Huldt & Lillevik Ansattportal Ansattportal. Versjon

Transkript

1 Ansattportal Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Arbeidsflyt i Ansattportalen Sette opp systemet E-post meldinger Ukeregistrering Opprette en mal for registrering Benytte mal ved registrering Rapporter Registreringsrapport Andre endringer Kolonneinnstillinger Saldohåndtering Opprette kostnadsbærere fra Ansattportal Element 2 5 ved registreringen...8 HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder ny funksjonalitet for arbeidsflyt og ukeregistrering i Ansattportalen. 1 Oppdatere til Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. Før du oppdaterer/installerer denne versjonen må alle klienter på Huldt & Lillevik Lønn være oppdatert til versjon av (build 377). 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Lønn fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Du får beskjed om at Ansattportal vil bli oppdatert til siste versjon: Klikk Ja for å fortsette. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 2

4 Klikk Neste for å starte oppdateringen. Når oppdateringen er ferdig får du følgende skjermbilde. Klikk Fullfør. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Velg Ansattportal Installere Ansattportal og følg fremgangsmåten under punkt 1.1 ovenfor. 2 Arbeidsflyt i Ansattportalen Du kan nå sette opp systemet slik at det blir sendt melding via e-post når timer blir sendt til attestering, eller blir returnert. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 3

5 2.1 Sette opp systemet Du må sette opp systemet for å ta i bruk arbeidsflyt i Ansattportalen. 1. Velg oppgaven Kartotek Personer og klikk i mappen Telefon/E-post. Påse at e-post adressen som du skal benytte for meldinger i Ansattportalen er registrert i ett av feltene Arbeid, Privat eller Privat Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Ansattportal. Under rammen Opplysninger som skal vises i Ansattportalen velger du følgende: Hvilken e-post adresse på de ansatte som skal benyttes ved sending av meldinger. Du kan velge Arbeid, Privat eller Privat 2. Det du velger her blir satt som standard verdi for alle ansatte. Hvis enkelte personer skal benytte en annen e-post adresse kan du overstyre dette i feltet E-post adresse for Ansattportal i oppgaven Kartotek Personer og mappen Telefon/E-post. Når systemet skal sende e-post. Velg Nei hvis du ikke ønsker å benytte denne funksjonen. Velg Ja hvis systemet skal sende melding når timer/fravær blir sendt til attestasjon eller returnert. Velg Kun ved retur hvis systemet kun skal sende melding når timer/fravær blir returnert. 3. Korrekt SMTP Server må være angitt i oppgaven Verktøy Systemoppsett. Systemet benytter samme rutine som ved distribusjon av lønnsslipper på e-post. 2.2 E-post meldinger 1. Når du i oppgaven Timer Registrere eller Fravær Registrere merker timer/fravær og klikker Send sendes det følgende e-post til attestansvarlig: Fra: Til: Emne: Innhold: E-post adresse på ansatt E-post adresse til attestansvarlig Transaksjoner fra Ansattportal Transaksjoner fra ansattportalen er sendt deg for attestering. Klikk her for å logge på Ansattportal. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 4

6 2. Når attestansvarlig i oppgaven Timer Attestere eller Fravær Attestere merker timer/fravær og klikker Returner sendes det følgende e-post til den ansatte: Fra: Til: Emne: Innhold: E-post adresse på attestansvarlig E-post adresse til ansatt Transaksjon fra Ansattportal er returnert Attestansvarlig har returnert en transaksjon fra ansattportalen fordi årsak til retur. Returnerte transaksjoner ligger under gruppen I arbeid. Klikk her for å logge på Ansattportal. 3 Ukeregistrering Du kan nå registrere timer pr uke i Ansattportalen. Du må først opprette en mal, slik at registreringen blir enkel og effektiv. 3.1 Opprette en mal for registrering 1) Velg oppgaven Timer Maler. 2) Klikk Ny mal. Skriv inn navn og beskrivelse på malen og Klikk Lagre. 3) Klikk Ny linje. Velg lønnsart for denne linjen. 4) Angi antall (beløp) i feltet Verdi, hvis du ønsker at lønnsartlinjen skal fylles ut med en standardverdi. 5) Velg hvilken avdeling, prosjekt eller element lønnsarten skal belastes. 6) Klikk for å lagre linjen. 7) Gjenta pkt 3-6 for hver lønnsartlinje du skal legge til. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 5

7 3.2 Benytte mal ved registrering For å benytte en mal når du skal registrere, velger du Timer Registrere pr uke. 1) Velg hvilken mal du skal benytte ved registrering i feltet Mal. 2) Velg hvilken uke du skal registrere på ved å klikke på pilen til venstre/høyre for aktuell uke. Systemet viser fra og til dato for uken du velger. 3) Registrer/korriger timer for aktuell uke og klikk Lagre. 4 Rapporter 4) Når uken er ferdigregistrert, klikk Send for å sende timene til attestering. Det er lagt til en ny rapport for å kunne rapportere på ukeregistreringer. 4.1 Registreringsrapport I oppgaven Timer Registreringsrapport kan attestansvarlig skrive ut rapport for kontroll av ukeregistrering. Her kan attestansvarlig velge å skrive ut registreringsoversikt over grupper (avdeling/prosjekt/element) eller enkelt personen han har attestansvar for. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 6

8 Utvalg: Du kan angi om utvalg skal gjøres på dato eller uke. Oppgi datointervall eller uke i feltet til høyre. Hvis kun registreringer som er gjort i ukeregistrering skal vises merker du feltet Kun ukeregistreringer. Kontroll: Du kan velge å skrive ut personer hvor timeantall er mindre en angitt antall eller som ikke har levert registrering for angitt uke. Velg Ingen hvis du ikke skal ha kontroll på antall timer. Status: Velg status for transaksjoner du skal skrive ut. 5 Andre endringer 5.1 Kolonneinnstillinger Når du endrer kolonneinnstillinger i oppgaven Timer Rapportere husker systemet siste innstillinger inntil du klikker knappen Nullstill. Når du klikker Nullstill settes kolonnevisninger tilbake til standard, dvs. at alle kolonner vises 5.2 Saldohåndtering Hvis du benytter saldohåndtering i Huldt & Lillevik Lønn kan du velge å vise denne informasjonen i Ansattportalen. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 7

9 Du må angi at saldohåndtering skal vises i Ansattportalen. Dette gjør du ved å merke feltet Vises i Ansattportal i oppgaven Kartotek Saldohåndtering i Huldt & Lillevik Lønn. Informasjonen vises da nederst i skjermbildet i oppgaven Personalinformasjon Personalopplysninger. 5.3 Opprette kostnadsbærere fra Ansattportal Du kan åpne for at attestansvarlig skal kunne opprette nye kostnadsbærere via Ansattportalen. Kostnadsbærerne blir da opprettet direkte i databasen til Huldt & Lillevik Lønn. Du må åpne for denne funksjonen i Huldt & Lillevik Lønn. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Ansattportal. Under rammen Opplysninger som skal vises i Ansattportalen merker du feltet Opprette kostnadsbærere. 2. Oppgaven Timer Ny kostnadsbærer blir da tilgjengelig for attestansvarlige i Ansattportalen. 3. Velg type kostnadsbærer i feltet Kostnadsbærertype. Skiv inn navn nummer og eventuell utløpsdato på kostnadsbæreren. 4. Klikk Lagre. 5.4 Element 2 5 ved registreringen Det er tilrettelagt for registrering av element 2 5 ved registrering av transaksjoner i oppgaven Timer Registrere og Timer Masseregistrere. For øvrig krever denne endring også en ny versjon av Huldt & Lillevik Lønn. Versjon av Lønn 5.0 har ikke støtte for innlesning av element 2 5 fra Ansattportalen. Denne endringen vil bli implementert i årsoppgjørsversjonen av Huldt Lillevik Lønn som blir tilgjengelig i slutten av desember. HL Ansattportal.doc Copyright 2009 Aditro Side 8