Leverandørkonferanse. Saksnummer: 13/00234: Serviceavtele datkommunikasjon. Skøyen 5. Mars 2013

Transkript

1 Leverandørkonferanse Saksnummer: 13/00234: Serviceavtele datkommunikasjon Skøyen 5. Mars 2013

2 Hvorfor leverandørkonferanse Ønsker å få inn så mange gode tilbud som mulig Viktig å kjenne til regelverket for offentlige anskaffelser Gjennomgang av erfaringer fra tidligere anskaffelser Få tilbud som er sammenliknbare

3 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

4 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

5 Åpen anbudsprosedyre Åpen anbudsprosedyre Tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud Etterspurt dokumentasjon må leveres samtidig som tilbudet innleveres Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn Det er ikke tillatt å forhandle med leverandørene

6 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

7 Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriteriene for denne konkurransen er opplistet i konkurransegrunnlagets kap. 2 Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som leverandørene må oppfylle for å bevise at de er i stand til å levere i henhold til kontrakten Om man oppfyller et kvalifikasjonskrav besvar JA / NEI Oppdragsgiver vurderer og avgjør om en leverandør fyller kvalifikasjonskravene Dersom en leverandør ikke oppfyller alle kvalifikasjonskravene, skal leverandøren avvises fra konkurransen

8 Kvalifikasjonskriterier I denne konkurransen har vi valgt å benytte følgende kategorier av kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Ordnede skatteforhold Etisk forsvarlig virksomhet Lovlig etablert helseforetak Etterlever lovbestemte HMS-krav Økonomisk og finansiell stilling Skal vise at leverandøren ikke går konkurs eller lignende under utførelsen av oppdaget, samt at leverandøren har økonomi til å bære erstatningskrav dersom kontrakten ikke oppfylles Tekniske og faglige kvalifikasjoner faglig kompetanse og miljøhensyn

9 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

10 Kravspesifikasjonen Kravspesifikasjonen er den detaljerte beskrivelsen av hva oppdragsgiver ønsker seg. eller: Dette er hva leverandøren skal levere Minstekrav ( skal-krav ) og ønskede funksjoner ( evalueringskrav ) Oppfyllelse av minstekrav kan ikke brukes som tildelingskriterium (men oppfyllelse utover minstekravene kan) Oppfyllelse av evalueringskravenekravene må reflekteres i tildelingskriterium

11 Kravspesifikasjonen En anskaffelse krever ofte tverrfaglig kompetanse fordi anskaffelsene ofte består av en teknisk/funksjonell-, juridisk- og økonomisk side Leveransebeskrivelsen og kravspesifikasjonen blir ofte utformet av fagpersonell (behovshaver) Konkurransegrunnlag utformes av innkjøpsfaglig personell Juridisk bistår kvalitetssikring og valg av prosesstøtte, anskaffelsesprosedyre, konkurransedokumentasjon og kontraktsform Teknisk/funksjonell Økonomi Innkjøpsfag/juridisk

12 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

13 Tildelingskriterier Avgjørelsen av hvilket tilbud som er best kan gjøres på to måter: Laveste pris Bruk av tildelingskriterier ( det økonomisk mest fordelaktige tilbudet) Tildelingskriteriene er de forhold som oppdragsgiver vil legge vekt på når tilbudene skal rangeres fra beste til dårligste Oppdragsgiver kan selv lage sine tildelingskriterier, men de må være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Se til konkurransegrunnlagets kap. 4 for tildelingskriteriene i denne konkurransen

14 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene skal vektes, dvs. hvor mye de skal telle i forhold til hverandre Tildelingskriteriene kan utdypes og forklares, kan også gjøres gjennom å stille opp underkriterier Samlet må beskrivelsen av tildelingskriteriet være så presis at enhver rimelig opplyst og normal påpasselig tilbyder forstår dem på samme måte. Ingen plikt til å oppgi evalueringsmatriser, formler, poengmatriser mv.

15 Agenda Litt om anskaffelsesprosedyren som blir brukt Kvalifikasjonskriterier Litt om kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Evalueringsprosessen

16 Evalueringsprosessen På samme måte som konkurransegrunnlaget er delt opp i flere deler, vil det være forskjellige sider ved tilbudet som skal gjennomgås på forskjellige måter 1. Kvalifikasjonskravene Først må det vurderes om leverandøren er god nok til å få gi tilbud (uavhengig av om det er åpen eller begrenset anbuds.konkurranse) 2. Kravspesifikasjonen Har leverandøren tilbudt (stort sett) det som er etterspurt? 3. Kontraktsvilkårene Har leverandøren (stort sett) godtatt de oppgitte kontraktsvilkårene? 4. Tildelingskriteriene Hvilket tilbud er best

17 Vurdering av kvalifikasjonskravene Oppfyller leverandøren kvalifikasjonskravene? JA/NEI svar Oppdragsgiver bestemmer hva som er godt nok Dersom det mangler krevet dokumentasjon må oppdragsgiver vurdere om det er godt nok Leverandøren kan ha rett til å inngi alternativ dokumentasjon Hvis nei avvise leverandøren, FOA (1) / (1)

18 Vurdering av det tilbudte (kravspesifikasjonen) Har leverandøren tilbudt det etterspurte med andre ord er kravspesifikasjonen oppfylt? Det må ikke nødvendigvis dokumenteres i tilbudet med mindre oppdragsgiver har krevd slik dokumentasjon Holder i utgangspunktet at leverandøren bekrefter at kravspesifikasjonen blir oppfylt avtalerettslig forpliktet til å levere i henhold Dersom det tilbudte avviker fra kravspesifikasjonen må det vurderes om avvikene er vesentlige Avvik fra minstekrav er alltid vesentlig avvik Kan også være vesentlig avvik selv om minstekravene er oppfylt, hvis det alt i alt er for stor avstand mellom det etterspurte og det tilbudte Dersom det bedømmes som et vesentlig avvik skal tilbudet avvises, FOA (1) bokstav e / (1) bokstav e

19 Vurdering av kontraktsvilkår Har leverandøren godtatt kontraktsvilkårene? I denne konkurransen skal eventuelle forbehold synliggjøres i tilbudsbrevet Hvis det er tatt forbehold må det vurderes om forbeholdene er vesentlige, hvis JA skal tilbudet avvises, FOA 11-11(1) bokstav d / (1) bokstav d Hvis forbeholdene ikke er vesentlige kan de prises. Eventuelt kan det trekkes i poeng, dersom oppstilt et slikt tildelingskriterium.

20 Andre grunner til at tilbud kan avvises Generell regel om at tilbud skal avvises dersom det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene FOA (1) bokstav f

21 Sykehuspartners evalueringsmetode I utgangspunktet står oppdragsgiver fritt til å vurdere hvor godt hvert tilbud er under hvert tildelingskriterium Gir hvert tilbud poeng for hvert tildelingskriterium beste tilbyder får maksimal poengscore, og de øvrige tilbyderne justeres deretter se konkurransegrunnlag kap. 4 Kvantitativt tildelingskriterium (pris) evalueres matematisk etter forholdsmessig metode Kvalitative tildelingskriterium evalueres av en tverrfaglig arbeidsgruppe Når hvert tildelingskriterium har fått poeng, vektes de mot hverandre Til slutt får man en poengscore på hvert tilbud og rangeringen synliggjøres

22 Oppsummering Les konkurransedokumentene nøye Forstå tildelingskriteriene Baser tilbud på informasjon i konkurransedokumenter Bruk angitte maler Still spørsmål