DFØ i dag og veien videre. Ragnar Torland, avdelingsdirektør regnskapsavdelingen Bjørn Sæstad, avdelingsdirektør lønnsavdelingen

Transkript

1 DFØ i dag og veien videre Ragnar Torland, avdelingsdirektør regnskapsavdelingen Bjørn Sæstad, avdelingsdirektør lønnsavdelingen

2 Agenda Presentasjon av avdelingsdirektørene Hvem er vi? DFØ i dag Pågående prosjekter Veien videre Fremtidige prosjekter

3 Regnskapsområdet Ragnar Torland avdelingsdirektør, regnskapsavdelingen

4 Regnskapsprogrammet i staten Resultatmål/tiltak: Alle statlige virksomheter har tatt i bruk ny standard kontoplan fra 1. januar 2014 Innføringsbistand og faglig veiledning: veiledere, kompetansetiltak, innføringsstøtte Bistå virksomhetene i deres valg av føringsprinsipp tilrettelegge for bruk av: standard kontoplan periodiseringsprinsipp, anbefalte statlige regnskapsstandarder (SRS) Regnskapstjenester til DFØs kunder: systemer, rutiner, tjenester

5 Standard kontoplan og SRS Finansdepartementet tar sikte på en beslutning om standard kontoplan i «gul bok» 2012 Erfaringsrapport med tilrådning leveres av DFØ til FIN 13. juli Status og prognose på innføring av standard kontoplan og SRS Føringsprinsipp etter innføring pr år (13.jan 2012) fordeling i % Kontant % Periodisert iht SRS % Usikker % Vil ikke % Sum * 100 %

6 Statens fordeler Standardisert kontoplan gir: Bedre oversikt over innbetalinger/inntekter, utgifter/kostnader og balansekonti gruppert etter art Mulighet for sammenlikning og sammenstilling av virksomhetsregnskap som benytter lik kontoplan og føringsprinsipp Departementer og statlige virksomheter vil ha mulighet til å fremskaffe annen styringsinformasjon

7 Endret hverdag med SRS God oversikt og forutsigbarhet av eiendelenes tilstand Virksomhetene får større ansvar og forståelse av eget regnskap Virksomhetene utarbeider delårsrapporter som gir god informasjon om økonomisk status Viktig med: stort eierskap for løsningen hos virksomhetene og gjerne departement aktiv bruk av data i styringen. Kontantregnskapet bør «forbli» på økonomiavdelingen

8 Regjeringens digitaliseringsprogram Statlige anskaffelser skal samordnes der det gir gevinst Offentlige anskaffelser skal bli enklere og mer effektive Regjeringen satser aktivt på en overgang til digitale innkjøpsprosesser og e-handel som et av virkemidlene for effektivisering

9 Hva kan e-handel bety for din virksomhet? Bedre oversikt over innkjøp Økt sporbarhet Spare prosesskostnader Bedre innkjøpsbetingelser Overholde økonomi- og anskaffelsesregelverket Tidsriktig og korrekt styringsinformasjon Bedre kontroll Forebygge mislighold

10 Plan for e-handel Antall virksomheter som har tatt i bruk e-handel Antall nye virksomheter

11 DFØ fakturamottak Fra papir til elektronisk informasjon: 2004 Oppstart virksomheter fakturamengde medarbeidere virksomheter fakturamengde medarbeidere virksomheter fakturamengde medarbeidere virksomheter fakturamengde medarbeidere

12 Fakturabehandling Fakturering Print Distribusjon/ post Postmottak/ åpning Grovsortering Finsortering Skanning Verifisering Arkivering Fakturabehandling Destruksjon av papir

13 Elektronisk faktura Effektivt Lønnsomt Fakturering Elektronisk distribusjon Fakturabehandling

14 Elektroniske forretningsprosesser Standardiserte prosesser i Norge og EU Felles infrastruktur PEPPOL Business Interoperability Specifications (BIS) Status EHF i Norge: faktura kreditnota purring Under utvikling: katalog ordre Fremtidige formater: ordrebekreftelse, pakkseddel

15 Krav til elektronisk faktura i Norge Alle kjøp, også enkeltkjøp, som utføres etter 1. juli 2012 krever elektronisk faktura Alle kontrakter som inngås etter 1. juli 2012, også fornying av kontrakter, skal kreve elektronisk faktura Elektronisk faktura skal leveres i EHF

16 Fra 1. juli 2012 DFØ er tilknyttet aksesspunkt Alle elektroniske fakturaer (inngående og utgående), kreditnotaer og purringer distribueres via PEPPOLinfrastrukturen

17 Hva må gjøres? Statlige virksomheter Informere dine leverandører om hvilke krav som stilles etter 1. juli 2012 Krev elektronisk faktura på alle kjøp DFØ Tilrettelagt systemer for EHF og PEPPOLinfrastruktur Informasjonsmateriell Standard tekst til bruk i anbudsdokumenter Informasjonsbrev Bistand til kunder med leverandørkontakt Kvartalsvis rapporter om status Se

18 Lønnsområdet Bjørn Sæstad avdelingsdirektør, lønnsavdelingen

19 Styringsinformasjon lønnsområdet Forbedring og videreutvikling av rapporter: basert på mottatte endringsønsker fra våre kunder og kartlegging i DFØ utvikling av nye rapporter etter at vi sammen med FAD har fått autorative definisjoner på plass endring av årslønn (A-tabellen) i forbindelse med lønnsoppgjøret årsverk turnover lønnsglidning

20 Refusjoner fra NAV Økt kvalitet og effektive prosesser Effektivisering og automatisering av arbeidsrutiner i forbindelse med oppfølging av refusjoner fra NAV Utrulling ferdigstilles og tilbys alle kunder i 2012

21 Refusjoner fra NAV Kundeerfaring Samtale med Laila Dragåsøyen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Har vært pilotkunde siden 2008

22 Hva er e-skjema? Før: Utfylling av blanketter Manuell godkjenning Registrering i lønnssystemet av kunde/dfø e-skjema: Direkte registrering Kontroll Godkjenning i arbeidsflyt

23 Formål med e-skjema Effektiv ressursbruk i staten Bedre kvalitet på inndata Data registreres kun en gang mindre dobbeltregistrering Elektronisk sporbar godkjenning Raskere håndtering av lønnsdata

24 E-skjema Kundeerfaringer Samtale med Nidaros Bispedømme ved Oddleiv Moen og Heidi Ljøkjel Benyttet e-skjema siden april 2011

25 Forenklet brukeradministrasjon DFØ har startet innføring av forenklet brukeradministrasjon og felles pålogging for våre applikasjoner Målsetting for prosjektet: Til DFØs applikasjoner: et brukernavn et passord en pålogging Oppstart 1. januar 2012 Pilotkunder fra 1.halvår 2013 Prosjekt frem til og med 2014 Enhetlig og forenklet administrasjon av brukere

26 Veien videre

27 Realisering av endringsønsker DFØ mottok 84 realiserbare endringsønsker i er, eller vil bli, løst ved oppgradering av lønnssystemet eller pågående tjenesteutviklingsprosjekter Det er avsatt finansiering til 32 endringsønsker. Det vil bli etablert et eget tjenesteutviklingsprosjekt 27 endringsønsker var mulig å løse i DFØs applikasjonsforvaltningsmiljø DFØ vil involvere kundene i prioriteringsprosessen gjennom spørreundersøkelser

28 DFØ sørger for oppdaterte løsninger Lønnsområdet Større funksjonell oppgradering av SAP HR utført i 2012 Forbedring av brukergrensesnittet Ny funksjonalitet i portalen/ selvbetjeningsløsningen Oppgraderingen løste flere endringsønsker DFØ har mottatt Regnskapsområdet Oppgradering til Agresso Route 66 Bedre støtte for søk Større bruk av webgrensesnitt Produksjonsstart i løpet av 2012

29 I. Fremtidige prosjekter lønn Aktivitetsregistrering Forstudie gjennomført Konseptutredning ferdig august 2012 Eventuell prosjektoppstart 2012/2013 Målsetting Stordriftsfordeler Realiseres i statens fellestjenester for lønnsog personaladministrasjon Ivaretar tidsregistrering både på prosjekt- og ordinær drift

30 II. Fremtidige prosjekter lønn Automatisering for eksterne lønnsmottakere (e-skjema fase III) DFØ har startet konseptutredningen Løsning for «eksterne» - som ikke benytter selvbetjeningsportalen Utrede mulighetene for å benytte Altinn Elektronisk lønnsslipp til «eksterne» Eventuell prosjektoppstart høsten 2012

31 Fremtidige prosjekter regnskap Vi viderefører dagens sentrale utviklingstiltak Regnskapsprogrammet E-handel Overgangen til elektronisk faktura Vi vurderer overgang fra Contempus til Basware fakturaflytsystem for alle kundene Vi ønsker i større grad å legge til rette for bruken av regnskapet i styringen av virksomhetene

32 Fremtidig utvikling av DFØs tjenester Vi vil gjerne ha deres synspunkter og innspill