Hvordan oppnå en mer effektiv refusjonsprosess?

Transkript

1 Hvordan oppnå en mer effektiv refusjonsprosess? MULIGHETER OG UTFORDRINGER JOSTEIN HOLE

2 Jostein Hole HVEM ER HAN? Arbeid: Seniorkonsulent i EVRY Bakgrunn: Siviløkonom fra NHH Prosjekter refusjon: o Oslo kommune o Bergen kommune o Jernbaneverket o NRK o M.m. #EVRYFØRST

3 Refusjon versjon 1.7 HVA ER NYTT? HVORFOR TA DET I BRUK? 1. Spørringer utligninger 2. Ikke mottatte refusjonskrav 3. Automatisk utligning #EVRYFØRST

4 Spørringer utligning BHN40A Spørring utlignede refusjonskrav BHN40C Spørring kommende utligninger BHN40D Spørring differanseføringer #EVRYFØRST

5 Spørringer utligning BHN40A Spørring utlignede refusjonskrav I denne spørringen kan man søke opp tidligere utlignede refusjonskrav. Det vil si alle bokførte utligninger. BHN40C Spørring kommende utligninger I denne spørringen kan man søke opp de utligningene som vil bli bokført med PSN15 Bokføring utlignede refusjonskrav. Spørringen viser kun utligninger som er foretatt i skjermbildet TPRN002 Utligning refusjonskrav (utligninger foretatt med automatisk utligning vil ikke vises). BHN40D Spørring differanseføringer I denne spørringen kan man søke opp de differanseføringene som er foretatt med PSN15 Bokføring utlignede refusjonskrav. #EVRYFØRST

6 #EVRYFØRST Avstemme registreringer i utligningsbildet mot K27 pdf-dokument. FØR bokføring! 4 Nivåer

7

8 Refusjon versjon 1.7 HVA ER NYTT? HVORFOR TA DET I BRUK? 1. Spørringer utligninger 2. Ikke mottatte refusjonskrav 3. Automatisk utligning #EVRYFØRST

9 Ikke mottatte refusjonskrav #EVRYFØRST En støtte i forbindelse med purring av refusjonskrav. Elektronisk notatblokk for åpne refusjonskrav Status oikke startet osendt purring ook

10 #EVRYFØRST Avstemme registreringer i utligningsbildet mot K27 pdf-dokument. FØR bokføring! 4 Nivåer

11 Ikke mottatte refusjonskrav #EVRYFØRST Skjermbildet er kun ment som en støtte i forbindelse med purring av refusjonskrav. Bruk av skjermbildet Ved å trykke Last i skjermbildet, vises alle bokførte refusjonskrav som ikke er utlignet. Søkefeltene i den øverste seksjonen benyttes kun for å begrense antall rader i skjermbildet. Alle rader vil få status Ikke startet når PRN11 Bokfør refusjoner er kjørt. Når et krav er utlignet, vil det ikke lenger synes i skjermbildet. For å følge opp hvilke krav man har purret på, endrer man status i kolonnen Status. Dersom det ikke er behov for å følge opp kravet lenger, kan man sette status Ok. Raden vil da bli markert med grønn farge. Dersom det er ønskelig, kan man sette inn en kommentar i kolonnen Notat. Dersom det er behov for å purre på et refusjonskrav, kan man etter å ha purret, sette status til Sendt purring. Deretter kan man sette inn datoen for når man purret og eventuelt skrive inn en kommentar. Kolonnen Bruker blir oppdatert dersom det er gjort endringer på raden. Dersom det er behov for å purre flere ganger, oppdateres datoen for Sist purret. I tillegg kan man utvide kommentaren i kolonnen for Notat.

12 Refusjon versjon 1.7 HVA ER NYTT? HVORFOR TA DET I BRUK? 1. Spørringer utligninger 2. Ikke mottatte refusjonskrav 3. Automatisk utligning #EVRYFØRST

13 Automatisk utligning #EVRYFØRST Hvordan fungerer det? Hvorfor ta det i bruk? Veien til automatisk utligning

14 #EVRYFØRST

15 PSN19 Innlesing av fil fra NAV Første steg i automatisk utligning er å lese inn filen fra NAV som inneholder oversikt over hvilke krav som er utbetalt. Maksdatoen i HS01 oppdateres automatisk i forbindelse med innlesing av filen Oppdaterer alle maxdatoer i K27-filen som er nyere enn 30 dager før innbetalingsdatoen som ble angitt ved rapportbestillingen PSN PRESENTATION TITLE

16 PSN19 Innlesing av fil fra NAV Rapportutskrifter PSN19 Rapport PSN19 viser en totaloversikt over den innleste filen Rapport PSN19B viser ressurser som har annen status enn A (aktiv). Rapport PSN19C viser alle feil som må rettes opp før utligning. Dette gjelder følgende feil: Filen inneholder et bedriftsnummer som ikke eksisterer i Agresso. Filen inneholder et fødselsnummer som matcher flere ressurser i Agresso. Filen inneholder et fødselsnummer som ikke finnes i Agresso. Filen inneholder et NAV-kontor som ikke finnes i Agresso. Det mangler «Dato fra» eller «Dato til» i filen fra NAV. Rapport PSN19E viser alle maksdatoer som ikke er blitt oppdatert. Sykepenger og fødselspenger er skilt med sideskift. Rapport PSN19E1 viser alle maksdatoer som er i samme måned som innbetalingsdatoen eller i måneden før. Sykepenger og fødselspenger er skilt med sideskift. Rapport PSN19ERR viser alle rader med en refusjonstype som er ukjent i Agresso 16 PRESENTATION TITLE

17 PSN19 TPRN019 PSN19 stopper dersom organisasjonsnummeret ikke finnes i Agresso. Filer kan bare leses inn én gang kombinasjon navn og dato. Transaksjoner med feil/mangler må endres på i TPRN019 Ajourhold innlesning 17 PRESENTATION TITLE

18 PSN20 Automatisk utligning Når alle rader med feil er rettet etter innlesingen av NAVfilen, kjøres rapporten «PSN20 Automatisk utligning». For at det skal gjøres en match er det fire krav som må oppfylles: Fødselsnummer i NAV-filen må matche fødselsnummer i kravet Fraværstypen må være lik refusjonen og kravet. Det må være en overlapp i datointervallene i kravet og mottatt refusjon Innbetalingsraden kan ikke ha en dato fra som er eldre enn kravets dato fra og/eller en dato til som er nyere enn kravets dato til. BEDRNR i NAV-filen må matche BEDRNR i kravet Dersom alle kravene er oppfylt gjøres det et forslag til match. 18 PRESENTATION TITLE

19 TPRN020 Ajourhold forslag utligning Når PSN20 er kjørt, kan forslagene vedlikeholdes i skjermbildet «TPRN020 Ajourhold forslag utligning». 19 PRESENTATION TITLE

20 20 PRESENTATION TITLE

21 21 PRESENTATION TITLE

22 Kontroller i regnskap TPRN20 PSN19, PSN20, TPRN020 TPRN20 22 PRESENTATION TITLE

23 Automatisk utligning #EVRYFØRST Hvorfor ta det i bruk? Manuelle operasjoner er ressurskrevende og det er forbundet med høyere risiko for feil (redusert kvalitet).

24 EVRYs anbefaling Veien videre o Vente litt til dette blir veldig bra, men vi anbefaler å ta det etter hvert. o Workshop 24 PRESENTATION TITLE

25 Oppsummering #EVRYFØRST 1. Spørringer utligninger Bedre kontroll med K27 før bokføring av utligninger Fjerner tidstyv 2. Ikke mottatte refusjonskrav Få en avklaring på gamle åpne krav Fjerner tidstyv 3. Automatisk utligning Mindre arbeid med K27 mer tid til «purringer» Krav til kontroll Uten tvil vil fjerne en tidstyv

26 MOBILE TWITTER