Behovsdefineringer i IINR

Transkript

1 Behovsdefineringer i IINR 1. Våre rutiner ved oppstartsprosessen av et nytt anbud 2. Praktiske anbudserfaringer: Persontransport 3. Praktiske anbudserfaringer: Biladministrasjon

2

3 Behov/Idé Etablere produktgruppe BEHOVSDEFINERING Behovsdefinering og verifikasjon Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Behov/Idé Hva er behovet? Hvem har behovet? Hvilke andre kan ha behovet? Kan behovet dekkes på annen måte? Når må behovet dekkes?

4 Behov/Idé Etablere produktgruppe BEHOVSDEFINERING Behovsdefinering og verifikasjon Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Etablere produktgruppe Hvem skal være produktansvarlig? Hvem har superbruker erfaringen? Hvem har den anskaffelsesfaglige erfaringen?

5 Behov/Idé Etablere produktgruppe BEHOVSDEFINERING Behovsdefinering og verifikasjon Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Behovsdefinisjon og verifikasjon Hva skal anskaffes, utvalg og produkter? Størrelse på den totale anskaffelsen (hele avtalen) Hvilken leveringshyppighet må vi ha? Ønsket kvalitet i forhold til pris? Hvilke samfunnsansvar ønsker vi å forsterke?

6 Behov/Idé Etablere produktgruppe BEHOVSDEFINERING Behovsdefinering og verifikasjon Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Avklaring av regelverk Hvilken terskelverdier må vi forholde oss til? Hvilke andre LOA-krav er viktige ved denne anskaffelsen? Har vi tatt hensyn til alle samfunnsansvar vi bør ivareta? Hvilke miljøkrav, etiske krav, sikring mot sosial dumping, krav om universal utforming eller andre krav ønsker vi å sette? Hvilken prosedyre skal vi følge? Hvilken kontraktstrategi skal vi velge? Rammeavtale / Kontrakt Sett opp tidsplan for hele anskaffelsesprosessen Lag milepæl- / møteplan

7 Behov/Idé Etablere produktgruppe BEHOVSDEFINERING Behovsdefinering og verifikasjon Avklaring av regelverk Utkast til kravspesifikasjon Utkast til konkurransegrunnlag med vedlegg Hvilke kvalifikasjonskrav har vi? (minstekrav til leverandør) Hvilke kontraktskrav har vi? (absolutte krav som skal etterleves hele kontraktsperioden) Hva skal stå i kravspesifikasjonen? (minstekrav til leveransen) Hvilke tildelingskritterier har vi? (det vi evaluerer tilbudene på) Hva skal stå i hvor? Konkurransegrunnlaget / Kravspesifikasjonen / Kontrakten / Tildelingskriteriene Utarbeide evalueringsskjemaet

8

9 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Leverandørsøk Kjenner vi de aktuelle leverandørene? Hva vet vi om det leverandørmarked vi ønsker å handle fra? Hvilken strategi skal vi ha? Hvordan ønsker vi å kommunisere med leverandørmarkedet? Har vi lagd en tidsplan for når vi skal gjennomføre møter for markedsundersøkelse? Hva vi skal spørre om på markedsundersøkelsen?

10 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Leverandøranalyse Husk å undersøke ihht proporsjonalitetskravet. Hvilke leverandører er nye innen bransjen? Hvilket kvalitetsnivå er vanlig i bransjen? Hva er finansiell status på de ulike leverandørene i bransjen? Hvilket spesifikasjonsnivå må vi legge oss på for at vi som oppdragsgivere er sikre på å få dekket vårt behov ved et anbud?

11 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Markedsundersøkelse Spørsmål vi bør stille ved en markedsundersøkelse: Generelt prisnivå? Bestillingsmuligheter? Konkurransesituasjon? Miljøhensyn? Innovative løsninger vi bør se nøyere på? Distribusjonsløsninger?

12 MARKEDSUNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked Etablert strategi ihht marked Er proposjonalitetsprinsippet ivaretatt? Vurdér de kvalifikasjonskrav som er satt opp mot resultatene i markedsundersøkelsen Vil evalueringskriteriene vise de faktiske forskjellene i markedet?

13 ØKONOMISKE BESPARELSER REDUSERT IKKE-FAGLIG RESSURSBRUK HOS TJENESTEPRODUKSJON ALLE INNKJØP IHHT LOV OG FORSKRIFTER ØKT AVTALELOJALITET

14 Benytter oss av Akershus Fylkeskommunes avtaler Manglende tilbud på anbud tidligere i år Felles tilbud på både skolekjøring, pasientkjøring og kjøring av øvrige kommunale brukere per kommune Øke transportdekningen per bil Stimulanse til samkjøring Øke transportdekningen per bil Endrede miljøkrav

15 Pris per hode, splittet på vanlig bil og spesialbil Fast rabattsats i forhold til parallelltakst og Forskrift om maksimalpriser for drosjetransport (FOR og FOR )

16 Marked med hurtige endringer i arbeidet mot økt økonomisk effektivitet og miljøhensyn Bundet av valgt biltype per gruppe (6 grupper) i forrige anbudsrunde Egne drivstoffavtaler Ingen avtalefestede bilgummirabatter Administrerer bilparken selv Ingen hente/bringetjeneste Ingen forbruksutjevning

17 Noen som har grundig kunnskap om alle endringer i markedet Avtalen må åpne for at vi kan gå inn og bytte gamle biltyper mot nye modeller som passer mer til våre fastsatte behov innen miljø og økonomi Markedsrettet oppfølging av verkstedsopphold til markedspris Faglig støtte med innspill ved nye leasingkjøretøy Samordner dekk og drivstoffbehovet vårt slik at vi får gode rabattavtaler som vi er for små til å kunne få på egen hånd Iverksetter tiltak for forbruksutjevning Kurs i sikker, økonomisk og miljøriktig kjøring Én faktura spesifisert per kostnadssted Mulighet til å ta hensyn til kommunens klimaplan og off. miljøkrav

18 Fastsatt mal der vi sjekker av om våre behov er ihht hva markedet kan levere Minst 45% gjenkjøpsverdi Bruk av administrators rabattavtaler på avtalte biltyper, dekk, servicested m.v. Vanlig løsning innen privat bransje

19 Tanja Huse-Fagerlie Interkommunal innkjøpssjef Telefon: Mobil: