Hvordan spesifisere behov?

Transkript

1 Hvordan spesifisere behov? Ulike typer fordeler og ulemper 45 min teori - 4 april 2013 FOKUS OG BALANSE

2 Målsetning skal ha kjennskap til de ulike typer spesifikasjoner skal ha kjennskap til egenskaper ved de ulike typer spesifikasjoner Avgrensning mot detaljerte krav til formulering, konkurranseformer, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

3 Hva sier loven? Tekniske spesifikasjoner er definert i 4-3 bokstav g. spesifikasjoner Og er regulert i forskriftens 8-3 (del II) og 17-3 del(iii) Det er gitt mer detaljerte krav i del III enn i del II.

4 Krav til ytelsen og bruk av tekniske spesifikasjoner Anskaffelsen bør spesifiseres ved en behovsspesifikasjon eller angivelse av funksjonskrav. Det skal legges vekt på livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon. Tekniske spesifikasjoner skal gi leverandørene like muligheter Tekniske spesifikasjoner som kreves oppfylt, skal angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Tekniske spesifikasjoner skal som hovedregel ikke vise til et bestemt merke. En slik henvisning skal ledsages av uttrykket «eller tilsvarende».

5 Fra regelverk til bruk Oppstiller minstekrav til ytelsen (ikke til leverandøren) Er et absolutt - Skal-krav Vil dermed utelukke de tilbud som ikke oppfyller kravene Skal være objektiv, målbar og direkte knyttet til kontraktsgjenstanden Hvert krav har som regel en kostand - balanse

6 Hensikt Hensikten med kravspesifikasjon er å fastsette oppdragsgivers tekniske-, behovs- og funksjonskrav til en gitt vare eller tjeneste. Med hvilke mål for øyet?

7 Fokus på 1. Kvalitetsmessig riktig behovsdekning 2. Lavest mulig kostnad/tid 3. Lavest mulig risiko En god spesifikasjon tar alltid utgangspunkt i en god strategi og en god planlegging av anskaffelsen.

8 Helhetsbasert tilnærming til anskaffelser Strategi Evaluering og forbedring Planlegging av anskaffelse Oppfølging under kontrakt Utlysning Utarbeidelse av konkurranse grunnlag

9 Prosess Strategi Planlegging Utarb konk Utlysning Oppfølging grunnlag av kontrakt Konkurranse betingelser Prekvalifisering Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Kontrakts gjennomførings krav Oppfølgingsmodell Prismodell ev incitament styring samarbeidsmodell mm

10 Typer spesifikasjoner Behovs- eller ytelsesspesifikasjon Vi har behov for å komme fra A til Å Funksjonsspesifikasjon Vi skal anskaffes et transportmiddel som bringer oss fra A til Å Standardspesifikasjon Vi skal anskaffe et kjøretøy i klasse M101, med dekk etter kl A Forordning 1222/2009 Detaljspesifikasjon..anskaffes kjøretøy med fire hjul, et ratt en girspak Leverandør og produktspesifikasjon Vi skal anskaffe en Mercedez, S-Klasse

11 Behovs-/ytelsesspesifikasjon Beskriver behovet som skal dekkes ikke hvordan Leverandørmarkedet foreslår den beste mulige måten å dekke behovet på. Spesifikasjonen gir stort rom for innovasjon. Kobles ofte til økonomiske incentiver Krever et modent marked Krever en moden innkjøpsorganisasjon Kvalitetsfokus Risiko flyttes til leverandør

12 Funksjons spesifikasjon Beskriver hvilket behov som skal dekkes og hvordan(funksjon). Fokus på kvalitet. Krever et modent marked. Den har fokus på resultater og effekter. Den har ikkje fokus på enkeltaktiviteter. Risiko flyttes i stor grad over på leverandøren Eksempel bygg, drift, service og renhold. Dato

13 Standard spesifikasjon Henviser til krav i ulike standarder. Effektivt og enkelt for oppdragsgiver Enkelt og effektivt for leverandørmakedet Krever høy kjennskap til produktet eller tjenesten og til innholdet i standarden. Eksempler A4, ISO standard, Energy star. Kan være teknologibevarende Kontroll spørsmål. Hva ønsker jeg å oppnå ved å vise til standarden Krever dialog / markedsundersøkelser Dato

14 Detalj spesifikasjon En spesifisering av produktet ned i minste detalj. I ytterste konsekvens en komplett konstruksjon av for eksempel en bil. Godt egnet dersom man vet nøyaktig hva man skal anskaffe(bedre enn hva markedet kan foreslå) Fordrer kompetanse på området. For å lykkes er det viktig med dialog med markedet i forkant av anskaffelsen Oppdragsgiver tar all risiko. Dato

15 Detaljspesifikasjon forts Godt egnet og viktig dersom vi vet vi skal ha ny rammeavtale på: drivstoff kontormøbler ventilasjonsfiltere renholdsprodukter bil Oppdragsgiver har all risiko Fører ofte til over spesifisering. Dato

16 Leverandør og produkt spesifikasjon Brukes unntaksvis og i skjeldne tilfeller når det ikke finnes andre metoder å beskrive behovet på. Normalt ulovlig og kostnadsdrivende Produktet er meget godt kjent. Spesifiseringen skal følges av «eller tilsvarende» Ofte ingen andre alternativer på markedet som passer situasjonen. Komplementering erstatning, vedlikehold service eller reparasjon av elementer som inngår i systemstrukturer, Deler til heis, Service på proprietære alarmsystemer

17 Antatt behov: Bolig for fem personer i Oslo området Type Krav i spesifikasjonen detalj Markedsrespons Behovs- eller Husrom for fem personer i Mange alternativer; campingvogn, hytte, ytelse Oslo området hus, hybel. Ulike plasseringer; midt i byen, Funksjon Standard Detalj Permanent hus som tilfredsstiller disse minimumskravene, f eks. fire soverom garasje to bad vinterisolert landlig beliggenhet Enebolig av gitt størrelse og valmet tak, for øvrig krav som over Spesialtilpasset, tegnet etter kjøpers spesifikasjoner, enebolig på en bestemt tomt. forstad, marka. Nybygg eller eksisterende. Flere alternativer innen gitt hovedretning enebolig, vertikal eller horisontalt delt tomannsbolig, rekkehus, leilighet. Ulike plasseringer. Nybygg eller eksisterende. Færre alternativer tilgjengelig, men ulike plasseringer, nybygg eller eksisterende bebyggelse fortsatt mulig Unik; kostnadskrevende løsning

18 Hvilken type skal vi velge? Vurderes konkret. Skjeldent i rene former. Vurder Kunnskapselementet, hvem, hva Markedselementet antall, modenhet og utviklingstrekk. Behovet fleksibilitet risiko - hvem for hva Innovasjon Miljø og samfunnansvar kostnader Valg av spesifikasjonstype vil få innvirkning på overnevnte faktorer ved leveranse.

19 Eksempel Vedlikehold av grønt område Gresset skal klippes en gang i uken Gresset skal være mellom 4 og 8 cm langt Gresset skal til enhver tid være godt vedlikeholdt Dato

20 Eksempel renhold Lokalene skal være rene og godt vedlikeholdte og bidra til trivsel og velvære. Lokalene skal rengjøres etter INSTA 800/810 Lokalene skal rengjøres grundig og effektivt ukentlig. Lokalene skal rengjøres etter Svanens kriterier. Lokalene skal rengjøres annehver dag. Lokalene skal rengjøres med tørrmopp trsdag og med våtmopp torsdag, bord og karmer skal. Dato

21 Praktisk bruk av typer spesifikasjoner I de fleste tilfeller vil det være nødvendig å kombinere flere ulike spesifikasjonstyper. Utfordre brukergruppen!!!!!!!!! Husk behovsanalyse! Om du har kopiert et konkurransegrunnlag «rått» har du gjort en feil. Om du starter en konkurranse med å utforme et konkurransegrunnlag har du gjort noe feil Vær obs på underspesifisering og overspesifiseringsproblematikken Kvaliteten på spesifikasjonen kommer fra strategien, planen og fra behovsanalysen.

22 Kravets godhet Er kravet knyttet til kontraktsgjenstanden? Ivaretar kravet lovens grunnleggende krav? Er kravet nødvendig? Er det en selvfølgelighet? Er det en klar og forståelig beskrivelse av det faktiske behov? Kan vi nøyes oss med et lavere minimum? Bør kravet skjerpes? Begrenser dette konkurransen(under 5-3 tilbydere) Er det kravet målbart? Dato

23 Kravets godhet fortsetter. Hvordan skal det svares på/dokumenteres/kontrolleres? Er det i tråd med god forretningsskikk og kutyme? Er kravet lovlig? Finnes det motsetninger til kravet i kunngjøringen eller i andre deler av konkurransegrunnlaget. Rimelige og varige? Begrenset i antall? Dato

24 Krav om dokumentasjon Må vurderes konkret. Eksempler kan være: Regel Avvik skal beskrives utførlig i tilbudsbrevet Bekreftelse på overensstemmelse Egen erklæring COC ol Egen testrapport, teknisk dok, datablad etc 3. parts testrapport, sertifikat eller dokumentasjon Husk balanse!

25 Fokus og balanse

26