Åpne spesifikasjoner. Ingrid Bjerke Kolderup, Difi. 27. august 2015

Transkript

1 Åpne spesifikasjoner Ingrid Bjerke Kolderup, Difi 27. august 2015

2 Hva karakteriserer åpne spesifikasjoner Det handler om å «løfte seg litt» Åpne spesifikasjoner legger til rette for å nyttiggjøre seg hverandres spisskompetanse Risikooverføring Du følger opp kontrakten på resultater og effekter og ikke selve leveransene

3 Ulike spesifikasjonsformer og mulige løsningsforslag Behovs- og Ytelsesspesifikasjon Funksjonsspesifikasjon Standardspesifikasjon Leverandør spesifikasjon Detalj spesifikasjon

4 Når er åpne spesifikasjoner spesielt egnet? Der du ikke selv har spisskompetanse på hvilke løsninger som er mulig (og det har du svært sjelden) Der det er en rask utvikling på området Enten det er på løsningssiden eller På behovssiden Der det er tendenser til monopoldannelser Åpne opp for nye leverandører, tenke nytt Der det ikke er utviklet løsninger - innovasjon Der det er nye leverandører på markedet

5 Blanding av spesifikasjoner Sjelden rene behovs- og ytelsesbeskrivelser En blanding av Behovs og ytelsesspesifikasjoner funksjonsbeskrivelser Henvisning til en standard Detaljspesifikasjoner (grensesnitt) Hva er godt nok for å oppnå formålet med anskaffelsen? Hvordan vet jeg hvilke spesifikasjoner som skal benyttes og hvilken status de bør ha? Hvilke spesifikasjoner bidrar til å oppfylle formål og behov? Er det noen hindringer/føringer for å stille disse spesifikasjonene?

6 Hvilke spesifikasjoner skal med? Kun de spesifikasjoner som bygger opp om formålet med anskaffelsen Resultater og effekter Prioritering av hvilke adresserte behov som skal dekkes med anskaffelsen

7 For å finne de spesifikasjoner som skal med i anskaffelsen Hva er de strategiske føringene? Hva er formålet med anskaffelsen? Er behovet verifisert? Er interessentene involvert i behovsdefineringen? Bidrar alle avdekkede behov til å nå mål og resultater? Hvilken risiko innebærer anskaffelsen? Hvordan er markedet? Er det de riktige spesifikasjoner som benyttes?

8 Spesifikasjon Spesifikasjon er måten behovet/formålet blir beskrevet Eks Detaljspesifikasjon, standarsspesifikasjon, ytelsesspesifikasjon Status for alle spesifikasjonstyper kan angis enten som Krav, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår Hvordan vet du hva du skal velge i konkurransen? Spesifikastype Status

9 Hvilken status skal spesifikasjonene få? Krav? Tildelingskriterium? Kontraktskrav?

10 Summeoppgave Hva er det som er avgjørende for om du beskriver krav, tildelingskriterier eller bruker kontraktskrav

11 For å finne de spesifikasjoner som skal med i anskaffelsen Hva er de strategiske føringene? Hva er formålet med anskaffelsen? Er behovet verifisert? Er interessentene involvert i behovsdefineringen? Bidrar alle avdekkede behov til å nå mål og resultater? Hvordan er markedet? Hvilken risiko innebærer anskaffelsen? Strategiske føringer (hva er vi villige til å betale for) Er det de riktige spesifikasjoner som benyttes?

12 Hvilken status skal den enkelte spesifikasjonen få? Krav = alltid grensesnitt Strategi/formål og markedsavhengig Lov/instruks/pålegg Strategi Stor risiko Modenhet i markedet

13 Ulike spesifikasjonsformer og mulige løsningsforslag Behovs- og Ytelsesspesifikasjon Funksjonsspesifikasjon Standardspesifikasjon Leverandør spesifikasjon Detalj spesifikasjon

14 Hvilken status skal den enkelte spesifikasjonen få? Tildelingskriterer rangering av tilbudene Strategi/formål og markedsavhengig Overoppfyllelse av krav Premiering av det beste tilbudet Markedsavhengig /modenhet

15 Hvilken status skal den enkelte spesifikasjonen få? Kontraktskrav oppfyllelse i kontraktsperioden Strategi/formål og markedsavhengig Endring av metoder Utskifting av utstyr Øking av kapasitet/kompetanse Modenhet i markedet

16 Risiko for resultatoppfyllelse ved detaljspesifikasjoner Du har risikoen for at det som er beskrevet i detalj faktisk oppfyller behovet (de resultater og effekter som er identifisert) du anskaffer gårsdagens løsning det er tilstrekkelig konkurranse om å levere tilbud du ikke oppfyller formålet med anskaffelsen Leverandøren har risikoen for å levere det som er beskrevet i detalj Du kan kontrollere at du får det du har beskrevet, men er det det som oppfyller behovet?

17 Risiko ved åpne spesifikasjoner Leverandøren har risikoen for at leveransen oppfyller de resultater og formål du har beskrevet Du har risikoen for at du Behovet, formålet og resultater ikke er godt nok beskrevet Ikke følger opp kontrakten etter kontraktsinngåelse Ikke har tilstrekkelige incentiver og/ eller sanksjoner i kontrakten Mer forutsigbarhet mht kostnader da leverandøren forplikter seg til å levere resultater til en gitt pris Dato

18 Ulike spesifikasjonsformer og risiko for behovsoppfyllelse Behovs- og ytelses spesifikasjo n Funksjons spesifikasjon Standard spesifikasjon Leverandørspesifikasjon Detaljsspesifikasjon

19 Tips for konkurransegrunnlaget Kartlegg og beskriv nåsituasjonen Vær tydelig på hvilket formål som skal dekkes og hvilke resultater/evnt endringer som forventes oppnådd Vær tydelig på hvilke grensesnitt som skal oppfylles (detaljkrav) Vær tydelig på å informere leverandørene på hvordan tilbudene vil bli evaluert ; MEAT

20 Summeoppgave Lovpålegg å frakte skolebarn Behov: å frakte 100 barn fra A til skolen og tilbake i tide og på en trygg og behagelig måte Strategiske føringer: Transporten skal være miljøvennlig og sikker

21 Evaluering av tilbud Du evaluerer funksjoner, resultater og effekter fremfor aktiviteter og fremgangsmåter Leverandøren må beskrive og dokumentere hvordan formål og resultater vil bli oppfylt Det du evaluerer er; Hvor sannsynlig er det at den tilbudte leveransen vil nå de resultater og det formål du har satt?

22 Kontraktsoppfølgning ved detaljspesifikasjon Rehabilitering av bygg Ønsker å redusere energibruk Detaljsspesifikasjon: Det skal anskaffes og installeres Y antall panelovner med termostat Kontraktsmessig ytelse: levering av Y antall panelovner med termostat Oppfølgning av kontrakt: Blir Y antall panelovener levert?

23 Kontraktsoppfølgning ved åpen spesifikasjon Formålet er å redusere energibruket til lavere enn X kwt Behovet er at det skal være 20 grader i kontorer og møterom på dagtid i arbeidstiden mellom kl på hverdagene Her kan leverandørene tilby ulike løsninger: gulvvarme, solcelle, jordvarme, etc Konktraktsmessig ytelse: levering av lavere energibruk enn X kwt Oppfølgning av kontrakt: Er målet om lavere energibruk overholdt?

24 Matservering til eldre hjemmeboende Formål: De eldre skal kunne bo hjemme lenger Ytelsen: Matservering som bidrar til at de eldre bor hjemme lenger Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen definerer hva som bidrar til at de eldre faktisk spiser maten de får servert Opplever variasjon knyttet til årstider, høytider og helger Gi de eldre en positiv opplevelse Lett forståelig bestillingsskjemaer Sunne og næringsriktige

25 Veiledning til leverandørens løsningsbeskrivelse -matservering Viktig å veilede leverandørene i konkurransegrunnlaget om at løsningsbeskrivelsen skal beskrive helt konkret hvordan funksjonsspesifikasjonene vil bli løst Funksjonsspesifikasjonene er også tildelingskriterier, og det bør være en kobling mellom den åpne spesifikasjonen og løsningsbeskrivelsen

26 Tildelingskriterier - matservering Leverandøren skal beskrive sine metoder, tilbudte kompetanse og kapasitet som vil bli benyttet for å sikre at YF etterleves og slik at oppdragsgiver kan vurdere hvor godt løsningsforslaget bidrar til å sikre størst mulig selvhjulpenhet og forebygging av forverring av funksjonsevnen Hvor sannsynlig er det at leverandøren vil kunne nå de effekter vi ønsker? Dato

27

28 Risiko får også betydning for type spesifikasjon Hva er risiko og risikostyring? Identifisere mål og kritiske suksessfaktorer Identifisere risiko Vurdere og prioritere Sannsynlighet og konsekvens Etablere tiltak Oppfølgning Dato

29 Risikostyring Avdekke hva som kan gå galt Hva er en kritisk suksessfaktor Hvor sannsynlig er det at det kan gå galt? Hva er konsekvensen av at noe går galt? Etablere tiltak for å minimere risikoen for at noe går galt Oppfølgning

30 Risikostyring Bør avdekke risikoer i alle faser av en anskaffelse En anskaffelse er et prosjekt Hva kan gå galt i planleggingsfasen?hvor sannsynlig er det at det kan gå galt? Hva er konsekvensen av at noe går galt? Etablere tiltak for å minimere risikoen for at noe går galt Oppfølgning

31 Risiko i planleggingsfasen For liten tid, sykdom/fravær, andre presserende oppgaver, vi får ikke inn verdifull informasjon fra fagavdelingene, uenighet om målsettingen med anskaffelsen, markedsundersøkelsen viser at markedet ikke kan dekke behovet

32 Sannsynlighet og konsekvens

33 Risiko i gjennomføringsfasen Vi får ikke inn tilbud Har for strenge krav, bommer på markedet, kunngjør på feil tidspunkt Vi må avvise tilbud Oppfyller ikke kravene Leverandørene misforstår forespørselen vår Vi klarer ikke å evaluere tilbudene Uklare tildelingskriterier Får klager Dårlige begrunnelser

34 Risiko i oppfølgningsfasen Leverandøren leverer ikke det vi forventer Fordi vi ikke har satt klare nok mål i konkurransegrunnlaget Vi har inngått kontrakt på noe annet enn det vi trodde Vi har ikke forpliktet leverandøren på hva som skal leveres Vi har ikke sanksjoner i kontrakten Vi følger ikke opp kontrakten Det er ikke ressurser til det Vi vet ikke hva vi skal følge opp Vi bruker ikke sanksjonene Vi har skjøvet for stort ansvar over på leverandøren Leveransen gjelder sårbare brukere og ting kan gå galt

35 Tiltak i oppfølgningsfasen Leverandøren leverer ikke det vi forventer Fordi vi ikke har satt klare nok mål i konkurransegrunnlaget Vi har inngått kontrakt på noe annet enn det vi trodde Vi har ikke sanksjoner Vi følger ikke opp kontrakten Det er ikke ressurser til det Vi vet ikke hva vi skal følge opp Vi har ikke forpliktet leverandøren på hva som skal leveres Vi bruker ikke sanksjonene Vi har skjøvet for stort ansvar over på leverandøren Leveransen gjelder sårbare brukere og ting kan gå galt

36 Summeoppgave Hva kan gå galt ved gjennomføringen av matservering til eldre? Sannsynlighet og konsekvens? Hvilke tiltak vil dere sette inn? Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen definerer hva som bidrar til at de eldre faktisk spiser maten de får servert Opplever variasjon knyttet til årstider, høytider og helger Gi de eldre en positiv opplevelse Lett forståelig bestillingsskjemaer Sunne og næringsriktige

37 Summeoppgave Matservering eldre - risikoer Maten er ikke velsmakende eller næringsriktig De eldre spiser ikke, forværret funksjonsdyktighet Det er for vanskelig å bestille maten De eldre bestiller ikke mat Maten bidrar ikke til en positiv opplevelse Levert for sent Maten er bedervet De eldre like ikke maten Maten gjenspeiler ikke årstidene

38 Summeoppgave matservering eldre - tiltak Stikkprøver er maten næringsriktig og velsmakende Testing av bestillingsskjema Spørreundersøkelse blant eldre bidrar matserveringen til en positiv opplevelse Løpende dialog og tekk samarbeide Sanksjoner

39

40 Oppgave Renhold av skolen Hvordan vil du finne behovet og beskrive det? Hvordan vil du spesifisere ytelsen? Hvordan vil du kunne ivareta samfunnsansvar? Miljøhensyn? Sikkerhet? Hvordan vil du følge opp kontrakten?