Brukerveiledning for kommunene Kommunenes halvårsrapportering på barnevernområdet

Transkript

1 Brukerveiledning for kommunene Kommunenes halvårsrapportering på barnevernområdet Innhold Innlogging... 1 Registrering i rapporteringsskjemaet... 2 Innsending av rapporteringsskjema til fylkesmannen... 4 Når fylkesmannen sender skjemaet tilbake for korrigering... 4 Rapportering for interkommunale barneverntjenester... 5 Innlogging 1. Innlogging til ny rapporterings- og publiseringsløsning skjer gjennom IDPorten. Kikk på den blå boksen for å starte innloggingen. Lenke til denne innloggingssiden er: 2. For å logge seg inn via IDPorten velger man, som i andre sammenhenger, mellom fem alternativer for elektronisk ID. Velg elektronisk ID og logg inn. 1

2 3. Ved første gangs innlogging trenger systemet din brukerinformasjon på arbeidsstedet; e-post og telefon. Dette for å kunne sende deg kvittering på innsendte skjema eller varsel dersom fylkesmannen har returnert skjemaet for korrigering. Registrer brukerinformasjonen ved å klikke på «Start registrering». 4. Klikk på boksen «Innrapportering» for å komme inn i skjemaløsningen. Registrering i rapporteringsskjemaet 5. Rapporteringsskjemaet ligger under «Opprett ny» i arkfanen «Opprett rapport». Skjemaet åpnes ved å klikke på boksen «Rapporteringsskjema for kommune». 6. Når skjemaet er åpnet, trykk på de ulike overskriftene for å få frem alle rapporteringspunktene. Husk å fylle ut alle rapporteringspunktene. Noen rapporteringspunkt har utfyllende tekst, denne vises ved å trykke på følgende knapp: Husk å lagre det ferdigutfylte skjemaet ved å klikke på «Lagre utkast»-knappen. Det er også mulig å lagre utkast underveis. Utskrift av skjemaet får man ved å klikke på «Skriv ut»-knappen. 2

3 7. Under overskriften «Om kommunen» skal det innledningsvis opplyses om hvilken kommune/bydel man rapporterer for, her kalt rapporteringsenhet. Søk opp kommunen/bydelen fra en liste ved å begynne å skrive navnet i søkefeltet. Informasjon om fylkesmannen som skal motta rapporteringen fylles inn automatisk, som vist i bildet. 8. Under overskriften «Om kommunen» skal det også oppgis hvorvidt kommunen inngår i et interkommunalt samarbeid. Dersom «Ja», legg inn navnet på kommunene som inngår. Kommunene søkes opp fra en liste ved å begynne å skrive navnet. Flere kommuner kan legges inn i feltet slik eksemplet viser. 3

4 9. Utkast som ikke er sendt til fylkesmannen finner dere under «Rapporter», i arkfanen «Utkast». Skjemaet åpnes ved å klikke på riktig ID eller rapporttype, og utfyllingen kan fortsette. Innsending av rapporteringsskjema til fylkesmannen 10. Utfylt skjema sendes til fylkesmannen ved å klikke på «Send inn»-boksen. For å få sendt skjemaet må alle obligatoriske felt må være utfylt. For å finne ev. felter som mangler utfylling, se parentesen bak de ulike skjemaoverskriftene. Du vil motta en e-post som bekrefter at skjemaet er sendt. 11. Når fylkesmannen har godkjent rapporteringsskjemaet vil du motta en bekreftelse på e-post. 12. Innsendte rapporteringsskjema kan gjenfinnes under «Rapporter» i arkfanen «Innsendte». Skjemaet åpnes ved å klikke på riktig ID eller rapporttype. Når fylkesmannen sender skjemaet tilbake for korrigering 13. Dersom fylkesmannen sender rapporteringsskjemaet tilbake for korrigering, vil personen som sendte skjemaet bli varslet med en e-post. 14. For å gjøre korrigeringer i skjemaet, logg inn som beskrevet innledningsvis i brukerveiledningen. 4

5 15. Det returnerte skjemaet finner dere under «Oppgaver» i arkfanen «Åpne oppgaver». Skjemaet åpnes ved å klikke på aktuelle lenke under overskriften «Reference». 16. Når skjemaet er åpnet, kan fylkesmannens kommentar til hva som skal korrigeres leses i feltet til høyre. Gjør korrigeringen i skjemaet. Klikk «Lagre», «Fortsett arbeidsflyt» og deretter «Bekreft» for å sende skjemaet til fylkesmannen på nytt. 17. Du vil motta en e-post som kvittering på at korrigert skjema er sendt. 18. Det korrigerte skjemaet som er sendt inn kan gjenfinnes under «Rapporter» i arkfanen «Innsendte», og dette erstatter tidligere innsendt skjema. 19. Når fylkesmannen har godkjent rapporteringsskjemaet vil du motta en bekreftelse på e-post. Rapportering for interkommunale barneverntjenester 20. Selv om flere kommunale barneverntjenester inngår i et interkommunalt samarbeid skal det rapporteres ett skjema per kommune. Stillingshjemlene skal fordeles mellom kommunene. 21. Er det samme person som rapporterer for flere kommuner, kan dette gjøres fortløpende uten ny innlogging. Etter å ha fullført og sendt et skjema til fylkesmannen, kan man åpne et nytt, fylle ut og sende inn som beskrevet over. 5