Tidstyring. Brukerveiledning Tidstyring i UBW (Agresso) BRUKERVEILEDNING

Transkript

1 Tidstyring Brukerveiledning Tidstyring i UBW (Agresso) BRUKERVEILEDNING

2 Innhold 1 Registrere nytt prosjekt Opprettelse av nytt prosjekt Mappekort 1 - Prosjekt Mappekort 2 - Relasjon (Relasjonsgruppe) Mappekort 3 - Fakt.regel (Fakturering) Mappekort 4 Faktinfo Mappekort 5 Aktivitet (Aktivitetsregister) Mappekort 6 - Arb.ordre (Arbeidsordre) Mappekort 7 Kobling Mappekort 9 Prosjektbeskrivelse Mappekort 10 Fremdrift Mappekort 11 Rammebudsjettering Valg på verktøymenyen UBW (Agresso) Desktop Endring og vedlikehold av prosjekt Aktivitet Prosjekt Stenge prosjekt Prosjekt som det ikke skal føres timer på Overføring, opprettelse og ajourhold av ressurser Opprette og vedlikeholde egne ansatte Overføring av timer fra SAP til UBW (utføres av DFØ) Ajourhold feil timeimport (utføres av DFØ) Faste prosesser og rapporter for tid og utlegg Prosessering av tid og utlegg TS13 Overfør timelister (utføres av DFØ) TS03 Prosesser tid og utlegg (utføres av DFØ) TS04 Poster timelister (utføres av DFØ) GL07 Bokføring av timekostnader (utføres av DFØ) Rapporter Tidstyring Versjon 1.0 Side 1 av 18

3 1 Registrere nytt prosjekt Nye prosjekt skal opprettes i prosjektregisteret i UBW (Agresso). Prosjektkoden kan brukes både til kostnadsføring og timeføring. Nye prosjekt skal opprettes og endres i prosjektregisteret i UBW (Agresso). Ikke direkte i bildet for begrepsverdier. 1.1 Opprettelse av nytt prosjekt Menypunkt: UBW Prosjektstyring / Time/Prosjekt/Fakturering / Prosjekter / Prosjektregister Mappekort 1 - Prosjekt Feltene som er beskrevet viser til UBW (Agresso) Desktop. Feltnavn oppgitt i parantes gjelder UBW (Agresso) Web. 1. Skriv inn en unik kode for prosjektet i feltet Prosjekt (Prosjektkode). Skriv deretter inn prosjektnavnet i det påfølgende feltet. Du kan benytte et tidligere registrert prosjekt som mal ved å gjøre følgende: UBW (Agresso) Desktop: Hent opp det prosjektet du vil bruke som mal Flytt markøren tilbake til feltet Prosjekt, og angi prosjektkode for det nye prosjektet Endre de feltene som skal ha nye verdier Lagre med F12 UBW (Agresso) Web: Hent opp det prosjektet du vil bruke som mal Trykk på knappen Ny Endre de feltene som skal ha nye verdier For å lagre må du trykke på knappen Lagre Merk! Prosjektkode kan inneholde maksimalt 12 tegn. Det anbefales å ikke benytte spesialtegn i prosjektkoden (eksempel: / + -). Prosjektbeskrivelse kan være maks 40 tegn. 2. Prosjekttype må velges i felt Prosjekttype. Prosjekttyper benyttes til å gruppere prosjekter og til å tildele prosjekter enkelte egenskaper. Prosjekttypen styrer hvilke kostnadselementer (og tilhørende kostnadsrater) som benyttes ved beregning av den totale timekostnaden. Den kan også bestemme konteringsbegrepet til inntektsposter for faktureringsprosjekter. Feltet er obligatorisk. 3. Hvis det nye prosjektet skal være knyttet til et hovedprosjekt, endrer du til hovedprosjektet i feltet Hovedprosj. (Hovedprosjekt). Dersom du definerer et hovedprosjekt, bruker systemet standardverdier fra dette prosjektet på de andre mappekortene i dette vinduet. 4. Status skal være aktiv. Feltet er obligatorisk. Tidstyring Versjon 1.0 Side 2 av 18

4 5. Prosjektleder må defineres i feltet Pro.leder (Prosjektleder) og må være en gyldig ressurs. Det er også mulig å benytte en dummy-ressurs hvis det er lagt opp for virksomheten. Feltet er obligatorisk. 6. Valuta og Valutatype angis automatisk til NOK og Dagskurs. Feltet Valuta er obligatorisk. 7. Angi Koststed (Kostnadssted) - prosjektet er knyttet til. Feltet er obligatorisk. 8. Hovedområde og Underområde er valgfrie felter. Feltene benyttes utelukkende for rapporteringsformål. Virksomheten kan benytte andre betegnelserpå disse to valgfrie feltene. 9. Felt for kundnr(kunde), Ekst.ref, kontakt, faktureringsnivå (fakturanivå), fakt.regel (fakturaregel) og fakturerbar status skal ikke fylles ut. 10. WBS er ikke i bruk. 11. Datofelter: Dato fra (Startdato) Første dag prosjektet er gyldig for timeføring og bokføring i UBW(Agresso) og SAP. Feltet er obligatorisk. Dato til (Sluttdato) Siste dag prosjektet er gyldig for timeføring og bokføring i UBW(Agresso) og SAP. Feltet er obligatorisk. Merk! Det anbefales å bruke sluttdato på prosjekt med forsiktighet. Registrerte timer eller kostnadsfordelte reiser som ikke er importert etter sluttdato, vil feile ved innlesing til UBW(Agresso). TS fullfør (Dato for ferdigstillelse av timeliste) Siste dato for timeføring i SAP og UBW. Dersom feltet settes blankt, vil sluttdatoen oppfattes som Dersom feltet settes lik Dato fra (Startdato), vil det ikke være mulig å føre timer på prosjektkoden i SAP, men det vil fortsatt være tilgjengelig for kostnadsfordeling og bokføring. I UBW (Agresso) web er Endelig dato for ferdigstillelse kun informativt felt og har ingen funksjon. I UBW (Agresso) Desktop er feltene Opprettet og Sluttdato kun informative felt og har ingen funksjon. 12. I UBW (Agresso) Desktop skal det settes kryss for Aktivitet og Bokføres. Feltene Eksport og Arbeidsordre skal være blank. Tidstyring Versjon 1.0 Side 3 av 18

5 Under vises bilde av eksempelprosjekt fra UBW (Agresso) Desktop: Tidstyring Versjon 1.0 Side 4 av 18

6 Eksempelprosjekt fra UBW (Agresso) Web: Tidstyring Versjon 1.0 Side 5 av 18

7 1.1.2 Mappekort 2 - Relasjon (Relasjonsgruppe) 1. Relasjoner under mappen Felles må fylles ut manuelt. Relasjonene for Finansiering og Formål er frivilig. 2. Relasjoner under mappen Vedl. fane 1 Prosjekt blir automatisk fylt ut fra mappekortet Prosjekt. Endringer må gjøres i mappekortet Prosjekt for å bli reflektert begge steder Mappekort 3 - Fakt.regel (Fakturering) Skal ikke fylles ut Mappekort 4 Faktinfo Skal ikke fylles ut. Tidstyring Versjon 1.0 Side 6 av 18

8 1.1.5 Mappekort 5 Aktivitet (Aktivitetsregister) 1. Legg inn aktiviteter som skal være gyldige for prosjektet. Dersom det skal registreres timer på prosjektet, må det minimum registreres en aktivitet (minimum dummyaktivitet med verdi -). 2. Feltet F (Fakturerbart) skal ikke fylles ut. 3. Feltet Std.regel (Fakturaregel) skal ikke fylles ut. 4. Dato fra (Startdato) og Dato til (Sluttdato) til hentes fra mappekortet Prosjekt, men kan endres. Dato fra (Startdato) i mappekort Aktivitet (Aktivitetsregister) kan ikke være eldre enn prosjektets Dato fra (startdato). Merk! Ansatte kan kun timeføre på gyldige aktiviteter knyttet til prosjektet i mobil enhet DFØ app. eller selvbetjeningsportal. Kombinasjonskontroll gjelder ikke for kostnadsfordeling, eksempel på reiseregning. Tidstyring Versjon 1.0 Side 7 av 18

9 1.1.6 Mappekort 6 - Arb.ordre (Arbeidsordre) Benyttes ikke Mappekort 7 Kobling Benyttes ikke Mappekort 9 Prosjektbeskrivelse Utfyllende beskrivelse av prosjektet. Alle felt er valgfrie Mappekort 10 Fremdrift Kan benyttes til å registrere fremdrift på prosjektet. Feltet Status henter verdier fra begrepet Statuskode. Alle felt er valgfrie Mappekort 11 Rammebudsjettering Kan benyttes for enkel rammebudsjettering. Alle felt er valgfrie. Tidstyring Versjon 1.0 Side 8 av 18

10 1.2 Valg på verktøymenyen UBW (Agresso) Desktop 1. Inntektskontering: Kan benyttes til å angi ulik inntektskontering for et spesifikt prosjekt. 4. Planlegger: Snarvei til vinduet Planlegger (prosjektbudsjettering). Øvrige valg på verktøymenyen er ikke beskrevet i dette dokumentet. Tidstyring Versjon 1.0 Side 9 av 18

11 2 Endring og vedlikehold av prosjekt 2.1 Aktivitet Nye aktiviteter kan legges inn, se beskrivelse for mappekort 5 over. Hvis det ikke lenger skal være mulig å føre timer på en aktivitet knyttet til prosjektet, settes status på aktiviteten i mappekortet Aktivitet til C. 2.2 Prosjekt Stenge prosjekt Alle aktiviteter knyttet til prosjektet skal settes til status C i mappekort Aktivitet(Aktivitetregister). Prosjektet settes til status C i mappekort Prosjekt. Ved stengig av prosjekt vil det ikke lenger være mulig å timeføre eller kostnadsfordele på prosjektet. Det kan fortsatt være poster som ikke er lest inn i regnskapet, men inneholder prosjektkoden som er stengt. Eksempler på transaksjoner i SAP er overtidsposter eller reiseregninger som er kostnadsfordelt på prosjektkode. Siden postene skal godkjennes i arbeidsflyt blir de overført til UBW på et senere tidspunkt, noe som medfører at poster med stengte prosjektkoder feiler ved innlesing til UBW. Tilsvarende problemstilling gjelder også for fakturasystemet Basware og Contempus, som benytter arbeidsflyt i godkjenningsprosessen. Tips! Ved å bruke dato TS fullfør (Dato for ferdigstillelse av timeliste) stanses timeføring på aktuell prosjektkode for alle ansatte etter angitt dato. Status er fortsatt aktiv, og sluttdato uendret. Prosjektet blir fortsatt gyldig for kostnadsfordeling. I eksemplet nedenfor vil timeføring være gyldig til og med Etter angitt dato vil det ikke være mulig for ansatt å registrere timer på prosjektet. Timer kan fortsatt korrigeres tilbake i tid så lenge timeperioden er åpen. Tidstyring Versjon 1.0 Side 10 av 18

12 2.2.2 Prosjekt som det ikke skal føres timer på Hvis det ikke skal føres timer på prosjektet, men prosjektet skal være gyldig å kostnadsføre på, settes TS fullfør (Dato for ferdigstillelse av timeliste) lik Dato fra (startdato) på mappekort Prosjekt. Opprett prosjektet som beskrevet i avsnitt 1. Feltet TS Fullfør (Dato for ferdigstillelse av timeliste) settes lik Dato fra (Startdato). Prosjektet blir tilgjengelig for kostnadsføring i faktura-, lønn- og regnskapssystemet fra angitt Dato fra (Startdato). Eksempel hvor prosjektet kan benyttes til kostnadsfordeling er reiseregning. Prosjektet er ikke tilgjengelig for timeføring i SAP. Tidstyring Versjon 1.0 Side 11 av 18

13 3 Overføring, opprettelse og ajourhold av ressurser 3.1 Opprette og vedlikeholde egne ansatte Menypunkt: UBW Prosjektstyring / Time/Prosjekt/Fakturering / Ressurser 1. Ansatte-ressurser skal ikke opprettes i UBW (Agresso). Ansattnummer (ressursnummer), ansattes koststed, verdi AD for kostnads- og inntektskategori blir automatisk overført fra SAP hver natt, og oppdaterer bildet Ressurs (HS01) i UBW (Agresso). 2. Ressurser med relasjonsverdier kan vedlikeholdes i ressursregisteret i prosjektstyringsmodulen. Det er kun verdier under mappe Felles som kan endres, det vil si relasjon Kost.kat og Innt.kat. Øvrige relasjoner vedlikeholdes i SAP. Relasjonene Kost.kat og Innt.kat er sentrale for å bestemme ressursens kalkulatoriske timekostnad og timepris. Kost.kat (kostnadskategori) er en gruppering av ressurser med tilsvarende timekostnad. Kostnadsrater knyttes mot prosjekt/arbeidsordre for hver unike kombinasjon av prosjekttype, ressurstype og kostnadskategori i skjermbildet «Timekostnader». Ved import fra SAP settes standardkategorien «AD», men denne kan endres i ressursregisteret ved behov. I eksempelet under vil en ressurs med ressurstype «Ansatte» som er knyttet til standardkategori AD få kalkulatorisk timekostnad på kr 100,-: Oppsettet av timekostnader er virksomhetsspesifikt. Tidstyring Versjon 1.0 Side 12 av 18

14 4 Overføring av timer fra SAP til UBW (utføres av DFØ) Timer blir automatisk overført fra SAP til UBW (Agresso) hver natt, med batch timeimport. Rapporten AGRTIME - variant 1 - startes automatisk av IntellAgent. Importerte timer kan hentes opp i spørring Detaljer timelister eller pr. ressurs i skjermbildet Timelister Standard fra UBW prosjektstyring / Time/prosjekt/fakturering / Timelister. 4.1 Ajourhold feil timeimport (utføres av DFØ) Det er DFØ som overvåker timeimporten og behandler eventuelle feil. Tidstyring Versjon 1.0 Side 13 av 18

15 5 Faste prosesser og rapporter for tid og utlegg Etter at timer er importert og utlegg er bokført/importert til hovedbok, prosesseres de videre med faste rapporter i UBW (Agresso). Under vises prosesskartet: Videre i dette kapittelet beskrives prosessen frem til bokføring av timelister. 5.1 Prosessering av tid og utlegg TS13 Overfør timelister (utføres av DFØ) Menypunkt: UBW Prosjektstyring / Time/Prosjekt/Fakturering / Timelister / Prosesser / Prosesser tid og utlegg / Overfør timelister / TS13 Overfør timelister Importerte og manuelt førte timer med status Klar, klargjøres for prosessering med rappoten TS13 Overfør timelister. Rapporten aggregerer rader med lik kontering og beskrivelse per dag. I tillegg endres status på timerader til T Timelisterad er overført. Rapportutskriften viser hvilke timer som er overført. Rapporten er satt til å kjøre automatisk hver dag, uke eller måned for alle ressurser. Hvor ofte den kjøres avhenger av firmaoppsettet, og den kan også kjøres manuelt. Ved manuell kjøring kan den bestilles pr. ressurs. Utvalget kan også begrenses på dato fra og til: Tidstyring Versjon 1.0 Side 14 av 18

16 5.1.2 TS03 Prosesser tid og utlegg (utføres av DFØ) Menypunkt: UBW Prosjektstyring / Time/Prosjekt/Fakturering / Timelister / Prosesser / Prosesser tid og utlegg / TS03 Prosesser tid og utlegg Timer og utlegg prosesseres videre med TS03 som tilegner kostnad og inntekt og validerer transaksjonene. Kalkulatorisk kostnad for timer beregnes fra kostnadskategori. TS03 forbereder bokføring av timekostnadene ved å legge på konteringsinformasjon fra bokføringsreglene (konto, balanseringskonto og tilhørende kostnadssteder som skal benyttes) for hvert enkelt kostnadselement. TS03 variant 10 startes automatisk hver dag om det ligger rader klare for prosessering, og kan bestilles manuelt ved behov. Angi timeperiode fra og til: TS03 prosesserer transaksjoner som er riktig og stopper de som har feil. Feilene rapporteres i en feilliste som hentes fra «Ajourhold rapportbestilling». Tidstyring Versjon 1.0 Side 15 av 18

17 5.1.3 TS04 Poster timelister (utføres av DFØ) Menypunkt: UBW Prosjektstyring / Time/Prosjekt/Fakturering / Timelister / Prosesser / Poster timelister / TS04 Poster timelister Bokføring av kalkulatoriske timekostnader gjøres manuelt ved å kjøre TS04 variant 10. TS04 bestilles normalt en gang i måneden i forbindelse med månedsavslutning: Parameteren Dato til settes til siste dag i måneden ved manuell kjøring. Dette forhindrer at timer i perioder som går over flere måneder inkluderes. TS04 fullfører konteringen i henhold til konteringsregelen på konto som ble lagt inn av TS03. Tidstyring Versjon 1.0 Side 16 av 18

18 5.1.4 GL07 Bokføring av timekostnader (utføres av DFØ) Menypunkt: UBW Prosjektstyring/Time/Prosjekt/Faste registre/systemoppsett/bokføring av kostnader og fakturadetaljer variant 1 GL07 startes automatisk etter TS04 for bokføring av timekostnader til hovedbok. Ved feil følges standard feilrutiner på GL07, men det er viktig at det er overnevnte variant som benyttes ved rekjøring: Buntnummer settes av TS04. Tidstyring Versjon 1.0 Side 17 av 18

19 6 Rapporter Det er laget et sett med standard rapporter for Tidstyring. Disse finner du i UBW (Agresso) Web under menyvalg Rapporter og Fane Tidstyring. Rapportene er også tilgjengelig i UBW (Agresso) Desktop. Tidstyring Versjon 1.0 Side 18 av 18