ANSKAFFELSESPOLITIKK FOR SANDNES KOMMUNE

Transkript

1 ANSKAFFELSESPOLITIKK FOR SANDNES KOMMUNE (Vedtatt av Sandnes bystyre ) Innhold 1.0 Innledning Formål Generelle krav til kommunens anskaffelser Etikk Ansvar og organisering Regelverket, anskaffelser og gjennomføring Ikke økonomiske kriterier Opplysningsplikt Definisjoner Innledning Anskaffelser omhandler alle innkjøp til kommunen samt hele prosessen fra behov oppstår, gjennomføring av konkurranse til kontrakt med leverandør er signert og varer, tjenester og bygg og anlegg er levert. Anskaffelse av varer og tjenester, bygg og anlegg utgjør store verdier i det offentlige, ca 25% av Sandnes kommunes driftsbudsjett, i tillegg til midler til investeringer, benyttes til dette. Det er derfor viktig at kommunen har en strategi og rutiner som sikrer at en får mest mulig igjen for disse pengene og at anskaffelsespolitikken bidrar til å motvirke økonomisk mislighold. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 1 av 8

2 Gjennomføring av anskaffelser til det offentlige er regulert i Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter som inneholder tiltak for å sikre en forutberegnelig, gjennomsiktig og etterprøvbar anskaffelsesprosess. De siste endringene i lov og forskrift er gjort gjeldende fra For å møte disse kravene og nye utfordringer er det utarbeidet en revidert anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune som ble lagt fram for politikerne i Sandnes og vedtatt av bystyret dato 11.desember Rådmannen i Sandnes er ansvarlig for gjennomføring av politikken som gjøres gjeldende for alle kommunens enheter og kommunale foretak ved kjøp, leie og leasing av varer og tjenester samt kontrahering av bygg og anlegg. 2.0 Formål Anskaffelsesprosessen i Sandnes kommune har som mål å: Følge lover, forskrifter og interne vedtak Ivareta lovens krav til forutsigbarhet, gjennomsiktighet, ikke-diskriminering og etterprøvbarhet gjennom anskaffelsesprosessen. Foreta anskaffelser utelukkende ut fra kommunens interesser, ingen må nytte slik virksomhet til personlig vinning. Sikre korrekt og ensartet behandling av kommunens leverandører. Sandnes kommune skal løpende arbeide for å redusere resursforbruket og redusere miljøskader. Oppnå gode priser og vilkår Skaffe kommunens enheter god tilgang på nødvendige varer og tjenester av god kvalitet til rett pris Redusere kommunens anskaffelseskostnader ved å benytte konkurranseelementet ved anskaffelser. Søke å oppnå bedre priser og vilkår gjennom innkjøpssamarbeid Økt effektivitet Reduserte indirekte kostnader søkes oppnådd ved å forenklet administrasjon i forbindelse med anskaffelse av varer og tjenester. Øke bruken av elektroniske løsninger i alle trinn i anskaffelsesprosessen. Søke å redusere og standardisere produktutvalget. Søke å oppnå redusert administrasjon gjennom innkjøpssamarbeid 3.0 Generelle krav til kommunens anskaffelser Sandnes kommune skal gjennomføre sine anskaffelser på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser skal gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk. For å oppfylle anskaffelsespolitikkens formål inngås avtaler etter konkurranse, unntatt, når Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter, åpner for dette. Det skal under planlegging av den enkelte anskaffelse tas hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 2 av 8

3 bærekraftig utvikling. Gjennom krav som stilles og vekting av disse kravene skal det foretas en avveining av pris i forhold til de øvrige tildelingskriteriene og det totalt sett beste tilbudet skal velges (Økonomisk mest fordelaktige tilbud). 4.0 Etikk For å forebygge uetisk adferd på anskaffelsesområdet er det viktig at ansatte i kommunen, kommunale foretak og kommunalt eide selskap har tilstrekkelig kunnskap om regelverket. Dette påvirkes gjennom organisering av anskaffelsesarbeidet, tilgang på oppdaterte rutiner og reglement, samt tilstrekkelig kompetanse. Forholdet til leverandørene skal være preget av åpenhet, ærlighet og troverdighet. Alle anskaffelser skal utelukkende foretas ut fra kommunens interesser. Ingen må nytte slik virksomhet til personlig vinning. Sandnes kommune opprettholder sin praksis med ikke å inngå rabattavtaler for ansatte i forbindelse anskaffelser til kommunen. Det kan oppstå situasjoner der en kommunalt ansatt deltar i arbeidet med en konkurranse og har eierandeler i, er ansatt i eller har andre interesser i en bedrift som kan være aktuell deltaker i konkurransen. Da skal vedkommendes habilitet sjekkes ut ihht krav i forvaltningsloven og kommuneloven.. Alle medarbeidere er ansvarlige for å unngå eventuelle inhabilitetssituasjoner. Ved tvilstilfeller kontakter man sin overordnede. Ansatte plikter å hindre at andre bedrifter får adgang eller kjennskap til opplysninger om kommunens leverandører som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jmf. forvaltningsloven 13. Det skal vises aktsomhet i kontakt med potensielle leverandører i en anskaffelsesprosess og det anbefales følgende begrensninger i kontakt med tilbydere/leverandører i denne prosessen: I forberedelse til en konkurranse kan det opptas kontakt med aktuelle leverandører for kartlegging av markedet. Slik kontakt skal være av ren foretningsmessig art. Når en konkurranse pågår, skal det fortrinnsvis kun være skriftlig kontakt mellom oppdragsgiver og leverandører i konkurransen, med unntak for konkurranseformer som åpner for forhandlinger eller dialog. Men også i disse tilfellene skal det skrives referater. Medlemmer i brukerutvalg og andre som får kunnskaper om tilbudene i evalueringsfasen er bundet av taushetsplikt om forretningsforhold i de tilbudene de får innsikt i. Oppfølging av eksisterende kontrakt med nåværende leverandør kan videreføres også i denne perioden. Når kontrakt er inngått med en leverandør kan det i avtaleperioden opprettes relasjoner av forretningsmessig art med denne i den grad som er nødvendig for gjennomføring og utvikling av de produkter og tjenester kontrakten omhandler. Ansatte skal ikke akseptere at en leverandør igangsetter tiltak eller gjennomfører installasjoner i kommunen, dersom dette vanskeliggjøre leverandørskifte etter at kontraktsperioden utløper. Utover dette skal begrensningene i relasjoner med næringslivet omtalt i Etiske retningslinjer for Sandnes kommune følges. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 3 av 8

4 5.0 Ansvar og organisering For å sikre ledelsesforankring, involvering, brukerdeltakelse og oppfølging av den enkelte anskaffelsen legges følgende roller og oppgavefordeling til grunn. En resultatsenhetsleder vil kunne fylle flere av de beskrevne rollene i en anskaffelse. 5.1 Bestiller Med bestiller menes her den enhet som genererer behovet for anskaffelsen. Det kan være største bruker dvs der en enhet er klart største bruker av produkt/tjeneste eller en resultat-, stabs-, støtteenhet. Det kan også være rådmannen, eller den han utpeker, som formelt er bestiller når anskaffelsen omfatter flere av kommunens enheter. Bestillers oppgave består i å peke ut kontraktsansvarlig, definere behov, utpeke deltakere i brukerutvalg og sikre oppfølging og drift av avtalen i avtaleperioden. Kontrakter som omfatter flere resultatenheter, eller hele kommunen, godkjennes og signeres av rådmannen eller den han bemyndiger 5.2 Kontraktsansvarlig Den som er ansvarlig for kontrakt skal være kommunens kontakt mot leverandør og skal sikre at priser og vilkår i den inngåtte avtalen følges og ikke endres til ugunst for kommunen i avtaleperioden. Kontraktsansvarlig skal også følge opp klager og avvik fra brukerne av avtalene. 5.3 Brukerinvolvering/brukerutvalg I forbindelse med forberedelse, gjennomføring og oppfølging av konkurranser opprettes det et tverrfaglig brukerutvalg som i kraft av erfaringer og kompetanse har forutsetninger til å delta. Utvalgets oppgaver er: Framskaffe historiske tall for forbruk Definere behov og løsninger Utarbeide konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon Delta aktivt i arbeide med å evaluere tilbud Delta i eventuelle forhandlinger Behandle kontrakt, innstilling og protokoll Delta i en eventuell klageprosess 5.4 Den enkelte enhet Budsjettansvar og ansvar for anskaffelser henger sammen. Budsjettansvarlig og medarbeidere som foretar anskaffelser er ansvarlig for at dette skjer i henhold til kommunens anskaffelsespolitikk og at gjeldende lover og regler overholdes. For de produkt og tjenesteområder kommunen har inngått bindende rammeavtaler skal disse benyttes. Der disse avtalene er gjort tilgjengelig på kommunens e-handelsløsning skal denne benyttes ved bestilling. Resultatenhetsleder kan selv inngå, godkjenne og signere kontrakter for produkter/tjenester som kun benyttes av denne enheten. For kontrakter med verdi over kr eks mva kontaktes Anskaffelsesenheten i kommunen før konkurranse igangsettes. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 4 av 8

5 5.5 Anskaffelsesenheten Anskaffelsesenheten i Økonomi er en strategisk enhet med kompetanse på konkurranseregler, inklusive EØS konkurranser, erfaring med forhandlinger og inngåelse av kontrakter samt håndtering av konflikter. Enheten utarbeider maler og gir råd til andre enheter i kommunen når disse selv gjennomfører konkurranser. Anskaffelsesenheten har ansvar for den innkjøpsfaglige delen ved gjennomføring av større konkurranser som omfatter flere enheter i kommunen og inngå kontrakt/rammeavtaler. Enheten har ansvar for å utvikle og drifte kontrakts og katalogadministrasjonsdelen av e- handel Ved konflikter knyttet til anskaffelser søker Anskaffelser i samarbeide med bestiller å løse disse. I mer kompliserte tilfeller kan Kommuneadvokaten involveres. Anskaffelsesenheten vil videreføre og utvikle samarbeide med andre kommuner og offentlige enheter i den grad dette gir positive virkninger for kommunen. Erfaringsvis gir dette kommunen økt kompetanse, bedre priser og vilkår som følge av økt volum og kan gi redusert ressursbruk ved gjennomføring av konkurranser. Anskaffelsesenheten er ansvarlig for å legge oppdatert informasjon om kommunens avtaler ut på Intranett 6.0 Regelverket, anskaffelser og gjennomføring I henhold til Lov om offentlige anskaffelser skal det, med noen få unntak, være konkurranse om alle leveranser til det offentlige. Alle anskaffelser til det offentlige skal følge Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Sandnes kommune har som mål å følge disse kravene for alle sine anskaffelser. Prosedyrekrav til den enkelte anskaffelse er avhenger av verdien på anskaffelsen (terskelverdi). 6.1 Terskelverdi Anskaffelsens verdi i denne sammenheng er vanligvis det samme som kontraktsverdien eks mva inklusive eventuelle opsjoner. Dersom flere enheter i en og samme juridiske enhet samordner sine anskaffelser, er det summen av disse som utgjør anskaffelsesverdien. Dersom en enhet gjør gjentakende anskaffelser av ens produkter eller tjenester, skal verdien for minimum 12 mnd summeres for beregning av anskaffelsens verdi. For bygge- og anleggskontrakter er det summen av alle delkontrakter inklusive egenregi som angir anskaffelsens anslåtte verdi Anskaffelser med verdi over kr For anskaffelser med verdi over terskelverdien på kr eks mva. er det i forskrift om offentlige anskaffelser omfattende og detaljerte utlysnings- og prosedyreregler for hvordan konkurranser skal gjennomføres. Brudd på disse bestemmelsene kan føre til at kommunen bøtelegges eller må betale erstatning til leverandører. Anskaffelsesenheten i kommunen vil derfor prioritere gjennomføring av og deltakelse i slike konkurranser. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 5 av 8

6 6.1.2 Anskaffelser med verdi under kr For anskaffelser med verdi under terskelverdien på kr eks mva. er det de generelle kravene i Lov om offentlig anskaffelser som gjelder. Oppdrag under denne verdi skal, med noen få unntak, utsettes for konkurranse. Minst tre leverandører skal delta i konkurransen. Under gjennomføringen skal en sikre foruberegnelighet, gjennomsiktelighet og etterprøvbarhet (skriftlighet) og det stilles krav om ikke-diskriminering av leverandører. Det skal skrives protokoll for alle anskaffelser med verdi over kr Rammeavtaler For å sikre at loven følges, redusere administrasjonskostnader samt oppnå stordriftsfordeler, prioriterer Sandnes kommune å inngå rammeavtaler. Rammeavtalene inngås etter konkurranse og omfatter kommunens samlede behov for de aktuelle produkter og tjenester, avtalene inngås ofte med 2 4 års varighet. Disse rammeavtalene er kommunens enheter forpliktet til å benytte. Oversikt og kort omtale av kommunens rammeavtaler legges ut på Intranett under Anskaffelser. Når det er inngått en rammeavtale skal disse benyttes ved avrop (kjøp av produkter eller tjenester) av de produkter og tjenester som avtalen omfatter. Avrop fra slike avtaler vil da oppfylle alle krav i lov om offentlige anskaffelser med forskrift. Anskaffelsesenheten kan gjennomføre stikkprøver for å sjekke at regelverket blir fulgt og rapporterer avvik til ledelsen. 6.3 E-handel Gjennom bruk av elektroniske prosesser slik som elektronisk-handel ønsker Sandnes kommune å redusere sine administrasjonskostnader, oppnå bedre betingelser og forbedre arbeidsprosesser slik at knappe ressurser frigjøres til annet verdiskapende arbeid. Kommunens e-handelsløsning sikrer at kommunens rutiner for avrop og varemottak følges. Videre sikrer løsningen bedre, enklere og sikrer innkjøp gjennom økt avtalelojalitet, bedre betingelser, mindre administrasjon, færre feil og sporbarhet. Kommunen har derfor vedtatt å benytte e-handel som løsning for bestilling av varer og tjenester. Tiltak: For produkter og tjenester som er tilgjengelig på kommunens e-handelsløsning skal denne benyttes ved bestilling. Ved bestilling over kommunens e-handelsløsning skal det legges opp automatiske rutiner slik at en bestilling godkjennes av en person utover den som bestiller før ordren sendes til leverandør. En leder med budsjettansvar kan delegere en rammeordre til en underordnet. Det betyr at en ansatt via e-handel kan bestille varer, hos en bestemt leverandør i en bestemt periode og innen en bestemt beløpsgrense, uten ytterligere godkjenning. Alle rammeordre skal dokumenteres og lagres. Anskaffelser skal sikre at de automatiske rutinene for godkjenning av en bestilling og ordremottak er på plass. Når en vare som er bestilt via e-handelsløsningen er levert og varemottak er bekreftet å være ihht bestilling kan faktura betales uten videre krav til godkjenning. (Forutsetter at planlagt integrasjon mellom E-handelssystemet og kommunens økonomisystem er implementert) Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 6 av 8

7 7.0 Ikke økonomiske kriterier Dette er krav som kommunen stiller til sine leverandører i konkurranser som ikke har direkte økonomisk betydning for kommunen. 7.1 Miljø Sandnes kommune skal løpende arbeide for å redusere ressursforbruket og redusere miljøskader. Under planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Avhengig av hva som anskaffes, skal det ved utforming av kravspesifikasjon vurderes inntatt miljøkriterier som kan gi miljøgevinst innen områder som: Kjemikalieinnhold Holdbarhet Energiforbruk Utslipp Gjenvinningssystem Transport Ved avrop på inngåtte rammeavtaler skal om mulig den enkelte enhet gis mulighet for å velge/etterspørre miljøprodukter og produkter som fremmer Rettferdig handel fra den valgte leverandørs produktutvalg. Sandnes kommune ønsker videre å medvirke til at det skapes et forsvarlig arbeidsmiljø så vel i kommunens egne enheter som hos kommunens leverandører. Det henvises også til kommunens Miljøplan 7.2 Kriterium mot sosial dumping Ansatte i Sandnes kommune som gjennomfører konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen skal stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping. Fram til slike krav blir fastlagt ved lov vil Sandnes kommune følge Kommunenes Sentralforbunds anbefaling om å implementere ILO-konvensjon nr 94 fra 1949 om arbeidsklausuler ved konkurranser om tjenester og bygge- og anleggkontrakter med terskelverdi over EØS terskelverdier. 7.3 Krav til arbeidsforhold Ved planlegging av den enkelte anskaffelse skal det vurderes om det er behov for å sette krav som kan bidra til å forhindre barnarbeide, slavekontrakter og andre brudd på internasjonale konvensjoner. I så tilfelle skal det ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag og kontrakter stilles krav om at leverandører ved leveranser til Sandnes kommune sikrer at produktene produseres/bearbeides i henhold til de internasjonale konvensjoner som Norge er tilsluttet. Eksempel på disse er FN:s konvensjon om barns rettigheter, ILO konvensjon 29 og 105 om Tvangsarbeide/slavearbeide, ILO konvensjon 155 om Helse, miljø og sikkerhet mv. Det må samtidig vurderes hvilke krav til dokumentasjon som skal framlegges og eventuelle andre tiltak som kan bidra til å sikre at kravene oppfylles. 7.4 Lærlingordning For arbeid som skal utføres kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomføringen av kontrakten at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje. Bestiller vurderer fortløpende behov for at slikt krav skal inntas i kommunes konkurranser. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 7 av 8

8 7.5 Antikontraktørklausul For bygge- og anleggsarbeid kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomføringen av kontrakten at arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt av underentreprenører og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Det kan stilles krav om at bruk av enkeltmannsforetak som ikke er entreprenør eller underentreprenør, skal begrunnes. Bestiller vurderer fortløpende behov for at slikt krav skal inntas i kommunes konkurranser. 7.6 Universell utforming. (Tilgjengelighet) Universell utforming er utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan benyttes av alle mennesker i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpassing eller spesiell utforming. Lov om offentlige anskaffelser pålegger offentlige myndigheter, under planlegging av den enkelte anskaffelsen, å ta hensyn til universell utforming. Kommunens bestillere må sikre at dette blir tatt hensyn til når den enkelt avtale planlegges. 8.0 Opplysningsplikt Bestiller er ansvarlig for at kommunens forpliktelser etter ligningsloven 6-10 der kommunen er pålagt opplysningsplikt til ligningsmyndighetene. Dette gjelder for enkelte ansatte og firma, inklusive underleverandører, som utfører arbeid for kommunen. Opplysningsplikten pålegger kommunen å rapportere inn: utenlandske arbeidstakere i norske firma, utenlandske firma og ansatte i utenlandske firma. 9.0 Definisjoner Anskaffelser: Omfatter alle innkjøp til kommunen samt hele prosessen fra behov oppstår, gjennomføring av konkurranse til kontrakt med leverandør er signert. Direkte anskaffelse: Konkurranse der tilbyderne (krav om minst 3) inviteres direkte, dvs. uten utlysning. Bestiller: Den som genererer anskaffelsen Brukerutvalg: Utvalg som representerer brukerne av produkt eller tjenester som skal anskaffes. Rammeavtale: Bindende tidsbegrenset avtale mellom kommunen og leverandør som regulerer priser og andre vilkår for kjøp. Avrop: Kjøp av produkter eller tjenester som er regulert i en rammeavtale. Terskelverdi: Samlet verdien av det som anskaffes av ens varer og tjenester i en 12 mnd periode, alternativt verdien av det som anskaffes i hele kontraktstiden, inklusive eventuelle opsjoner. Anskaffelsespolitikk for Sandnes kommune Side 8 av 8