Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura HEJLARD GUTTORMSEN, GJERT GJERTSEN, FRODE DAMMEN TYSSEBOTN

Transkript

1 Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura HEJLARD GUTTORMSEN, GJERT GJERTSEN, FRODE DAMMEN TYSSEBOTN

2 Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura DISKUSJON OG ERFARINGSUTVEKSLING PÅ TEMAER RUNDT INNGÅENDE FAKTURA. Agenda: Spørsmål fra salen! Problemstillinger fra salen Erfaringsutveksling

3 Panelet HELJARD GUTTORMSEN GJERT GJERTSEN FRODE DAMMEN TYSSEBOTN Sjefskonsulent, leveranse EVRY, 8 år Profil: o Inngående faktura o ehandel o Elektronisk arbeidsflyt Sjefskonsulent, leveranse EVRY, 15 år Profil: o Økonomi o Inngående faktura Seniorkonsulent, brukerstøtte EVRY, 5 år Profil o Økonomi o Inngående faktura/innkjøp o Elektronisk Arbeidsflyt 3

4 Innkjøpsordre Innkjøp og inngående faktura Arbeidsflyt Faste rapporter

5 Panelsamtale Innkjøp og inngående faktura DISKUSJON OG ERFARINGSUTVEKSLING PÅ TEMAER RUNDT INNGÅENDE FAKTURA. Alternativ agenda: Hensikt: Dra i gang diskusjon/spørsmål Avbryt gjerne, og still spørsmål underveis 1. Fakturablafring/Flickering - Heljard 2. Hvordan få riktig kontering og mva?- Gjert 3. Tips & Triks EHF - Frode 4. Fakturagodkjenning på mobile enheter - Heljard

6 Hvordan få riktig kontering og MVA Forslag til tiltak Opplæring Kontroll Muligheter i UBW

7 Konteringsregler Setter premisser for dimensjoner og forslag til Avgift Kan legge inn Verdimatrise, Forslag og Relasjon 7

8 Verdimatrise Setter opp en sammenheng mellom to begreper slik at det ene blir automatisk utfylt 8

9 Verdimatrise

10 Relasjon 10

11 Datakontroll Lovlige verdier 11

12 Innkjøp Forslag Ansvar og Tjeneste på grunnlag av Ressnr Forslag KONTO på grunnlag av artikkelgruppe - Hver artikkel, koblet til gruppe - Hver gruppe er koblet til en konto og en avgiftskode - Kun NETTOKODER på innkjøp, ikke mulig å legge inn BRUTTOKODER 12

13 Konteringskontroll Forslagsverdier Avgiftskoder 13

14 Kvalitet på kontering av inngående fakturaer Prekontering

15 Kvalitet på kontering av inngående fakturaer Prekontering

16 2 MAY, 2016 #EVRYFØRST Panelsamtale Innkjøp og faktura TIPS OG TRIKS EHF INNGÅENDE (EN53) FRODE DAMMEN TYSSEBOTN #EVRYFØRST

17 EN53 Inngående EHF Hvordan øke andelen EHF faktura og minimere manuelt arbeid ved fakturamottak? o Automatisering av prosesser Manuell kontroll kun for faktura med mangler/avvik o Leverandøraktivering Aktiv oppfølging mot leverandører o Komplettere oppsett: Har dere tatt i bruk ny funksjonalitet levert med nye releaser? For eksempel kontroll mellom rolle attestant og ressursnr 17 PRESENTATION TITLE

18 EN53 Automatisering av import Sett opp faste rapporter: EIN02 EHF mottaksadapter EIN01 Import EHF faktura EI02 Import av fakturaer Slå av manuell kontroll EIN01 Kun faktura med avvik/feil behandles i Vedlikehold elektronisk faktura Faktura importeres uten manuell behandling til arbeidsflyt og godkjenning Varslinger av feil ved import xml og i ajourhold faktura Frigjør ressurser til kontrollrutiner, andre oppgaver #EVRYFØRST

19 EN53 - Leverandøraktivering Jobb aktivt med, og sett av/benytt ledig tid til leverandøraktivering Begynn gjerne med store leverandører Fokuser også på små leverandører. Selvstendig næringsdrivende har i mange tilfeller også mulighet for å sende EHF faktura. Eks. fakturering fra SendRegning. Stort antall små leverandører Skjerp fakturakrav til leverandører Levere ressursnr Send infoskriv med fakturakrav Returner faktura som ikke oppfyller krav, legg ved standardsvar/infoskriv Oppfordring/krav til å levere EHF

20 EN53 Rydding leverandørregister Org.nr og bankkontonr på korrekt format, ingen mellomrom, bokstaver foran/etter o Org.nr: o Bankkonto: o Aktivere parameter EN53_VAL_SUPP_COMBINED Får man da match på org/bank. Vil faktura kunne gå direkte på arbeidsflyt uten manuell behandling. Forutsetter oppsett faste rapporter og parameter manuell kontroll deaktivert på EIN01 o Fjern duplikat leverandører EVRY Tillegg:

21 EN53 Generelle tips Følg med på utviklingen antall faktura EHF vs papirfaktura o Sett forbedringsmål (%) Opplæring fakturagodkjenning o Link til guide i godkjenningsbildet o Link til guide i mailvarslingen for ny oppgave til behandling Brukermøter/erfaringsutveksling for EHF o EHF er under stadig utvikling. Dra nytte av hverandres erfaringer.

22 EN53 Tips oppsett Aktivere kontroll for ressursnr mot Rolle parameter EN53_VAL_EXTORDREF_ROLE Vise vedlegg til inngående EHF faktura, ligger som egen fil o Timelister, viderefakturering, fakturaspesifikasjon etc.

23 EN53 Tips oppsett Bla i dokumenter på web (parameter DS_ATTACHMT_LEVELS)

24 EN53 Tips oppsett Import av EHF faktura (EIN01) per firma. Rapportparameter run_client Felthjelp i deres ref (kan begrenses til Rolle) Tilpasse med vindusalternativer, fjern overflødige felter/legge til Innkjøpsfaktura med ordrenummer

25 EN53 EVRY tilpasninger Oppsett EVRY stylesheet Standardvisning bygger på DIFI EHF visningsmal Tillegg for inngående EHF Fjerner tekst dersom gyldig ressnr Kontroll bankkonto på faktura=bankkonto registrert på leverandør Prekontering Duplikatvarsel ved nyregistrering av leverandør/kunde

26 Brukerdokumentasjon og oppsett Brukerdokumentasjon og anbefalt oppsett: o -> Kundenett Norge - > Modul elektronisk fakturahåndtering

27 EVRY Tilleggsprodukter Inngående faktura Tillegg for inngående EHF Automatisk parkering av faktura ved bokføring Prekontering leverandørfaktura Duplikatvarsel kunde og leverandør ExcelLedger

28 Avrunding PANELSAMTALE INNKJØP OG INNGÅENDE FAKTURA Hvordan fungerte panelsamtalen? o Forslag til forbedring? Meld feil/problemstillinger til brukerstøtte o Hold deg oppdatert: o

29 MOBILE TWITTER

30 Fakturablafring PANELSAMTALE INNKJØP OG INNGÅENDE FAKTURA Kjent sak fra 553. Enda mer tydelig på ny web Skyldes bruk av tredjepart for pdf-visning (Adobe) - hvordan nettleserens plugin overtar behandlingen av pdf-bildet Change (17923) implementert i Milestone 6 som er blitt løftet ned til M5 update3 Doublebuffering Endringen utføres av teknisk ressurs i web.config-filen. <add key="doublebuffering" value="true" /> <add key="doublebufferingexclusions" value="" /> Endre til False og legg inn skjermbilder dette skal gjelde for: <add key="doublebuffering" value="false" /> <add key="doublebufferingexclusions" value="tfi004" />