Startprogram for innovasjonsvennlige anskaffelser

Transkript

1 Startprogram for innovasjonsvennlige anskaffelser For ledere, fagfolk og innkjøpere i offentlige virksomheter 20. april 2018

2 Innhold Introduksjon til innovative anskaffelser Programmets rolle Innovasjon Gjennomgang av metoden Planlegge og tilrettelegge Behov Dialog Eksempler Spørsmål

3 Store samfunnsutfordringer Flere Eldre Lavere Større

4 Hvorfor innovasjon gjennom anskaffelser? Fordi vi må få mer ut av mindre innkjøpsbudsjetter Fordi det finnes bedre løsninger! Avinor Førerløse brøytebiler

5 Formålet med innovative anskaffelser Øke innovasjonseffekten av offentlige anskaffelser: Offentlige besparelser Miljøvennlige løsninger Bedre tjenester for brukerne Næringsvekst

6 Programmets rolle og funksjon Pådriver for innovative anskaffelser 1. Introdusere offentlige innkjøpere for innovative anskaffelser 2. Veiledning og råd om gjennomføring 3. Tilrettelegge møteplasser der behov kan møte løsninger 4. Formidle læring og erfaringer

7 Programmet er operativt I store deler av landet Riche Tina Helse og omsorg Per Programleder Maiken Regional pådriver Klima og miljø Hanne Digitalisering Harald Mathea Programkoordinator Tore André Regional pådriver Cecilie Regional pådriver Hilde Regional pådriver Gørill Regional pådriver Ida Regional pådriver Pådriver Stat Kjersti/Difi Regelverk og metodehjelp Johan/Difi Regelverk Helene/Difi Veiledning og miljø

8 Innovative anskaffelser i tall og fakta. 21 Antall vesentlige eller radikale innovasjoner 73% Av de virksomhetene programmet jobbet tett med sier at den innovative anskaffelsen førte i stor grad til økt innovasjonshøyde. 1,4 % Fra 6 til 180 andelen innovative anskaffelser i 2016 Markant økning i innovative anskaffelser fra seks utlysninger på Doffin i 2010 til hele 180 i Offentlige innkjøpere som har tatt i bruk innovative anskaffelser Menon rapport 2017

9 Innovasjon

10 Nytt Innovasjon Nyttig Nyttiggj ort

11 Ulike områder for innovasjon Interne prosesser Tjenestetilbudet Relasjon til innbyggere/kunder Samarbeidspartnere Kunden som medprodusent av egne tjenester Kostnadsmodell Bruk av egne ressurser Inntektsmodell Distribusjon av tjenester

12 Ulike grader av innovasjon Nytt for verden Nytt på området Innovasjonshøyde Nytt for virksomheten Samme som før

13 Den innovative anskaffelsesprosessen

14 Mulighetsrom Åpne for innovasjon Etterspørre innovasjon Ta ut gevinsten av innovasjon

15 Hva skiller en innovativ anskaffelse fra en tradisjonell anskaffelse

16 Forankre innovative anskaffelser i ledelsen Legge til rette for innovative anskaffelser i virksomheten Gjennomføre behovskartlegging dialog og konkurranse

17 Forankre innovative anskaffelser i ledelsen

18 Innovative anskaffelser vil være måten vi kjøper varer og tjenester fremover Finansbyråd i Bergen kommune, Dag Inge Ulstein Foto: Sturlason

19 Bruk anskaffelser strategisk Innkjøp utgjør mellom 15-60% av budsjettene Utgiftspost av strategisk betydning Hvordan bidrar anskaffelser til å nå virksomhetens strategiske mål

20 Hvilke oppgaver og mål har din virksomhet? Effektivisering Næringsvekst Mål? Bedre tjenester Godt omdømme Digitalisering Bærekraftig utvikling

21 Hvordan knytter anskaffelser seg til virksomhetens mål? Politikk Strategi Planer Rutiner Anskaffelser

22 Forankring i strategiske dokumenter Klima- og miljøplan Kommuneplan Barnehage i massivtre Gran kommune Bærekraftige bygg beskrevet som tiltak i Klima- og miljøplan Anskaffelser nevnt som strategisk virkemiddel i kommuneplan Anskaffelsesstrategi Arealplan Innovative anskaffelser nevnt som metode i Anskaffelses-strategi Behovet for barnehage beskrevet i Arealplan sammen med tomter regulert for formålet

23 Hvorfor forankring Trenger mer tid Trenger å involvere flere folk Aksept for å prøve noe nytt Aksept og forståelse for nye løsninger Ledelsen må være med å dele risiko Budsjett for aktiviteter

24 Planlegge og legge til rette for innovative anskaffelser i virksomheten

25 Samhandling Ledelse Fag Innkjøp

26 Tid og ressurser til å kartlegge behov og til å gå i dialog

27 Bruk muligheten for dialog og samspill

28 Roller og ansvar i Nødvendig med tverrfaglige team anskaffelsesprosessen Eier Fag Brukere Innkjøper Kontraktsforvalter Innkjøpsleder Kvalitetssikrer

29 29 Nyttig for tverrfaglige team Prosjektleder Omforent Felles forståelse Fremdriftsplan Informasjonsflyt

30 Gjennomføre behovskartlegging dialog og konkurranse

31 Behov

32 Hvor godt kjenner vi utfordringen og behovet?

33 Utfordringen Behovet Løsningen tomt for kopipapir mer kopipapir en pall med kopipapir riktig utfordring? riktig behov? riktig løsning?

34 PROBLEM Dårlig inneklima i klasserommene 5 HVORFOR HVORFOR? For liten sirkulasjon av frisk luft HVORFOR? Lufteanleggene er underdimensjonert HVORFOR? Fordi det er kostbart å skifte ut HVORFOR? Fordi skolen må stenge og elevene busses HVORFOR? Fordi det ikke er mulig å skifte ut anleggende mens undervisningen pågår

35

36

37 Formuler behovet Vekter = FRA å be om en bestemt løsning TIL å be om løsninger for et beskrevet behov FRA å be om en vekter TIL å be om løsninger for sikring I tillegg til behovsbeskrivelsen er det funksjonelle krav som sier noe om hvilke effekt man ønsker at anskaffelsen skal gi. Sikring =

38 Hva er et behov? En stige er en løsning på et behov. Behovet er den oppgaven som stigen skal løse for deg. Behov: En løsning som gir meg tilgang til steder jeg ikke når. Funksjonelle krav: løsningen må være mobil, og gi meg en rekkevidde på 4 meter.

39 OPPGAVE 1. Velg deg ut en av løsningene til høyre. 2. Tenk gjennom hvordan du vil beskrive behovet som løsningen dekker. 3. Presenter din behovsbeskrivelse for den ved siden av deg og la hun/han gjette. NB! Du skal ikke beskrive løsningen, men behovet den dekker!

40 Hvem er brukere? Alle som på en eller annen måte er involvert eller bruker av et produkt/tjeneste

41 Hvordan definere behov Samarbeid med andre med samme behov Intervjuer Observasjon og hospitering Tjenestedesign Brukerreiser workshop

42 Dialog

43 Dialogbegrepet Dialog med leverandøren før konkurranse info om planer og behov leverandører gir råd til oppdragsgiver forberede konkurransegrunnlaget Dialog med leverandøren i tilbudskonkurranser Avklare uklarheter, avvik, forhandlinger

44 Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter. Difi -

45 Hva er Hva er Hvilke målsetningene utfordringen muligheter Hvor langt er for anskaffelsen? og behovet? finnes? teknologien kommet på området? Behovseier Brukere Leverandører Eksperter

46 Formålet med leverandørdialog Presentere utfordringer og behov for markedet Dialog er det motsatte av monolog. En dialog er ofte Innspill og idéer til mulige løsninger en løpende meningsutveksling for å skape forståelse og å Bedre informasjon om hva som påvirker konkurransen utjevne motsetninger. fra Store norske leksikon Bruke informasjonen til å utforme et konkurransegrunnlag som åpner for mulighetene

47 Ulike typer dialogaktiviteter Markedsundersøkelser Dialogkonferanse/dialogmøte Workshop Skriftlige innspill Én-til-én møter Konkurransegrunnlag på høring

48

49 Hvorfor dialog Får kunnskap om hva som er mulig, alternative løsninger Blir bedre kjent med markedet Kan utfordre tidlig, starte prosesser Dra nytte av leverandørenes kompetanse Får bedre bestillerkompetanse og kan utarbeide bedre konkurransegrunnlag Bedre løsninger

50 Viktig overfor leverandørene lag et dialognotat tydelig mål for dialogen hva inviteres leverandørene til hva ønskes det tilbakemeldinger på inviter i god tid reel dialog

51 Hvordan når vi leverandørene? Markedsføring Veiledende kunngjøring på Doffin, eget nettsted og nettverk, redaksjonell omtale Mobilisering Spre invitasjoner til bransje- og interesseorganisasjoner, brukerorganisasjoner og klynger

52 Eksempel på markedsføring Statens vegvesen Veiledende kunngjøring på Doffin Facebook LinkedIn (egen nettside) Redaksjonell omtale Direkte kontakt

53 Viktig i dialogfasen Behandling av informasjon som blir gitt Tilgjengeliggjøre for alle Behandling av informasjon man får System for å håndtere og nyttiggjøre Ikke forelske seg i én leverandørs løsning Gjøre leverandørene trygge på prosessen

54 Forberede konkurransegrunnlag Åpen kravspesifikasjon Ytelses- og funksjonskrav er hovedregelen Kvalifikasjonskrav som ikke diskriminerer nyetablerte og små bedrifter Tildelingskriterier beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet Valg av anskaffelsesprosedyrer Kontraktsvilkår fokus på effekter og resultater

55 Eksempel ; sikring av avfallsanlegg Å holde uvedkommende ute fra oppdragsgivers anlegg, samt avdekke branntilløp Oppnådd effekt løsning skal gi Preventiv Avskrekkende

56 Eksempel; krav til utforming av og funksjonalitet i bygg: LÅSSYSTEMER Bygningene skal utstyres med helhetlig elektronisk system for adgangskontroll og innbruddsalarm med betjeningssystem som styres fra PC. Låssystemene skal være programmerbare for å kunne gi differensiert tilgang med sonedeling for bestemte arealer, personer og tidspunkter. Ytelse skal gi differensiert tilgang Funksjon skal styres fra PC

57 Eksempel; krav til utforming av og funksjonalitet i bygg: SOLSKJERMING Vinduer som er utsatt for direkte sollys skal ha utvendig solskjerming. Solskjermingen skal ha robust utførelse, og gi dagslys og utsyn også når den er i bruk. Ytelse robust utførelse, gi dagslys og utsyn

58 Konkurransegjennomføring

59 Gjennomføre anskaffelse Velg rett anskaffelsesprosedyre Bruk tildelingskriterier som vektlegger andre forhold enn bare pris, for eksempel kvalitet, funksjonalitet og driftsomkostninger Tilpass tidsfrister for å utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha

60 Evaluering og tildeling Allerede i planleggingsfasen vurdere: Hvordan tilbud skal skilles fra hverandre på hvert tildelingskriterium Knyttet til hva som er mål for anskaffelsen og anskaffelsens bidrag til å nå virksomhetsmål Hva som skal til for å få maks score på et gitt tildelingskriterium og hva som skal til for å få lav score? Sikre at du har riktig kompetanse til å evaluere tilbudene og skille de fra hverandre

61 Følge opp og evaluere Sikre læring fra arbeidet etter at innkjøpsprosessen er gjennomført. Oppnådde vi det vi var ute etter? Hvordan ble brukernes behov ivaretatt Hvilke hindringer/flaskehalser oppstod underveis Hva er tilbakemeldingene fra markedet, fagmiljøene og evt. forskningsmiljøene Hva var styrker/svakheter ved gjennomføring av prosjektet? Hvor lønnsomt er prosjektet?

62 Eksempel på gjennomføring - Bærum kommune og Kolonial.no

63 Bakgrunn

64 Målsettinger Mer effektiv bruk av de ansattes tid Mestring og økt selvhjulpenhet Slippe å håndtere brukers penger/kort ved handlingen HMS ansatte slipper å bære tunge poser med varer Lik praksis i hele kommunen

65 Startet av ildsjeler Mars

66 Anskaffelsesteam på plass Prosjekteier Seksjonsleder institusjonstjenesten Faggruppe - Leder hjemmebaserte tjenester - Leder boliger for psykisk utviklingshemmede - Leder Bærum kommunale Storkjøkken - Rådgiver velferdsteknologi (kun i behovsfasen) Anskaffelse Spesialrådgiver

67 Involvere brukere I Bærum ble det gjennomført brukerintervjuer for å avdekke hvilke utfordringer og behov innkjøp av dagligvarer representerer for de hjemmebaserte tjenestene.

68 Forberedelser til dialog med leverandørene Juni 2014 Mars

69 Hva ønsker vi dialog om? Finnes det løsninger eller må tjenesten utvikles? Er dette interessant for leverandørene? Hvordan kan en slik tjeneste integreres med våre egne leveranser?

70 Invitasjon til dialog «Kommunen har behov for en innovativ og smart løsning vedrørende bestilling og innkjøp av dagligvarer, plukking og pakking av dagligvarer samt betalingsløsning for brukere i hjemmetjenesten.» Utdrag fra behovet som ble beskrevet i invitasjonen

71 Tid Tema Registrering og kaffe Dialogkonferansen Innledning Innovative anskaffelser Behov og utfordringer Pause Velferdsteknologi i kommunen Spørsmål og diskusjon

72 Dialogaktiviteter 30. juni frist skriftlige tilbakemeldinger September én-til-én møter

73 Forberedelser til konkurranse November 2014 Juni 2014 Mars

74 Gjennomføring av konkurranse Åpen tilbudskonkurranse Kvalifiseringskriterier som åpnet for gründere Konkurransegrunnlag og tildelingskriterier kunne vært mer behovsfokusert og mindre detaljert Vanskelig å skille ut de beste leverandørene

75 Tildelte kontrakt November Juni 2014 Mars

76 Resultat 3 mill. Økonomisk gevinst Digital nærbutikk Mestringsfølelse for brukerne Innfridd HMS for ansatte Strategi IOA skrevet inn i anskaffelsesstrategi Fra 30 til 15 min Tid på tjenesten halvert Videreutvikling Større gevinstrealisering og brukermedvirkning

77 Mer info om Smartmat På innovativeanskaffelser.no finner du detaljert dokumentasjon av Smartmat og over 100 andre innovative anskaffelser. Dialognotat Konkurransegrunnlag Gevinstanalyse Med mer Foilsettet til Startprogrammet, med forelesningsnotater, kan lastes ned på: startprogram/

78 Gjør innovative anskaffelser til en del av rutinen Kan anskaffelsen gjøres innovativ? Sjekkliste for anskaffelser

79 Hva gjør du dersom dialogen med leverandørene avdekker at det IKKE finnes en løsning i markedet? Eget program fra høsten! Anskaffelse av innovasjon - Utviklingsprosjekt Behov Dialog Innovativ anskaffelse - Anskaffelse av en eksisterende løsning som er ny for virksomheten

80 Ta i bruk innovative anskaffelser! bra for innbyggerne, bra for innkjøperne bra for leverandørene Takk for oss!

81 innovativeanskaffelser.no