Prosess ved anskaffelser hos BFK Innkjøp

Transkript

1 BFK INNKJØP Prosess ved anskaffelser hos BFK Innkjøp Bestillingsskjema for innkjøp over NOK finnes på hjemmesidene til BFK Innkjøp ( Fase 1 Når BFK Innkjøp har mottatt ditt bestillingsskjema, vil oppdraget bli tildelt en innkjøper. Ved stor pågang kan det være noe ventetid. Dersom dere ønsker rask levering av varen eller tjenesten, er det viktig å melde behov til BFK Innkjøp i god tid før ønsket leveranse. Fase 2 Etter at BFK Innkjøp har mottatt ditt spesifiserte behov (veiledning til spesifisering av behov finner du senere i dette dokumentet), vil innkjøperen utarbeide et utkast til konkurransegrunnlag. Du vil bli kontaktet for ytterligere informasjon, f eks vedlegg, tegninger, behovsbeskrivelser etc. Behovshaver har ansvaret for at behovet er riktig angitt. BFK Innkjøp har ansvaret for at lover og regler følges og at innkjøpsfaget blir ivaretatt. Konkurransen blir ikke sendt ut i markedet før behovshaver har godkjent den. Fase 3 Avhengig av anskaffelsens anslåtte verdi blir konkurransen enten kunngjort på Doffin eller sendt direkte til et utvalg leverandører. Gjelder det minikonkurranse på rammeavtale, skal samtlige rammeavtaleleverandører kontaktes samtidig. Fase 4 Leverandørene får en rimelig frist til å levere tilbud. Skulle det komme spørsmål fra leverandørene underveis, vil du bli kontaktet. Det er viktig at du er tilgjengelig for spørsmål om spesifikasjonen/leveransen. Gi gjerne beskjed om hvordan vi lettest kan kontakte deg. Du skal ikke svare på spørsmål om en pågående konkurranse selv. Send spørsmålet videre til BFK Innkjøp slik at alle tilbydere blir behandlet likt. Gi også beskjed snarest mulig hvis du oppdager nye momenter som må tas hensyn til, slik at vi kan varsle leverandører i god tid før tilbudsfrist, og eventuelt gi en tilleggsfrist. Når fristen for å levere tilbud har gått ut, vil innkjøperen gå igjennom tilbudene som har kommet inn. Tilbud som ikke tilfredsstiller minimumskrav blir avvist. Det samme gjelder tilbud som kommer inn for sent. Gjenværende kvalifiserte tilbud blir sammenlignet og vurdert sammen med deg. Behovshaver har hovedansvaret for evalueringen av de kvalitative sidene ved tilbudet. Etter Side 1 av 8

2 en totalvurdering av tilbudene blir beste tilbud valgt. Innkjøper sender brev om tildelingen til samtlige tilbydere samtidig. De andre tilbyderne får en kort frist til å klage på avgjørelsen. Fase 5 Til slutt sørger innkjøperen for at kontrakt og anskaffelsesprotokoll blir underskrevet og arkivert i ephorte. Det er behovshaver som signerer på kontrakten, og som har ansvaret for kontraktsoppfølgingen, herunder bestilling og leveransekontroll. BFK Innkjøp kan imidlertid gi råd og veiledning ved eventuelle avvik og mangler ved leveransen. Terskelverdier *Tidsbruk er et historisk gjennomsnitt i BFK av tiden fra kravspesifikasjon er oversendt innkjøp til kontrakten er signert Side 2 av 8

3 Kravspesifikasjon Lær om utforming av kravspesifikasjoner, valg av riktig type spesifikasjon, og forskjellen på krav og tildelingskriterier. Kravspesifikasjonen er det viktigste dokumentet ved henvendelse til markedet. Det er gjennom spesifikasjonen leverandørene skal få en forståelse for hva din virksomhet har behov for, hva er det som er viktig for dere, hvilke formål og resultater dere ønsker å oppnå. Under utarbeidelse av spesifikasjoner må du ta med deg de føringer og rammer du har fått mht. behovsdekning, grensesnitt, minimumskrav, formål og resultater. På bakgrunn av leverandørens forståelse, vil han kunne tilby sin beste løsning på det beskrevne behovet. Kostnadseffektiv behovsdekning med et bevisst forhold til risiko og forventede målsetting og resultater er fokuset når du utarbeider spesifikasjonen. Din virksomhet skal ha spisskompetanse på hva behovet er, og hvilket resultat dere ønsker å oppnå. Leverandørene skal ha spisskompetanse på å løse dette behovet. Du skal med andre ord beskrive hva dere skal ha, og ikke hvordan det skal løses. Spesifikasjonen bør derfor være så åpen som mulig for ikke å begrense markedsmuligheter. Leverandørene kan ha løsninger på ditt behov som du ikke kjenner til, selv om du har sondert markedet på forhånd. Krav til spesifikasjonene Hovedregelen er at anskaffelsen bør beskrives ved en behovsspesifikasjon eller krav til ytelsen, dvs. ikke detaljerte beskrivelser. Hvordan spesifikasjonen skal utformes er regulert i forskrift om offentlige anskaffelser 8-5 og 15-1 "Kravspesifikasjoner". I tillegg Skal det så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til produktet ytelse og funksjon Skal det legge vekt på livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser ved utformingen av spesifikasjonene Skal eventuelle tekniske spesifikasjoner benyttes, gi leverandøren like muligheter Skal det ikke vise til bestemte varemerker, prosesser, bestemt opprinnelse (f.eks. at varen skal være norsk) Skal det når det er mulig ta hensyn til tilgjengelighet for funksjonshemmede og universell utforming Ulike spesifikasjonsformer Det er flere forskjellige måter å spesifisere et krav på. Uansett er det viktig med en god gjennomgang av hva det reelle behovet er før du begynner å lage spesifikasjonen. Det vil sjelden være rene spesifikasjoner, de fleste vil ha med seg elementer fra flere av typene. Det er flere typer spesifikasjoner: 1. Behovs- eller ytelsesspesifikasjon 2. Funksjonsspesifikasjon 3. Standardspesifikasjon 4. Detaljspesifikasjon Forskjellen mellom de ulike spesifikasjonstyper illustreres med følgende eksempel fra Oslo kommunes veileder for anskaffelser. Antatt behov: Bolig for fem personer i Oslo-området. Side 3 av 8

4 Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen kan gjøres mer presis, slik at uønskede alternativer lukes ut. Hvis man i tabellen endrer behovet til Permanent bolig for fem personer, Oslo syd/øst vil markedsresponsen kunne bli Mange alternativer, enebolig, vertikal eller horisontalt delt tomannsbolig, rekkehus, leilighet. Ulike plasseringer innen hovedområdet. Nybygg eller eksisterende. Hvis man videre under funksjon legger til minimumskrav som egen hage og kort vei til skole, butikk, offentlig kommunikasjon, vil markedsresponsen fortsatt gi ulike plasseringer av boligen, men de vil være snevret inn til færre områder. I de fleste tilfeller vil det være nødvendig å kombinere flere ulike spesifikasjonstyper, og supplere med tekniske spesifikasjoner og krav. Hvilken spesifikasjonstype og hvilke kontraktsvilkår man bruker kan påvirke risikofordelingen mellom virksomheten og leverandør. For eksempel: Dersom virksomheten i detalj beskriver hva leverandøren skal levere og det etterpå viser seg at leveransen ikke dekker behovet, er dette virksomhetens risiko så lenge leverandøren leverer det virksomheten har bedt om. Sier virksomheten at det er behov for en leveranse som kan dekke et klart beskrevet behov eller formål, er det leverandørens ansvar hvis det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet. Side 4 av 8

5 Råd for spesifikasjoner Ta med formålet med anskaffelsen - det vil være nyttig for leverandørens forståelse av behovet Hvorfor har dere et behov (ex ny lovgivning/pålegg, organisasjonsendring, mål om effektivisering eller bedre kvalitet etc) Beskriv strategiske føringer, som feks miljøkrav, policy Hvilke konkrete resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen, viktig for leverandørens forståelse av leveransen og for å kunne måle om dere får riktig kvalitet under leveringen Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav - det legger til rette for nye og kostnadseffektive tilbud Kombiner åpne spesifikasjoner med krav (også kalt "minimumskrav") som må overholdes (ex lovkrav eller miljøkrav) Grensesnitt til andre løsninger/ytelser eller anskaffelsen (hva skal anskaffelsen passe sammen med?) Vurder forholdet mellom spesifikasjoner, krav og tildelingskriterier. Hva må absolutt oppfylles i tilbudet og hva er din virksomhet villig til å vektlegge utover det? Bruk god tid på spesifikasjonene - den er førende for hva du faktisk får tilbud om Hvis du underspesifiserer (angir for dårlig/upresist hva ditt behov er), vil det kunne resultere i økte kostnader, avlysning av konkurransen, endringsordre, tilleggsanskaffelse, økte driftskostnader mv. Hvis du overspesifiserer (tar med for mange krav), vil det også kunne resultere i økte kostnader, da du betaler for noe du egentlig ikke har behov for, såkalte "kjekt-åha-løsninger". Spesifikasjon, krav og tildelingskriterier I spesifikasjonen angir du hva som skal oppnås med anskaffelsen. Spesifikasjonen kan våre meget åpne - bestå av alt fra overordnede føringer, målsettinger og resultater som skal oppnås. Spesifikasjonene kan også inneholde krav til grensesnitt, som kan være åpne eller også meget detaljerte. Spesifikasjonen kan også inneholde detaljerte krav som leverandørens tilbud må oppfylle. Jo flere krav leverandørens løsningsbeskrivelse må oppfylle, jo mer snevrer du inn mulighetene for å få flere løsningsalternativer. Du bør derfor alltid stille deg selv (eller de som kommer med kravene) spørsmålet "hvorfor er dette kravet nødvendig?" Dersom tilbudet ikke oppfyller kravene, plikter du å avvise tilbudene. Det er derfor viktig ikke å stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig. Den tjenesten eller ytelsen virksomheten har behov for å anskaffe skal ofte oppfylle visse krav. Det kan være presise krav som krav til kvalitet på bakgrunn av lovbestemmelser som skal overholdes, kvalitetskrav i forhold til brukerne, krav i forhold til andre tjenester/utstyr (grensesnitt), leveringstid, miljøkrav til f.eks. utslipp eller energibruk som skal oppfylles. Dette kalles krav til ytelsen. Minimumskravene angis i kravspesifikasjonen. Dersom tilbudet ikke oppfyller kravene, plikter du å avvise tilbudene. Det er derfor viktig å ikke stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig. Dersom din virksomhet beslutter å legge vekt på bedre kvalitet enn minimumskravet (krav til ytelsen) som kortere leveringstid, lavere utslipp eller energibruk, angis dette i konkurransegrunnlaget som tildelingskriterier. Dersom markedet er umodent, eller du vet at svært få leverandører kan oppfylle et krav, kan det være strategisk lurt å bruke det som et tildelingskriterium. Da begrenser du ikke konkurransen unødig samtidig som du premierer det/de Side 5 av 8

6 tilbud som faktisk kan oppfylle kriteriet. Hvor godt leverandøren svarer på oppfyllelse av spesifikasjonen eller overoppfyllelse av minimumskravene, kan også brukes som tildelingskriterier. Dette må fremkomme tydelig i konkurransegrunnlaget. I evalueringsfasen etter at tilbudene er kommet inn, skal kun de tilbudene som tilfredsstiller "krav til ytelsen" evalueres i forhold til tildelingskriteriene og rangeres i forhold til hvert tildelingskriterium. Side 6 av 8

7 Evalueringsfasen Her vil du få en innføring i hvordan man skal forholde seg ved evaluering av tilbud i offentlige anskaffelser. Når tilbudsfristen er ute, vil de innkomne tilbudene bli tilgjengelig for BFK Innkjøp i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Etter å ha sjekket om nødvendig dokumentasjon er innlevert fra leverandørens side, vil BFK Innkjøp oversende tilbudene til kunde (behovshaver). Herfra vil prosessen forløpe seg slik: Steg 1 Kvalifikasjonskrav Dette er inngangskravene som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene, og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. BFK Innkjøp vil sjekke at leverandørene har betalt offentlige avgifter, er lovlig registrert og har nødvendig økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dersom det settes andre kvalifikasjonskrav vil BFK Innkjøp avtale med kunde om håndteringen av disse. Steg 2 Forbehold Dersom leverandøren tar vesentlige forbehold i sitt tilbud, som for eksempel gjør det vanskelig å sammenligne med øvrige tilbud, er BFK pliktet til å avvise tilbudet. Når det fremkommer forbehold i innkomne tilbud, har BFK Innkjøp og kunde et felles ansvar for å avgjøre vesentlighetsgraden av forbeholdet. Steg 3 Kravspesifikasjon Her skal alle minimumskrav (skal/må-krav) i kravspesifikasjonen vurderes opp mot tilbudene. Minimumskrav må være oppfylt for at tilbudene skal gå videre i evalueringsfasen. Dersom tilbudene inneholder vesentlige avvik mot kravspesifikasjonen, er BFK pliktet til å avvise tilbudet. Hvorvidt et avvik er vesentlig eller ikke, avgjøres i felleskap mellom BFK Innkjøp og kunde. Andre krav i kravspesifikasjonen (f.eks. bør-krav) tas med i evalueringen av tilbudene opp mot tildelingskriteriene. Steg 4 Evaluering av tilbudene opp mot tildelingskriteriene I dette steget skal hoveddelen av evalueringen foregå. Tilbudene skal vurderes opp mot de tildelingskriteriene med tilhørende vekter som er angitt i konkurransen, og det er ikke adgang til å ta hensyn til andre kriterier. Tilbudsvurderingen må være forsvarlig, det vil si at vurderingene skal basere seg på korrekt faktum, være saklig og ikke vilkårlig. Har BFK på forhånd sagt noe om hvordan evalueringen skal foretas, må dette følges. BFK Innkjøp håndterer de kvantitative sidene av tilbudet, som pris og leveringstid. Kunde har hovedansvar for evalueringen av de kvalitative sidene av tilbudet, som for eksempel kvalitet, løsningsforslag og kompetanse. Hvert av kriteriene skal poengsettes etter en modell hvor beste tilbud på hvert kriterium får 100 poeng, mens øvrige tilbud får poeng som gjenspeiler den relative forskjellen mellom tilbudene. Hvis for eksempel tilbud A er best på kriteriet kompetanse, og tilbud B er halvparten så god på samme kriteriet, vil tilbud A få 100 poeng og tilbud B få 50 poeng. Det er avgjørende at den samme metoden blir brukt likt på alle tildelingskriterier og alle tilbud. Likeverdige tilbud på et tildelingskriterium må få samme poeng. BFK Innkjøp vil oversende kunde et evalueringsskjema hvor disse poengene skal fylles ut. Sammen med poenggivningen skal kunde komme med en Side 7 av 8

8 skriftlig begrunnelse for hvert av tilbudene som forklarer bakgrunnen for utdelte poeng. Vår plikt til å gi begrunnelse er forholdsmessig etter hvor stort beløp det kjøpes inn for. Det vil si at et innkjøp til trenger en atskillig kortere begrunnelse enn et innkjøp til Poengene og den skriftlige begrunnelsen vil bli brukt i tilbakemeldingen til leverandørene ved kontraktstildeling. Steg 5 Kontraktstildeling Når evalueringsarbeidet er ferdigstilt, og poenggivning og begrunnelse er oversendt fra kunde til BFK Innkjøp, vil BFK Innkjøp gjennom KGV gi leverandørene en skriftlig tilbakemelding om kontraktstildeling. Sammen med denne tilbakemeldingen vil det bli angitt en lovpålagt karenstid (avtalesperre). Etter endt karenstid sørger BFK Innkjøp for at kunde og valgt leverandør signerer kontrakten. Side 8 av 8