Startprogram for innovasjonsvennlige anskaffelser

Transkript

1 Startprogram for innovasjonsvennlige anskaffelser For ledere, fagfolk og innkjøpere i offentlige virksomheter 8. mai 2018

2 (Pause) Forankre innovative anskaffelser i ledelsen Legge til rette for innovative anskaffelser i virksomheten Gjennomføre behovskartlegging dialog og konkurranse

3 Store samfunnsutfordringer Flere Eldre Lavere Større

4 Hvorfor innovasjon gjennom anskaffelser? Fordi vi må få mer ut av mindre innkjøpsbudsjetter Fordi det finnes bedre løsninger! Avinor Førerløse brøytebiler

5 Godt i gang, men fremdeles et betydelig 50% potensiale virksomhetene som i stor eller svært stor grad har søkt innovative løsninger i sine 22% anskaffelser de siste 2-3 årene. 0% 2017 PwC Sourcing Survey 2017

6 ..noen hindringer manglende lederforankring manglende kompetanse manglende risikoavlastning dette jobbes det mye med, og vi kjører egne startprogram for toppledelse men startprogrammet gir deg den kunnskapen og verktøyene du trenger for å komme i gang, men du kan få bistand til gjennomføring fra programmet og det jobbes med et finansielt verktøy

7 ..men betydelige resultater for mange! Bedre tjenester for innbyggere og kunder Mer for mindre budsjetter Miljøgevinster Dokumenterte resultater fra gevinstanalyser

8

9 Innovasjon

10 Nytt Innovasjon Nyttig Nyttiggjort

11 Ulike områder for innovasjon Interne prosesser Tjenestetilbudet Relasjon til innbyggere/kunder Samarbeidspartnere Kunden som medprodusent av egne tjenester Kostnadsmodell Bruk av egne ressurser Inntektsmodell Distribusjon av tjenester

12 Ulike grader av innovasjon Nytt for verden Nytt på området Innovasjonshøyde Nytt for virksomheten Samme som før

13 Den innovative anskaffelsesprosessen

14 Mulighetsrom Åpne for innovasjon Etterspørre innovasjon Ta ut gevinsten av innovasjon

15 Hva skiller en innovativ anskaffelse fra en tradisjonell anskaffelse

16 Forankre innovative anskaffelser i ledelsen

17 Innovative anskaffelser vil være måten vi kjøper varer og tjenester fremover Finansbyråd i Bergen kommune, Dag Inge Ulstein Foto: Sturlason

18 Bruk anskaffelser strategisk Innkjøp utgjør mellom 15-60% av budsjettene Utgiftspost av strategisk betydning Hvordan bidrar anskaffelser til å nå virksomhetens strategiske mål

19 Hvilke oppgaver og mål har din virksomhet? Effektivisering Næringsvekst Mål? Bedre tjenester Godt omdømme Digitalisering Bærekraftig utvikling

20 Hvordan knytter anskaffelser seg til virksomhetens mål? Politikk Strategi Planer Rutiner Anskaffelser

21 En anskaffelse kan levere på ulike strategiske mål Klima- og miljøplan Kommuneplan Barnehage i massivtre Gran kommune Bærekraftige bygg beskrevet som tiltak i Klima- og miljøplan Anskaffelser nevnt som strategisk virkemiddel i kommuneplan Anskaffelsesstrategi Arealplan Innovative anskaffelser nevnt som metode i Anskaffelses-strategi Behovet for barnehage beskrevet i Arealplan sammen med tomter regulert for formålet

22 Hvorfor forankring? Trenger mer tid Trenger å involvere flere folk Aksept for å prøve noe nytt Aksept og forståelse for nye løsninger Ledelsen må være med å dele risiko Budsjett for aktiviteter

23 Planlegge og legge til rette for innovative anskaffelser i virksomheten

24 Samhandling Ledelse Fag Innkjøp

25 Tid og ressurser til å kartlegge behov og til å gå i dialog

26 Bruk muligheten for dialog og samspill

27 Roller og ansvar i Nødvendig med tverrfaglige team anskaffelsesprosessen Eier Fag Brukere Innkjøper Kontraktsforvalter Innkjøpsleder Kvalitetssikrer

28 28 Nyttig for tverrfaglige team Prosjektleder Omforent Felles forståelse Fremdriftsplan Informasjonsflyt

29 Gjør innovative anskaffelser til en del av rutinen Kan anskaffelsen gjøres innovativ? Sjekkliste for anskaffelser

30 Pause

31 Gjennomføre behovskartlegging dialog og konkurranse

32 Behov

33 Hvor godt kjenner vi utfordringen og behovet?

34 A B Trygt og i tide til skolen

35 Utfordringen Behovet Løsningen tomt for kopipapir mer kopipapir en pall med kopipapir riktig utfordring? riktig behov? riktig løsning?

36 PROBLEM Dårlig inneklima i klasserommene 5 HVORFOR HVORFOR? For liten sirkulasjon av frisk luft HVORFOR? Lufteanleggene er underdimensjonert HVORFOR? Fordi det er kostbart å skifte ut HVORFOR? Fordi skolen må stenge og elevene busses HVORFOR? Fordi det ikke er mulig å skifte ut anleggende mens undervisningen pågår

37

38 Formuler behovet Vekter = FRA å be om en bestemt løsning TIL å be om løsninger for et beskrevet behov FRA å be om en vekter TIL å be om løsninger for sikring I tillegg til behovsbeskrivelsen er det funksjonelle krav som sier noe om hvilke egenskaper man ønsker at anskaffelsen skal levere på. Sikring =

39 Hva er et behov? En stige er en løsning på et behov. Behovet er den oppgaven som stigen skal løse for deg. Behov: En løsning som gir meg tilgang til steder jeg ikke når. Funksjonelle krav: løsningen må være mobil, og gi meg en rekkevidde på 4 meter.

40 OPPGAVE 1. Velg deg ut en av løsningene til høyre. 2. Tenk gjennom hvordan du vil beskrive behovet som løsningen dekker. 3. Presenter din behovsbeskrivelse for den ved siden av deg og la hun/han gjette. NB! Du skal ikke beskrive løsningen, men behovet den dekker!

41 Hvem er brukere? Alle som på en eller annen måte er involvert eller bruker av et produkt/tjeneste

42 Hvordan definere behov? Samarbeid med andre med samme behov Intervjuer Observasjon og hospitering Tjenestedesign Brukerreiser workshop

43 Dialog

44 Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter. Difi -

45 Dialogbegrepet Dialog med leverandøren før konkurranse om: planer og behov muligheter og løsninger innspill til konkurranse Dialog med leverandøren under konkurranser Avklare uklarheter, avvik, forhandlinger Enkelte prosedyrer åpner for dialog også om løsning

46 Hva er Hva er Hvilke målsetningene utfordringen muligheter Hvor langt er for anskaffelsen? og behovet? finnes? teknologien kommet på området? Behovseier Brukere Leverandører Eksperter

47 Formålet med leverandørdialog Presentere utfordringer og behov for markedet Dialog er det motsatte av monolog. En dialog er ofte Innspill og idéer til mulige løsninger en løpende meningsutveksling for å skape forståelse og å Innsikt i forhold som påvirker konkurransegjennomføringen utjevne motsetninger. fra Store norske leksikon Bruke informasjonen til å utforme et konkurransegrunnlag som åpner for mulighetene

48 Ulike typer dialogaktiviteter Markedsundersøkelser Dialogkonferanse/dialogmøte Workshop Skriftlige innspill Én-til-én møter Konkurransegrunnlag på høring

49 Viktig overfor leverandørene lag et dialognotat tydelig mål for dialogen hva ønsker man dialog om? hva ønskes det konkrete tilbakemeldinger på? inviter i god tid reel dialog

50 Hvordan når vi leverandørene? Markedsføring Veiledende kunngjøring på Doffin, eget nettsted og nettverk, redaksjonell omtale Mobilisering Spre invitasjoner til bransje- og interesseorganisasjoner, brukerorganisasjoner og klynger

51 Eksempel på markedsføring Statens vegvesen Veiledende kunngjøring på Doffin Facebook LinkedIn (egen nettside) Redaksjonell omtale Direkte kontakt

52 Viktig i dialogfasen Behandling av informasjon som blir gitt Tilgjengeliggjøre for alle Behandling av informasjon man får System for å håndtere og nyttiggjøre Ikke forelske seg i én leverandørs løsning Gjøre leverandørene trygge på prosessen

53 Gjennomføre anskaffelse Åpen kravspesifikasjon Ytelses- og funksjonskrav er hovedregelen Kvalifikasjonskrav som ikke diskriminerer nyetablerte og små bedrifter Tildelingskriterier beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet Valg av anskaffelsesprosedyrer Kontraktsvilkår fokus på effekter og resultater

54 Utgangspunktet: - det verifiserte behovet Risiko Antall Kvalitet Ytelse Rettigheter Pris Kapasitet Service Miljø Leveranse Levetid Funksjon Bestilling Grensesnitt

55 Risiko Konkurransegrunnlaget Antall Kvalitet Ytelse..,dårlig tid, lav innkjøpsfaglig Rettigheter Pris Kapasitet Service kompetanse og manglende tverrfaglighet kan medføre at Miljø konkurransegrunnlaget ikke Leveranse Funksjon gjenspeiler det verifiserte behovet. Bestilling Grensesnitt

56 Leverandørenes tilbud Kvalitet Risiko Leverandørens tilbud kan avvike fra Antall konkurranse grunnlaget dersom: konkurransegrunnlaget ikke er forstått Rettigheter Pris Kapasitet Service avvik forbehold (leverandørens Miljø Leveranse Levetid Funksjon forutsetninger) bevisst utelatelse/formulering Bestilling slurv Grensesnitt

57 Endelig kontrakt Endelig kontrakt som ikke dekker Risiko Antall Kvalitet det verifiserte behovet kan skyldes: usystematisk og/eller mangelfull evaluering Rettigheter Pris Kapasitet Service svak gjennomføring av forhandlinger at feil fra tidligere aktiviteter i Miljø Leveranse Levetid Funksjon prosessen akkumuleres Bestilling Grensesnitt

58 Behov vs. Endelig kontrakt Risiko Antall Kvalitet Ytelse Risiko Antall Kvalitet Rettigheter Pris Kapasitet Service Rettigheter Pris Kapasitet Service Miljø Leveranse Levetid Funksjon Miljø Leveranse Levetid Funksjon Grensesnitt Bestilling Bestilling Grensesnitt

59 Behovets omfang Tilleggstjenester Møter og måling (KPI) Reparasjoner Gjennomføring Vedlikehold Kontraktens gjenstand, beskrivelser, egenskaper og grensesnitt Bestillingsrutiner Fakturarutiner Reservedeler Garantiarbeid og service Leveringssteder Prosjektorganisering

60 Hva er en åpen spesifikasjon? Beskrive HVA som skal oppnås ikke HVORDAN det skal gjøres Risikooverføring Kontrakten følges opp på resultater og effekter Ikke på selve leveransen

61 Oppfølging av spesifikasjoner Spesifikasjon Installering av 50 panel ovner med termostat Spesifikasjon Energibruk skal ikke overstige 15kWh Kontraktsmessig ytelse Levering av 50 panelovner med termostat Kontraktsmessig ytelse Levering av et energibruk som ikke overstiger 15kWh Oppfølging av kontrakt Har leverandøren levert 50 panel ovner? Oppfølging av kontrakt Er målet om energibruk overholdt?

62 Eksempel åpen behovsbeskrivelse ; sikring av avfallsanlegg FUNKSJON Holde uvedkommende ute fra oppdragsgivers anlegg, samt avdekke branntilløp YTELSE Preventiv Avdekke straffbare forhold

63 Ulike spesifikasjonstyper Ytelse Funksjon Standard Detalj Innovasjonsrom Åpne spesifikasjoner

64 Innovasjon og anskaffelsesprosedyrer Stor konkurranse (dvs. flere potensielle leverandører i markedet Bruk av FoU unntak Før kommersielle anskaffelser Innovasjonsp artnerskap Plan & design konkurranse Konkurransepreget dialog Konkurranse med forhandling Anbuds- /tilbuds konkurranse Konkurransesituasjon i markedet Lite konkurranse (dvs. få løsninger i markedet Utvikling av løsning med høy grad av FoU Løsninger som forutsetter videreutvikling/tilpasning Liten grad av utvikling (hyllevarekjøp) Innovasjonsgrad i anskaffelsen

65 Innovasjon og anskaffelsesprosedyrer Innovasjonspartnerskap Anbuds- /tilbuds konkurranse Store Konkurranse med forhandling Flere utviklingmuligheter Plan & design konkurranse Konkurranse -preget dialog tilbydere Bruk av FoU unntak Før kommersielle anskaffelser Få tilbydere Løsninger som forutsetter videreutvikling Små utviklingsmuligheter

66 Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Unngå kvalifikasjonskrav som diskriminere SME er og gründerbedrifter Bruk beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet Tenk gjennom hvordan du skal skille tilbudene frå hverandre på hvert tildelingskriterium.

67 Evaluering av løsningsforslag Avvisning? Kvalifikasjonskrav Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Tilbud 4 Tilbud 5 Absolutte krav Tildelingskriterier For eksempel: Pris (20%) Miljøeffekt (50%) Kompetanse (30%) Rangering av tilbud

68 Eksempel på gjennomføring - Bærum kommune og Kolonial.no

69

70 Bakgrunn

71 Målsettinger Mer effektiv bruk av de ansattes tid Mestring og økt selvhjulpenhet Slippe å håndtere brukers penger/kort ved handlingen HMS ansatte slipper å bære tunge poser med varer Lik praksis i hele kommunen

72 Startet av ildsjeler Mars

73 Anskaffelsesteam på plass Prosjekteier Seksjonsleder institusjonstjenesten Faggruppe - Leder hjemmebaserte tjenester - Leder boliger for psykisk utviklingshemmede - Leder Bærum kommunale Storkjøkken - Rådgiver velferdsteknologi (kun i behovsfasen) Anskaffelse Spesialrådgiver

74 Involvere brukere I Bærum ble det gjennomført brukerintervjuer for å avdekke hvilke utfordringer og behov innkjøp av dagligvarer representerer for de hjemmebaserte tjenestene.

75 Forberedelser til dialog med leverandørene Juni 2014 Mars

76 Hva ønsker vi dialog om? Finnes det løsninger eller må tjenesten utvikles? Er dette interessant for leverandørene? Hvordan kan en slik tjeneste integreres med våre egne leveranser?

77 Invitasjon til dialog «Kommunen har behov for en innovativ og smart løsning vedrørende bestilling og innkjøp av dagligvarer, plukking og pakking av dagligvarer samt betalingsløsning for brukere i hjemmetjenesten.» Utdrag fra behovet som ble beskrevet i invitasjonen

78 Tid Tema Registrering og kaffe Dialogkonferansen Innledning Innovative anskaffelser Behov og utfordringer Pause Velferdsteknologi i kommunen Spørsmål og diskusjon

79 Dialogaktiviteter 30. juni frist skriftlige tilbakemeldinger September én-til-én møter

80 Forberedelser til konkurranse November 2014 Juni 2014 Mars

81 Gjennomføring av konkurranse Åpen tilbudskonkurranse Kvalifiseringskriterier som åpnet for gründere Konkurransegrunnlag og tildelingskriterier kunne vært mer behovsfokusert og mindre detaljert Vanskelig å skille ut de beste leverandørene

82 Tildelte kontrakt November Juni 2014 Mars

83 Resultat 3 mill. Økonomisk gevinst Digital nærbutikk Mestringsfølelse for brukerne Innfridd HMS for ansatte Strategi IOA skrevet inn i anskaffelsesstrategi Fra 30 til 15 min Tid på tjenesten halvert Videreutvikling Større gevinstrealisering og brukermedvirkning

84 Mer info om Smartmat På innovativeanskaffelser.no finner du detaljert dokumentasjon av Smartmat og over 100 andre innovative anskaffelser. Dialognotat Konkurransegrunnlag Gevinstanalyse Med mer Foilsettet til Startprogrammet, med forelesningsnotater, kan lastes ned på: startprogram/

85 Hva gjør du dersom dialogen med leverandørene avdekker at det IKKE finnes en løsning i markedet? Eget program fra høsten! Anskaffelse av innovasjon - Utviklingsprosjekt Behov Dialog Innovativ anskaffelse - Anskaffelse av en eksisterende løsning som er ny for virksomheten

86 Anskaffelser.no På Difi s nettsted anskaffelser.no finner du alt du trenger å vite om innovative anskaffelser med regler, veiledning, maler og eksempler.

87 Ta i bruk innovative anskaffelser! bra for innbyggerne, bra for innkjøperne bra for leverandørene Takk for oss!

88 innovativeanskaffelser.no