ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

Transkript

1 ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

2 VELKOMMEN En liten oppfriskning: UNDER TILBUD

3 KONKURRANSEDOKUMENTENE Oppdragsgivers evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KONTRAKTKRAV Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? KRAV- SPESIFIKASJON MINSTEKRAV Krav til leveransen Oppdragsgiver undersøker: Er alle minstekrav oppfylt? Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

4 ETTER TILBUDET Skrive selve tilbudet Har du truffet? Suksesskriterier for et godt tilbud: Skriv kort Svar på akkurat hva det spørres om og ikke mer enn det Bruk bilag for mer detaljerte beskrivelser hvis du trenger det Start alltid med å svare konkret på hva det spørres om. Følg opp med eventuelle begrunnelser og bemerkninger etterpå Hvis du har kopiert fra et tidligere tilbud, så husk å kontrollere og justere teksten slik at oppdragsgiver merker at du har besvart på nettopp dette konkurransegrunnlaget

5 ETTER TILBUDET Hva sier ditt tilbud til oppdragsgiveren? Tilbudet blir en del av kontrakten Det du har skrevet er bindende Forretningshemmeligheter Sladding eller skrive: «Disse opplysninger må ikke vises andre uten godkjennelse fra tilbyder» Hold deg til oppgaven Oppdragsgiver har retten til å selv velge hvordan tilbudet skal se ut, selv om du ser muligheter for forbedringer

6 TILBUDSPROSSESSEN STEG 3 ETTER TILBUD GJENNOMFØRE LEVERANSE IMPLEMENTERE Kontraktsinngåelse Søke informasjon/bygge kompetanse Etablere Klagemuligheter roller/ samhandlingsrutiner Lag kort informasjonsskriv/ referat av kontrakt Forberede organisasjonen til den nye leveransen Etablere Tidsplan/ Årshjul/ Milepælplan

7 IMPLEMENTERE Kontraktsinngåelse «Den som har gjort hjemmeleksa vinner!»

8 IMPLEMENTERE FORBEREDE ORGANSASJONEN Søke informasjon / Bygge kompetanse Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud ikke vant Innhent tilstrekkelig begrunnelse fra oppdragsgiver Hvorfor tapte din virksomhet? Evaluer hva som kan gjøres bedre neste gang

9 IMPLEMENTERE Kort sjekkliste Bør jeg klage? 1. Har oppdragsgiver kunngjort i henhold til kunngjøringsreglene? 2. Kunne alle interesserte tilbydere få levert ut konkurransedokumentene og supplerende opplysninger på samme tid? 3. Fikk alle samme frist for å levere inn tilbudet? 4. Tok oppdragsgiver med et tilbud i evalueringen, selv om det ikke overholdt frister eller ikke oppfylte de absolutte krav i konkurransegrunnlaget? 5. Hadde du mulighet for å finne ut av hvem som hadde levert tilbud i tillegg til deg selv? 6. Ble alle tilbud evaluert på samme måte som beskrevet i konkurransegrunnlaget? 7. Fikk alle lik tilgang til infomasjon i den dialog vedrørende konkurransegrunnlaget og dets innhold? 8. Fikk alle tilfredsstillende informasjon i begrunnelsen av valg av tilbud? 9. Fikk alle potensielle tilbydere like vilkår, eller ble noen diskriminert eller favorisert?

10 IMPLEMENTERE Klagemuligheter Hvis oppdragsgiver ikke har fulgt reglene i LOA/FOA kan du klage For å kunne klage må du ha saklig interesse Hvordan går du frem ved mistanke om regelbrudd? 1. Snakk med oppdragsgiveren 2. Snakk med din bransjeforening 3. Send inn klage til KOFA/domstol

11 IMPLEMENTERE Etablere roller/samhandlingsrutiner Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud vant Felles grensesnittsavtale (SLA/KOMA) med vesentlig kontaktinformasjon Finn ut hva som var suksesskriteriene ved vinnertilbudet Gjenbruk gjerne det som var godt med ditt tilbud, men kopier aldri rett av fra en konkurranse til en annen Husk å levere iht tilbudet. Tilbudet er bindende i hele avtaleperioden Sikre ikke bare nytte men også benyttelse Sikre ikke bare benyttelse men også nyttighet

12 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Implementering av avtalen Når leveransen har startet, er det enkelt å glemme hva som står i avtalen Steg 1 - Informasjon om avtalen Steg 2 - Implementeringsmøte Steg 3 - Definering av roller Koordinering med evalueringsmal fra anskaffelser.no

13 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Kort om avtalen (KOMA) Utarbeid en enkelt, pedagogisk oppsummering av avtalen (KOMA) på minimum: Kontaktinformasjon til både oppdragsgiver og leverandør Avtalens varighet, omfang og estimerte verdi Avtalt leveringsinformasjon? Avtalt kvaliteten på leveransen Avtalt samarbeid- og oppfølgingsnivå Avtalt implementering og opplæring samt rutiner for utfasing Leverandørens forpliktelser vedrørende samfunnsansvar Avtalt fakturering og prisregulering Avtalt nivå og prosedyrer vedrørende levering av statistikk Avtalte prosedyrer vedrørende e-faktura Avtalt nivå og løsning vedrørende e-handel

14 IMPLEMENTERE Etablere tidsplan / årshjul / milepælplan Leveranse Frist Ansvar Årsestimat Forslag til nye produkter Budsjettbestilling Booke statusmøte Innkjøpssjef KAM Fagansvarlig Avtaleansvarlig

15 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Opplæring av kunden Bestillerkompetanse eller leverandørkompetanse?

16 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Statusmøter Leverandør bør sikre at det gjennomføres statusmøter Gå gjerne gjennom sentrale deler av evalueringsskjemaet: Har leveransene skjedd på avtalt tid og avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært som beskrevet i avtalen? Er service og oppfølgingsnivået som beskrevet i avtalen? Er fakturering som beskrevet i avtalen? Er e-faktura og e-handel implementert og i drift? Et nært samarbeid med fokus på disse overordnede målsetningene vil samtidig utvikle både kunde og leverandør Informere og avtale: Forventet prisendring Produkt-/ tjenestesamensetning Fremtidige muligheter

17 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Levere Leveranse Registrere bestilling Levere Sende faktura Følge opp krav i konkurransegrunnlag, tildeling, kravspesifikasjon og kontrakt

18 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Kontrollere og justere Kontrakten gjelder gjennom hele kontrakts-/avtaleperioden. Alle endringer av krav og sanksjoner i kontrakten har en pris Hvis du skal be om endringer må dette skje før tilbudsfrist Husk at endringer etter tilbudsfrist endrer også tilbudet Vesentlige endringer er et kontraktsbrudd og gjør kontrakten ugyldig

19 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Avviksbehandle Leveranse Registrere bestilling Levere Sende faktura Kontroll Avvik på bestilling Umiddelbar reaksjon Følge opp krav i konkurransegrunnlag, tildeling, kravspesifikasjon og kontrakt

20 IMPLEMENTERE Følge opp tidsplan / årshjul / milepælplan Leveranse Frist Ansvar Årsestimat Forslag til nye produkter Budsjettbestilling Booke statusmøte Innkjøpssjef KAM Fagansvarlig Avtaleansvarlig Er det gjennomført?

21 TILBUDSPROSSESSEN STEG 3 ETTER TILBUD GJENNOMFØRE LEVERANSE IMPLEMENTERE Kontraktsinngåelse Søke informasjon/bygge kompetanse Etablere roller/ samhandlingsrutiner Lag kort informasjonsskriv/ referat av kontrakt Forberede organisasjonen til den nye leveransen Etablere Tidsplan/ Årshjul/ Milepælplan LEVERE OG FØLGE OPP ORGANISERE KONTRAKT SALGSAPPARATET Opplæring av kunde Statusmøter Registrere bestilling Levere og justere Avviksbehandling Sende faktura/kontrollere betaling EVALUERE FORBEREDE DOKUMENTER Rullerende evaluering Sluttevaluering Avslutte kontrakt - Erfaringsoverføring Følge opp Tidsplan/Årshjul

22 EVALUERE Rullerende evaluering/kontraktsoppfølging Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært ihht avtale? Er service og oppfølgingsnivået ihht avtale?/ Har oppstart/implementeringsfasen vært ihht avtale? Har leverandøren oppfylt sine forpliktelser vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Er fakturering ihht avtale? Er prisregulering ihht avtale? Har det vært mottak av e-faktura fra leverandøren? Er prisregulering ihht avtale? Er leverandøren implementert på e-handel? Evaluering av tjenesteleveranse:

23 EVALUERE Sluttevaluering Har avtalen har fungert som forventet? Burde det vært gjort endringer i konkurransegrunnlaget? Er det produkter/tjenester som ikke var dekket inn i konkurransen? Det er opp til oppdragsgiver å bestemme om innspillene dere kommer med skal være med i neste konkurranse

24 EVALUERE Avslutte kontrakt - Erfaringsoverføring Gjennomfør et oppsummeringsmøte før avtalen avsluttes Alle taper på en vanskelig overgang mellom gammel og ny avtale En fornøyd kunde vil innebære en god referanse og det er alltid mulighet for nye konkurranser fra samme kunde En ryddig avslutning er derfor viktig for å bygge bro til neste konkurranse

25 ETTER TILBUD Implementere Både kunde og leverandørorganisasjon må kunne avtalens innhold. Lag gode rollebeskrivelser: «Noen» er nesten alltid «Ingen» OPPGAVE: 1. Har dere andre eksempel på gode rutiner ved implementering av en ny avtale? 2. Hva er det vanligste feilen som gjøres i oppstart av en avtale?

26 ETTER TILBUD Levere og følge opp kontrakt En god leverandør har et nært samarbeid med kunden OPPGAVE: 1. Hvordan sikre at statusmøter faktisk gjennomføres? 2. Hvordan sikre at kontrakten følges og ikke «sprenges»?

27 Kilde: Aftenposten 23.apr Fra Omfattende papirdokumentasjon Til Innsending av elektroniske dokumenter Videre til Utveksling av strukturert informasjon mellom integrerte datasystemer Forutsetter: Forenkling, standardisering og digitalisering

28 Nye regler for offentlige anskaffelser Nye direktiv for offentlige innkjøp, forsyningssektoren og konsesjoner, over EU-terskelverdi, publisert i april 2014 Norsk implementeringsforslag på høring fram til Forslag til nye norske regler for offentlige innkjøp under EU-terskelverdi fra Forenklingsutvalget Høring avsluttet 31. oktober 2014 Begge deler forventes implementert i nye norske innkjøpsregler sommer 2016

29 Viktigste Difi-bidrag til digitalisering av anskaffelser Standardisering Etablere nasjonale standarder elektronisk handelsformat (EHF) for gjennomføring av anskaffelsesprosesser Fellesløsninger/-komponenter Tjenester og teknologi som støtter anskaffelsesprosesser Alle innkjøpsaktiviteter skal kunne støttes av elektroniske løsninger Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert

30 Elektronisk signatur Ikke ubetinget krav om bruk av elektronisk signatur når det benyttes elektroniske kommunikasjonsmidler Hvilke sikkerhetstiltak som benyttes skal nå avgjøres basert på en risikovurdering Oppdragsgiver skal stille krav og benytte løsninger som gir en tilfredsstillende grad av sikkerhet ved innlevering Dette kan være krav om a) elektronisk signatur, b) elektroniske segl, eller c) elektronisk identitetsbevis eller midlertidige adgangstegn hvis det benyttes tredjeparts innsendingsløsninger Mulig å fastsette nasjonale retningslinjer for bruk av, elektroniske signaturer, elektronisk identitetsbevis og innsendingsløsninger

31 SISTE FILM SPØRREUNDERSØKELSE Bare 5 spørsmål

32 TAKK FOR OSS Elisabeth Sundholm E-post: Telefon: Tanja Huse-Fagerlie E-post: Telefon: