Tilbudsforespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr

Transkript

1 Tilbudsforespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål, omfang og verdi Oppdraget/Spesifikasjon Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsbrevet Tilbudsfrist Tilbudets gyldighet Avgjørelsen Valg av tilbud Kontraktstype Videre arbeid Vedlegg... 6 Tilbudsforespørsel: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Side 2

3 1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Politihøgskolen er den sentrale utdanningsinstitusjonen for politiet. Høgskolen har som oppgave å gi grunnutdanning for tjeneste i politi- og lensmannsetaten og etter- og videreutdanning til de tilsette i etaten. Politihøgskolen driver forskings- og utviklingsarbeid og faglig formidling innenfor sine fagområder. Målet for Politihøgskolen er å utdanne selvstendige og reflekterte polititjenestemenn og kvinner. Politihøgskolen har fire studiesteder med ca studenter på bachelorutdanning og 1300 på etter- og videreutdanning, samt ca. 415 ansatte. For mer informasjon om oppdragsgiver: Anskaffelsens formål, omfang og verdi Politihøgskolen i Oslo, samt ved avdelingene i Bodø og Kongsvinger, ønsker en service-, vedlikeholds- og reparasjonsavtale på alt sitt idrettsutstyr (ingen kjøpsavtale). Avdelingene har flere forskjellige merker og typer av idrettsutstyr. Politihøgskolen må ha en leverandør som kan tilby de ønskede tjenestene på ett eller flere av stedene. Det er med andre ord tillatt å levere deltilbud i denne konkurransen. Politihøgskolen ønsker en avtale som strekker seg over 2 år, med mulighet for forlengelse ett pluss ett år (maksimalt 4 år). Dersom kontrakten får en varighet på 4 år, antar man at verdien av den (eks. mva.) vil ligge på mellom to hundre og tre hundre tusen kroner. Dette impliserer at det er èn leverandør som leverer tjenester til alle de tre avdelingene. Den antatte verdien er basert på pris i tidligere avtaler. 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Oslo: I Oslo er det 1440 studenter og ca. 200 ansatte som har tilgang til idrettsutstyret. Det er fire rom med idrettsutstyr. Det største er på 225 m2, og har en god del mer utstyr enn det andre. Dette ble rehabilitert og kjøpt utstyr til i Det andre rommet sto ferdig og fikk nytt utstyr i Rommet er på 150 m2. Videre har høgskolen et mindre rom med spinningsykler på 38 m2. Spinningsyklene er kjøpt inn i løpet av en tiårsperiode. Vi har også en gymsal på 225 m2 med noe utstyr. Treningsrommene er åpne mellom og syv dager i uken. Generelt sett kan man si at utstyret blir brukt mye og relativt hardt, og må tåle stor/hard belastning. De siste årene fra 2006 blitt gjennomført service og vedlikehold 8 ganger i året. Bodø: I Bodø er det 288 studenter og ca. 35 ansatte som har tilgang til idrettsutstyret. Det er ett rom med idrettsutstyr. Dette er på ca. 200 m2. Rommet inneholder utstyr som er kjøpt inn i perioden 1997 til Treningsrommet er åpent syv dager i uken. Utstyret brukes mye og relativt hardt, og må tåle stor/hard belastning. De siste seks årene fra 2006 har det blitt gjennomført service og vedlikehold 2 ganger i året. Tilbudsforespørsel: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Side 3

4 Kongsvinger: I Kongsvinger er det 144 studenter og ca. 50 ansatte. I tillegg har avdelingen ca forlegningsdøgn med kurs og seminargjester. Det er kun ett treningsrom på ca. 200kvm. Det aller meste av utstyret ble levert i Trimrommet er åpnet fra kl syv dager i uka. Utstyret mye og relativt hardt, og må tåle stor/hard belastning. Avdelingen har hatt en service per år frem til nå. Den nærmere detaljeringen fremkommer av kravspesifikasjonen, jf. kontraktens Bilag A. 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Av kravspesifikasjonen fremkommer det hva slags utstyr det er tale om å utøve service, vedlikehold og reparasjon på. Politihøgskolen vil avholde befaring på de ulike stedene (jf. krav 2 i Bilag A). Denne er det viktig at leverandørene møter opp på, da det er denne som danner grunnlaget for kontraktsforpliktelsene og leveransehyppigheten til de ulike avdelingene. Årsaken til at man benytter en slik løsning er at vi på noe utstyr har vanskeligheter med å anslå årsmodell på utstyret. Samtidig brukes utstyret med forskjellig intensitet og slites ulikt. Leverandøren vil gjennom kontrakten få ansvar for at utstyret holdes i en forsvarlig og god stand. Befaringene vil ledes av kontaktpersonene for de ulike avdelingene (kontaktinfo i Bilag D). Påmelding til befaringene rettes til Martin Skaarer (kontaktinfo i Bilag D), og må gjøres innen dagen før den aktuelle befaringen. Befaring Oslo: Torsdag 28. februar 2013 klokken Oppmøte ved hovedinngangen (eneste inngang). Befaring Bodø: Tirsdag 26. februar 2013 klokken Oppmøte ved hovedinngangen. Befaring Kongsvinger: Onsdag 27. februar 2013 klokken Oppmøte ved hovedinngangen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.2 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.3 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. 2.4 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Tilbudsforespørsel: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Side 4

5 I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsbrevet Tilbudsbrevet skal organiseres og inneholde følgende: 1. Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer. 2. Leverandørens adresse, telefonnummer, organisasjonsnummer. 3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. 6. HMS-egenerklæring (kontraktens Bilag C ferdig utfylt) (For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser som overstiger kroner eks. mva., kreve at leverandøren som får kontrakten må levere HMSegenerklæring.) 7. Skatteattest (RF-1244) for mva. og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 mnd. (I henhold til forskrift for offentlige anskaffelser skal alle norske leverandører som leverer tilbud legge frem skatteattest for merverdiavgift og skatt ved anskaffelser over kroner. Merk at skatteattestene ikke skal være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp.) 8. Kontraktens Bilag A ferdig utfylt 9. Kontraktens Bilag B ferdig utfylt 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være oss i hende senest fredag 15. mars 2013 kl Tilbudet skal sendes eller leveres pr. post: Politihøgskolen v/martin Skaarer Postboks 5027 Majorstuen 0301 OSLO Ved personlig oppmøte eller med bud (kl ): Politihøgskolen Slemdalsveien OSLO Tilbudet kan også leveres pr e-post til: postmottak@phs.no Brev eller e-post må tydelig merkes: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Tilbudsforespørsel: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Side 5

6 3.3 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 60 dager/ t.o.m Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier og valg av tilbud A) Tildeling: Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriteriene med tilhørende prosentvis vekt under: 1. Pris: 60 % 2. Kvalitet: 40 % B) Svar og dokumentasjon fra leverandør: Leverandøren skal føre inn sine priser i prismatrisen som er oppført i kontraktens Bilag B (Prismatrise). Han skal for tildelingskriteriet kvalitet redegjøre for K-1 til K-5 i Kundens kravspesifikasjon. Dette gjøres ved å fylle ut kontraktens Bilag A (Kundens kravspesifikasjon og leverandørens tilbud). 4.2 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det legges til grunn at leverandørene ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 4.3 Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt alle forespurte leverandører. 5. Vedlegg Vedlegg: Kontrakt Kontrakten består ved siden av avtaledokumentet og de generelle kontraktbestemmelsene av følgende: 1) Bilag A: Kundens kravspesifikasjon og leverandørens tilbud 2) Bilag B: Prismatrise 3) Bilag C: HMS-egenerklæring 4) Bilag D: Administrative bestemmelser Tilbudsforespørsel: Service, vedlikehold og reparasjon av idrettsutstyr Side 6