Fagdag årsavslutningen i SAP

Transkript

1 Fagdag årsavslutningen i SAP

2 DFØ Omstilling og utvikling

3 Én visjon Effektiv ressursbruk i staten To hovedmål Hensiktsmessige fellesløsninger i staten God styring i statlige virksomheter Tre delmål DFØs kompetanseoverføring representerer beste praksis innenfor styring og samfunnsøkonomisk analyse DFØs fellestjenester er korrekte, rettidige og nyttige DFØs tjenester gir synergier og stordriftsfordeler DFØs interne styring er et eksempel til etterfølgelse

4 Hovedområder Forvalte økonomiregelverket Utvikle metode og formidle kompetanse Statlige virksomheter FIN DFØ Forvalte statsregnskapet og konsernkontoordningen Tilby regnskapstjenester Kunder Tilby lønnstjenester Side 4

5 Hvem er DFØ til for? DFØ har to målgrupper: De enkelte statlige virksomheter Staten som helhet Hovedoppgave er å levere gode lønns- og regnskapstjenester til flest mulige statlige virksomheter Stordrift gjennom standardisering og fleksibilitet gjennom segmentering 5

6 DFØ Omstilling

7 Lønnsavdelingen Direktoratet for økonomistyring Side

8 Omstillingen - tidslinje Høsten 2012: Startet opp planlegging av utredning September 2013: Gjennomført utredning : Ledermøtevedtak i DFØ : Brev til FIN anbefaling om endring av rammevilkår : Politisk beslutning om endring : Tildelingsbrev fra FIN med oppdrag om å planlegge omstillingen : Gjennomføringsplan og ny understruktur levert til FIN Side 8 Direktoratet for økonomistyring

9 Gjennomføringsplan Sentrale komponenter i gjennomføringen - Etablere ny organisasjonsstruktur - Opp- og nedbemanning, personalhåndtering, kompetanseutvikling - Overta kundeansvar fra øvrige kontor - Sentralisere kritiske prosesser tidlig

10 Gjennomføringsplanen Oppgaveoverføring i høst Lønnskjøring fra Tromsø Brukeradministrasjon fra Tromsø Domstolene (ekskl. førstelinje) Lønnskjøring fra Hamar Brukeradministrasjon fra Hamar Klient 605 (22 kunder fra Drammen) Domstolene førstelinje Brukeradministrasjon fra Kristiansand Side 10 Direktoratet for økonomistyring

11 Bemanning LA Stavanger Per 6. november Behov for økt bemanning På vei Ansatte TOTALT Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring Side 11 Direktoratet for økonomistyring

12 Bemanning avgivende seksjoner Per 6. november Gjenværende Blir med til RA TRH / LA STV Har sagt opp/sluttet Har blitt med til RA TRH / LA STV LA Drammen LA Tromsø LA Vadsø Direktoratet for økonomistyring LA Hamar LA Kristiansand LA Trondheim Side

13 Organisering av LA Fordeling av prosesser i seksjoner LA Direktør Blå bokser: Nye enheter LA Stab Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring LA App Behandle henvendelser Utvikle selvhjelpskanaler Rapportere til kunder Sette opp, sammenslå, splitte og avslutte firma Utføre org. endringer Administrere brukere Kontrollere arbeidsflyt Håndtere bilag Følge opp portaltransaksjoner Lese inn filer, håndtere filuttrekk, tildele fraværskvoter Utføre kjøringer Utføre offentlige rapporteringer Følge opp refusjoner fra NAV Kontere og avstemme Forvaltning Utvikling 3. linje brukerstøtte Telle lisenser Vedlikeholde grensesnitt Sette opp ny funksjonalitet Side 13

14 Side 14 Direktoratet for økonomistyring

15 Direktoratet for 12.1 Nytt organisasjonskart

16 DFØ Utvikling

17 Prosjekter som vi er stolte av i 2014 Egen konto for reise Ble produksjonssatt Mulig for den ansatte å legge inn bankkontonummer for utbetaling av reiseoppgjør på en annen konto enn den en bruker til hovedlønn. E-skjema for ansatte To nye skjema Skjema for sidegjøremål Skjema for oppsigelse i ansatte selvbetjening. Selvbetjening for honoraravlønnede E-skjema for eksterne Honorarer Reiseutgifter Innlogging via Id-porten Ny Leder-Selvbetjening Produksjonssatt Nytt og forbedret brukergrensesnitt Nye rapporter 17

18 Utvikling Ansatt selvbetjening for honorar avlønnede Sykefraværsoppfølging Aktivitetsregistrering Konseptutredn. Mobilitet inkl planlegging og anbud Gjennomføring/pilotering av tidreg.app. Videreutvikling Ansatt selvbetjening Egen kto for reiseoppgjør «Ny MSS» 7.3 Realisering av EØ Masterdatauttrekk A-ordningen (EDAG) IAM Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Direktoratet for økonomistyring Side

19 Aktivitetsregistrering med prosjektoppfølging Direktoratet for økonomistyring Side 19

20 Funksjonalitet Registrering av timer på aktivitet (k6)/prosjekt(k5) i Ansatt Selvbetjening. Overføring av data fra SAP til Agresso Prosjektmodul Overføring av konteringsverdier fra Agresso Overføring av ansattnummer til prosjektmodulen Rapporter kan tas ut i SAP Benytter standardrapport CATS_DA Leder kan ta ut rapport på aktivitet/prosjekt på egne ansatte Rapporterene i Agresso Prosjektmodul nyttes på kostnader. Side 20 Direktoratet for økonomistyring

21 Registrering i portal Tilpasninger: Søk begrenset til eget firma Automatisk utfylling av K-5 ved manglende verdi Direktoratet for Side

22 Rapporter i SAP Benytter standardrapport CATS_DA Tilgjengelig i Leders selvbetjening Side 22 Direktoratet for økonomistyring

23 Rapporter i SAP - fortsettelse Direktoratet for Side

24 Sykefraværsoppfølging Side 24 Direktoratet for

25 Innhold i løsningen Med den nye løsningen får leder et e-postvarsel når en oppfølgingsfrist nærmer seg. I lederportalen får leder veiledning om utfylling av oppfølgingsskjema og kan legge inn egne notater. Informasjonen er skjermet for innsyn fra andre enn leder. Eget faneblad i leder-selvbetjening. Tilgjengeliggjort for alle i løpet av høsten. 25

26 Selvbetjening for mottakere av honorar Side 26 Direktoratet for

27 Løsningen i hovedtrekk Selvbetjeningsløsning for eksterne (ikke ansatte) Løsning for ansatte finnes allerede i SAP Portal Pålogging over internett Tillater pålogging hjemmefra Pålogging via ID-porten Ingen nye brukernavn/passord En tilpasset versjon av SAP Portal for ansatte Kjent teknologi og funksjonalitet, men tilpasset til de eksternes behov Direktoratet for økonomistyring Side

28 Tilkobling fra Internett Innlogging: Adressen vil distribueres på følgende vis: Link mottatt på e-post fra oppdragsgiver Link som oppdragsgiver legger ut på sin nettside Link på DFØs kundenett Side 28 Direktoratet for økonomistyring

29 Pålogging Ekstern logger seg på ved hjelp av ID-porten. ID-porten tilbyr følgende påloggingsmuligheter Side 29 Direktoratet for økonomistyring

30 Selvbetjeningsløsning for eksterne Eksterne vil få tilgang til en tilpasset versjon av SAP Portal Tilgang til online brukerdokumentasjon i løsningen Side 30 Direktoratet for økonomistyring

31 Kriterier for bruk Standard arbeidsflyt må være på plass (eller tas i bruk ifm. implementering) Eksterne må være fordelt på avdelinger Arbeidsflyt følger samme prinsipper som eksisterende e- skjema og reiser Benytte eksisterende e- skjemaløsning for ansatte (eller ta dette i bruk samtidig) Direktoratet for Side

32 Eksempel MinID Personnummer Passord Kode Side 32 Direktoratet for økonomistyring

33 Dagsreise innenlands Tilpasset skjema for eksterne Ca. 80% av reisene dekkes av dette skjemaet Direktoratet for Side

34 Honorarer Lønnarter som skal utbetales på bonuslønn Kan legge til vedlegg (pdf-format) Direktoratet for Side

35 Personlig profil Oppdatere ting som adresse, bankkontonummer, e- post og telefon Direktoratet for Side

36 Innkurv Honorarskjema eller reiser som returneres for korrigering havner her Melding om nye oppgaver kommer på e- post Direktoratet for Side

37 Lønnsområdet