene oppfordres til å sette seg grundig inn kontrakten, både vedlagte avtale og standardbetingelsene. Det vil bli anledning til å gjennomgå betingelsene på informasjonsmøtet, se punkt 2.1 ovenfor. Det legges til grunn at leverandørene ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte avtale og NU06 Alminnelige betingelser for vedlikehold. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot vilkårene. 5. Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Avtale