Erfaringer fra Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid ny 5 i lov om offentlige anskaffelser

Transkript

1 Erfaringer fra Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid ny 5 i lov om offentlige anskaffelser

2 Hvem er vi? Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI) inngår felles rammeavtaler på vegne av kommunene Aurskog Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum Sørum er vertskommune for samarbeidet Vi er 4, snart 5 ansatte (fra ) Vi skal i 2017 gjennomføre ca. 30 anskaffelsesprosesser og følge opp rundt 160 avtaler Våre avtaler er på alt av varer og tjenester til kommunene som egner seg som felles rammeavtaler Total omsetning på avtalene våre var i 2015 på litt over 350 millioner kroner Vi er finansiert via sekretariatsbidrag på avtalene våre

3 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser Hva gjør vi nå? Kontraktskrav Ny strategi ( ) Hva skal vi oppnå? Hvilket nivå skal vi legge oss på? Hva klarer vi? Hva skal vi gjøre og hva skal kommunene gjøre? Hvilke tiltak skal vi iverksette? Hvordan skal vi måle fremgangen? Arbeidsprosessene våre Når skal vi gjøre hva? Hvem skal gjøre hva? Hvem skal involveres? Hvem skal informeres? Hvilke maler og dokumenter har vi å støtte oss på? Ny rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn Prioritering vi klarer ikke alt Hva skal vi gjøre i alle anskaffelser? Hva skal vi gjøre i de prioriterte anskaffelsene? Hvordan skal vi følge opp alle avtaler? Hvordan skal vi følge opp de prioriterte avtalene? Strategi for anskaffelsen Hva skal vi gjøre i den enkelte anskaffelse?

4 Kontraktskrav Punkt 7.3 Etiske krav Leverandøren skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Kunden, skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt i Bilag 9. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILOkonvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. Bilag 9 Etiske krav til Leverandør Avtalens punkt Ansattes rettigheter ILOs kjernekonvensjoner Bestemmelser i nasjonal lovgivning 2. Oppfølging 3. Brudd

5 Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid - strategi Januar 2017

6 INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Visjon? Hovedmål NRI skal bidra til økt lønnsomhet for medlemskommunene gjennom riktig ressursbruk og bærekraftige anskaffelser Følgende parametere vektlegges: Kvalitet anskaffelsen skal bidra til riktige og gode produkter og tjenester til brukerne og virksomhetene. Kostnader anskaffelsen skal være kostnadseffektiv Tidsbruk anskaffelsen skal være effektiv med hensyn til bruk av tid NRI

7 INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene Delmål For å oppnå hovedmålet og formålet med NRI, prioriterer vi følgende fem områder i strategiperioden. 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler 1.NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene KLIKK FOR MER INFORMASJON 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser KLIKK FOR MER INFORMASJON 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører KLIKK FOR MER INFORMASJON 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler KLIKK FOR MER INFORMASJON 3.NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser KLIKK FOR MER INFORMASJON NRI

8 INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler 1. NRI skal levere stordriftsfordeler til kommunene 2. NRI skal være en prioritert kunde hos våre avtaleleverandører 3. NRI skal være et kompetansesenter for kommunene på offentlige anskaffelser 4. NRI skal jobbe med kvalitetsstyring gjennom digitale prosesser 5. NRI skal ivareta miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn i sine avtaler ØNSKET EFFEKT Anskaffelsene skal redusere miljøbelastningen, påvirke arbeidsforhold og respekt for grunnleggende menneskerettigheter. Samfunnsansvarlige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit til kommunene. Risikoen for brudd på lovgivningen rundt etisk handel, lønns- og arbeidsvilkår på NRIavtalene reduseres. Bruken av lærlinger på avtalene økes. TILTAK 5.1 Utarbeide rutiner for å redusere skadelig miljøpåvirkning knyttet til anskaffelser og fremme klimavennlige løsninger. 5.2 Utarbeide rutiner for å ivareta respekt for grunnleggende menneskerettigheter 5.3 Utarbeide rutine for ivaretagelse av lønns- og arbeidsvilkår i avtalene 5.4 Utarbeide rutine for bruk av lærlinger på avtalene 5.5 Årlig vurdere risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår og miljøbelastning ved kommende anskaffelser, samt hvor behovet for lærlinger er størst. 5.6 NRI må vurdere å inngå avtale på revisjon og ekstern bistand på oppfølging lønnsog arbeidsvilkår og menneskerettigheter RISIKO Manglende ressurser og kompetanse til å følge opp rutinene. Små leverandører som ikke har kapasitet til å ha lærlingordning, samt manglende lærlinger hos leverandører som har lærlingeordninger. STYRINGSPARAMETRE/ KPI Andel inngåtte avtaler hvor miljø er ivaretatt. Dokumenterte etablerte rutiner og retningslinjer. Antall anskaffelser med avvik fra etablerte rutiner. Dokumentert årlig risikovurdering. RESULTATMÅL % økning i andel anskaffelser hvor LCC er ivaretatt. Reduksjon i antall avvik fra etablerte rutiner. NRI

9 Rutine for arbeidsprosesser i NRI

10 Anskaffelsesprosessen Planlegging Gjennomføring Oppfølging

11 Planlegging Oppstart faggruppe Det skal gjennomføres oppstartsmøte med faggruppen for å starte opp anskaffelsesprosessen og sette i gang arbeidet med dokumentene Strategi for anskaffelsen Det skal utarbeides en strategi for anskaffelsen Strategien skal ta for seg viktige vurderinger og beslutninger som skal legges til grunn for anskaffelsen og kontrakten Les mer Markedsdialog Det skal gjennomføres dialog med markedet for å innhente informasjon om det som skal anskaffes Faggruppen Faggruppen skal bidra med utarbeidelse av konkurransedokumentene, spesielt Strategi for anskaffelsen og kravspesifikasjonen Innhente informasjon Det skal innhentes den informasjonen som trengs for å utarbeide konkurransedokumentene og som leverandørene trenger for å kunne gi oss best mulig tilbud TendSign (TS) Alle anskaffelser skal gjennomføres i TendSign (TS) Integrasjon mot Public360 skal sørge for riktig arkivering av relevante dokumenter Tilbake

12 Markedsdialog Arbeidsoppgaver Innkjøpsrådgiver må vurdere på hvilken måte det er mest hensiktsmessig å innhente markedsinformasjon i den enkelte anskaffelsen. Eksempler kan være: Leverandørmøter, en til en eller i plenum Kunngjøre markedsundersøkelse Søke på Google, internett, leverandørenes hjemmesider Sjekke hva andre har gjort (doffin.no, TendSign etc.) Telefonsamtaler til leverandører eller andre innkjøpere Det anbefales at oppstartmøte med faggruppen gjennomføres først for å få en følelse av hvilken informasjon som må innhentes. Dersom det skal gjennomføres møter med leverandørene må det vurderes om hele eller deler av faggruppen skal delta Faggruppen må uansett få uttale seg om hvilke spørsmål som skal stilles til leverandørene Avtaleforvalter på forrige avtale må uttale seg om hvordan avtalen har fungert, hvilke avvik som har skjedd og komme med innspill om eventuelle forbedringer Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres Innkjøpssjef Dokumenter og maler Sjekkliste for markedsundersøkelse (må revideres) Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Tilbake

13 Strategi for anskaffelsen Arbeidsoppgaver Innkjøpsrådgiver må, sammen med faggruppen, vurdere hva som er den mest hensiktsmessige måten å gjennomføre anskaffelsesprosessen på. Hensikten med Strategien for anskaffelsen er å sørge for at alle relevante vurderinger i forbindelse med anskaffelsen blir gjort. Eksempler på slike vurderinger er: Hvordan innhente markedsinformasjon Valg av anskaffelsesprosedyrer Hvordan utforme kravspesifikasjonen Hvordan kvalifisere, tildele og etterspørre pris Utforming og valg av avtale Hvordan samfunnsansvar skal ivaretas Fremdriftsplan Om det er spesielle ting som må følges opp i implementering og oppfølging av avtale Vurdere gevinstrealisering hva skal vi oppnå i avtalen? Strategien skal utarbeides fortløpende i løpet av anskaffelsesprosessen. Strategien skal presenteres på NRI-møte og formidles til Innkjøpsrådet før siste planlagte møte med faggruppen, slik at eventuelle innspill fra rådet kan tas høyde for i ferdigstillelsen av konkurransedokumentene. Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpssjef Dokumenter og maler Mal for Strategi for anskaffelsen ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Tilbake

14 Gjennomføring Utarbeide kravspesifikasjon Utarbeide kravspesifikasjon som bilag 1 i Bilag til rammeavtalen Vurdere hvilken type spesifikasjon som skal utarbeides Vurdere hvordan samfunnsansvar skal ivaretas Svare på spørsmål fra leverandører Innkjøpsrådgiver utarbeider svar i samarbeid med faggruppen Svarene skal legges offentlig under spørsmål og svar i TendSign Utarbeide øvrige konkurransedokumenter Utarbeide konkurransegrunnlag Velge rammeavtalemal Tilpasse bilagene til rammeavtalen til den enkelte anskaffelse Vurdere behov for eventuelle andre vedlegg Evaluere tilbud og tildele kontrakt Innkjøpsrådgiver skal evaluere tilbudene sammen med faggruppen Det skal vurderes om det foreligger avvisningsgrunner i noen av tilbudene Dokumentasjon på kvalifikasjonskravene fra valgt leverandør må innhentes og vurderes Kvalitetssikring og kunngjøring Når dokumentene er ferdige skal de gjennomgås av faggruppen og kvalitetssikres av innkjøpssjef før kunngjøring Når dokumentene er kvalitetssikrede skal konkurransen kunngjøres i TendSign (sender automatisk kunngjøringen til doffin og TED) Signere kontrakt og utarbeide protokoll Utfyllende tildelingsbrev skal utarbeides Kontrakt skal ferdigstilles og signeres av begge parter Utarbeide protokoll Avtalen skal opprettes i avtalekatalogen Tilbake

15 Utarbeide kravspesifikasjon Arbeidsoppgaver Kravspesifikasjonen skal utarbeides i TS i dokumentet Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen bilag 1 og 2 (slått sammen) Det må vurderes hvordan det er hensiktsmessig å utarbeide kravspesifikasjonen. I dette ligger det om det skal: Utarbeides minstekrav til ytelsen Utarbeides en behovsspesifikasjon der det kun er behovet som beskrives og hvordan behovet skal dekkes overlates til leverandørene (anbefaler å vurdere bruk av forhandlinger for å kunne avklare uklarheter) Utarbeide en ytelses- eller funksjonsspesifikasjon der det beskrives hvilken ytelse som skal tilbys, men der det beskrives hva som skal oppnås, men ikke hvordan det skal gjøres (anbefaler å vurdere bruk av forhandlinger for å kunne avklare uklarheter) De to siste spesifikasjonstypene åpner for større grad av innovasjon og risikooverføring til leverandøren på at behovet faktisk dekkes. Kravspesifikasjonen skal utarbeides i samarbeid med faggruppen Føringer fra Strategien for anskaffelsen skal legges til grunn Det må vurderes om det skal stilles spesielle krav til miljø, samfunnsansvar, bruk av lærlinger og universell utforming Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpssjef Dokumenter og maler Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 Mal for Strategi for anskaffelsen ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS Tilbake

16 Utarbeide øvrige konkurransedokumenter Arbeidsoppgaver Mal for konkurransegrunnlag må fylles ut Rammeavtalemal må velges Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen bilag 3 til 11 må fylles ut (bilag 1 og 2 er kravspesifikasjonen, se egen foil) Evalueringsmetode må velges i TS relativ metode eller laveste pris anbefales. Hvis annen metode benyttes må det gjøres simulering av tilbud for å sikre at resultatet blir riktig Det må gjøres tilpassinger i bilagene og vurderes om alle er relevante i den aktuelle anskaffelsen ESPD-skjemaet må lastes opp på og tilpasses den aktuelle anskaffelsen Vurderinger gjort i Strategi for anskaffelsen skal legges til grunn for utarbeidelsen av dokumentene Faggruppen skal involveres i utarbeidelse av dokumentene Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpssjef Dokumenter og maler Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Konkurransegrunnlag - ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 Mal for Strategi for anskaffelsen ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS Mal for Rammeavtale varer eller tjenester (ligger som Upubliserte vedlagte dokumenter i 16/2 Mal anbud NRI 2017 Mal for Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 ESPD-skjema Ligger på L:\NRI\2 Anbudskonkurranser Tilbake

17 Oppfølging Oppstartsaktiviteter Alle avtaler skal legges i TS og gjøres tilgjengelig i avtalekatalogen til de kommuner som er med på avtalen Implementering av ehandel/avrop Avvikshåndtering og bruk av sanksjoner Alle avvik på NRI sine avtaler skal rapporteres til oss og behandles så snart som mulig Dersom det foreligger grunn til det skal avtalens sanksjoner benyttes på kontraktsbrudd Oppstarts- /implementeringsmøte om kontrakten Hensikten med møtet er å gå igjennom kontrakten sammen med leverandør og faggruppe (eventuelt andre representanter fra kommunene) og avklare eventuelle uklarheter Prisjusteringer og annen prisoppfølging Prisjusteringer som meldes inn fra leverandørene skal sjekkes mot avtalen fortløpende og informasjon skal gjøres tilgjengelig for kommunen i TS 6 mnd. møte og årlige møter med leverandør Faste oppfølgingsmøter med leverandørene Hensikten er å sørge for at avtalens formål og forpliktelser oppfylles av begge parter i kontraktsperioden Avslutning av kontraktsforholdet Før avtalen utløper er det viktig å sørge for at all relevant informasjon følger med inn i neste anskaffelsesprosess Tilbake

18 6 mnd. møter og årlige møter med leverandøren Arbeidsoppgaver I forkant av statusmøtene med leverandørene skal avtaleforvalter be innkjøpsassistent om å gjennomføre spørreundersøkelse hos bestillere. I tillegg skal eventuelle avvik på avtalen samles og ved behov må ytterligere informasjon innhentes fra bestillerne Avtaleforvalter skal sjekke med Innkjøpsrådet om fakturering, kataloger/po etc. fungerer som det skal Leverandøren inviteres til møte og det må vurderes hvilke medarbeidere de skal stille med. Avtaleansvarlig hos leverandør må delta, i tillegg kan andre representanter som e-handelsansvarlig, kundeservice, fagansvarlig osv. være relevant å invitere. Avtaleforvalter må vurdere hvem som bør delta fra NRI, dette kan være innkjøpssjef, innkjøpsrådgiver, faggruppedeltagere, ehandelsansvarlig NRI, bestillere, innkjøpsrådsmedlemmer, regnskapsmedarbeidere etc. ut fra hvilke saker som skal tas opp Møtereferat legges på avtalen i avtalekatalogen og gjøres tilgjengelig for kommunene. Om mulig skal det settes tidsfrister på oppfølgingspunkter i referatet Avtaleforvalter skal følge opp eventuelle oppfølgingspunkter og frister etter møtet Ansvar og involvering Ansvarlig: Avtaleforvalter Innkjøpsassistent Involveres: Innkjøpsrådet Ehandelsansvarlig NRI Bestillere/faggruppe Innkjøpsrådgiver Informeres: Innkjøpssjef Dokumenter og maler NRI referat mal Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Tilbake

19 Avvikshåndtering og bruk av sanksjoner Arbeidsoppgaver Behandling av avvik: Avvik skal rapporteres via nri.no og behandles innen 4 dager Det må vurderes om det må innhentes ytterligere informasjon, samt om saken haster, om den er kritisk eller om saken alt er løst Dersom saken haster eller er kritisk må saken tas med avtaleansvarlig hos leverandøren umiddelbart for å finne en løsning. Dersom saken ikke løses umiddelbart må bruk av sanksjoner vurderes. Dersom saken ikke haster eller alt er løst, samles avviket opp for å tas med leverandøren på neste oppfølgingsmøte Den som har meldt avviket skal holdes løpende orientert om behandlingen av avviket Bruk av sanksjoner: Det må vurderes om eventuelle sanksjoner skal benyttes i forbindelse med avvik som ikke er løst. Dette kan være omlevering, prisavslag eller dagbøter Innkjøpssjef skal informeres før sanksjoner tas i bruk Arkivering av avvik og bruk av sanksjoner All behandling av avvik og bruk av sanksjoner skal gjøres skriftlig slik at det kan dokumenteres hva som er gjort Dersom dokumentasjonen er tilstrekkelig og leverandøren har fått mulighet til å bestride den kan den benyttes i neste anskaffelsesprosess som dokumentasjon på negative erfaringer med leverandøren Avtaleforvalter utarbeider kravet for kommunene og sender dette over til kommunen som skal ha godtgjørelsen og som selv innkrever dette Ansvar og involvering Ansvarlig: Avtaleforvalter Involveres: Innkjøpsrådgiver Faggruppen Informeres: Innkjøpssjef Dokumenter og maler Mal for dokumentasjon på avvik (må utarbeides) Mal for brev om bruk av sanksjoner (må utarbeides) Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Tilbake

20 Rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn

21 Innledning I forbindelse med at ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft må offentlige oppdragsgivere innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter, stille krav og kriterier i anskaffelsene som fremmer hensyn til miljø, arbeidsforhold, universell utforming og sosiale forhold. I tillegg er det i regelverket stilt krav til bruk av lærlinger i offentlige kontrakter. Denne rutinen skal belyse hvordan NRI skal jobbe for å ivareta dette. Rutinen skal årlig revideres med mål om en stadig økning i fokus og ambisjonsnivå på rutinens områder. Aktuelle linker og dokumenter Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser ILO-konvensjonene Forskrift om universell utforming av IKT-løsninger

22 Risikovurdering og prioritering Arbeidsoppgaver Det skal stilles krav til miljø, menneskerettigheter, lønnsog arbeidsvilkår, universell utforming og bruk av lærlinger i alle anskaffelser der dette er relevant. NRI skal årlig gjennomføre en risikovurdering av planlagte anskaffelser kommende år for å vurdere hvilke anskaffelser det er viktigst å prioritere i forhold til miljø, menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår, universell utforming og bruk av lærlinger. Det skal hvert år prioriteres én anskaffelse i forhold til hvert av fokusområdene miljø, menneskerettigheter og lønns- og arbeidsvilkår der det skal vurderes bruk av strengere/flere krav, samt en større grad av oppfølging av dette i kontraktsperioden. Følgende kriterier skal legges til grunn for prioriteringen: Risiko for brudd Anskaffelsens størrelse i kroner Antall kommuner som skal være med på avtalen Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpssjef Involveres: Innkjøpsrådgiver Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpsrådet Dokumenter og maler ingsverktoy-etiske-krav

23 Miljø, lovens 5 Menneskerettigheter, lovens 5 Lønns- og arbeidsvilkår, lovens 5 Universell utforming, lovens 5 Bruk av lærlinger, lovens 7

24 Menneskerettigheter Arbeidsoppgaver Prioritering av anskaffelser: Difi s verktøy for risikostyring på etiske krav skal benyttes ved vurdering av risiko og oppfølging av avtalen Konkurransegjennomføring: Alle anskaffelser: Benytte kontraktbetingelser med sanksjonsmuligheter Bilag 9 Etiske krav til Leverandør til rammeavtalen Prioriterte anskaffelser: Markedsdialog for å avdekke hvor modent leverandørmarkedet er Utrede mulighet for bruk av kvalifikasjonskrav Utrede muligheter for bruk av minimumskrav og tildelingskriterier Benytte kontraktbetingelser med sanksjonsmuligheter Sørge for opplæring av faggruppen på risiko, konsekvenser og tilgjengelige virkemidler Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpsrådet Innkjøpssjef Dokumenter og maler Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen, Bilag 9 Etiske krav til Leverandør, ligger tilgjengelig under 16/2 mal anbud NRI 2017 i TS Prioriteringsliste miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Strategi for anskaffelsen, ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS NRI referat mal Tilbake

25 Menneskerettigheter Arbeidsoppgaver Oppfølging av avtalen: Alle avtaler: Tema på oppfølgingsmøter med leverandørene Følge opp i henhold til Bilag 9 til rammeavtalen Benytte sanksjoner dersom avvik blir avdekket Prioriterte avtaler: Lage plan for den enkelte avtale i forhold til hvordan dette skal følges opp, for eksempel ved å: Følge opp i henhold til Bilag 9 til rammeavtalen Be om dokumentasjon på leverandørkjede Etterspørre Code of conduct Etterspørre hvordan Code of conduct implementeres i leverandørkjeden Velge ut 1-5 produkter på avtalen som følges spesielt opp Lage plan for eskalering hva som skal oppnås i avtaleperioden Tema på oppfølgingsmøter med leverandørene Benytte sanksjoner dersom avvik blir avdekket Ansvar og involvering Ansvarlig: Avtaleforvalter Involveres: Faggruppen Innkjøpsrådgiver Informeres: Innkjøpsrådet Innkjøpssjef Dokumenter og maler Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen, Bilag 9 Etiske krav til Leverandør, ligger tilgjengelig under 16/2 mal anbud NRI 2017 i TS Prioriteringsliste miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Strategi for anskaffelsen, ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS NRI referat mal Tilbake

26 Strategi for anskaffelsen

27 Fremdrift og videre arbeid Kontraktskrav Ivaretatt ved kontraktsrevisjon sommeren 2016 Ny strategi ( ) Ferdig utarbeidet av NRI og Innkjøpsrådet (innkjøpsansvarlige i kommunene) i løpet av mai 2017 Forankring i kommunene i løpet av sommeren 2017 Arbeidsprosessene våre Ferdigstilt og publisert på nri.no Ny rutine for ivaretagelse av miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn Ferdig i løpet av våren 2017 Samarbeid i medlemskommunene om rutiner for kommunene våren 2017 kan få påvirkning på NRIs rutine Strategi for anskaffelsen Ferdig utarbeidet og skal tas i bruk på nye anskaffelser

28 Takk for meg! Kariann Bigseth, innkjøpssjef Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid Telefon: /