SAP ÅRSAVSLUTNING 2018

Transkript

1 SAP ÅRSAVSLUTNING 2018

2 Viktige hjelpemidler Kundesiden til Direktoratet for økonomistyring: DFØ Kundesider Kundenotat 59/2018 Frister ved årsavslutning 2018 DFØ Kjøreplanen for lønn 2

3 Viktige hjelpemidler Skjema for lønn Kundesenter på nett Brukerdokumentasjon for SAP kjernesystem Vi har utviklet sjekklister for å kvalitetssikre datagrunnlaget og produksjonsprosessene i DFØs lønnssystem SAP Sjekklister 3

4 Viktige hjelpemidler Benytt en intern plan med aktiviteter som sikrer kvaliteten av årsavslutningen Vurder hvilke aktiviteter som er viktige for deg å få med på din aktivitetsplan Formål: Fremme «god kontroll» Bedre dokumentasjonen på utførte oppgaver Forankring: Kjøreplan, sjekklister, kundenotat, meldinger, tidligere erfaringer/krav mm 4

5 Viktige hjelpemidler Forslag til en intern aktivitetsplan

6

7 FØR HOVEDLØNNSKJØRING I DESEMBER

8 EKOM-tjenester Hovedregel beskattes etter sjablongmetoden som gir skattepliktig fordel på kr pr. år fordelt på 12 måneder Brukerdokumentasjon Lønnsregistrering Faste tillegg og trekk Elektroniske kommunikasjonstjenester For tilleggstjenester er det er fribeløp på kr 1.000,- Siste frist for registrering er til hovedlønn desember

9 Rydd i gamle reiser Etter vil ikke reiser fra 2017 være mulig å utbetale. Etter vil det bli lagt på en sperre i systemet slik at ansatte og fagbrukere ikke har mulighet til å registrere eller korrigere 2017 reiser. Ref. Kundenotat 59/2018 Frister ved årsavslutning Bruk rapport S_AHR_ med variant CUS&OPAL08 for å få oversikt over gamle reiser Reiser som ikke skal utbetales, bør slettes Reiser som skal være med på siste reisekjøring i 2018, må være godkjent av godkjenner 2 innen registreringsfrist som er tirsdag

10 Feriekvoter fra 2017 Feriekvotene fra 2017 er gyldig til Ved rest feriedager forlenges kvotens gyldighet ved å registrere dato = Ferie uten lønn Feriedager uten lønn må registreres og godkjennes innen frist for hovedlønn desember for å unngå at trekk for feriedager kommer på 13. kjøring. Dette vil medføre negativ netto da det ikke er utbetaling på 13. kjøringen

11 NAV refusjoner Kontrollere og avstemme alle refusjoner fra NAV foregående og inneværende år Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Differanser med datointervall fra 2017 må avstemmes Når nytt år begynner kan man kun behandle poster fra Refusjoner som senere mottas for perioder før 2018 registreres i SAP på fiktiv dato, ref. brukerdokumentasjon «Innlesing av oppgjørsrapport fra NAV». Avstemme feriepenger av refusjoner Brukerdokumentasjon K27 Oppfølging av feriepenger av refusjonskrav NB! Bruk cus&opal variantene 01, 02, 03 og 04 Personer som er fratrådt husk å oppdatere feltet «Avregning til» i IT0003 med dato i påfølgende lønnskjøringsperiode, ref. brukerdokumentasjon «Oppfølging av feriepenger av refusjonskrav Vi anbefaler at disse aktivitetene utføres før hovedlønn i desember. Siste frist er imidlertid 13. kjøring.

12 KONTROLL AV FERIEDATA SAP fagbrukere

13 Kontroll av feriedata Årshjul ferie er et hjelpemiddel for å synliggjøre de aktiviteter som er knyttet til kontroll av feriedata i SAP Feriedata må følges opp gjennom hele året for å sikre fortløpende korrekt status på ansattes rettigheter for fri og arbeidsgivers plikter til å kunne gi ansatte fri

14 Kontroll av feriedata Ved årsavslutning gjennomføres aktiviteter i årshjulet som sikrer korrekt status på ferierettigheter/plikter for år 2018 og korrekt start på år 2019 Tidsløp: November januar

15 Kontroll av feriedata Aktuelle aktiviteter for kontroll Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 Tidsløp: November desember Klargjøring for år 2019 Tidsløp: Desember - januar

16 Kontroll av feriedata Sjekklister som hjelpemidler for kvalitetssikring av feriedata i SAP Kjøring av hovedlønn punkt 1 (hver måned) Ferie ved delvis permisjon for fullservicekunder (hver måned) Ferieoppgjør i juni (én gang i året) Fraværssøknader fra Ansatt selvbetjening /DFØ-app (hver måned) 13-kjøring punkt 1, punkt 3 og punkt 11(én gang i året)

17 Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 (november desember) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP Ferieforbruk til og med år 2018 er ført og telt ned riktig Avtale om overføring av ferie foreligger (SPH 9.16 og ) Ansatte med stillingsendring etter hovedlønn for juni 2018, har fått en korrekt ferieomregning på sine feriedager Fratrådte i 2018 uten avtale om utsettelse - har fått sluttoppgjør Ingen opptjente feriepenger i 2018 viser negative beløp Omfanget av kontrollene er opp til virksomheten

18 Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 (november desember) Følg opp at registrert ferie på ansatte med delvis permisjon er behandlet YHR_SJEKK_FERIE Sjekk ferie m/delvis permisjon (Utføres av DFØ hvis fullservice) Følg opp at fraværssøknader på ferie er behandlet YWF_FRAVAERSSTATUS Fraværsmeldinger Følg opp status på restferie med lønn PT_QTA10 Informasjon om fraværskvoter / variant CUS&OPAL07 Korrekt status på restferie pr. 31/ forutsetter registrert ferieforbruk med gyldighet til og med år 2018

19 Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 (november desember) Følg opp avtale om overføring av ferie med lønn YHR_FRAV10 - Fraværskvoter opp mot innleverte avtaler / e-skjema HR012 Overføring av feriedager YWF_VIS_SKJEMA Vis elektronisk skjema Utklipp fra bestillingsbilde:

20 Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 (november desember) Følg opp at ansatte som har endret arbeidsplanregel siden hovedlønn for juni 2018, har fått en korrekt ferieomregning på sine feriedager S_L9C_ Oversikt over saksganger per person Variant CUS&OPAL01 / Type saksbehandling 94 Endring i stillingsprosent Utklipp fra bestillingsbildet : Feilsøking ved hjelp av PA20 / infotype 0007 Arbeidsplan og infotype Fraværskvoter

21 Ferdigstillelse / opprydding av år 2018 (november desember) Følg opp at fratrådte uten avtale om utsettelse - har fått sitt sluttoppgjør PC00_M20_TFER Sjekkliste for ferie Følg opp at ingen opptjente feriepenger i 2018 viser negative beløp PC00_M99_CWTR Lønnsrapporten / variant CUS&OPAL 70 PC00_M20_TFER Sjekkliste for ferie

22 Klargjøring for år 2019 (desember januar) Aktiviteter for kontroll opp mot SAP Alle aktuelle restkvoter på ferie med lønn er tilgjengelige for bruk Tildelte feriekvoter er riktige i henhold til ansettelsesforhold, arbeidsplan, lønn og opparbeidet ferierettigheter

23 Klargjøring for år 2019 (desember januar) Følg opp at alle aktuelle restkvoter på ferie med lønn er tilgjengelige for bruk - Dato for slutt kvotetrekk PA20/ infotype 2006 Fraværskvoter / Type fraværskvote 30, 31, 32, 37 Følg opp at tildelte feriekvoter er riktige i henhold til ansettelsesforhold, arbeidsplan, lønn og opparbeidet ferierettigheter YHR_FRAV10 Feriekvoter / variant CUS&OPAL02 Mer informasjon om kontroll av feriedata, se Kundenotat 23/2018 Ferie og ferieoppgjør

24

25 A-ORDNINGEN A-meldingen, forskuddstrekk og terminoppgaven

26 A-meldingen Månedlig innrapportering av inntekt- og arbeidsforhold pr. ansatt. DFØ rapporterer a-melding for gjeldende måned gjerne flere ganger i løpet av en måned, for til slutt å få en feilfri rapportering. Hver ny rapportert fil erstatter den forrige. Den gjeldende filen blir sendt etter månedens siste bonuskjøring. Frist for rapportering er 5. i påfølgende måned. Alle betalingsopplysninger rapporteres den måneden de er utbetalt. Lønnskjøring er grunnlaget for rapporten. Reisekjøringer etter hovedlønn blir med på neste måneds rapport.

27 A-meldingen kontroll før 13. kjøring Viser til sjekklista for 13. kjøring pkt 3 og brukerdokumentasjonen. Kontroll av negative beløp på A-meldingen foretas før 13. kjøring. PC00_M20_EDAG_DISP (DFØ gjør dette for fullservicekunder) Rapporten kan kjøres i løpet av året, men det må foretas en siste sjekk etter siste hovedlønn. Variant: cus&opal01, husk å merke av for personnr. Ikke nødvendigvis feil med negative beløp, ei heller noe teknisk i vegen for å innrapportere negative beløp. Men det kan indikere feil. Filtrer på bet type sorter på laveste beløp

28 A-meldingen, kontroll før 13. kjøring Totalt rapportert pr type ytelse: I eksemplene i klippet under, er totalt betalingstype inntekt OK. For ansatt går negativ fastlønn mot feriepenger og for ansatt går negativ timelønn mot fastlønn.

29 Skattekort Vi henter inn skattekort foran hver lønnskjøring Vi lager forespørsel for ansatte med startdato 6 måneder tilbake i tid. Skatteetaten sender kun ut melding om endret skattekort en gang, har arbeidsgiver bedt om skattekort via RF-1307, vil ikke DFØ få opplysningene når vi ber om endrede skattekortopplysninger ved lønnskjøringene.

30 Forskuddstrekk Oppgjør til skattemyndighetene skjer pr termin, siden vi rapporterer inntektsopplysninger pr person i A-meldingen er det ikke lenger mulig å ha positiv skatt innenfor en termin. (ingen lovendring etter A-ordningen ble innført) I SAP er det lagt inn en kontroll som gjør at det ikke lenger er mulig å legge inn korrigeringer på skatt for avsluttede terminer, lønnarter i IT0015 Ved hovedlønn og siste bonuslønn i terminen er det kontroll på positiv skatt ved terminslutt.

31 Terminoppgjøret Terminoppgjøret foretas annenhver måned. For hver termin sjekker DFØ at betalt forskuddstrekk for skatt og AGA stemmer med betalingsopplysninger sendt og mottatt fra A-ordningen. Kvitteringen fra Altinn kontrollerer vi mot lønnartrapporter i SAP.

32

33 13. KJØRING - Og påfølgende aktiviteter

34 13. kjøring Korrigeringskjøring starter kl. 20 mandag 17.12, avsluttes torsdag Se egen sjekkliste 1. dag i sjekklista er mandag dag i sjekklista er tirsdag 18.12, 4. dag er torsdag 20. Dag 2 og dag 3 er kontrollperioden.

35 13.kjøring Ved utbetalinger på 13. kjøring må det godkjennes i bank slik at avregningsretur kommer med på Utbetalingsdato er Arbeidsgiver må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til 13. kjøring er fullstendig avsluttet, remittert og mottaksretur mottatt. SPK rapportering for desember må gjøres etter 13. kjøring. Etter 13. kjøring og før hovedlønn i januar henter vi skattekort for 2019.

36 Årets siste innbetaling fra NAV Oppgjøret for desember utbetales fra NAV i slutten av året, etter 13. kjøringen i SAP K27 for desember vil bli lest inn og bokført som del av hovedlønn januar Etter kontantprinsippet må denne innbetalingen rapporteres på 2018 Virksomhetene må føre et manuelt bilag i periode 12 i UBW-Agresso: Kredit konto 5800/5810 Refusjon syke-/foreldrepenger Debet konto 1574 Interimskonto refusjoner fra NAV Bilaget tilbakeføres tilsvarende i januar 2019 DFØ foretar denne posteringen for fullservicekunder på regnskap

37 Korrigering av arbeidsgivers andel pensjon på a-meldingen for desember Etter å ha mottatt faktura for 6. termin fra SPK må virksomheten foreta en årsavstemming mellom totalt beregnet pensjonspremie og totalt fakturert pensjonspremie fra SPK. Differansen kan korrigeres i a-meldingen for desember. Arbeidsgivers andel av pensjon blir da korrekt rapportert og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet hos Skatteetaten. Korreksjonsrapporteringen vil ikke foreta noen kontering i lønnssystemet. Opplysninger om differansen meldes inn i egen sak til DFØ innen 2. januar.