Innledning ord og utrykk. Versjon: 1.0 Ansvarlig: Avdelingsdirektør regnskap Gyldig Utarbeidet Regnskapsavdelingen.

Transkript

1 Rutine 1.0 Innledning ord og utrykk Versjon: 1.0 Ansvarlig: Avdelingsdirektør regnskap Gyldig Utarbeidet Regnskapsavdelingen fra: av: Godkjent av: Arkivrefe ranse Avdelingsdirektør regnskap 12/60-21 Ankomstregistrering Anvisning Anvisningsansvarlig Arbeidskonto Attestasjon Attestasjonsansvarlig Autorisasjon Autorisasjonsansvarlig Avtalefaktura Avstemmingsmappe Balanse Bank Registrering av inngående fakturaer før bokføring. Se Mottaksregistrering. Se Godkjenne og Budsjettdisponeringsmyndighet. Se Budsjettansvarlig og Budsjettdisponeringsmyndighet. Konto hos bank som benyttes for å foreta inn- eller utbetalinger via statens konsernkontoordning. En arbeidskonto i norske kroner er knyttet til en oppgjørskonto i Norges Bank og gjøres opp daglig mot denne oppgjørskontoen. Kontroll før utbetaling av at bilaget/dokumentasjonen er i samsvar med underliggende forhold herunder bestilling, avtale, pakkseddel, vedtak om tilskudd m.m. og at det er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Attestasjon skal som hovedregel utføres av en annen person enn den som utøver sin budsjettdisponeringsmyndighet, men for utbetalinger av små beløp kan virksomheten bestemme at samme person både kan utøve budsjettdisponeringsmyndighet og attestere, jf. bestemmelsene punktene , 5.2.4, og 6.3.3/ Tilsatt i virksomheten som har myndighet til å foreta attestasjon. Elektronisk godkjennelse av utbetalinger ved pålogging til bankens systemer. Skal utføres av person i virksomheten, men overordnet departement kan for små virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere på vegne av virksomheten. Se bestemmelsene punktene og Tilsatt som har myndighet til å foreta autorisasjon. (Autorisasjon kan foretas av en eller to personer etter virksomhetens valg.) Brukes kun i Agressos avtalemodul som en betegnelse på en faktura knyttet til en registrert avtale. Mappe som inneholder standard prosedyrer utarbeidet av DFØ til bruk ved avstemming og kontroll av virksomhetens regnskap, og dokumentasjon av utført avstemming. Balansen i en statlig virksomhet kan beskrives som virksomhetens kapitalregnskap. Postene i en virksomhets balanse består normalt av kontanter, saldo på bank og oppgjørskonto, interims- og gjennomgangskonti, deposita og trekk (lønnsforskudd, skatt, fagforeningstrekk, mva mm). Brukes i rutinene synonymt med Betalingsformidler (se punkt nedenfor).

2 BDM Bestemmelsene Bestemmelser om økonomistyring i staten Bestillingsrett Betalingsformidler Bevilgningsregnskapet Bilagsmappe Bokføring Budsjettansvarlig Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) Budsjettkoordinator Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Budsjettdisponeringsmyndighet. Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet Dokumentet "Bestemmelser om økonomistyring i staten" (Bestemmelsene) er fastsatt av Finansdepartementet og er en operasjonalisering og konkretisering av "Reglement for økonomistyring i staten" (Reglementet). Bestemmelsene trådte i kraft Brukes i forbindelse med at en tilsatt gis rett til å bestille varer og tjenester innenfor gitte rammer. Bestillingsretten kan for eksempel omfatte bestilling av 10 pc-er for maksimalt ,- eller en flyreise tur/retur Oslo Trondheim. Bank som formidler inn- og utbetalinger til/fra virksomhetens arbeidskonto og som Finansdepartementet har inngått rammeavtale med. I DFØs rutinebeskrivelse benyttes begrepet Bank i stedet for Betalingsformidler. Pr er det inngått rammeavtale med 3 betalingsformidlere. DnB NOR Bank ASA, Nordea Bank Norge ASA og Sparebank1 Alliansen. Del av statsregnskapet. Bevilgningsregnskapet skal vise utgifter og inntekter under hver post i budsjettet, overført beløp fra forrige termin, terminens totale bevilgning og overført til neste år. Videre skal regnskapet vise hva staten har lånt i terminen. Mappe til forsendelse av regnskapsmateriell (bilag, regnskapslister og lignende) mellom virksomhet og DFØ. Registrering i økonomisystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller utgifter. Bokføring kjennetegnes av at det posteres debet og kredit med like store beløp. Person med budsjettdisponeringsmyndighet. Denne rollen er tidligere kalt anviser. Se Budsjettdisponeringsmyndighet. Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk forpliktelse for staten. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå. Begrepet er forkortet BDM i rutinebeskrivelsene. Se bestemmelsene punkt Person som har ansvaret for planlegging og gjennomføring av virksomhetens interne budsjettprosess. Statlig virksomhet direkte underlagt Finansdepartementet. Opprettet ved utskillelse av økonomitjenesteavdelingene ved skattefogdkontorene, økonomitjenesteavdelingen i innfordringsseksjonen i Skattedirektoratet og deler av funksjonene i Finansdepartementets økonomistyringsseksjon. DFØ består av en sentralenhet i Oslo, 6 regnskap og lønnsseksjoner, en seksjon for EFB, og to seksjoner for applikasjoner på lønn og regnskap. Det er seksjonene for lønn og regnskap som yter regnskaps- og lønnstjenester til andre statlige virksomheter. Når det i rutinene og Brukerhåndboken vises til DFØ, er det kundens Seksjon det vises til.

3 Disposisjonsregnskap Driftsenhet Eksternregnskap Engangslønn Evaluering Faste lønnsdata Fullmaktshaver Godkjenne Hovedlønn Hjelpesystem Interimskonto Intern kontroll Internregnskap Kapitalposter Kapitalregnskapet Kasserapport Kontantregnskap Korreksjonsposter Oversikt over disposisjoner som medfører forbruk av budsjettmidler i fremtidige regnskapsperioder. Dette gjelder kun for virksomheter som benytter Avtalemodulen i Agresso. Geografiske spredte og/eller administrative selvstendige enheter innenfor en virksomhet. Se Rapport til statsregnskapet. Lønn og godtgjørelser som utbetales utenom de faste lønnskjøringene. En systematisk innsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, en virksomhet eller et virkemiddel. Opplysninger som benyttes til å beregne og utbetale lønn. Tilsatt som har tildelt fullmakt til å utføre nærmere spesifiserte oppgaver. Når godkjenne benyttes i forbindelse med transaksjonskontroller, menes utøvelse og dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet. Omfatter kontroll og godkjenning av at utbetalinger gjøres i henhold til fastsatte krav, jf. bestemmelsene, punktene 2.5.2, 5.2.3, Se Budsjettdisponeringsmyndighet. Lønn og tillegg til tilsatte som utbetales ved faste månedlige lønnskjøringer. System som produserer eller påvirker innholdet i bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. Fellesbetegnelse på balansekonto i regnskapet hvor ut- og innbetalinger midlertidig posteres når de ikke belastes et kapittel og post, eller hvor det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- og innbetaling. Saldoer på interimskonti skal spesifiseres ved hver periodeavslutning og ved regnskapsårets slutt. Systemer, rutiner og tiltak igangsatt for å hindre styringssvikt, feil og mangler. Se bestemmelsene punkt 2.4. Se Virksomhetsregnskap. Aksjer, eierandeler m.v. som skal innrapporteres til overordnet departement, for videre rapportering til SSØ Konsernsystemavdelingen og presentasjon i Stortingsmelding nr 3 (Statsregnskapet medregnet folketrygden). Del av statsregnskapet. Kapitalregnskapet skal gi en oversikt over statens og trygdenes eiendeler og gjeld og vise sammenhengen med bevilgningsregnskapet. Se Rapport til statsregnskapet. Brukes i Agresso som et generert regnskap etter kontantprinsippet. Kontantregnskapet i Agresso danner grunnlag for rapportering til statsregnskapet. Gjelder feilføringer. Endring av regnskapsposter som kan medføre utbetaling. Se også ompostering.

4 Kundeansvarlig Lønnsmappe Mottaksregistrering Obligatoriske spesifikasjoner Ompostering Oppgjørskonto Rapport til statsregnskapet Periodeavslutning Person med budsjettdisponeringsmyndighet Den/de personen/-e ved DFØ som har ansvaret for tjenesteleveransen til virksomheten. Mappe for oversendelse av lønnsmateriell (lønnsgrunnlag/bilag, lønnsanvisninger, rapporter o.l.) mellom virksomhet og DFØ. Funksjonalitet i Agresso for registrering av inngående fakturaer før bokføring. Begrepet er synonymt med ankomstregistrering. Regnskapsspesifikasjoner som Bestemmelser om økonomistyring i staten stiller krav om. Se bestemmelsene punkt Gjelder feilføringer. Posteringer mellom hovedbokskonti i regnskapet uten at det foretas utbetalinger. Ompostering i statsregnskapet skjer en gang i året (årsavslutningen), mens det i virksomhetsregnskapet kan skje gjennom året. Se også korreksjonsposter. Konto i Norges Bank som virksomhetens arbeidskonto er knyttet til. Virksomheter som rapporterer til bevilgningsregnskapet, skal ha minimum to oppgjørskontoer, en for inntekter og en for utgifter. Virksomheter med særskilte fullmakter (nettobudsjetterte virksomheter) og statlige fond etableres med minimum en oppgjørskonto i Norges Bank. Kontoen benyttes for både inn- og utbetalinger. S-rapport - Terminvis avleggelse av virksomhetens bevilgningsregnskap til statsregnskapet v/ DFØ Konsernsystemavdelingen. Utarbeides etter kontantprinsippet (regnskapstransaksjoner kun i henhold til inn- og utbetalinger). Se bestemmelsene punktene og I Agresso er det kalt kontantregnskapet. Avslutning av en regnskapsperiode som deretter stenges for ytterligere registrering av transaksjoner. Se Budsjettansvarlig. Reglementet Regnskapsansvarlig Regnskapssentral Reversering av betalingsoppdrag Reversering av bilag S-prerapport S-rapport Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember Den person i virksomheten som har det daglige ansvar for regnskapsføringen. Tjenesteyter som kan utføre integrerte lønns- og økonomitjenester for statlige virksomheter. Se bestemmelsene punkt I rutinene benyttes DFØ istedenfor tjenesteyter (regnskapssentral). Tilbakestilling av status på fakturaposter på et betalingsoppdrag. Kan benyttes på fakturaposter som er avvist i bank, eller hvor betalingsoppdrag ennå ikke er sendt til bank. Funksjonalitet i Agresso som annullerer tidligere foretatt postering i regnskapet ved automatisk føring av samme postering, men med motsatt fortegn. Utvidet S-rapport som sendes til virksomheten for godkjenning og underskrift, før S-rapport sendes elektronisk til DFØ Konsernsystemavdelingen. Månedlig regnskapsrapport til statsregnskapet med aggregert saldo for året. Se Rapportering til statsregnskapet. I Agresso kalles dette fortsatt kasserapport. Sendes elektronisk til DFØs

5 Konsernsystemavdelingen. SAP HR Sjekklister Statsregnskapet Utligne Termin Terminoppgjør Virksomhetsmappe Virksomhetsregnskap Økonomiregelverket Årsregnskap Programvare for registrering av lønn- og personaldata og beregning av lønn. Skjematisk oppstilling av oppgaver/rutiner som skal dokumenteres og godkjennes. Statens regnskap bestående av bevilgningsregnskap og kapitalregnskap i samsvar med bestemmelsene i bevilgningsreglementet 13 og 14. Koble inn-/utbetalinger mot åpne poster i reskontro. Skjer automatisk ved bokføring av betalingsoppdrag og innbetalinger med KID. For andre inn- og utbetalinger må det gjøres manuelt. Kreditnotaer som ikke skal behandles av bank må også utlignes mot åpen post. Periodisk intervall i forbindelse med betaling av diverse trekk/avgifter, f.eks. arbeidsgiveravgift, skattetrekk, mva. Betaling av terminens lønnstrekk m.v. etter nærmere spesifiserte tidsfrister. Mappe som oppbevares ved DFØ der alle aktuelle opplysninger om virksomheten oppbevares. Regnskap som benyttes til intern styring og budsjettoppfølging og som kan være ført og periodisert etter andre prinsipper enn kontantprinsippet. I rutinene brukes begrepet om et regnskap ført og periodisert i henhold til transaksjons- og/eller forbrukstidspunktet. I Agresso er det betegnet som Hovedbok. Se bestemmelsene punktene 3.2, og 3.3. Består av Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003 og Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet I tillegg finnes det Rundskriv fra Finansdepartementet til regelverket. Sammenstilling av de tallene som er rapportert til statsregnskapet gjennom året. Skal inneholde både driftspostene (bevilgningsregnskapet) og balansepostene (kapitalregnskapet). Se bestemmelsene pkt 3.2 og 3.3. Oppdatert