Erfaringsforum Lønn Kundeforum Kundeforum Gunn Elisabeth Lending Lønnsavdelingen

Transkript

1 Erfaringsforum Lønn Kundeforum Kundeforum Gunn Elisabeth Lending Lønnsavdelingen

2 Agenda Konfliktrådenes erfaring med elektroniske skjema for eksterne ved Ove Lillekroken. Status for løsning og utrulling av selvbetjeningsportalen for honorarmottakere ved Jarle Heimvik Nettoføringsordningen av merverdigavgift ved Kjell Solbrekken Praktisk føring av merverdigavgift i lønnsystemet ved Brit Lillian Nordbø og Stina Messmer

3 Konfliktrådenes erfaring med e.skjema for eksterne v/ Ove Lillekroken

4 Slik kan det gå En utrolig prosess! Alle var uvenner med alle men tilslutt var alle venner og gikk ut og drakk kaffe sammen! (tilbakemelding fra en mekler)

5 600 meklere 22 konfliktråd 120 ansatte 600 meklere Ca saker i året Mekleren er ikke dommer Mekleren er upartisk Mekleren er ikke terapeut

6 Planlegging Overgang fra papir til e.skjema Antall skjemaer som benyttes i gammelt system mot e.skjema løsning Oppstartsdata for brukere til e.skjema «basisopplysninger», org.enhet m.m. Informasjon om systemet, bra brukermanual men krevende opplæringsgruppe «Lønnsspråk» ovenfor e.brukere, forståelse mht. lønnarter, kontering m.m. Faste kontaktpersoner ved DFØ er ett ønske for små virksomheter Ressursutnyttelse ved virksomheten kan være en utfordring Pilotbrukere blant underliggende etater før oppstart bør være obligatorisk

7 Oppstart * Tidsfrister, store endringer mht. utbetalingsdatoer Brukerveiledning og opplæring av e.brukere Testbruker fra DFØ, tilgang for superbrukere ved virksomheten bør vare mye lengre Holdning og forventninger for e.skjema blant ansatte og eksterne. Her må virksomheten selge det glade budskap Ca. 50 bilag pr. virkedag, 250 pr. uke og bilag i løpet av 1 år (80 % eksterne og 20 % ansatte)

8 Produksjon Oppfølgning av eksterne, benytte seg av 1. linje support av egne ansatte Ressurssituasjonen både ved DFØ og virksomheten Hjelpefunksjon hos DFØ for eksterne (telefon/mail) Motivere alle potensielle e.brukere til å benytte portalen Hovedmål = 0 papirbilag Samspill mellom DFØ og virksomheten (ta/gi situasjoner) begge parter vil ha en suksess til slutt og da er samarbeid viktig

9 Positive punkter Raskere utbetalinger God oversikt i egen ESS portal over innleverte krav Ingen bilag vil forsvinne mht. revisjonskrav

10 Forbedringspunkter Krever god internkontroll mht. innlevering av honorar/reisekrav i og med at det ikke forefinnes noen «skal» felt dersom f.eks. samme bilagsnr. registreres, kun tekstfelt til lønnsoppgave Små virksomheter med mange bilag og få nøkkelpersoner på lønn/regnskap kan være en risikofaktor som både DFØ og den enkelte virksomhet må være klar over Oppfølgning av returnerte bilag til e.bruker, purring m.m. Rutiner.

11 Oppsummering -Faglig dyktig personell ved DFØ Stavanger medfører at vår virksomhet har merket en merkbar bedring av lønnstjenester - Samspill og noen «knagger» kunden kan benytte hos DFØ bør vurderes for fremtidige kunder. Dette vil igjen minske frustrasjonsnivået hos begge parter - Bistand til tolkning av regelverket er blitt veldig bra

12 Meldinger mottatt ved oppstartstidspunktet -Ønsker ikke at dataen skal overta menneskets funksjon -Dette h.tes SAP systemet DITT!!!! -Alt var mye bedre med papirvarianten - Jeg bruker nå 2 timer på å fylle det ut elektronisk mot papir 20 minutter - BankID og MinID har jeg ALDRI hørt om. - Dette var tungvint.!

13 Meldinger mottatt etter produksjon - Penger på konto før jeg omtrent har levert skjema - Så enkelt! - Hvorfor gikk vi ikke inn på denne løsningen tidligere? - God oversikt over innlevere krav og status Takk for meg!

14 E-skjema satsingen Utrulling Løsning Kundeforum, Jarle Heimvik

15 Generelt Kjent funksjonalitet Fokusområde fra Egen gruppe som bistår virksomheter med å ta i bruk løsningen Informasjonssider om løsningen på Kundenettet E-skjema-kurs i regi av DFØs Kurssenter DFØ som førstelinjesupport for eksterne brukere fra

16 Vår opplevelse Virksomheter er svært positive til å ta i bruk E-skjema løsningen For noen er det likevel litt tungt å komme i gang Rutiner og praksis Informasjon Stor variasjoner i virksomheters størrelse og kompleksitet Har ikke standard arbeidsflyt Få ansatte, mange eksterne

17 Status utrulling Stor pågang av virksomheter som ønsker å komme i gang Antall brukere av løsningen øker hele tiden Positiv utvikling i antall skjemaer som sendes via E-skjema løsningen

18 Antall virksomheter Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Periode

19 Antall eksterne brukere Brukere av Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Periode

20 Antall sendte skjemaer Skjemaer sendt i Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Periode

21 Konfliktrådet

22 . Potensiale 58 virksomheter har tatt i bruk selvbetjeningsportalen. Disse utbetalte i fjor til: Virksomheter som ikke har tatt i bruk selvbetjeningsportalen utbetalte i fjor til: eksterne eksterne

23 Status løsning 1/2 Skjema for å søke om utbetaling av overtid / reisetid til avspasering Funksjonell spesifikasjon er på plass Utvikling av e-skjema er i gang Koststeds basert arbeidsflyt er tilgjengeliggjort Fire virksomheter har til nå tatt i bruk denne arbeidsflyten Arbeidsflyt basert på organisasjonsstruktur er fortsatt førstevalget Rapport for uthenting av ferieopplysninger ved overgang til annen statlig virksomhet Rapporten er ferdig utviklet og er nå under testing internt i DFØ

24 Status løsning 2/2 Skjema for Tilsetting og Gjeninntredelse for både interne og eksterne Står høyt på ønskelisten hos mange Krevende og kostbart å få utviklet Avventer for å se hvilke muligheter som ligger i ny SAP løsning (HR Renewal) Løpende endringer i eksisterende løsning (eks.) Rapporten YHR_LAOVERSIKT Bedre tekster til enkelte av skjemaene i portalen. Skjema påføres koststed eventuelt organisasjonsenhet i innboksen til godkjenner

25 Kundeforum 2015 Nettoføringsordning for merverdiavgift Stavanger, 26. oktober 2015 Kjell Solbrekken

26 Bakgrunn Innført fra 1. januar 2015 Er en administrativ ordning innenfor statsforvaltningen - Ikke en del av merverdiavgiftssystemet Formål: Mer effektiv ressursbruk Gjelder alle bruttobudsjetterte statlige virksomheter Unntak: Virksomheter innenfor sosiale, finansielle, kulturelle og undervisningstjenester

27 Nettoføringsordningen i praksis Virksomhetene innenfor ordningen har fullmakt til å utgiftsføre betalt merverdiavgift på kapittel 1633, post 01 Driftsutgifter artskonto 1987 Nettoføringsordning for mva. Grunnlaget for merverdiavgiften skal være dokumentert og etterprøvbart Virksomhetene må kjenne til reglene for når merverdiavgift kan belastes kapittel 1633

28 Hvilke utgifter er omfattet av mva Ordningen omfatter betalt merverdiavgift som rapporteres på postene til statsregnskapet ved kjøp av varer og tjenester fra virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret (innenlands mva) ved innførsel av varer og fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen Anskaffelsen av varen eller tjenesten må være «til bruk» i forvaltningsorganets virksomhet

29 Unntak Merverdiavgift på enkelte varer og tjenester er ikke omfattet av nettoføringsordningen, tilsvarende merverdiavgiftsloven 8-3 og 8-4. Gjelder blant annet: Kost til og naturalavlønning av virksomhetens ledelse og ansatte Gaver Servering og representasjon Anskaffelse, vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøy

30 Nye mva-koder For å tilfredsstille regnskapstekniske krav, har DFØ opprettet ett sett med nye mva-koder for Nettoførings-ordningen Disse mva-kodene er knyttet til utgiftstyper/lønnarter i SAP

31 Hvorfor ta i bruk nye mva-koder Holde budsjettet for 2015 Budsjettene er allerede justert «Ingen plikt men en rett»

32 SAP- Selvbetjeningsportalen Nettoføringsordningen vil kun påvirke utlegg det kreves refusjon for IKKE statens reiseregulativ (særavtalen: diett, natt, bil osv) Den reisende må fylle ut reiseregningen slik at utgiftene kommer i riktig kategori/utgift. Den reisende skal ikke være nødt til å kunne nettoføringsordningen, men vite at han/hun må benytte utgiftstype som gjelder nettoføringsordningen de er benevnt med mva-sats:

33 SAP- Selvbetjeningsportalen Splitte hotellrom og frokost Hotellrom føres på «Hotell m/ 8% mva (eks frokost)» Frokost er utenfor ordningen og føres på utgiftstype Måltider/Frokost hotell Buss/trikk osv føres på Kollektivtransp. m/ 8% mva Taxi føres på Taxi m/ 8% mva Flyreise føres på Flyreise m/ 8% mva

34 Henvisninger DFØ s hjemmesider Økonomiregelverket i staten Nettoføringsordning for merverdiavgift Ofte stilte spørsmål Rundskriv R-116 av DFØ s veiledningsnotat Eksempelsamling

35 Nettoføringsordningen Reiser Kundeforum, Stina Messmer og Brit Lillian Nordbø

36 SAP selvbetjeningsportalen

37 SAP selvbetjeningsportalen

38 Eksempel på kvittering

39 Eksempel på kvittering

40 Reiseregninger Vi ser ikke underbilagene

41 Reiseregninger Vi ser ikke underbilagene

42 Transaksjonskode PRRW 1. Legg inn firmakode, velg dato fra og kjør rapporten 2. Velg aktuell kjøring

43 Transaksjonskode PRRW 3. Resultat 7P= med MVA I0 = uten MVA